ניהול פלטים אפקטיבי

תמליל

1 ניהול פלטים אפקטיבי הדרך לצמצום עלויות, לשיפור השירות, להעלאת רמת אבטחת המידע ולשמירה על הסביבה באופטימיזציה נכונה של מערך הפלט המודפס אפשר וניתן להגיע להקטנת עלויות בין 03% ל 03% לעומת מצב הבסיס. ניתן להפוך את ההוצאה על מערך זה להוצאה נשלטת ופוחתת משנה לשנה!

2 יעדים מהו ניהול פלט מסמך מודפס, מצולם או סרוק הינו צורך עסקי בדיוק כמו הצורך להשתמש ביישום ממוחשב. אולם, אם כדי להשיג צורך עסקי זה אנחנו מדפיסים, מצלמים או סורקים לשווא או בבזבזנות, כתוצאה מתהליכי עבודה שגויים, עולה עלותו של המסמך העסקי לארגון בעשרות אם לא במאות אחוזים. המפתח לעצירת הבזבוז הזה הינו שליטה במידע ובהפצתו לכל הארגון - מה שלא מדיד לא "נהיל"! ברגע שנדע מהו הפלט בארגון, נוכל להתחיל לנהל אותו נכון במספר מעגלים. ראשית, לא כל מה שזוהה כפלט חייב להמשיך להיות מודפס או נסרק וניתן לשפר תהליכים ולמנוע פלט מיותר. הדף שלא הודפס הינו הדף הזול ביותר! גם אם הוחלט שהצורך קיים, מי אמר שהמדיה הנדרשת לצורך הפלט היא דווקא הנייר המודפס או הסרוק. אולי נכון יותר לשלוח את הפלט במייל או לטלפון הסלולארי? ואם הוחלט שחייבים להדפיס, מי אמר שכל המסמכים צריכים להיות מודפסים באותה האיכות? כמובן שכתוצאה מכך גם משתנים ומתייעלים כל תהליכי הרכש ופריסת ציוד הקצה. מפתח נוסף ומשמעותי לצמצום עלויות מערך הפלט מושג ע"י העלאת תפוקת הציוד. אם לדוגמא אנו רוכשים מדפסת ב 488 והטונר עלה לנו 388 נוספים, אך במשך שנה הדפסנו דף אחד בלבד, הרי שעלות דף זה הינה! 388 הניסיון מוכיח שתפוקת רוב הציוד בארגונים הינה נמוכה משמעותית מהתפוקה הסבירה שניתן להשיג מהציוד, ולכן עלות הדף המודפס גבוהה מאוד. בנוסף לכל האמור לעיל, בלא מעט ארגונים, קיימת הפרדה בין גוף רכש ציוד ההדפסה לבין גוף רכש ציוד פלט אחר )צילום, סריקה ופקס(. כיום, כשאפשר לרכוש מכונות משולבות, עצם ההפרדה פוגעת ביכולת המיקוח של הארגון ואינה מנצלת את היתרון לגודל של הארגון ושל הציוד. ניהול נכון של הפלט הארגוני משפר גם נושא זה. MethodEOM מתודה מציעה לארגון דרך חדשה לשלוט בעולם הפלט.Output Management MethodEOM Methoda Enterprise אנו מציגים בפני הארגון תהליך שליטה ובקרה על מערך הדפוס הארגוני וכן יכולת מעשית לממש מדיניות ארגונית, שתביא את כל המערך לאופטימום ניהולי, תפעולי וחסכוני. היעדים להשגה הינם: צמצום העלות הכוללת )TCOP( של תפעול מערך הפלט המודפס, ניצול יעיל )כולל חיסכון בחשמל( של ציוד הפלט - מדפסות, מכונות צילום, סורקים ופקסים, שיפור יכולות אבטחת המידע סביב עולם הפלט, 1 עמ' 5 מתוך 2

3 יכולת שליטה ובקרה, ניהול וקביעת מדיניות, תוך שמירת עדכניות גם בטווח ארוך של 4-2 שנים לכל הפחות, שיפור רמת השירות למשתמשים והקטנת העומס על אנשי התמיכה, ייעול עבודת המשתמש הסופי והעלאת שביעות רצונו, שיפור התנאים הסביבתיים הקשורים לציוד משרדי )ארגון ירוק(, פתרונות הניתנים ליישום והטמעה בארגון שהינם ידידותיים ונוחים ליישום. באופטימיזציה נכונה של מערך הפלט המודפס אפשר וניתן להגיע להקטנת עלויות בין 48% ל 28%. ניתן להפוך את ההוצאה על מערך זה להוצאה נשלטת ופוחתת משנה לשנה! מיפוי והמלצות בשלב ראשון מומלץ לבצע מיפוי של המצב הקיים, לרבות העלויות הקיימות, ניתוח המידע וזיהוי כיווני פתרון אפשריים, הערכת החיסכון הצפוי והמלצות ליישום. תהליך מיפוי והמלצות אורך בין חודש וחצי לשלושה חודשים. קצב הביצוע מותנה בעיקר בקצב היישום בצד הארגון לקבלת מידע נדרש, לתיאום תצפיות, לתהליך התקנה והפצה של התכנה )אופציה( ועוד. אנו ממליצים שהתכנה תאסוף נתונים במשך כחמישה שבועות על מנת לקבל מדגם חודשי מייצג ככל האפשר. שלב מיפוי והמלצות כולל את הפעילויות הבאות: שלב א' - איסוף מידע ואבחון 1 א. איסוף מידע בשלב זה ייאסף מידע מפורט על מערך הפלט הארגוני הכולל מדפסות, פקסים, מכונות צילום וסורקים. המידע ייאסף מהגורמים העוסקים בפלט המודפס בארגון כמו רכש, מערכות מידע, לוגיסטיקה וכד', באמצעות תצפיות )ראה פירוט להלן( ובאמצעות תכנת מיפוי ייעודית )אופציה(. המידע שייאסף מהגורמים השונים יכלול בין השאר את הנושאים הבאים: כמויות ונתוני ציוד שבשימוש הארגון, כולל מאפיינים מיוחדים, שימושי הציוד כולל שימושים ייחודיים, תהליכי עבודה וצרכים, תפוקות הציוד כולל כמויות, פריסת הציוד )מיקום פיזי(, נתוני רכש ציוד, מתכלים, תחזוקה והסכמי שירות, נתוני שירות סביב עולם הפלט המודפס )כמות הפניות במרכז השירות(, נתונים נוספים הרלוונטיים לעולם הפלט כגון סביבת המחשוב של הארגון )ציוד, מערכות הפעלה, קישוריות לרשת וכדומה(, שינויים שהלקוח מתכנן בסביבת העבודה )ללא קשר לפרויקט(. עמ' 4 מתוך 2

4 ב. ג. מידע על דפוסי הדפסה של הארגון שימוש בתוכנה לאיסוף מידע על הדפסות ומדפסות או לחילופין ספירה מדגמית של נתוני המונים הפיזיים של המדפסות. התכנה מציגה את דפוסי ההדפסה של העובדים בארגון בחתכים שונים ורבים כגון: מי מדפיס, מתי, מאיזה ישום, האם נעשה שימוש בהדפסה דו צדדית, סוגי דרייברים שמותקנים, מונה פעימות של מדפסות ועוד. למעשה נאספים ע"י התכנה כ 328 שדות מידע לכל ג'וב הדפסה. המידע שנאסף הינו עבור דרג ניהולי וטכני, כאחד. אם לא מתאפשר להשתמש בתכנה, המידע שייאסף ידנית יהיה מצומצם יותר אך יחד עם זאת יכיל את הנדרש לשלב המיפוי ולהצגת תמונת המצב הקיים. תצפיות שטח על מנת לתקף את המידע שמתקבל מכל המקורות לעיל, מבוצעות בתיאום עם הארגון, מספר תצפיות במוקדי עבודה אופייניים הכוללים גם תחקור של העובדים. מידע "רך" זה מתווסף למידע ה"קשיח" שהתכנה והדו"חות מביאים לשולחן הניתוח. מידע זה משמש גם לתיקוף ההמלצות שינתנו בהמשך ולמידת התאמתם לתרבות הארגונית. שלב ב' - הצגת מצב קיים כולל מידע על עלות מערך הפלט הנוכחי הצגת מידע מקיף ושלם של העלויות הכוללות של מערך הפלט המודפס הקיים של הארגון. מידע זה יתבסס על ניתוח הנתונים שנאספו ומטיוב המידע. בשלב זה מבוצע ניתוח של המידע והצלבות בין הנתונים מהמקורות השונים על מנת להגיע לשלמות מידע ולדיוק מרבי של הנתונים. בסיום שלב זה יימסר סיכום של המצב הקיים, פירוט כל העלויות, עלות פר דף הדפסה וניתוח בעיות קיימות שפתרונן יאפשר לארגון השגת היעדים שהוגדרו לעיל. חשוב להדגיש שכל העלויות המוצגות בשלב זה הינן עלויותיו האמיתיות של הארגון, לאחר שאומתו מול הגורמים הרלוונטיים של הארגון. שלב ג' - הצבעה על מקורות חיסכון עיקריים בשלב זה מוצגת סקירה של הפתרונות הקיימים בשוק ומידת התאמתם לארגון. פתרונות אלו אפשר שיהיו מסוגים שונים: תוכנה, חומרה ופתרונות ניהוליים. מקורות חיסכון אלה ניתנים להשגה ללא פגיעה בתרבות הארגונית. התוצר שיוצג בסיום התהליך יאפשר לארגון לבחון את הפתרונות האפשריים השונים, כמו מרכזי הדפסה, מכונות משולבות, פריסה חדשה של ציוד, צמצום ציוד, שינוי דפוסי סריקה ועוד, מנקודת מבט מקצועית וכלכלית ROI( של כל פתרון(. בסיום שלב זה יוצג לארגון פוטנציאל החיסכון שניתן להשיג באמצעות סל הפתרונות המומלץ ובהשוואה למצב הקיים. שלב ד' - המלצה על מפת דרכים מתאימה על בסיס השלבים הקודמים תוגש לארגון תוכנית למימוש פוטנציאל החיסכון ולשיפור מערך ניהול הפלטים בארגון. התוכנית תתבסס על ניסיונם של ארגונים רבים שמימשו תוכנית שכזו והשיגו את אותם יעדים עמ' 3 מתוך 2

5 מימוש הטמעת סל הפתרונות הנבחר בארגון דורש ביצוע תהליך מובנה של פרויקט מימוש. פרויקט המימוש כולל לכל הפחות את השלבים הבאים: הקמת סביבת הפלט החדשה, יישום בסביבת הבדיקות POC( טכני(, יישום בסביבת הייצור ביחידה עסקית ראשונה ובחינת התוצאות העסקיות POC( עסקי(, פיילוט בסביבת הייצור לבדיקת האינטגרציה עם שאר מערכי הארגון ולבסוף תהליך פריסת הפתרון בשאר יחידות הארגון. בכל שלב ניתן לעצור, אם היעדים לא הושגו. ביצוע פרויקט זה כפרויקט פנימי של הארגון אפשרי, אם כי מניסיוננו אינו מומלץ וחושף את הארגון לסיכונים שאינם הכרחיים )כמו "נפילה בין הכיסאות" בין הספקים השונים וכד'(. הדרך שהוכחה כמהירה ואפקטיבית ביותר ליישום הפרויקט, הינה הדרך בה הארגון בוחר בספק מיקור חוץ מתמחה בשיטת תשלום לפי פעימות. הספק הנבחר לוקח על עצמו את האחריות הכוללת הן לאספקת המוצרים ולהקמת המערך החדש ולהטמעתו, והן לתחזוקה ולתפעול השוטף לאורך כל תקופת ההסכם )בדרך כלל חמש שנים(. יתרון בולט נוסף של שיטה זו הינה העובדה כי הארגון נהנה מהחיסכון כבר מהיום הראשון להתקשרות, היות והספק הוא זה שלוקח על עצמו את מימון תקופת המעבר ופורס אותה על תשלומי הפעימות לאורך תקופת ההסכם. בחירת הספק מבוצעת בתהליך מובנה שכולל את השלבים העיקריים הבאים: כתיבת מפרט הכולל גם את חוזה ההתקשרות, ניהול מכרז וניהול תהליך בחירת ספק )כולל מפ"ל המוגדר מראש(. בין הנושאים הכלולים במפרט: הגדרת שירותים,)SOW( רמת שירות,)SLA( תוכנית מעבר, מערך שו"ב, מערך דו"חות, דרישות לציוד פלט ולתוכנות וכן פרק עלות. בין הנושאים החשובים שיש להתייחס אליהם בעת הכנת המפרט: תוכנית היפרדות, רכש ציוד האם בבעלות הספק או בבעלות הארגון, מתכלים מקוריים לעומת לא מקוריים, החלטה לגבי ציוד קיים שיוצא משירות לאורך תקופת ההתקשרות ועוד. הקפדה על תהליך מימוש בהתאם לשלבים שתוארו לעיל, הינה הדרך הבטוחה והמהירה ביותר להשגת יעדי הפרויקט במלואם. 0 מתודה אינה תלויה ואינה מוטה לטכנולוגיה מסוימת ולכן ביכולתה להציע פתרון כולל ומיטבי. בין לקוחותינו: סלקום, בנק איגוד, תנובה, משרד המשפטים, הראל ביטוח, בנק ירושלים, לאומית שירותי בריאות, ועוד עמ' 2 מתוך 2