<4D F736F F D20F8EBE9F9E5FA20E1EEE7ECF7FA20E4EEF9F72E646F63>

תמליל

1 רקע רכישות במחלקת המשק המחלקה למשק מטפלת באחזקת משרדי העירייה השונים וכפופה למזכיר העיר. עובדי המחלקה מבצעים בכוחות עצמם, ככל שניתן, אחזקה שוטפת במשרדי העירייה השונים כגון: תיקוני אינסטלציה קלים, תיקוני חשמל, עבודות צבע, ניקיון בהיכל העירייה. כמו כן מטפלת המחלקה בארגון קבלות פנים, ישיבות והשתלמויות באולמות העירייה הכוללים טיפול באמצעים הלוגיסטיים, טכניים וכיבוד. הביקורת שנערכה בין החודשים דצמבר 2009 עד פברואר 2010 בדקה את הרכישות שמבצעת המחלקה לצורך מתן השירות הנדרש על ידה ליחידות העירייה השונות. נהלים במחלקת המשק קיים נוהל לגבי אחריות לקיום אירועים וכל הקשור להכנות הלוגיסטיות שבאחריות מחלקת המשק. הביקורת קיבלה את נוהל הזמנת אירועים וביצועם, שמטרתו לפרט את השיטה והעיתוי להגשת בקשה לקיום אירוע, להגדיר את הסמכות לאישור קיום האירוע ואספקת הכיבוד לאירוע, וכן את האחריות להכנת האירוע וביצועו. לפי נוהל זה, קיום כל אירוע מחייב היערכות, ולכן יוזם האירוע (למעט אירועים המאורגנים ע"י מזכיר העיר) ימסור את הזמנתו בכתב הכוללת את: מועד האירוע, מס' משתתפים, סוג הכיבוד, צורת סידור האולם, מערכות הגברה ודרישות יחודיות. במקרים בהם בעל תפקיד בכיר מבקש לערוך אירוע פנימי חד פעמי ביחידתו על חשבון היחידה, מגישה מח' המשק סיוע במידת האפשר. בפרוטוקול מ- 21/9/09 בנושא כיבודים לאירועים, נרשם כי מזכיר העיר תקבע מדיניות לגבי כיבודים באירועים בהם משתתפים ראשי מדינה, שרים וכו'. תקציב לטקסים ואירועים המחלקה למשק אחראית לארגון ולביצוע הצד הטכני של אירועים שונים וקבלות פנים המתקיימות בהיכל העירייה, וכן ישיבות של הנהלת העירייה, מועצת העירייה וועדותיה. פעילות זו מבוצעת ע"י עובדי המחלקה וכוללת הכנת אולמות, הכנת והגשת הכיבוד, הכנת ציוד הגברה וניקוי וסידור האולמות בסיום האירועים. הוצאות אלו נזקפות לסעיף המחלקה בשם כפי שמופיעים בספרי העירייה: "טקסים ופעולות תרבות". להלן הנתונים הכספיים 252

2 שם סעיף תקציב ביצוע אחוז ביצוע תקציב ביצוע 2009 (לפני אחוז ביצוע 2009 סגירת שנה) % 424, , % 465,208 טקסים 465,250 ופעולות תרבות יצוין, כי הסכומים הנ"ל אינם כוללים הוצאות בגין אירועים של יחידות העירייה המזמינות כיבוד דרך המחלקה למשק ונזקפות לסעיפי התקציב של היחידות המזמינות. הכיבודים לאירועים השונים נעשים לפי תוכן וסוג האירוע וכן שעת האירוע. קיים "מפתח כיבוד" לישיבה/ אירוע, המפרט עם האירוע כולל רק שתיה ואם כן סוג השתיה, במידה וכולל גם כיבוד יש מס' רמות של כיבוד. "מפתח" זה משמש את עובדי המחלקה המארגנים את האירוע. לביקורת נמסר, כי מחלקת המשק מקבלת תקציב שנתי לאירועים, המבוסס על תקציב השנה הקודמת. במחלקה לא קיימים נתונים של תקציב לאירוע וביצוע לאירוע. לביקורת הוסבר כי בהתבסס על האירועים המתוכננים לשבוע הקרוב רוכשים את הכיבוד המתוכנן במרוכז לכל האירועים על סמך הניסיון של המחלקה ובהתבסס על נתוני העבר. במידה ונשאר כיבוד הוא משמש לאירועים בשבוע העוקב ובמידה וחסר רוכשים השלמות. כתוצאה מכך לא ניתן לעשות בדיקה של עלות בפועל לאירוע. במידה ורוצים ניתן להכין הערכה של תקציב/ביצוע לאירוע באופן ידני. לדעת הביקורת, מן הראוי לנהל מעקב ובקרה אחר התקציב בחתך של אירועים ולא על בסיס שבועי. הביקורת ממליצה האירוע. ניהול האירועים לתקצב כל סוג אירוע לפי סכום למשתתף ו/או סה"כ לאירוע, לפי סוג הביקורת קיבלה יומן אירועים לשנים יצויין, כי בשנת 2008 כל רישום האירועים נעשה בכתב יד על גבי דף בשם "לוח אירועים לתאריך". בדף זה צוינו המקומות בהם מתקיימים בד"כ האירועים כגון: אולם המועצה, לשכת ראש העיר, הנהלה וכו'. בכל מקום בו התקיים אירוע נרשמה שעת האירוע וסוג האירוע, יש מקרים בהם צויין מס' המשתתפים ויש מקרים בהם צוין כיבוד שהוגש. החל משנת 2009 מופק דו"ח אירועים ממוחשב. הדו"ח הוא למעשה טבלה שבה יש פירוט של: תאריך, שם האירוע, מקום האירוע ומס' המשתתפים. 253

3 ברשימה שהועברה לביקורת נמצאו אירועים בהם צוין כי מס' המשתתפים הוא אפס. הוסבר כי המערכת היתה בהרצה ולכן לא כל הנתונים נרשמו בה. לביקורת לביקורת הוסבר כי תוכנת האירועים הקיימת אינה ידידותית ובמקביל אליה ממשיכים לעבוד עם רשימות ויומנים ידניים. התוכנה משמשת לא רק את מח' המשק אלא גם את מח' הטקסים, ומשמשת בעיקר כדי לתכנן אירועים לפי תאריכים פנויים, שעות, ואיזה אולם/חדר פנוי. בדו"ח מבקר העירייה משנת 2002 בנושא "מחלקת המשק" העירה הביקורת, כי ברשות המחלקה תוכנת אירועים, אך המחלקה לא השתמשה בה באופן שוטף. בביקורת מעקב משנת 2006 נמצא כי לא חל כל שינוי במצב. מנהלת המרכז למחשוב מסרה כי נבחרה תוכנת אירועים חדשה שתוטמע עד לסוף שנת הביקורת מציינת כי תוכנה זו היא התוכנה הקיימת כיום במחלקת המשק אך במחלקה לא משתמשים בה לניהול אירועים בטענה, כי התוכנה אינה מאפשרת הוצאת נתונים בחתכים שונים ונתונים מרוכזים כגון: מס' האירועים שהתקיימו בתקופה, באולם וכו'. וכן נתונים על כמות האנשים שהשתתפו בסה"כ באירועים לפי אולמות וכו'. הביקורת בדקה את תפריט "תמחור אירוע". תפריט זה כולל טורים עבור: תחום עיסוק כגון כיבוד, שם הספק, תיאור המוצר, כמות, מחיר ליחידה, עלות צפויה, עלות בפועל וסעיף תקציבי לחיוב. הביקורת מעירה כדלקמן: א. ב. ג. ד. שדה היחידות אינו מאפשר הגדרה של סוג הכמות: יחידות, משקל וכו'. חישוב העלות אינו נעשה אוטומטית ע"י הכפלת מס' היחידות במחיר אלא מוכנס באופן ידני. עלות המוצר מוכנסת באופן ידני ואינה נלקחת ממאגר נתונים מחירון לספק. בפועל אין הפרש בין עלות צפויה לעלות בפועל, משום שאין שום מנגנון המעדכן את הכמויות לפי הביצוע בפועל. הביקורת ממליצה, כי העובדים במערכת זו יעברו השתלמות על מנת להפיק מהמערכת תועלת. באופן בו מופעלת המערכת כיום, היא גוזלת זמן עבודה רב מהעובדים לעדכון ועריכת תמחור, ואינה נותנת כל ערך מוסף לעובדים בה מעבר לעבודה ידנית. זו גם אחת הסיבות לכך שלא מעדכנים נתונים אלה במערכת. הביקורת סבורה כי תמחור האירועים צריך להיעשות באופן כזה שכל אירוע יקבל מס' שוטף, ודף תמחור האירוע יהווה אסמכתא לחיוב היחידות השונות בעלות האירוע. בעקבות הביקורת מסר מנהל המחלקה כי החל מהלך לשדרוג התוכנה בסיוע מרכז המיחשוב. 254

4 הזמנת אירועים ע"י יחידות העירייה השונות בהוצאות הכיבוד לאירועים הנעשים ביוזמת היחידות השונות אמור להיות מחוייב סעיף תקציבי של היחידות, לאחר תמחור ממח' המשק. לביקורת הוסבר, כי יחידה המעוניינת לקיים אירוע, כינוס או ישיבה, מעבירה בקשה למח' המשק. מח' המשק מתמחרת את האירוע ומעבירה הצעה ליחידה המזמינה. עם קבלת האישור מח' המשק מארגנת את האירוע. הביקורת מעירה כי יחידות העירייה השונות מעבירות למח' המשק בקשות בכתב יד על דפי מזכרים או דפים חלקים ולאו דוקא על גבי טופס אחיד של הזמנת אירוע. מזכרים אלה וכן הטפסים הקיימים במחלקה, אינם ממוספרים ולכן לא ניתן לבצע מעקב כי היחידות המזמינות חוייבו עבור האירוע. הבקשות מתוייקות במחלקת המשק לפי סדר כרונולוגי, אך בנפרד מחשבוניות הספקים והדבר מקשה על אימות בין הזמנות אירועים, תמחורם והתאמתם להזמנה. מה גם שפרט להזמנות של כיבוד מיוחד לאירוע, שאר הכיבוד אינו מוזמן לפי אירוע אחד אלא לפי רצף של אירועים מתוכננים. בביקורת נמצאו מקרים רבים בהם היחידות לא חוייבו בגין האירועים שערכו. הביקורת מציינת כי כבר בדו"ח מבקר העירייה משנת 2002 בנושא "המחלקה למשק" נרשם, כי " לא תמיד מקפידים לחייב את הסעיף המתאים של היחידה היוזמת, המצויין על גבי טופס ההזמנה". בנוסף, קיימים מקרים בהם יחידות העירייה מבקשות להשתמש בשירותי מח' המשק לצורך רכישת כיבוד שלא למטרות אירועים, ומשתמשות במח' המשק כ"חנות" של העירייה. בעקבות הביקורת הוציאה מחלקת המשק חוזר לכל יחידות העירייה בנוגע להתקשרות עם ספקים זוכים, אליהם יכולות היחידות השונות לפנות באופן עצמאי לצורך רכישת כיבוד. מח' המשק מקבלת את חשבוניות הספקים מהם נקנו המצרכים לצורך האירוע, רכישות עבור אירועים נוספים באותו שבוע. הכוללת גם לצורך חיוב היחידה רושמים פקודת יומן שרירותית, שאינה קשורה כלל לסוג הכיבוד שהוזמן בפועל עבור האירוע, בסכום הנגזר מחשבונית של אחד הספקים. רישום כזה משבש את כל הנתונים הרשומים הן ביחידה המזמינה והן במח' המשק. לביקורת הוסבר כי אופן רישום זה נובע מכך שהעובדת האחראית על הנה"ח במחלקה אינה רשאית להעביר פקודות יומן אלא רק פקודות זיכוי. הביקורת אינה מקבלת הסבר זה וסבורה כי יש להתייעץ עם אגף החשבות כיצד ניתן לפתור בעיה זו, או ע"י מתן הרשאות לעובדת או ע"י העברת הרישומים לעובד אחר בעל הרשאות. בכל מקרה אין להמשיך לרשום את חיובי היחידות באופן שבו זה נעשה כיום. 255

5 הביקורת מציינת כי במהלך הביקורת פנה מנהל המחלקה למנהל אגף החשבות בנושא הרשאות לביצוע פקודות יומן, ובעקבות זאת, קיבלה מנהלת החשבונות את ההרשאה והחלה ברישום פקודות זיכוי. ההזמנות לאירועים מתוייקות במח' המשק בתיק אירועים. מהנתונים בתיק זה לא ניתן לבדוק ולוודא כי יחידות העירייה שהזמינו כיבוד מתקציבן, אכן חוייבו בעלות הכיבוד. מאחר וחיוב היחידות המזמינות אינו נעשה על סמך חשבונית מס אלא על פי תמחור של המח' למשק, הביקורת סבורה כי לכל הזמנה יש לצרף העתק מפקודת היומן שבה נעשה חיוב היחידה או לחלופין לאחר חיוב היחידה יש לרשום על גבי ההזמנה את מס' פקודת היומן שבה חוייבה היחידה. הביקורת מציינת כי בנוסף לכך ישנם מצבים בהם המח' המזמינה לא שריינה את התקציב הנדרש לאירוע וכאשר הועבר החיוב ליחידה לא היתה יתרה כספית בסעיף התקציבי שאושר ולא ניתן היה לחייב את היחידה ומח' המשק נאלצה לספוג את ההוצאות. להלן דוגמאות מהזמנת אירועים של יחידות העירייה ואופן הטיפול בהן: הזמנת אירוע "ערב משפחות" מתאריך 3/12/09 ע"י תחום תרבות כללה כיבוד של: תה, קפה, 50 כריכים, מים, כוסות וכפיות. נמסר סעיף תקציבי לחיוב. נעשה תמחור לפי 50 כריכים. בתאריך 14/12/09 ביקשו להגדיל את הבקשה ל- 60 כריכים, אך לא נעשה כל תיקון לגבי הסכום לחיוב היחידה. לטופס ההזמנה צורפה חשבונית מס של ספק המספק שתיה קלה ועל גביו נרשם הסכום לחיוב היחידה המזמינה. בסופו של האירוע לא בוצע חיוב של היחידה עקב תקלה במערכת הנה"ח החדשה שלא איפשרה לחייב מס' סעיפים תקציביים בגין הזמנה אחת. א. עקב השינוי בהזמנה לא נעשה תיקון של הסכום לחיוב. ב. היחידה המזמינה לא חוייבה בעלות האירוע וההוצאות נכללות בתקציב המחלקה למשק. ג. חיוב היחידה היה אמור להתבצע מחשבונית של ספק שתיה קלה כאשר המרכיב העיקרי בעלות האירוע היתה מספק כריכים. הזמנת אירוע הדלקת נר חנוכה של אגף חיובי ארנונה מתאריך 13/12/09 הכולל שתיה קרה ל- 120 עובדים. האירוע תומחר ב- 125 ונמסר סעיף תקציבי לחיוב האגף. להזמנה צורפה חשבונית מס של ספק שתיה קלה. האגף לא חוייב בגין האירוע וזאת עקב התקלה שהיתה במערכת הנה"ח כפי שתואר בסעיף 1 להלן, וזאת מכיוון שחיוב שני האירועים היו אמור להעשות כנגד אותה חשבונית מס. הזמנת אירוע ע"י אגף מחשוב ומערכות מתאריך 20/12/09 הכולל שתיה חמה ועוגיות ל- 10 איש. נמסר מס' סעיף תקציבי לחיוב אך החיוב לא נעשה וכן טופס ההזמנה אינו מכיל תמחור של האירוע. הזמנת אירוע ע"י מועצת נשים לתאריך ל- 160 נשים. הוזמן כיבוד קל ושתיה חמה וקרה. האירוע תומחר בסך 1,280 וקיים סעיף תקציבי לחיוב, אך בפועל לא נעשה חיוב

6 5. הזמנת אירוע ע"י המחלקה לתכנון עיר לתאריך 10/11/09 הכולל כיבוד קל ל- 30 איש. המחלקה נתנה סעיף תקציבי לחיוב אך החיוב לא בוצע. 6. הזמנת אירוע ע"י לשכת מהנדס העיר לעובדי מינהל ההנדסה הכולל הרמת כוסית לשנה החדשה בתאריך 3/9/09. הוזמן כיבוד הכולל יין, עוגות דבש, פירות ושתיה קלה. ניתן סעיף תקציבי לחיוב. האירוע תומחר בסך של 1,260 אך לא בוצע חיוב של הסעיף התקציבי. 7. הזמנת 22 מנות חמות ושתיה לפי 25 למנה, למשימת נקיון של אגף התברואה. הועבר מס' סעיף תקציבי לחיוב. המנות סופקו ובגין חשבונית הספק נרשם חיוב לסעיף התקציבי שהועבר, כנדרש. 8. הזמנת כיבוד לאומנים ואנשי לוגיסטיקה ע"י מנהלת המחלקה למוסיקה ומקהלות. הועבר סעיף תקציבי לחיוב ונעשה תמחור לעלות הכיבוד. הביקורת מעירה כי לא נרשם סוג הכיבוד המבוקש. לטופס ההזמנה מצורפת חשבונית של ספק משקאות קלים ועליו נרשם מס' הסעיף התקציבי וכן שהסכום חוייב. בפועל לא חייבו את המחלקה בעלות האירוע. 9. הזמנת שני אירועי חנוכה ע"י מערכת חינוך ותרבות הכוללת שתיה חמה וקרה, כיבוד קל וצלחות וכוסות חד פעמיים. הועבר סעיף תקציבי לחיוב והאירועים תומחרו בסך. 230 להזמנה צורפה חשבונית מס של ספק מאפים. על גבי החשבונית נרשם שהכיבוד הינו עבור "מטבח ראש העיר שוטף". למרות זאת מלוא סכום החשבונית בסך חוייב מהסעיף התקציבי שהועבר ע"י מערכת חינוך ותרבות. 10. בתאריך 29/12/09 נעשתה הזמנה ממוחשבת מס' לספק דברי מאפה. על גבי ההזמנה נרשם כי היחידה המזמינה היא מח' המשק והיחידה המקבלת היא מינהל התפעול. להזמנה צורפה חשבונית מס בסכום התואם את הסכום שבהזמנה. על גבי חשבונית המס נרשם בכתב יד: מטבח ראש העיר שוטף. לכן חוייב הסעיף התקציבי של מח' המשק ולא הסעיף התקציבי של מינהל התפעול. לפקודת הזיכוי מצורפת חשבונית הספק וההזמנה הממוחשבת אך לא מצורף הבקשה של היחידה המזמינה כך שלא ניתן לדעת אם הועבר סעיף תקציבי לחיוב היחידה בגין הזמנה זו. 11. בתאריך 8/12/09 נעשתה הזמנה ממוחשבת מס' לספק דברי מאפה. על גבי ההזמנה נרשם כי היחידה המזמינה היא מח' המשק והיחידה המקבלת היא אגף חיובים. להזמנה צורפה חשבונית מס בסכום התואם את הסכום שבהזמנה. על גבי חשבונית המס נרשם בכתב יד שני סעיפים תקציביים לחיוב אך אח"כ נרשמה מחיקה של סעיפים אלו. למרות זאת חוייב אחד מהסעיפים התקציביים שהיו רשומים על גבי חשבונית המס ולא הסעיף התקציבי של מח' המשק. לפקודת הזיכוי מצורפת חשבונית הספק וההזמנה הממוחשבת אך לא מצורפת הבקשה של היחידה המזמינה כך שלא ניתן לדעת אם הועבר סעיף תקציבי לחיוב היחידה בגין הזמנה זו והאם הסעיף התקציבי שחוייב הוא הסעיף התקציבי שאותו היו צריכים לחייב. הביקורת מעירה כי אופן ניהול האירועים, מבחינת חיוב היחידות השונות של העירייה בגין אירועים המוזמנים על ידם לוקה בחסר, ויוצר מצב שבו יחידות רבות לא חוייבו בגין אירועים ו/או כיבוד שהוזמן על ידם, בעוד שיחידות אחרות חוייבו בסכומים גבוהים יותר מהתמחור שנעשה עבורן. 257

7 יש לנהל את כל נושא הזמנת האירועים באופן מובנה ומסודר, כך שניתן יהיה לקשר בין הזמנות האירועים, הזמנות הסחורה מהספקים, וחיוב יחידות העירייה השונות, ולפקח כי כל האירועים בוצעו בהתאם לתכנון. הצעות מחיר לרכישת חומרים לצורך קיום אירועים הביקורת ביקשה לבדוק האם קיימים ספקים קבועים מהם רוכשים כיבוד, פרחים ועוד לאירועים ואם כן, האם ספקים אלה נבחרו במכרז. לביקורת נמסר ע"י מנהל המחלקה, כי קיימים מס' ספקים קבועים איתם עובדים לצורך רכישת כיבוד, פרחים וכו'. במחלקה יש הצעות מחיר לצורך בחירת הספקים. הספקים לא נבחרו במכרז אלא ע"י הצעות מחיר בהתאם לצרכים. לביקורת הועברו מסמכי הצעות מחיר ששימשו את המחלקה לצורך ביצוע הרכישות. דוגמאות של הצעות המחיר והערות הביקורת: להלן אירוע בתאריך ל- 50 איש: ספק א' 43 לפני מע"מ, ספק ב' 45 כולל מע"מ.1 ספק ג' 90 לפני מע"מ, ספק ד' 100 לפני מע"מ נבחרה ההצעה של ספק א' כהצעה הזולה ביותר. הביקורת מעירה כי בפועל ההצעה של ספק ב' היתה הזולה ביותר ובמח' עשו השוואת מחירים מבלי לבדוק האם המחיר לפני מע"מ או כולל מע"מ. אירוע בתאריך ל- 30 איש ארוחת צהריים: ספק א' 22 כולל מע"מ, ספק ב' הביקורת מעירה כי לא צויין אם המחיר כולל מע"מ או לא. כמו כן לא צויין איזו הצעה זכתה. 3. אירוע פרידה מחברי מועצה ל- 100 איש ספק א' 3200 לפני מע"מ בתוספת 400 לפני מע"מ עבור השכרת כלים. סה"כ 3600 לפני מע"מ. הצעת המחיר מתאריך 16/11/08. ספק ב' מע"מ לאדם, ספק ג' 65 + מע"מ לאדם, ספק ד' 25 כולל מע"מ לאדם. גם במקרה זה לא צויינה ההצעה שנבחרה. אירוע בתאריך ל- 250 איש. ספק א' מחיר 54 לאדם לפני מע"מ ו- 49 ללא יין וכוסות. אושר ע"י יו"ר ועדת מכרזים ב- 29/7/08 עד סך 15,592 כולל מע"מ. (כלומר + 54 מע"מ ל- 250 איש). לא נמצאו הצעות נוספות

8 הצעה של ספק מ- 25/9/08 לארוחת צהריים במגשיות 21 כולל מע"מ אושרה כהצעה הזולה ביותר, לחיוב מסעיף תקציבי לא צוין בהצעה אם המחיר מותנה בכמות אנשים ומה כלול בהצעת המחיר..5 להלן הערות הביקורת: במחלקה אין טבלה המשווה בין הצעות המחיר השונות לצורך בחירת הספקים. המחלקה אינה משתמשת בטופס אחיד לקבלת הצעות מחיר, לפיו הצעות המחיר יהיה עבור פריטים זהים. אופן קבלת הצעות המחיר מקשה על השוואת מחירים ו/או השוואה בין הפריטים המוזמנים, ולכן בחירת הספק המועדף הינה קשה ביותר ובמקרים אחדים גם בלתי אפשרית. הצעות המחיר אינן מצורפות לחשבונית הספק בפקודת הזיכוי הביקורת מבינה את המורכבות והקושי הקיים בהשוואת מחירים של פרטים בהם המחיר בשוק משתנה מיום ליום. כמו גם שמגוון הפריטים עצמם שונה בין ספק לספק. למרות זאת הביקורת סבורה כי מאחר ובמחלקה צברו נסיון של הפריטים הקבועים בהם משתמשים באירועי העירייה השונים, רצוי לצאת במכרז מחירון שאיתו יש לעבוד לכל התקופה שנקבעה ולחסוך את הזמן של התעסקות עם הצעות מחיר לכל הזמנה. בתגובה לטיוטת הדו"ח מסר מנהל המחלקה, כי המחלקה פנתה למחלקה לתמחיר וביקשה את עזרתה להכנת טופס ריכוז הצעות מחיר. מכרזים בנושא כיבוד במהלך 2009 התקיימו דיונים עם היועץ המשפטי לעירייה ואנשי רכש ואספקה, תמחיר וחשבות בכל הקשור להוצאת מכרזים בנושא הכיבוד לאירועים שמשמעו בין השאר הכנת נוהל רכישות. בפגישה שנערכה בחודש יולי 2009 סוכם כי ילמד תהליך הוצאת המכרזים בנושא כיבוד יחד עם מח' תמחיר, המחלקה המשפטית ומח' המשק. בפגישה שנערכה בספטמבר 2009 הועלה הרעיון להוציא מכרזים לשתיה וכלי הגשה באמצעות מחלקת הרכש. סוכם, כי יש להגיע למצב שהרכישות יעשו באופן אחיד בכל העירייה, לקבוע ספקים קבועים לכל מוצר. הוחלט כי מחלקת רכש ואספקה תוציא מכרז עבור כלים חד פעמיים שתיה ועוגיות. הביקורת מציינת כי בעקבות החלטה זו להכנת המכרז הוכן במח' למשק ריכוז של כל סוגי הכלים החד פעמיים שנרכשו בשנה האחרונה, לפי כמויות ולפי חודשים. ריכוז זה נעשה באופן ידני מהחשבוניות. 259

9 מח' המשק תפנה לקבל פטור ממכרז באישור ועדת מנכ"ל לגבי יתר סוגי המצרכים תוך נימוק מדוע לא ניתן לקבל הצעות מחיר עבורם. לביקורת נמסר כי בחודש ינואר 2010 אישרה ועדת מנכ"ל התקשרות עם מס' ספקים כלהלן: א. אספקת כריכים לאירועים והדרכות בהיקף של + 40,000 מע"מ לאחר בדיקת 3 הצעות מחיר. ב. התקשרות עם ספק נוסף לאספקת כריכים לישיבות מועצה בלבד בהיקף של + 15,000 מע"מ מחברה המעסיקה נערים בסיכון המאפשרת לנוער זה להשתלב במסגרת נורמטיבית. מדובר בהצעת יחיד שנבחנה מהפן ההומני / חברתי ולא מהפן הכלכלי. ג. התקשרות עם 3 ספקים שונים עבור פרחים לאירועים בהיקף של + 70,000 מע"מ. מח' המשק הסבירה כי עלות סידורי הפרחים תלויה בסוג הפרחים, בעונה ובאופי האירוע. מכיוון שהנושא מורכב, לא ניתן לקבל הצעות מחיר ולהשוותם על מנת לבחור בהצעה הזולה ולכן מבקשים לעבוד עם 3 חנויות פרחים שאיתם יש למח' נסיון טוב. בנוסף אושרה בקשה לרכישת קפה שחור בסך + 30,000 מע"מ לשנה לפי נוהל פניות לקבלת הצעות בהתקשרויות פטורות ממכרז עד סכום של. 30,000 התקבלו הצעות מחיר משני ספקים. ואושרה התקשרות עם שניהם. מח' המשק הסבירה כי ספק אחד נמצא בשפרעם ומספק לאזור חיפה אחת לשבועיים, בעוד הספק השני נמצא בחיפה. נימוק הבחירה בספקים אלו היה זמינות וטריות המוצר. הביקורת מציינת כי בין הצעות המחיר של שני הספקים קיימים פערי מחיר גבוהים כלהלן: ספק א' - שפרעם ספק ב' - חיפה הפרש 38% מחיר לק"ג קפה בלי הל 64% מחיר לק"ג קפה עם הל הביקורת סבורה כי כדאי לקבל הצעות נוספות ולהוסיף לרשימת הספקים ספק נוסף. הביקורת ממליצה כי כל עוד ההתקשרות מאושרת רק עם שני ספקים אלו, רכישת הקפה מספק ב' תעשה רק במקרים דחופים ובכמויות קטנות לאור הפרשי המחיר הגבוהים בינו לבין ספק א'. בתגובה לטיוטת הדו"ח מסר מנהל המחלקה, למקרים דחופים נבחר ספק נוסף. כי רכישת הקפה נעשית רק דרך הספק הזול, אך 260

10 בדיקת סעיף הוצאות טקסים ופעולות תרבות 2009 להלן ניתוח כרטיס ההוצאות: סוג ההוצאה עוגיות, עוגות, מאפים, ומצרכי כיבוד כריכים ירקות ופירות למטבח כלים חד פעמיים משקאות קלים פרחים קפה ציוד וכלי עבודה שונות סה"כ סה"כ הוצאה 169, , , , , , ההוצאות בסעיף זה הן בעיקר הוצאות בגין כיבודים, פרחים, כלים לאירוח, מפות וכו'. להלן הערות והמלצות הביקורת בנושא רישום ההוצאות בסעיף טקסים ופעולות תרבות: נמצא כי בסעיף זה מחייבים גם בהוצאות נוספות (בשנת 2009 סך של כ- ( 7,195 כגון: זרוע לטלוויזיה בלשכת ראש העיר, רמקולים וציוד הגברה, מיקרופונים ועוד. הביקורת סבורה כי יש להפריד בין הוצאות אלו לבין ההוצאות השוטפות. כמו כן יש לוודא כי ציוד זה, למרות שנרשם בסעיף הוצאות עבור טקסים, נרשם גם באינוונטר העירייה. לביקורת נמסר כי הוצאות שוטפות בגין קפה הנרכש ע"י מח' המשק אך מסופק ליחידות העירייה המבקשות זאת, מחוייבות מסעיף תקציבי של טקסים וארועי תרבות ולא מתקציב הכיבוד של אותן יחידות. הביקורת סבורה כי הוצאות הקפה הרשומות בסעיף תקציבי זה צריכות להיות אך ורק בגין צריכת קפה באירועים. ההוצאות הרשומות בסעיף התקציבי של טקסים ואירועים, אינן משקפות את ההוצאות הנכונות לפי הפירוט שהוצג וזאת עקב אופן רישום פקודות הזיכוי וחיוב יחידות העירייה השונות כפי שפורט לעיל, לפיו סכום חשבונית הספק אינו נרשם בכל המקרים במלואו. הסעיף כולל הוצאות עבור ריחניות לשירותים. לביקורת הוסבר כי כאשר אין מספיק תקציב בחומרי נקיון רושמים את הריחניות בסעיף התקציבי של טקסים ואירועי תרבות

11 הביקורת אינה מקבלת הסבר זה ואינה מוצאת לנכון שהוצאות אלו יכללו בהוצאות טקסים ואירועי תרבות. הזמנת כיבוד לאירועים וטקסים שלא ע"י מחלקת המשק במהלך הביקורת ובדיקת הספקים נמצא כי חלק מיחידות העירייה המעוניינות לארגן אירועים יחידתיים ו/או להזמין כיבוד ליחידות עושות זאת שלא ע"י מחלקת המשק. הביקורת מציעה כי לאחר קביעת הספקים הזוכים במכרזים השונים של מח' המשק יעודכנו כל יחידות העירייה בדבר האפשרות לבצע את ההזמנות לכיבוד למשרד ישירות לספקים הזוכים. בביקורת נמצא כי ספק עוגיות קיבל הזמנה לעוגיות שלא דרך מח' המשק, עבור כיבוד להרמת כוסית בפסח. הוגשה חשבונית למינהל הכספים על סך. 1,270 החיוב בגינה נעשה בפקודת זיכוי מס' מתאריך 5/4/09 לפיה חוייב סעיף עבודות קבלניות של אגף הגבייה ( ) בסך 635 וסעיף הוצ' כיבוד של אגף התקציבים ( ) בסך 635 ש"ח. כרטיס הספק זוכה פעמיים בסך 635 ולא בסך, 1270 כתוצאה מאופן רישום זה נוצר בחשבון למראית עין מצב של חשבונית כפולה. הביקורת מעירה כי על גבי חשבונית המס נרשם כיבוד ל- 70 איש ונראה כי פיצול החשבונית נעשה כדי להימנע מהצגת סכום גבוה בהוצאות כיבוד. מלאי ומחסנים במחלקת המשק הביקורת ביקשה לבדוק האם המחלקה מחזיקה מלאי של חומרי ניקוי, חומרי אחזקה וכיבודים. לביקורת נמסר ע"י מנהל המחלקה כי במחלקת המשק לא קיים מלאי של כיבודים או חמרי בניין. הכמויות הנמצאות הן בד"כ שבועיות לשימוש שוטף של אירועים במהלך השבוע או לתיקונים דחופים בלבד. בביקור שעשתה הביקורת במחלקה עלה, ניקוי, מחסן כיבודים ומחסן חירום. מבדיקת המחסנים עולה כדלקמן: כי המחלקה מחזיקה שלושה מחסנים: מחסן חומרי מחסן חירום במחסן יש מלאי של בקבוקי מים בלבד. קלסרים וחומרים אחרים. בנוסף לבקבוקי המים קיימים במחסן בבירור שעשתה הביקורת עם המוקד העירוני, נמסר, כי רק למחלקת המשק יש מפתחות למחסן זה, אך בעבר הועבר למחסן חומר מדוברות העירייה לצורך אפסון עד העברתו לארכיון העיר. מנהל מח' המשק מסר לביקורת, כי המפתחות למחסן נמצאים רק בידי מח' המשק. 262

12 הביקורת ממליצה כי אחת לתקופה, יוחלפו המים ממחסן החירום ויועבר לשימוש שוטף על מנת לשמור על תוקף המים שבבקבוקים. מנהל המחלקה מסר לביקורת כי המחלקה אכן דואגת להחלפת המים במועד. מחסן חומרי ניקוי מחסן חומרי ניקוי משמש כמחסן הן עבור חומרי ניקוי הנרכשים ע"י מח' המשק והן עבור חומרי ניקוי הנרכשים ע"י קבלן הניקוי בעירייה. מפתחות למחסן נמצאים אצל המפקחת על הנקיון בעירייה. ממחסן זה מעבירים מידי פעם אספקה למחסן של הקבלן בעירייה, לצורך שימוש שוטף. הביקורת מעירה כי יש לעשות הפרדה בין מחסן שבו מאופסנים חומרי ניקוי שנרכשו ע"י העירייה לבין חומרי ניקוי שנרכשו ע"י קבלן הנקיון. לביקורת הוסבר, כי עקב מחסור במחסנים ומכיוון שהמלאי השייך לעירייה מצומצם אוכסנו כל חומרי הניקיון ביחד. בעקבות הערת הביקורת תתבצע הפרדה בין החומרים של העירייה לבין אלו של קבלן הניקיון. מחסן כיבודים מחסן הכיבודים כולל בתוכו כמות מכובדת ביותר של כיבודים שונים: קפה, תה, סוכר, עוגיות, קרקרים, מים, פירות וירקות, צלחות, וכוסות חד פעמיים ועוד. הביקורת מציינת, כי בד"כ, הסחורה המתקבלת אינה מלווה בתעודת משלוח אלא בחשבונית מס. עובדי מחלקת המשק המקבלים את הסחורה חותמים על גבי החשבונית ומאשרים את קבלת הסחורה. הביקורת מעירה כי בכל המחסנים לא מתנהל רישום מלאי. אין כרטסת המפרטת את הכמויות שנכנסות ו/או יוצאות, אין רישום כמויות וכו'. גם בסוף השנה לא נעשית במחסן ספירת מלאי. אי ניהול המלאי מהווה פירצה לשימוש בפריטים שבמחסן באופן לא אחראי, ללא שיקול דעת ואין כל וודאות כי לא נעשה שימוש שאינו למטרות המיועדות. כמו כן אי ניהול מלאי יכול לגרום להזמנות כיבוד מיותרות. לביקורת נמסר כי לא ניתן לנהל את המלאי כל עוד אין תקן למחסנאי ואין תוכנה שתאפשר מעקב וניהול מלאי. עבודות תחזוקה המחלקה למשק אחראית על אחזקתם השוטפת של משרדי העירייה. שירותי האחזקה כוללים: אחזקת שבר תיקון תקלות קלות במערכת המים והביוב, החלפת נורות חשמל, החלפת מנעולים וידיות לדלתות, תיקון ריהוט משרדי שנפגם, החלפת מדפים וכו'. אחזקה מתוכננת סיוד פנים ועבודות אחרות הקשורות למבנה המשרדים. 263

13 תקלות ועבודות אחזקה מסובכות נמסרות לקבלנים חיצוניים בהתאם לסוג והיקף העבודה. לפי נהלי העבודה של המחלקה, עליה לנהל רישום ממוחשב של עבודות האחזקה שהיא מבצעת במשרדי העירייה השונים הכולל את הנתונים הבאים :תאריך קבלת ההודעה, תאריך לביצוע, שם המודיע, טלפון, תאור העבודה, אישור ביצוע ועוד. בדו"ח של מבקר העירייה משנת 2002 בנושא "מחלקת המשק" נרשם כי " עפ"י המלצת מחלקת או"ש משנת 1998 היה על המחלקה לנהל קליטה ורישום של עבודות האחזקה השוטפת והפרויקטים באמצעות מערכת ממוחשבת". בעקבות כך מסרה מנהלת אגף או"ש מערכות לביקורת בשנת 2002, כי "במהלך השנה הקרובה תבחן התאמתה והסבתה של תוכנה מקומית עבור ניהול עבודות אחזקה במחלקת המשק". לביקורת נמסר כי גם כיום, באופן ידני. עדיין אין למחלקה תוכנת אחזקה, ורישום עבודות האחזקה מתנהל עוד נמסר, כי במח' המשק אין מלאי חומרי אחזקה. לכל תקלה שמתקבלת, קונים את החומר באותו היום ומבצעים תיקון. לא מחייבים את הוצאות המחלקות על תיקונים שעלותם נמוכה ושנעשו במשרדים שבאחריות מח' המשק, פרט למקרים מיוחדים כאשר למח' המשק אין תקציב לממן הוצאות אלו ו/או התיקונים הם בעלויות גבוהות. רכישת החומרים לתיקון נעשית אצל ספקים קבועים ובהתאם להצעות מחיר. הביקורת קיבלה רשימת פרטים לתחזוקה לשנים עד מועד הביקורת. הרשימה מתוייקת בקלסר נפרד לכל ספק וכוללת פירוט של: תאריך, כמות, המוצר, שם פרטי של העובד וחתימה. הביקורת מעירה כי בדף הרשימה ישנם טורים נוספים למחיר ומקום ההתקנה. המחיר אינו מפורט באף דף ומקום ההתקנה לעיתים נרשם ולעיתים לא. הביקורת מציעה כי כל עוד לא קיימת תוכנת אחזקה ממוחשבת, יוכן טופס חדש שיאפשר רישום פירוט המוצר, וכן יקפידו למלא את הטורים המפרטים את המחיר ומקום ההתקנה. בנוסף רצוי להוסיף טור למס' חשבונית של הספק. בנוסף קיבלה הביקורת את הצעות המחיר שניתנו ובהסתמך עליהם נקבעו הספקים הזוכים. הביקורת מעירה כי הצעות מחיר התקבלו מארבעה ספקים. לשלושת הספקים הראשונים הועברה רשימה זהה של פריטים לעבודות מחירון שכללה את שם המוצר, כמות ומחיר ליחידה. 264

14 בנוסף, קיים תיק שבו קיימות הצעות מחיר של ספק ד', בתיק זה אין רשימה כפי שקיימת אצל הספקים האחרים, ונראה כי לפני כל רכישה מבקשים הצעת מחיר. בצורה זו לא ניתן לדעת האם נתקבלו הצעות מחיר להשוואה והאם בפועל נרכשו המוצרים מספק זה. לביקורת הוסבר, כי ספק זה לא קיבל גם הוא את רשימת הפריטים לעבודות מחירון מאחר והוא מספק רק חומרי חשמל. הביקורת מעירה, כי הצעות המחיר התקבלו במועדים שונים והתפרשו על פני תקופה של ארבעה חודשים. הספק העיקרי שאיתו עובדים במחלקת המשק, הגיש את הצעתו זמן רב לאחר כולם. כמו כן בתיק הצעות המחיר אין כל טבלה המרכזת את המחירים ומאפשרת בדיקה של ההצעה הזולה ביותר או אילו פריטים זולים יותר אצל איזה ספק. הביקורת סבורה כי יש לצאת במכרז מחירון לרכישת חומרים לצורך ביצוע עבודות תחזוקה. לביקורת נמסר כי הספק העיקרי שאיתו עובדים הינו הספק היחיד המעוניין לעבוד עם העירייה, וכי המחלקה תוציא מחירון חדש ותשתף ספקים נוספים. בדיקת סעיף חומרים 2009 להלן ניתוח כרטיס ההוצאות: רכישות מספק ספק ד' ספק א' שונות סה"כ תאור ההוצאה צרכי חשמל חומרי בנין וחשמל הדברה, מים מינרליים, ועוד. סכום ההוצאה הביקורת מעירה, כי סעיף הוצאות שונות כולל רכישות מים מינרליים שאינן אמורות להרשם בסעיף חומרים. סיכום במחלקה לא קיימים נתונים של תקציב לאירוע וביצוע לאירוע. לדעת הביקורת, מן הראוי לנהל מעקב ובקרה אחר התקציב בחתך של אירועים. תוכנת האירועים הקיימת לשימוש המחלקה אינה ידידותית, ולכן במקביל אליה ממשיכים במחלקה לעבוד עם רשימות ויומנים ידניים. התוכנה משמשת כיום בעיקר לתכנון אירועים אך לא לניהולם. הביקורת ממליצה כי העובדים במערכת זו יעברו השתלמות על מנת להפיק מהמערכת תועלת. באופן בו מופעלת המערכת כיום, היא גוזלת זמן עבודה רב מהעובדים לעדכון ועריכת תמחור, ואינה נותנת כל ערך מוסף לעובדים בה מעבר לעבודה ידנית. זו גם אחת הסיבות לכך שהעובדים לא מעדכנים נתונים אלה במערכת

15 הביקורת ממליצה לבדוק את האפשרות לעדכן את תפריט "תמחור אירוע" בתוכנת האירועים. הביקורת ממליצה שכל אירוע יקבל מס' שוטף, ודף תמחור האירוע יהווה אסמכתא לחיוב היחידות השונות בעלות האירוע. הביקורת מציינת כי יחידות העירייה השונות מעבירות למח' המשק בקשות בכתב יד על דפי מזכרים או דפים חלקים עבור הזמנת אירוע, ולא על גבי טופס אחיד של הזמנת אירוע. מזכרים אלה וכן הטפסים הקיימים במחלקה, אינם ממוספרים ולכן לא ניתן לבצע מעקב כי היחידות המזמינות חוייבו עבור האירוע. הביקורת מעירה כי אופן ניהול האירועים, מבחינת חיוב היחידות השונות של העירייה בגין אירועים המוזמנים על ידם לוקה בחסר, ויוצר מצב שבו יחידות רבות לא חוייבו בגין אירועים ו/או כיבוד שהוזמן על ידם, בעוד שיחידות אחרות חוייבו בסכומים גבוהים יותר מהתמחור שנעשה עבורן. יש לנהל את כל נושא הזמנת האירועים באופן מובנה ומסודר, כך שניתן יהיה לקשר בין הזמנות האירועים, הזמנות הסחורה מהספקים, וחיוב יחידות העירייה השונות, ולפקח כי כל האירועים בוצעו בהתאם לתכנון. אין לאפשר ליחידות העירייה להשתמש בשירותי מח' המשק לצורך רכישת כיבוד שלא למטרות אירועים, ולהשתמש במח' המשק כ"חנות" של העירייה. ההוצאות הרשומות בסעיף התקציבי של טקסים ואירועים, אינן משקפות את ההוצאות הנכונות. מח' המשק מקבלת את חשבוניות הספקים מהם נקנו המצרכים לצורך האירוע, הכוללת גם רכישות עבור אירועים נוספים באותו שבוע. לצורך חיוב היחידה רושמים פקודת יומן שרירותית, שאינה קשורה כלל לסוג הכיבוד שהוזמן בפועל עבור האירוע, בסכום הנגזר מחשבונית של אחד הספקים. רישום כזה משבש את כל הנתונים הרשומים הן ביחידה המזמינה והן במח' המשק. הביקורת מעירה כי בנושא קבלת הצעות מחיר מספקים אין במחלקה טבלה המשווה בין הצעות המחיר השונות לצורך בחירת הספקים. כמו כן, המחלקה אינה משתמשת בטופס אחיד לקבלת הצעות מחיר, על מנת שהצעות המחיר המתקבלות יהיו עבור פריטים זהים. אופן קבלת הצעות המחיר כפי שנעשה כיום, מקשה על השוואת מחירים ו/או השוואה בין הפריטים המוזמנים. הביקורת מעירה כי במחסן חומרי ניקוי, יש לעשות הפרדה בין חומרי ניקוי שנרכשו ע"י העירייה לבין חומרי ניקוי שנרכשו ע"י קבלן הנקיון. הביקורת מעירה כי בכל המחסנים של המחלקה, לא מתנהל רישום מלאי. אין כרטסת המפרטת את הכמויות שנכנסות ו/או יוצאות, אין רישום כמויות וכו'. גם בסוף השנה לא נעשית במחסן ספירת מלאי. במחלקה עדיין לא קיימת תוכנת אחזקה, ורישום עבודות האחזקה מתנהל באופן ידני הביקורת מציינת בחיוב את שיתוף הפעולה ואת תיקון הליקויים שנעשה במהלך הביקורת. 266