23 ביולי 2103 קובץ הנהלים של המסלול האקדמי נוהל 3 א' - גיוס עובד חדש מטרת הנוהל לקבוע את ההליכים לביצוע תהליך גיוס וקליטת עובדים מנהליים חדשים במסלול

תמליל

1 23 ביולי 2103 קובץ הנהלים של המסלול האקדמי נוהל 3 א' - גיוס עובד חדש מטרת הנוהל לקבוע את ההליכים לביצוע תהליך גיוס וקליטת עובדים מנהליים חדשים במסלול האקדמי. הנוהל מתייחס לגיוס עובד קבוע, עובד בהסכם אישי ועובד לפי שעות )כולל גיוס ממקורות חיצוניים(..0 סמכויות ההחלטה על איוש משרה תקנית קיימת, בהתאם לתכנית העבודה ולתקציב מאושר, היא בסמכות המנהל / ראש המנהל של היחידה המאיישת את המשרה. בחירת העובד תיעשה בסיכום עם מנהל משאבי אנוש..2 החלטה על האקדמי. הגדלת משרות תקניות של יחידה, טעונה אישור מנכ"ל המסלול.3 החלטה על איוש משרה זמנית )עד 02 ובכפוף למסגרת התקציב. חודשים( היא בסמכות מנהל משאבי אנוש,.4 צורך לגיוס עובד בהסכם קיבוצי 5. עובד חדש בהסכם קיבוצי ייקלט לצורך: א. ב. ג. הרחבת פעילות ביחידה קיימת הדורשת הגדלת מצבת כוח-האדם. רצון לשיפור שרות ע"י הגדלת מצבת כוח-האדם. פיטורי עובד / התפטרות עובד וכתוצאה מכך צורך באיוש תפקיד קיים. שלבי גיוס עובד בהסכם קיבוצי דרישה לאיוש משרה תוגש ע"י מנהל היחידה למנהל משאבי אנוש. הגדרת "פרופיל עובד" )כולל ניתוח עיסוק, כפיפות, שכר, תנאי העסקה( תבוצע ע"י מנהל היחידה ומנהל משאבי אנוש במשותף. מציאת מועמדים מתאימים ע"י אגף משאבי אנוש בשיטות הבאות: א. ניוד פנימי רוחבי בלבד: ניוד בתוך היחידה או בין יחידות מטעמים מקצועיים, או לשם איוש משרה שהתפנתה ייעשה לאחר היוועצות עם נציגות העובדים,

2 ובלבד שאינו מהווה קידום עבור העובד המועבר. ניוד בתוך היחידה או בין יחידות שמהווה קידום, יחייב קיום מכרז פנימי. ניוד בתוך היחידה או בין יחידות מטעמים אחרים נציגות העובדים ובידיעת המנהל והעובד. ייעשה בהסכמת לאחר סיכום עם נציגות העובדים, יפנה מנהל משאבי אנוש אל מנהל היחידה הקולטת ויציע את ניודו של העובד. אגף משאבי אנוש ישלח עדכון כתב מינוי לעובד, למנהל ולנציגות העובדים וימלא עבורו "טופס ניוד עובד". את הטופס יעביר למנהל היחידה הקולטת על מנת שזה ימלא את צרכיו ויעביר לאחראים הרלוונטיים ביחידות. מכרז פנימי: על מכרז פנימי תימסר הודעה לנציגות העובדים. המשרה תפורסם באתר האינטרנט לפחות שבוע לפני המועד האחרון להגשת המועמדות. אגף משאבי אנוש ונציג היחידה יקבלו החלטה בדבר שימוש / אי שימוש במבחני מיון חיצוניים. העובדים יגישו מועמדותם דרך האתר בתוך פרק הזמן שנקבע מראש. אגף משאבי אנוש יפתח את פניות המועמדים לאחר סיום המכרז. אגף משאבי אנוש יזמן ועדת מכרזים עד שבוע מיום סיום המכרז. ועדת מכרזים תורכב משלושה נציגים: נציג היחידה, נציג אגף משאבי אנוש ונציגות העובדים כמשקיפה. ועדת המכרזים תגדיר בטרם הדיון במועמדים את הקריטריונים להתאמה בהתאם לדרישות הסף, תתעד את דיוניה בפרוטוקול ותיתן החלטתה בכתב. במידה ונמצאה התאמה בין מועמד לתפקיד, אגף משאבי אנוש ייפגש עם העובד וימסור לו "עדכון כתב מינוי". לאחר הסכמתו, ישלח "עדכון כתב המינוי" למנהל היחידה ולנציגות העובדים ויסוכמו לוחות הזמנים למעבר העובד לתפקידו החדש. ב. )5 )6 )7 )8 )9 01( אגף משאבי אנוש ימלא עבור העובד "טופס ניוד עובד". את הטופס יעביר למנהל היחידה הקולטת על מנת שזה ימלא את צרכיו ויעביר לאחראים הרלוונטיים ביחידות. 0 אם לא נמצא מועמד מתאים לאיוש המשרה במכרז פנימי, תוצע המשרה במכרז חיצוני לפי אותם תנאים.

3 ג. מכרז חיצוני: פרסום המשרה בכל המקורות הנהוגים באותה התקופה: אינטרנט, רשתות חברתיות, חברות השמה וכו'. פתיחת תיק משרה וריכוז פניות המועמדים הרלוונטיים ראשוני של קורות חיים ע"י אגף משאבי אנוש. לאחר סינון באחריות אגף משאבי אנוש לבצע ריאיון טלפוני הכולל סינון ראשוני, תיאום ציפיות שכר ובדיקת התאמה ראשונית לדרישות התפקיד. במידה ונמצאת התאמה יזומן המועמד לריאיון ראשון באגף משאבי אנוש. סיכום חוות דעת למנהל היחידה. עבור כל המועמדים לאחר ריאיון ראשון והעברתם 5( זימון המועמדים הרלוונטיים לתפקיד לריאיון שני ע"י מנהל היחידה. סיכום אנוש. חוות דעת בדבר הראיונות השניים והעברתם לאגף משאבי )6 קבלת החלטה בדבר שימוש / אי שימוש במבחני מיון חיצוניים. החלטה בדבר המועמד הנבחר לתפקיד. זימון המועמד הנבחר לחתימת חוזה העסקה ומילוי טפסים רלוונטיים לא יאוחר משבוע לפני מועד תחילת עבודתו. במעמד זה יישלח "טופס קליטת עובד" למנהל. חתם המועמד על כתב העסקה ומילא את הטפסים הרלוונטיים, תישלח הודעה לנציגות העובדים ויישלחו תשובות שליליות לשאר המועמדים. )7 )8 )9 1 שלבי גיוס עובד בהסכם אישי המסלול האקדמי רשאי להעסיק עובדים בחוזים אישיים בתפקידים הנקובים להלן: נשיא. א. סגן נשיא לפיתוח משאבים. ב. מנכ"ל. ג. סמנכ"ל. ד. מזכיר החברה. ה. מזכיר אקדמי. ו. עוזר אישי לנשיא. ז. עוזר אישי למנכ"ל. ח. חשב המסלול האקדמי. ט. מנהל תקציב ובקרה. י. מנהל מערך הייעוץ והמכירות. יא. מנהל סגל מנהלי )במשאבי אנוש(. יב..9

4 יג. יד. טו. טז. יז. מנהל סגל אקדמי )במשאבי אנוש(. מנהל תקציב ובקרת שכר )במשאבי אנוש(. מנהלת רכש. דובר. מנהל שיווק. איוש מחדש של אחד התפקידים המנויים ברשימה דלעיל על-ידי עובד שאינו מועסק באותו תפקיד יחייב את חתימת העובד על חוזה אישי. ניתן להעסיק עובדים בחוזים אישיים בתפקידים פרופסיונליים, אשר הינם תפקידים חדשים שאינם קיימים כיום ברשימת התפקידים במסלול. אגף משאבי אנוש יידע מראש את נציגות העובדים בדבר כוונה להעסיק עובד בחוזה אישי כאמור. אגף משאבי אנוש יפרסם הודעה על משרה פנויה באתר האינטרנט והזמנה להציע מועמדות למשרה. במקביל, תתפרסם המשרה גם במקורות החיצוניים הקיימים באותה עת. בהליך הבחירה שיתקיים תישקל מועמדותם של כל מי שהציעו את מועמדותם למשרה, הן מבין עובדי המסלול האקדמי והן מבין מי שאינם עובדי המסלול האקדמי. מוסכם, כי במקרה שיימצאו שני מועמדים או יותר, המתאימים לאיוש התפקיד באותה מידה, תינתן עדיפות לעובדי המסלול האקדמי הקיימים שהגישו מועמדותם לתפקיד פתיחת תיק משרה וריכוז פניות המועמדים קורות החיים ע"י אגף משאבי אנוש. הרלוונטיים לאחר סינון ראשוני של.03 באחריות אגף משאבי אנוש ביצוע ריאיון טלפוני הכולל סינון ראשוני, תיאום ציפיות שכר ובדיקת התאמה ראשונית לדרישות התפקיד. במידה ונמצאת התאמה, יזומן המועמד לריאיון ראשון באגף משאבי אנוש..04 סיכום חוות דעת היחידה. עבור כל המועמדים לאחר ריאיון ראשון והעברתם למנהל.05 זימון המועמדים הרלוונטיים לתפקיד לריאיון שני ע"י מנהל היחידה. סיכום חוות דעת בדבר הריאיונות השניים והעברתם לאגף משאבי אנוש. קבלת החלטה בדבר שימוש / אי שימוש במבחני מיון חיצוניים. החלטה בדבר המועמד הנבחר לתפקיד. זימון המועמד הנבחר לחתימת חוזה העסקה ומילוי טפסים רלוונטיים לא יאוחר משבוע לפני מועד תחילת עבודתו. במעמד זה ישלח "טופס קליטת עובד" למנהל גיוס עובדים בכירים ייעשה בכפוף לנוהל 3 כג'- גיוס מנהלים בכירים.

5 שלבי גיוס עובד לפי שעות 22. עובד לפי שעות ייקלט לצורך: פרויקט מוגדר )עד 02 חודשים עם אפשרות להארכה לאחר דיון בין ההנהלה לנציגות העובדים(. תגבור בהתאם לצרכי העבודה עד 6 חודשים. מילוי מקום של עובד בהסכם שנעדר מעבודתו מסיבה כלשהי. משגיח בבחינות )כולל אחראי קומה(, שומר בספרייה, עובד במרכז מידע, עובד במרכז תמיכה )למעט טכנאי שטח(, עובד כוח עזר באגף התפעול. עובד שהיקף משרתו אינו עולה על 51% לתקופה שלא תעלה על שנתיים. סטודנטים בתקופת לימודיהם לתואר. )5 )6 23. בידי המסלול האקדמי שני מקורות מרכזיים לגיוס כוח אדם לפי שעות: עובדי השגחה. מקורות חיצוניים כדוגמת: חברות השמה, פרסום אינטרנטי וכו'. לביצוע משימה קצרת טווח, חד פעמית, ושאיננה דורשת מיומנויות מיוחדות, ניתן להשתמש במאגר כוח אדם הקיים במדור בחינות. לאיוש תפקיד פנוי לטווח העולה על 04 יום או לתפקיד בו נדרשות מיומנויות מקצועיות, ניתן להשתמש הן במאגר עובדי ההשגחה, והן במקורות חיצוניים, בכפוף לאופי התפקיד ולמיומנויות הנדרשות שלבי הגיוס בקשה לגיוס עובד בצרוף הגדרת הצורך, פרק זמן העסקת העובד, היקף שעות שבועי, ומיומנויות נדרשות תוגש ע"י מנהל היחידה לאגף משאבי אנוש. אישור הבקשה ע"י אגף משאבי אנוש. במידה ומדובר במשימה דחופה וקצרת טווח ( ללא מיומנויות מיוחדות( יעביר מנהל היחידה את הבקשה למנהל / ת מדור בחינות בצירוף אישור אגף משאבי אנוש. מנהל/ת מדור בחינות תדאג לאיוש. במידה ויוחלט לפנות למקורות חיצוניים, יפנה אגף משאבי אנוש למקורות אלה, יבצע מיון ראשוני, ויעביר למנהל היחידה מועמדים רלוונטיים )בהתאם ל" פרופיל" העובד כפי שהוגדר(

6 קליטת עובד חדש עובד חדש יתחיל את עבודתו במסלול האקדמי רק לאחר שחתם על חוזה העסקה/ כתב המינוי, מילא את הטפסים הרלוונטיים ונפגש לפחות פעם אחת עם מנהל משאבי אנוש. לפני תחילת העסקתו, ידאג מנהלו הישיר לתנאים הפיזיים של העובד )מקום ישיבה, צרכי משרד, מחשוב ועוד(. בעת כניסת עובד חדש, על אגף משאבי אנוש לדאוג למלא את טופס קליטת העובד ולהעבירו למנהל היחידה טרום תחילת עבודתו של העובד. מנהל היחידה ימלא את טופס קליטת העובד על פי צרכי העובד ביחידה ויעבירו עם הנחיות לאגף מערכות מידע ולאגף תפעול ולוגיסטיקה טרום תחילת עבודתו של העובד. אגף מערכות מידע לא יקבל בקשה לפתיחת חשבונות אלקטרוניים ישירות מהעובדים, אלא רק מאגף משאבי אנוש. אגף מערכות מידע ואגף תפעול ולוגיסטיקה יפעלו על פי הטופס תוך 24 שעות. בסיום ישיב אותו למנהל היחידה עם עדכון סטאטוס לגבי ביצוע פעילותם. מנהל היחידה ישיב את הטופס חתום ומעודכן לאגף משאבי אנוש. מנהלו הישיר של העובד החדש ישתדל לפנות את זמנו במהלך יום העבודה הראשון של העובד כדי לקיים עמו שיחת פתיחה. במהלך ימי העבודה הראשונים של העובד החדש, ילווה אותו עובד ותיק שיעזור לו להיקלט בצורה חלקה בארגון. העובד הוותיק יקיים עם העובד החדש סיור בקמפוס, יפגיש אותו עם בעלי התפקידים השונים במסלול, ויבצע את החפיפה המקצועית. בתום חודש עבודה, יעביר המנהל את התרשמותו הראשונית מקליטת העובד החדש, בכתב, למנהל משאבי אנוש הריני מאשר נוהל זה, פרופ' זאב נוימן, נשיא )המקור נחתם ביום (