14-20

תמליל

1 מהדורה: 3 עמוד 1 מתוך 6 1. מטרה קביעת כללים אחידים וברורים לאירוח אורחי האוניברסיטה ועובדיה, כהגדרתם להלן, לרבות סדרי הזמנה, תשלום, מימון וכיבוד. 2. נסיבות האירוח אירוח על-ידי עובדי האוניברסיטה יעשה על פי נוהל זה בלבד, ויוגבל למטרות המצוינות בו. אירוח, על פי נוהל זה, יוכר בנסיבות הבאות: במסגרת אירוע חבר הנאמנים, כנסים, ימי עיון, אירועים שנתיים מיוחדים, אירועים חד- פעמיים מיוחדים, אירוח גורמים הקשורים בעבודתה של האוניברסיטה וגורמים אותם ימצאו לנכון חברי ההנהלה ומנהלי היחידות לארח. אירוח לא יוכר, אם התקיים לרגל ציון ימי הולדת, מסיבות הפתעה, העלאה בדרגה וכיוצא באלה של עובדי האוניברסיטה, למעט נשיא, סגני נשיא, רקטור, דיקנים, ראשי אגפים ומנהלים בדרג מקביל, ומוגבל לאירוע אחד לרגל כל מאורע מהנזכרים לעיל:. 2.1 מסיבות פרישה תמומנה כמפורט בסעיף להלן. 2.2 האחריות לקיום תנאי סעיף 2 זה, מוטלת על מנהל היחידה הרלוונטית. 3. הגדרות 3.1 "האוניברסיטה". 3.2 "עובד" מי שמתקיימים בינו לבין האוניברסיטה יחסי עובד-מעביד. 3.3 "יחידה" כל אחת מיחידות התקציב של האוניברסיטה. 3.4 "מנהל היחידה" ראש מינהלי של יחידה, או מי שהוסמך על ידו לפעול בהתאם לנוהל זה. 3.5 "אורח" מי שהוזמן על-ידי האוניברסיטה ושאינו עונה על הגדרת "עובד". 3.6 "אירוח" קבלת פני אורחי האוניברסיטה, לרבות אורחי יחידה, ולרבות עובד שהוזמן על-ידי מנהל החידה. 3.7 "כיבוד" התקרובת המוגשת באירוח, בהתאם לאופי האירוח ולמעמד.הכיבוד שיוזמן בין כותלי האוניברסיטה חייב להיות כשר ומגובה בתעודת כשרות של הרבנות המקומית )באחריות המזמין(. 3.8 "ספק מוכר" ספק אשר בינו לבין האוניברסיטה קיימים הסדרי תשלום קבועים על פי הסכם )לרבות זוכה במכרז(, ואשר שמו מופיע ברשימה שתפורסם ותעודכן מידי פעם בפעם על-ידי אגף המשק והמבנים. ספק מוכר אינו נמנה בהכרח על מפעילי המזנונים בתחומי האוניברסיטה. 3.9 "ספק חד-פעמי" ספק אשר בינו לבין האוניברסיטה לא קיימים הסדרי תשלומים קבועים על-פי הסכם, ואשר שמו אינו מופיע ברשימת הספקים של האוניברסיטה, אך מאושר לאירוע חריג "הזמנת כיבוד" טופס המונפק על-ידי אגף המשק והמבנים במקור ובהעתק חתום בחותמת היחידה המזמינה, מאושר בחתימת מנהל היחידה, וממוספר במספר סודר "הזמנת כיבוד חיצונית )במסעדה("- בקשה לאספקת כיבוד המתקיימת במתקן מחוץ לכותלי הקמפוס )מסעדה, מלון וכד'( "הזמנת כיבוד חיצונית )קייטרינג("-בקשה לאספקת כיבוד המתבצעת באמצעות ספק חיצוני.

2 מהדורה: 3 עמוד 2 מתוך "שריון"-הזנת דרישה במערכת ה- SAP להזמנת טובין מהמחסנים. 4. מקום האירוח 4.1 אירוח בין כותלי האוניברסיטה חברי הנהלה, ראשי אגפים ומנהלי יחידות רשאים לארח בין כותלי האוניברסיטה בכל מקרה שימצאו לנכון, ובלבד שהאירוח נעשה בנסיבות המתוארות בסעיף 2 לעיל האירוח יכול שיתבצע גם על-ידי עובד שאינו מנהל היחידה, ובלבד שהוגשה לראש היחידה התקציבית בקשת אירוח, ומנהל היחידה אישר הבקשה בחתימתו הזמנת האירוח תיעשה מראש, עפ"י אופי האירוע ובהתאם לספק שייבחר ביטול, דחייה או שינוי בהזמנה, יעשו באמצעות הודעה בכתב ע"י המזמין, לספק האירוח/כיבוד זמן סביר לפני האירוח, כדי למנוע נזקים מספק האירוח/כיבוד. התנאים בנושא ביטול ההזמנה יסוכמו מראש בין המזמין לספק, בהתאם לאופי האירוח. 4.2 אירוח מחוץ לכותלי האוניברסיטה חברי הנהלה, דיקנים, ראשי אגפים וחוקרים המופקדים על תקציבי מחקר שמקורם בגורמים שמחוץ לאוניברסיטה, רשאים לארח מחוץ לתחומי האוניברסיטה בנסיבות המנויות בסעיף 4.2.2, או לפי שיקול דעתם,בנסיבות בהן המעמד ואופי האירוע חייבו אירוח מסוג זה. במקרים בהם האורח/ת מלווה בבת/בן זוג רשאי/ת המארח/ת לצרף בת/בן זוג לאירוע מנהל יחידה רשאי לארח אורח מחוץ לכותלי האוניברסיטה במקרים המנויים להלן: אירוח במסגרת סיור מחוץ לאוניברסיטה בנסיבות ס"ק 4.1 לעיל, אם מתקני האוניברסיטה סגורים, מכל סיבה שהיא מחיר ארוחה במסעדה מחוץ לאוניברסיטה לא יעלה על 150 לאדם,במקרים בהם אופי האירוע והנסיבות מצדיקים זאת. 4.3 אירוח בבית עובד האוניברסיטה חברי הנהלה רשאים לארח בביתם בתוקף תפקידם ללא קבלת אישור מוקדם ראש יחידה אקדמית, רשאי לארח בביתו, בתוקף תפקידו ובאישור מוקדם של סגן הנשיא למנהל. האישור יתייחס לעצם האירוח והיקפו הכספי ובצירוף רשימת המשתתפים מחיר האירוח לא יעלה על 130 לאדם. 5. רמות האירוח 5.1 האירוח שימומן על-ידי האוניברסיטה, על פי נוהל זה, הינו ב 6 - רמות: רמה א' באמצעות ניפוק הכיבוד ממלאי המחסן. רמה ב' יינתן מימון בסכום שלא יעלה על 40 למשתתף רמה ג' יינתן מימון בסכום שלא יעלה על 60 למשתתף. רמה ד' יינתן מימון בסכום שלא יעלה על 100 למשתתף. רמה ה' אירועי חבר הנאמנים בהתאם להתקשרות ההסכמית. רמה ו' יינתן מימון בסכום שלא יעלה על 150 ל משתתף.

3 מהדורה: 3 עמוד 3 מתוך אירועים בגינם יינתן מימון ברמה א': * מפגשים חוגיים יחידתיים. * ימים פתוחים לגיוס תלמידים. * הרמת כוסית יחידתית. * ישיבת מועצת החוג. * סמינר סגל. * ישיבת צוות עובדים. * ישיבות אחרות אירועים בגינם יינתן מימון ברמה ב': * הדרכה קצרה )עד 4 שעות(. * טקס חלוקת תעודות. * כנסים וימי עיון, בהתאם לאופי האירוע ואורכו. * ישיבות ומפגשים של חברי ההנהלה, דיקנים, ראשי אגפים ומקביליהם. * אירוח בין כותלי האוניברסיטה עפ"י סעיף 4.1 לעיל אירועים בגינם יינתן מימון ברמה ג': * הדרכה ארוכה )מעל 4 שעות(. * מסיבות פרישה לגמלאות של חברי סגל אקדמי או סגל מנהלי. סייגים: 1. המימון יוגבל למסיבה אחת לפורש. 2. המימון יוגבל למספר משתתפים שלא יעלה על 100 איש. 3. מימון מסיבת הפרישה יהיה מתקציב היחידה אירועים בגינם יינתן מימון ברמה ד': * כנסים וימי עיון בהתאם לאופי, משך ותקציב הכנס )ובלבד שלא יחרוג מ- 100 למשתתף(. * טקס הענקת תואר דוקטור לפילוסופיה של הרשות ללימודים מתקדמים. * אירועים חריגים מיוחדים ומשתנים באופיים משנה לשנה )דוגמת: טקס הרמת כוסית כלל אוניברסיטאי, צהרי דיקן, אירוע סיום שנת לימודים, אירוע של האגף לקשרי חוץ ופיתוח משאבים ואחרים ) מותנה באישור מיוחד מראש בכתב של סגן הנשיא למינהל אירועי חבר הנאמנים רמה ה': אירועי חבר הנאמנים בהתאם לתקצוב מראש בעת ההתקשרות עם הספק ובהתאם למכרז נשוא המימון אירועים בגינם יינתן מימון ברמה ו': אירוח במסעדות מחוץ לכותלי האוניברסיטה כאמור בסעיף 4.2 לעיל. 6. אופן ביצוע הזמנת האירוח כפוף להוראות נוהל זה, הזמנת האירוח יכול שתעשה באחת מהדרכים הבאות:

4 מהדורה: 3 עמוד 4 מתוך 6 מספר ספקים לקבלת הצעות קטגוריה הצעות הצעות הצעות מכרז יוצר ההתקשרות היחידה המזמינה היחידה המזמינה אגף משק ומבנים-מחלקת הרכש אגף משק ומבנים-מחלקת הרכש התקשרות: 6.1 סמכויות ערך ההתקשרות סודר )בש"ח( עד 2,500 ש"ח 1 2,501 7,500 ש"ח 2 7,501 30,000 ש"ח 3 30,000 ש"ח ומעלה באמצעות טופס הזמנה, כמפורט בסעיף להלן, על גביו ישלים עובד היחידה את כל הפרטים הנדרשים בהזמנת הכיבוד/אירוח כולל מחיר וידאג לאישור מנהל היחידה או מיופה כוחו. הטופס ימולא בשני עותקים. המקור יימסר לידי הספק המוכר וההעתק יימסר למנהל היחידה. 6.3 תשלום מכיסו של המזמין )המורשה להוציא ההוצאה( במעמד האירוח במסעדה/בית הקפה, מחוץ לתחומי האוניברסיטה, בתנאי שמנהל היחידה אישר האירוח מראש.האוניברסיטה לא תשלם עבור טיפים. 7. מימון האירוח 7.1 מימון האירוח לרבות החזר הוצאות. 7.2 מבלי לגרוע מהאמור בסעיף 5 לעיל, מימון האירוח מותנה בקיום התנאים המצטברים הבאים: קיום מלוא הוראות נוהל זה קיום אישור תקציבי מוקדם ליחידת נשוא המימון למטרת כיבוד לפי העניין: א.בנסיבות זכייה במכרז עם מילוי כל תנאי המכרז; ב.קיום שריון מאושר לניפוק פנימי מהמחסן הכללי; ג.העברת טופס הזמנה של אגף המשק והמבנים לתשלום, מאושרת על-ידי מנהל היחידה, בחתימתו, לאחר שוידא מילוי כל הפרטים הנדרשים בהזמנה, לרבות: ציון סעיף תקציבי, שם המזמין, מטרת ההזמנה, שם היחידה, חותמת היחידה ותאור ההזמנה, מספר המוזמנים וציון העובדה אם הינם מהארץ או מחו"ל. ד.המצאות קבלות/ חשבוניות מס אירוח בתחומי האוניברסיטה היות נותן השירות / המוצר "ספק מוכר" כהגדרתו לעיל אירוח מחוץ לתחומי האוניברסיטה: היות נותן השירות מסעדה, בית קפה, או גוף שעיסוקו במתן שירותי קייטרינג. מובהר כי לא יינתן מימון כנגד קבלות/חשבוניות בגין רכישת מוצרים לאירוח ו/או לא יפוצה מארח על טרחתו. 8. אופן התשלום לספק המוכר ולספק חד-פעמי 8.1 הספק המוכר, ירכז טפסי ההזמנות מכוחם סיפק השירות, ימיין אותם על-פי היחידות המזמינות, ויעבירם, אחת לחודש, במצורף לחשבונית מס לתשלום, ליחידה הרלוונטית.

5 מהדורה: 3 עמוד 5 מתוך מנהל היחידה יבדוק החשבוניות מייד עם קבלתן ואת התאמתן לעותקי ההזמנות שברשותו, יאשרן בחתימתו ויעבירן ללא עיכוב לאגף כספים ובקרה לביצוע התשלום. 8.3 אגף כספים ובקרה יחייב כל יחידה בעלות ההוצאה של ההזמנות ובהוצאות עודפות כמתחייב וידווח לה בהתאם. 8.4 מנהל יחידה שקיבל אישור להשתמש בשירותי ספק חד-פעמי יעביר את חשבונית המס לאגף כספים ובקרה לביצוע התשלום. 9. החזר הוצאות על החזר הוצאות האירוח, בנסיבות סעיפים 4.2 ו יחולו ההוראות הבאות: 9.1 ההחזר יוגבל לתקרת סכום שאינה עולה על 150 למשתתף לסעיף 4.2 ו- 130 למשתתף לסעיף ההחזר ימומן מתקציב הכיבוד של היחידה. 9.3 תנאי לקבלת ההחזר הינו הגשת החשבונית וקבלה שיכללו את הפרטים הבאים: * שם מלא של המזמין * תאריך האירוח/הכיבוד מטרתו ונסיבותיו * אישור מנהל היחידה. 9.4 מנהל היחידה יעביר החשבונית והקבלה, לאחר אישורה לתשלום לאגף כספים ובקרה. 9.5 ביחידות בהן קיימת קופה קטנה ניתן יהיה לקבל החזר הסכום בהתאם לנוהל קופה קטנה. 10. אחריות 10.1 האחריות לביצוע נוהל זה חלה על מנהלי היחידות, כל אחד בתחום יחידתו ראש אגף המשק והמבנים. 11. תחולה תחולת הנוהל החל מיום פרסומו.

6 מהדורה: 3 עמוד 6 מתוך 6 נספח א'-טפסים סימול הטופס מש- 016 שם הטופס הזמנת אירוח/כיבוד ms016.3.doc