Novell, Inc. makes no representations or warranties with respect to the contents or use of this manual, and specifically disclaims any express or implied warranties of merchantability or fitness for any particular purpose. Further, Novell, Inc. reserves the right to revise this publication and to make changes to its content, at any time, without obligation to notify any person or entity of such revisions or changes. Further, Novell, Inc. makes no representations or warranties with respect to any Novell software, and specifically disclaims any express or implied warranties of merchantability or fitness for any particular purpose. Further, Novell, Inc. reserves the right to make changes to any and all parts of Novell software, at any time, without any obligation to notify any person or entity of such changes. Novell and GroupWise are registered trademarks of Novell, Inc. in the United States and other countries. C3P0, Client 32, and Envoy are trademarks of Novell, Inc. Quattro Pro, WordPerfect and WordPerfect Office are registered trademarks, and Presentations and QuickMenu are trademarks of Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner is a registered trademark of Franklin Covey Co. Word Pro is a trademark of Lotus Development Corporation. PowerPoint and Windows are registered trademarks, and Excel and Windows are trademarks of Microsoft Corporation. Xerox is a registered trademark of Xerox Corporation. 1998 Novell, Inc. All Rights Reserved. Printed in U.S.A. Novell hereby grants to you the rights to use the above documentation and to freely distribute it for noncommercial purposes provided that (a) the documentation is distributed in full with no alterations, (b) that no fees are charged for distribution, and (c) that this copyright notice is included in each distribution. Novell, Inc. 1555 N. Technology Way i Orem, Utah 84097 U.S.A. תוכ% ענייני! 1
תוכ% ענייני! 2 תוכ% ענייני! ברוכי! הבאי! ל( GroupWise...6 סיור היכרות ע!...GroupWise 11 כניסה למערכת... GroupWise 20 התחלה כניסה למערכת GroupWise עבודה ע, פריטי, בתיבת הדואר קביעת מועדי, עבור פריטי קבוצה ופריטי, שפורסמו השימוש בלוח השנה ניהול תיבת דואר השימוש בפנקס הכתובות משלוח וקבלה של פריטי!... 26 צירו 8 קבצי!... 30 ניהול פריטי! שנשלחו... 33 ניהול פריטי! שנתקבלו... 36 קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות... 46 קביעת פגישות נשנות... 58 השימוש בלוח היומי... 68 הגדרת התראות עבור פריטי לוח... 79 השימוש ברשימת התיקיות... 82 השימוש בתיקיות משותפות... 85 הפעלת תוכנת "עדכונית"... 87 הכנסת פריטי! מתיבת הדואר לארכיו%... 91 הדפסת פריטי! בתיבת הדואר... 93 יצירת כללי!... 95 מת% גישה לאנשי! אחרי! אל תיבת הדואר... 101 שמירת פריטי! בתיבת הדואר... 105 ניהול משאבי!... 108 פתיחת סל המיחזור וריקונו... 110 מחיקת פריטי! מתיבת הדואר... 112 השימוש בפנקס הכתובות: סקירה כללית... 114 חיפוש משתמשי! ומשאבי!... 114 השימוש ב( LDAP בפנקס הכתובות... 117 שימוש בקבוצות לצור> מיעו% פריטי!... 119 העברת כתובות מפנקס כתובות אחד למשנהו... 122 הצגת מידע נוס 8 בפנקס הכתובות... 125 השימוש בפנקס הכתובות לצור> משלוח הודעות... 128
השימוש בפנקס הכתובות "בשימוש תכו 8 "...130 יצירת פנקס כתובות פרטי...132 הגדרת מאפייניו של פנקס הכתובות הפרטי...137 הצגת קבוצות, ארגוני! ומשאבי! בפנקס הכתובות...140 חיפוש פריטי!... 142 חיפוש טקסט בפריטי!... 148 סינו%... 149 ניהול מסמכי! ב( GroupWise...164 יצירת מסמכי!...168 ארגו% מסמכי!... 172 ייבוא מסמכי! אל ספריית 174...GroupWise שיתו 8 מסמכי!... 179 הצגת ההיסטוריה של מסמ>... 184 השאלת מסמ>...186 החזרת מסמכי!... 189 מחיקת מסמכי!...192 העתקת מסמכי!... 194 שמירת מסמכי!... 195 פתיחת מסמכי!... 197 אגירת גרסאות מרובות של מסמ>...199 ניהול קבוצות מסמכי!...201 תצוגת מסמכי! כאשר הרשת או GroupWise אינ% זמינות... 222 שילוב GroupWise ע! היישומי! שברשות>... 224 החזרת מסמכי! לספרייה... 228 החלפת מסמ> בקוב= גיבוי... 231 עבודה מרחוק ע! ) GroupWise סקירה כללית... 234 הכנות לעבודה מרחוק... 237 משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק...243 קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק... 256 השימוש ב"חיוג לשולח"... 264 השימוש ב"ניהול טלפו%"...264 הגדרת אפשרויות עבור 270...GroupWise הקצאת סיסמה לתיבת הדואר...276 התאמה אישית של סרגל הכלי!... 278 התאמה אישית של הגדרות הספרייה... 280 השימוש באפשרויות האתחול...282 חיפוש פריטי, בתיבת הדואר יצירת מסמכי, ועבודה ע, מסמכי, שימוש בGroupWise6 מחו 7 למשרד שימוש בטלפו 8 ע, GroupWise התאמה אישית של GroupWise תוכ% ענייני! 3
השימוש בשולח% עבודה של... GroupWise 286 הפעולות שנית% לבצע משולח% עבודה של... GroupWise 287 השימוש בסייר התאריכי!... 291 תצוגת לוח השנה השולחני של שולח% עבודה של...GroupWise 293 השימוש בכתובית מטיילת של... GroupWise 295 השימוש ב( Imaging... GroupWise 300 השימוש בביאורי טקסט...(Annotations) 301 ביצוע סריקה... 303 פתיחת תמונה קיימת... 304 משלוח תמונה בדואר אלקטרוני... 304 השימוש ב( WorkFlow ) סקירה כללית... 306 אינדקס... 312 השימוש בשולח 8 העבודה של GroupWise השימוש בGroupWise6 Imaging שליחה וקבלת פריטי, בWorkFlow6 אינדקס 4 תוכ% ענייני!
התחלה תוכ% ענייני! 5
ברוכי! הבאי! ל GroupWise GroupWise היא תוכנה מקפת לניהול לוחות שנה, לוחות זמני!, פנקסי כתובות, דואר אלקטרוני, הודעות ומסמכי!. בטר! תוכל להתחיל להשתמש ב( GroupWise, עלי> להפעיל את תוכנת ההתקנה (Setup) של.GroupWise בעזרת אש 8 ההתקנה של GroupWise תוכל לבצע את התהלי> שלב אחר שלב ללא כל קושי. הפעלת תוכנית ההתקנה (Setup) הפעלת GroupWise כדי לאתר את תוכנת ההתקנה של GroupWise (התוכנה נקראת,(SETUP.EXE פנה 1 אל מנהל% המערכת, עלי> לדעת היכ% נמצאת תוכנה זו בטר! תוכל להמשי>. וודא כי אתה מחובר אל הרשת תחת ש! המשתמש של>, באמצעות ה( Logon 2 של>, וכ% דר> המחשב של>. לח= התחל 3 הפעלה. 3 הקלד את הנתיב המוביל אל תוכנת SETUP.EXE של 3 GroupWise לח= אישור. 4 מלא את ההנחיות המופיעות על המס>. 5 הפעלת GroupWise 1 לח= לחיצה כפולה על שעל המכתבה. 2 על המס> יופיע החלו% הראשי של.GroupWise לקבלת מידע נוס 8 אודות החלו% הראשי, עיי% בנושא "כיצד להתחיל". כיצד לקבל עזרה במקרה של קשיי! או בעיות בהפעלת,GroupWise ישנ! מספר מקורות מה! נית% לקבל עזרה. התוכנה מצוידת בעזרה מקוונת, הזמינה מכל חלקי GroupWise השוני!. בנוס 8 לעזרה המקוונת נית% לקבל פתרונות לבעיות באתר האינטרנט Solutions" "Cool (פתרונות מענייני!) בכתובת.www.gwmag.com השימוש בעזרה המקוונת רוב התיעוד המתייחס ללקוח GroupWise קיי! ג! באופ% מקוו%. הגישה לעזרה המקוונת אפשרית בשיטות רבות, כ> שכל משתמש יוכל לבחור את השיטה העדיפה עבורו. כיצד נית 8 לבצע הצגת רשימת נושאי עזרה מאורגני! לפי המשימה המבוקשת. 6 ברוכי! הבאי! ל GroupWise
1 לח= עזרה 3 נושאי עזרה 3 הכרטיסייה תוכ 8 3 לח= לחיצה כפולה על כיצד נית 8 לבצע. אינדקס מציג את מילות המפתח שבאמצעות% תוכל למצוא את המידע המבוקש, בדומה לשימוש באינדקס בספר. 1 לח= עזרה 3 נושאי עזרה 3 כרטיסיית אינדקס. מדריכי, מנחה את המשתמש במהל> משימה או סדרת משימות באופ% המאפשר למוד את כישוריה השוני! של התוכנה. א! אינ> מעוניי% לבצע את המשימות עצמ%, תוכל ג! פשוט לקרוא את ההנחיות מבלי לבצע% בפועל. ברוכי! הבאי! ל GroupWise 7
1 לח= עזרה w מדריכי,. עזרה רגישת 6 הקשר מציגה הסברי! לגבי האפשרויות השונות המופיעות בתיבת הדו(שיח. 1 בתיבת הדו(שיח, לח= 3 בצע לחיצה על האפשרות המבוקשת. חיפוש מאפשר להקליד מלי! או ביטויי! שעבור! נחוצה העזרה. כ> יוצגו נושאי העזרה המכילי! את המלה או הביטוי שהוקלדו. 8 ברוכי! הבאי! ל GroupWise
1 לח= עזרה 3 נושאי עזרה 3 הכרטיסייה חיפוש. השימוש באתר Cool Solutions ("פתרונות מענייני,") האתר Cool Solutions הוא אתר אינטרנט המיועד לסייע למשתמש GroupWise ללמוד להשתמש בתוכנה. באתר זה מופיעות עצות שימושיות ומידע מפורט אודות אופ% השימוש ב( GroupWise. בנוס 8 מצויי! באתר משאבי! שוני!, כגו% מדרי> למשתמש המתחיל והדגמות שונות. להל% מספר דוגמאות מ% האתר. פתיחת האתר 1 בדפדפ% האינטרנט שברשות> גלוש אל הכתובת www.gwmag.com לח= Basics כדי ללמוד את יסודות.GroupWise לח= The Vault כדי לקרוא הודעות ישנות. לח= Talk to Us ושלח משוב אודות.GroupWise לח= FAQ כדי לראות הא! שאלת> היא שאלה תדירה. ברוכי! הבאי! ל GroupWise 9
הצגת שאלות בפני מומחי, בשימוש בתוכנת GroupWise הפורו! Ask the GroupWise הוא המקו! הטוב ביותר להציג בו שאלות העוסקות בתוכנת Experts ובשימוש בה. א! אינ> יודע כיצד לבצע פעולה כלשהי ב( GroupWise (כגו% שיתו 8 תיקייה, הדפסת לוח שנה וכ> הלאה) ואינ> מצליח למצוא את הפתרו% בתיעוד ובעזרה המקוונת או ב( Vault, שלח את השאלה אל צוות המומחי!. 1 בדפדפ% האינטרנט שברשות> גלוש אל הכתובת.www.gwmag.com 2 לח= על Ask the Experts ולאחר מכ% לח= על.Ask Us 3 לח= על.Ask the Cool Solutions Experts ייתכ% שיהיה עלי> לבצע גלילה בחלו% לאיתור הקישורית Ask the Cool Solutions Experts (תלוי בגודל המס> שברשות>). 4 הקלד את השאלה ואת פרטי הרקע והנתוני! הנחוצי!. 5 לח= על.Send טעינת משאבי! מאתר האינטרנט בחומר הנית 8 לטעינה המופיע באתר כלולי, משאבי, שוני, אות, תוכל לנצל בארגונ;. בי 8 השאר כולל החומר הדגמות שונות לגבי אופ 8 השימוש בGroupWise6, מאמרי, העוסקי, בתכונותיה השונות של התוכנה, מדריכי משתמש, ריכוז הנחיות הפעלה ועוד. 1 בדפדפ% האינטרנט שברשות> גלוש אל הכתובת.www.gwmag.com 2 לח=.Downloadables 3 לח= על הפריטי! שברצונ> לטעו%, ומלא את ההנחיות המופיעות על המס>. 10 ברוכי! הבאי! ל GroupWise
סיור היכרות ע! GroupWise GroupWise מאפשרת לשלב ולרכז במקו! יחיד את כל הפעולות השונות והצרכי! השוני! הקשורי! לעבודה ע! הודעות, לוחות שנה וניהול מסמכי!. החלו 8 הראשי החלו% הראשי הוא "התחנה המרכזית" של.GroupWise מ% החלו% הראשי נית% לקרוא הודעות, לקבוע פגישות, להציג את לוח השנה, לפתוח מסמכי! ועוד. תיבת רשימה המוצגת בסרגל הכלי! ומכילה רשימת תצוגות. רשימת תיקיות המציג המהיר מאפשר רשימת פריטי! לקרוא את ההודעות ואת הקבצי! המצורפי! לה! בתיבת הדואר, מבלי לפתוח אות! בחלו % נפרד ב( GroupWise נית% לפתוח יותר מחלו% ראשי אחד. אפשרות זו שימושית במיוחד לצור> עבודה כמיופה כוח של משתמש אחר. כ> תוכל להתבונ% בעת ובעונה אחת בחלו% הראשי של> וג! בחלו% הראשי של המשתמש עבורו אתה משתמש מיופה כוח. כמו(כ% נית% לפתוח תיקייה בחלו% אחד, ובחלו% האחר להציג את לוח השנה. מספר! של החלונות הראשיי! שנית% לפתוח אינו מוגבל על(ידי GroupWise אלא תלוי במגבלות הזיכרו% של המחשב שברשות>. המרכיבי! הבסיסיי! של החלו% הראשי מוצגי! להל%. סרגל כלי, סרגל הכלי! מאפשר לבצע במהירות משימות GroupWise שגרתיות, כגו% פתיחת פנקס הכתובות, שליחת הודעות דואר והצגת לוח השנה של>. הצב את סמ% העכבר מעל כל לחצ% בסרגל הכלי!, והמת% להופעת ש! התכונה שלחצ% זה מפעיל. הרשימה הנשלפת של הגדרות התצוגה בסרגל הכלי! מאפשרת ל> לשנות את תצוגת רשימת הפריטי! של>. 11 סיור היכרות ע! GroupWise
רשימת התיקיות רשימת התיקיות שבצדו השמאלי של החלו% הראשי מאפשרת לארג% את הפריטי! שאתה שולח, מקבל, מפרס! ומשת 8. נית% ג! ליצור תיקיות חדשות לאחסו% פריטי!. להל% רשימת הפריטי! שתמצא בכל תיקיות ברירת המחדל: תיקיית המשתמש (נית% לזהותה על(פי ש! המשתמש), המייצגת את מסד נתוני GroupWise השיי> ל> אישית. תיקיית המשתמש מכילה פריטי! נוספי! ותיקיות נוספות. תיבת הדואר מכילה את כל הפריטי! שאות! שלחת או קיבלת. כדי להציג בתיבת הדואר רק את הפריטי! שנשלחו, או רק את הפריטי! שנתקבלו, השתמש ברשימה הנפתחת של התצוגות. ארו% התיוק הוא המקו! שבו אגורי! כל התיקיות האישיות שברשות> וכל כ% התיקיות המשותפות. תיקיית המסמכי! של> מכילה הפניות למסמכי! אות! יצרת או פתחת. תוכל לקבוע כי כל מסמ> שאותו אתה מציג או מייבא יתווס 8 ג! הוא לתיקייה זו. לקבלת פרטי! נוספי! ראה: ארגו% המסמכי! בנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. התיקייה "עבודה בתהלי>" מכילה הודעות לא גמורות. נית% לסיי! את העבודה על הודעה כלשהי ולשלוח אותה בשלב מאוחר יותר. סל המיחזור מכיל את כל הפריטי! והמסמכי! שמחקת. רשימת הפריטי, רשימת הפריטי! שבצדו הימני של החלו% הראשי מציגה את הודעות הדואר וההודעות הטלפוניות של>, וכ% את הפגישות, התזכורות, המשימות והפניות המסמכי!. נית% להשתמש ברשימה הנפתחת של התצוגות שבסרגל הכלי! כדי לבחור איזה פריטי! יוצגו ברשימת הפריטי! (פריטי! נכנסי!, פריטי! יוצאי!, פריטי! שפורסמו). מציג מהיר מציג מהיר נפתח מתחת לתיבת רשימת הפריטי!. מציג מהיר מאפשר ל> לסקור במהירות פריטי! וקבצי! מצורפי!, במקו! לפתוח כל פריט בחלו% אחר. הסבר אודות תיבת הדואר כל הפריטי! (ה% אלה ששלחת וה% אלה שקיבלת) אגורי! בתיבת הדואר של GroupWise ברשת. כדי לבחור להציג פריטי! מסוג מסוי! בלבד (כגו% פריטי! נכנסי! בלבד, פריטי! יוצאי! בלבד, פריטי טיוטה בלבד וכ> הלאה), בחר את התצוגה הרצויה ברשימה הנפתחת של התצוגות שבסרגל הכלי!. נית% לבצע סינו% מורכב יותר של הפריטי! שיוצגו באמצעות מסנ 8. לקבלת מידע נוס 8 ראה סינו% בנושא איתור פריטי! בתיבת הדואר. נית% לארג% את ההודעות על(ידי תיוק% בתיקיות שונות בתו> ארו% התיוק. פריטי, שלא נקראו המופיעי, בתיבת הדואר כל הפריטי! שלא נפתחו מופיעי! באותיות עבות, באופ% המבליט אות! על המס> ומקל על איתור!. 12 סיור היכרות ע! GroupWise
ג! רצפי דיו% מכווצי! מסומני! באותיות מודגשות, לציו% העבודה שבתו> הרצ 8 (thread) יש פריטי! שלא נקראו. כ> יכול המשתמש לראות מייד באיזה רצפי דיו% פורסמו פריטי! חדשי!, ואי% צור> לפתוח בפועל כל רצ 8 דיו% כדי לראות א! מופיע בו דבר(מה חדש. הסמלי, המופיעי, ליד הפריטי, השוני, בתיבת הדואר ליד כל פריט המגיע אל תיבת הדואר מופיע סמל בעל משמעות מיוחדת. לדוגמה, הסמל מתאר את סוג הפריט (דואר, פגישה וכ> הלאה) וכ% את העדיפות שניתנה לו. כמו(כ% נית% לראות א! הפריט כולל קוב= מצור 8, א! פריט ששלחת לא נמסר לנמעני! מסוימי!, ועוד. סמל תיאור מופיע לצד פריט שנשלח. משמעותו של הסמל היא שמערכת GroupWise לא הצליחה למסור את הפריט לאחד או יותר מהנמעני!. מופיע לצד משימה או פגישה ששלחת. כשהוא מופיע לצד משימה, המשמעות היא שלפחות נמע% אחד מחק את המשימה מבלי לסמ% אותה כמשימה שהושלמה. כשהוא מופיע לצד פגישה, המשמעות היא שלפחות נמע% אחד מחק או דחה את הפגישה, מבלי לאשר אותה. מופיע לצד פריט ששלחת. כשהוא מופיע לצד פגישה, המשמעות היא שלא כל הנמעני! אישרו את הפגישה. כשהוא מופיע לצד משימה, המשמעות היא שלא כל הנמעני! השלימו את המשימה. כשהוא מופיע לצד סוגי פריטי! אחרי!, המשמעות היא שלא כל הנמעני! פתחו את הפריט או שלא כל הנמעני! מחקו את הפריט. הפריט כולל קוב= מצור 8 אחד או יותר. הפריט כולל ביאור צליל אחד או יותר, או שהפריט הוא הודעת דואר קולי. פריט טיוטה. מופיע לצד פריט ששלחת. משמעות הסמל היא שמערכת GroupWise מסרה או העבירה את הפריט בהצלחה לכל הנמעני!. פריט שפורס!. גרסה מסוימת של מסמ>. גרסה רשמית של מסמ>. 13 סיור היכרות ע! GroupWise
סמל תיאור נושא דיו% שלא נפתח, שפורס! בתיקייה משותפת. נושא דיו% שפורס! בתיקייה משותפת, ונפתח. פריט זרימת עבודה שלא נפתח. פריט זרימת עבודה שנפתח. הודעת דואר שלא נפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. הודעת דואר שנפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. פגישה שלא נפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. פגישה שנפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. משימה שלא נפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. משימה שנפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. תזכורת שלא נפתחת ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. תזכורת שנפתחת ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. הודעה טלפונית שלא נפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. הודעה טלפונית שנפתחה ע! עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. השולח ביקש שתענה לפריט זה. הפריט עשוי להיות בעל עדיפות נמוכה, רגילה או גבוהה. אפשרויות תצוגת תיבת הדואר נית% להציג את הפריטי! בתיבת הדואר בשלוש דרכי! שונות, בהתא! לדר> בה ברצונ> לארג% את המידע. פרטי,, רצפי דיוני, וכלוח שנה, כול! נמצאי! בתפריט תצוגה. פרטי, תצוגה זו כוללת רשימה של הפריטי! של> ובה מידע אודותיה! בעמודות, לרבות נושא, תארי;, נמע 8,cc עדיפות, סוג מסמ;, תארי; יעד, מספר גרסה, וקטגוריות רבות אחרות. התצוגה פרטי, היא תצוגת ברירת המחדל של תיבת הדואר (א! לא שינית את מאפייני תיבת הדואר של>). 14 סיור היכרות ע! GroupWise
1 לח= על סרגל הכלי! כדי להציג פרטי,. רצפי דיוני, תצוגה זו מראה את הדיוני! בדואר אלקטרוני אודות פריט מקור מסוי!, ואת כל התשובות לפי סדר היררכי. 1 לח= על בסרגל הכלי! כדי להציג את רצפי דיוני,. כלוח שנה תצוגה זו מציגה את כל הפריטי! המתוכנני! שנשמרו בתיקייה מסוימת. אפשרות זו שימושית א! אתה מסדר את כל הפגישות והפריטי! האחרי! בפרויקט מסוי! בתיקייה אחת, בי% א! ידנית או באמצעות כללי!. 15 סיור היכרות ע! GroupWise
1 לח= על בסרגל הכלי! כדי להציג כלוח שנה. השימוש בעמודות בתיבת הדואר רשימת הפריטי! בחלו% הראשי מחולקת לעמודות. בכל עמודה מוצג מידע אודות הפריטי! שברשימה. לדוגמה, עמודות שונות מציגות את נושאי הפריטי!, התארי> שבו נשלחו, וכ% הלאה. נית% להתאי! אישית את תצוגת העמודות עבור כל תיקייה בחלו% הראשי, על ידי שינוי רוחב העמודות, על ידי הוספה או הסרה של עמודות, ועל ידי שינוי סדר העמודות. נית% א 8 לקבוע הגדרות שונות לתצוגת העמודות עבור כל תיקייה שברשימת התיקיות. הוספת עמודות לתיבת הדואר או 1 בחלו% הראשי, פתח את התיקייה בה אתה רוצה להוסי 8 עמודות. 2 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על כותרת עמודה w לח= על כותרת העמודה המבוקשת. לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על כותרת עמודה w לח= על עמודות נוספות w לח= על עמודה בתיבת הרשימה עמודות זמינות w הוספה. נית% לבחור מספר עמודות להוספה באמצעות החזקת המקש CTRL כשהוא לחו= תו> כדי לחיצה על העמודות. 16 סיור היכרות ע! GroupWise
שינוי סדר העמודות בחלו% הראשי, פתח את התיקייה שאת הגדרת העמודות שלה אתה רוצה לשנות. 1 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על כותרת עמודה w לח= על עמודות נוספות. 2 לח= על ש! עמודה בתיבת עמודות נבחרות. 3 לח= מעלה או מטה. 4 לח= אישור. 5 נית% ג! לגרור עמודות למיקומי! חדשי! בחלו% הראשי. נית% לקבוע הגדרת עמודות שונה עבור כל תיקייה בתיבת הדואר. שינוי גודל העמודות בתיבת הדואר 1 בחלו% הראשי, לח= על התיקייה שאת גודל העמודות שבה ברצונ> לשנות. 2 הצב את סמ% העכבר על שולי כותרת העמודה עד שיופיע ח= דו(ראשי w גרור כדי לשנות את גודל העמודה. מיו 8 פריטי, לפי עמודות בתיבת הדואר לח= על התיקייה שמכילה את הפריטי! שברצונ> למיי%. 1 לח= תצוגה w הגדרות תצוגה w מיו 8. 2 17 סיור היכרות ע! GroupWise
לח= על הקטגוריה לפיה ברצונ> למיי% את תיבת הרשימה. 3 בחר סדר עולה כדי למיי% מא' עד ת' 4 או בחר סדר יורד כדי למיי% מת' עד א'. לח= אישור. 5 הסרת עמודות מתיבת הדואר בחלו% הראשי, פתח את התיקייה שממנה ברצונ> להסיר עמודות. 1 גרור את כותרת העמודה אל מחו= לסרגל העמודות. 2 השימוש בסרגל הכלי, סרגל הכלי! מאפשר גישה לכישוריה השוני! של.GroupWise כאשר משתמשי! בכישורי! מסוימי! של התוכנה (לדוגמה, בעת עיו% בלוח השנה) מופיע סרגל הכלי! המתאי! לפעולה המבוצעת. כדי לברר את תפקידו של לחצ% כלשהו בסרגל הכלי!, הצב את סמ% העכבר על גבי הלחצ% וקרא את תיאור הכלי שמופיע על המס>. נית% להתאי! אישית כל סרגל כלי! על ידי הוספה או מחיקה של לחצני!, בחירת סדר הלחצני!, והצבת מפרידי! בי% הלחצני!. לקבלת מידע נוס 8 עיי% בנושא התאמה אישית של סרגל הכלי! שבנושא התאמה אישית של.GroupWise שינוי תצוגת סרגל הכלי, א! סרגל הכלי! אינו מוצג, לח= על תצוגה w סרגל כלי,. 1 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על סרגל הכלי! w לח= על מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה הצגה. 3 4 החלט על אופ% התצוגה של סרגל הכלי! w לח= אישור. 18 סיור היכרות ע! GroupWise
כניסה למערכת GroupWise 19 סיור היכרות ע! GroupWise
כניסה למערכת GroupWise כאשר מפעילי! את GroupWise מופיעה על המס> תיבת דו(שיח המאפשרת להיכנס למערכת. תיבת הדו(שיח שונה ממקרה למקרה, בהתא! לסוג המידע הדרוש ל( GroupWise כדי לפתוח את תיבת הדואר. לדוגמה, א! תיבת הדואר של> מוגנת בסיסמה ואתה מתחבר אל הרשת ומפעיל את GroupWise מ% המחשב הפרטי של>, ייתכ% שתופיע תיבת דו(שיח שבה תתבקש להקליד את הסיסמה. יחד ע! זאת, א! GroupWise אינה מצליחה לאתר את סני 8 הדואר (כגו% במקרה שמיקומו של סני 8 הדואר השתנה או א! השרת שבו נמצא סני 8 הדואר מושבת), עשויה להופיע תיבת דו(שיח שבה תתבקש להגדיר את הנתיב המוביל אל סוכ% סני 8 הדואר של> וכ% את ש! המשתמש ואת הסיסמה של>. נית% להגדיר באפשרויות התחלה כי תיבת הדו(שיח התחלה תופיע על המס> בכל פע! שמפעילי! את.GroupWise 1 ודא כי אמנ! נכנסת אל הרשת. 2 הפעל את.GroupWise א! לא הגדרת סיסמה עבור תיבת הדואר של>, לא תופיע תיבת ההתחלה על המס> ובמקומה יופיע מס> הכניסה של.GroupWise 3 א! התבקשת למסור סיסמה או מידע אחר, הקלד את הסיסמה או את המידע הנדרש בתיבה המתאימה w לח= אישור. כניסה לתיבת הדואר GroupWise עשויה לבקש מידע נוס 8, כגו% כתובות TCP/IP והחיבור (port) של סוכ% סני 8 הדואר, הנתיב המוביל את סני 8 הדואר של הרשת, או הנתיב המוביל אל מסד הנתוני! המרוחק. א! אי% ביד> המידע המבוקש, פנה למנהל% המערכת. 20 כניסה למערכת GroupWise
1 היכנס אל הרשת ע! זיהוי המשתמש של>. או כדי לאל= את הצגת תיבת הדו(שיח הפעלה, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על סמל GroupWise שבשולח% העבודה w לח= מאפייני, w לח= על הכרטיסייה קיצור דר; w בתיבת הטקסט יעד, לאחר ש! קוב= ההרצה של,GroupWise הקלד רווח, הקלד?u@/ w לח= אישור. 2 הפעל את.GroupWise כניסה לתיבת הדואר מתחנת עבודה של משתמש אחר 3 הקלד את ש! המשתמש של> בתיבת הטקסט זיהוי משתמש (א! איננו מופיע ש!). 4 היכנס אל תיבת הטקסט סיסמה w הקלד את הסיסמה של> w לח= אישור. כדי להתחבר לתיבת הדואר של> דר> תחנת עבודה של משתמש אחר, שניכ! צריכי! להיות מחוברי! לאותו סני 8 דואר. 21 כניסה למערכת GroupWise
הפעל את.GroupWise 1 לח= על תיבת הטקסט סיסמה w הקלד את הסיסמה של>. 2 כדי לקבוע שהסיסמה של; תחול על אחרי, בלבד 3 סמ% את התיבה זכור סיסמה w לח= אישור. מנהל% המערכת יכול להשבית את האפשרות זכור סיסמה עבור משתמשי המערכת. אפשרות זו היא ספציפית עבור מחשב מסוי!. המשמעות היא שמערכת GroupWise תזכור את הסיסמה של> בתחנת עבודה אחת, וא! תעבור למחשב אחר, ייתכ% שתצטר> להקליד שוב את הסיסמה. א! תסמ% את התיבה זכור סיסמה בתחנת העבודה החדשה, GroupWise תזכור ג! בה את הסיסמה של>. כמו(כ% נית% לבחור את זכור סיסמה באפשרויות אבטחה. א! תשנה את דעת> ותרצה להקליד כל פע! את הסיסמה, לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על אבטחה w לח= על הכרטיסייה סיסמה. תוכל לבקש שמערכת NDS תזכור את הסיסמה של>, בעזרת אבטחה שבתיבה אפשרויות. לאחר שבחרת באפשרות הזו, לא תתבקש להזי% את סיסמת GroupWise במחשב כלשהו, כל עוד התחברת אל NDS תחת ש! המשתמש של>. א! אתה משתמש מרחוק, עדיי% תתבקש להזי% את הסיסמה. 1 הפעל את GroupWise מרחוק. 2 בתיבת הדו(שיח אתחול, הקלד את הסיסמה. או 3 לח= נתיב לתיבת דואר לעבודה מרחוק w או לח= על לחצ% העיו% ובחר אותו. לדוגמה, תוכל להקליד.C:\REMOTE א! אי% ל> מסד נתוני! מרוחק, הקלד נתיב למקו! בו תרצה את מסד הנתוני! המרוחק. כאשר תלח= אישור, תתבקש ליצור את מסד הנתוני! המרוחק. 4 לח= אישור. הגדרת נתיב למסד נתוני, מרוחק GroupWise תתחיל בעבודה מרחוק א! אי% ל> התחברות רשת, א! GroupWise לא הצליחה להתחבר אל תיבת הדואר הראשית (לדוגמה, א! השרת בו נמצא סני 8 הדואר של> אינו פעיל כרגע) או א! השתמשת באפשרות ההפעלה./ps<PATH> 22 כניסה למערכת GroupWise
כדי להגדיר כתובת 1 הפעל את.GroupWise TCP/IP של סוכ 8 סני> דואר 2 בתיבת הדו(שיח אתחול, לח= על כתובת.TCP/IP 3 הקלד את כתובת TCP/IP של סוכ 8 סני> הדואר. א! אינ> יודע את כתובת TCP/IP או את היציאה של סוכ 8 סני> הדואר, פנה אל מנהל% המערכת של>. 4 הגדר את יציאת סוכ 8 סני> הדואר. 5 לח= אישור. נית% להגדיר את הנתיב לסני 8 הדואר של הרשת או את כתובת TCP/IP של סוכ% סני 8 הדואר. א! תגדיר את שנייה!, תחפש GroupWise תחילה את כתובת.TCP/IP א! GroupWise אינה מצליחה להתחבר אל כתובת TCP/IP שציינת, היא תנסה להתחבר אל סני 8 הדואר של הרשת תו> שימוש בנתיב שציינת. 23 כניסה למערכת GroupWise
הפעל את.GroupWise 1 בתיבת הדו(שיח אתחול, לח= על נתיב אל תיבת הדואר הראשית. 2 שינוי נתיב לסני> הדואר של הרשת 3 הקלד את הנתיב אל סני 8 הדואר של הרשת או לח= על עיו 8 ובחר את הנתיב אליו. לדוגמה, הקלד.X:\PO א! אינ> יודע את הנתיב אל סני 8 הדואר של הרשת, פנה למנהל% המערכת של>. 4 לח= אישור. תוכל להגדיר את הנתיב אל סני 8 הדואר של הרשת או את כתובת TCP/IP של סוכ 8 סני> הדואר. א! תגדיר את שנייה!, תחפש GroupWise תחילה את כתובת.TCP/IP א! GroupWise אינה מצליחה להתחבר אל כתובת TCP/IP שציינת, היא תנסה להתחבר אל סני 8 הדואר של הרשת תו> שימוש בנתיב שציינת. נית% ג! להשתמש באפשרות /phstartup כדי להגדיר את הנתיב המוביל אל סני 8 הדואר. 24 כניסה למערכת GroupWise
עבודה ע, פריטי, בתיבת הדואר 25 כניסה למערכת GroupWise
משלוח וקבלה של פריטי! מדי יו! אתה מתקשר בדרכי! שונות. לצור> כ> קיימי! ב( GroupWise מספר סוגי פריטי!, המתוארי! להל%. דואר הודעות דואר מיועדות להתכתבות בסיסית. הודעת דואר היא המקבילה האלקטרונית של הפתק, התזכיר, המכתב וכיו"ב. הודעה טלפונית הודעה טלפונית מאפשרת להודיע למישהו על שיחת טלפו% או ביקור צפוי. נית% לכלול פרטי! כגו% ש! המתקשר, מספר טלפו%, ש! החברה, דחיפות השיחה, וכדומה. פגישה באמצעות פגישה נית% להזמי% אנשי! או משאבי! ולקבוע מועדי! לפגישות או לאירועי!. נית% לקבוע את התארי>, השעה והמקו! של הפגישה. תוכל להשתמש בפגישות שפורסמו כדי לקבוע מועדי! לאירועי! אישיי! כגו% תור לרופא, תזכורת לבצע שיחת טלפו% בשעה מסוימת, וכדומה. משימה המשימה מאפשרת להציב פריט לביצוע ברשימת המשימות של> או של משתמש אחר. נית% לקבוע את המועד להשלמת המשימה וכ% להקצות לה עדיפות (כגו% A1). משימות שלא הושלמו מועברות ליו! הבא. תזכורת תזכורת מתפרסמת ביו! מסוי! בלוח השנה של> או בלוח השנה של משתמש אחר. תוכל להשתמש בתזכורות כדי לסייע לעצמ> או לאחרי! לזכור מועדי סיו!, חגי!, ימי חופשה וכדומה. תזכורות שפורסמו שימושיות במיוחד כדי לזכור תאריכי! של ימי הולדת, חופשות, מועדי תשלו! וכדומה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא קביעת פגישות, משימות ותזכורות בנושא קביעת פריטי! קבוצתיי! וקביעת פריטי! לפרסו!. שליחת הודעות דואר הודעת דואר דומה לחוזר פנימי. היא כוללת נמע% ראשי, שורת נושא, תארי>, ונית% להעבירה לנמעני! נוספי! המוגדרי! כמכותבי! לידיעה או להעביר העתק מוסתר. נית% לצר 8 להודעות הדואר ג! קבצי!, הפניות מסמכי!, צלילי!, סרטוני! ואובייקטי! מוטבעי!. העתק לידיעה (CC) בעזרת אפשרות זו נית% לשלוח עותקי! של פריט למשתמשי! שעשויי! להפיק ממנו תועלת, א> אינ! אחראי! באופ% ישיר למידע או להוראות הכלולות בו. כל שאר הנמעני! יכולי! לראות שנשלח העתק לידיעה. העתק מוסתר (BC) בעזרת אפשרות זו נית% לשלוח עותק של פריט של> לנמע% כלשהו, מבלי ליידע את שאר הנמעני!. רק השולח ונמע% העותק המוסתר יודעי! שנשלח עותק מוסתר. 26 משלוח וקבלה של פריטי!
1 לח= בסרגל הכלי!. 2 בתיבה אל הקלד את ש! המשתמש w והקש.Enter חזור על הפעולה עבור משתמשי! נוספי!. כדי לבחור בש! משתמש מרשימה, לח= על כתובת w לח= לחיצה כפולה על כל משתמש w לח= אישור. הקלד את נושא ההודעה. 3 הקלד את הודעת>. 4 5 לח= שליחה. נית% להגדיר תצוגת דואר אחרת שתשמש כברירת מחדל באמצעות תצוגות ברירת מחדל שבאפשרויות. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא קביעת אפשרויות עבור,GroupWise שבנושא התאמה אישית של.GroupWise נית% לבחור ולהגדיר אפשרויות רבות: לדוגמה, נית% להפו> הודעה לבעלת עדיפות או קדימות גבוהה, נית% לצר 8 להודעה דרישת מענה מ% הנמע%, וכ> הלאה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא קביעת אפשרויות עבור,GroupWise שבנושא התאמה אישית של.GroupWise שליחת הודעות טלפו 8 באמצעות הודעת טלפו% נית% להודיע למשתמשי GroupWise כי התקבלה עבור! שיחת טלפו% בשעה שהיו מחו= למשרד או בלתי זמיני! מכל סיבה אחרת. הודעות טלפו% נאגרות בתיבת הדואר של הנמע%. א! מופעלת בארגונ> תוכנת,PhoneAccess נית% לשלוח אל תיבת הדואר של הנמע% ג! הודעות טלפוניות ממש. תוכנת PhoneAccess קיימת רק בגרסה האנגלית של.GroupWise הודעה טלפונית היא למעשה תצוגה, בדומה לתצוגת משימה או תצוגת דואר. לא נית% לענות לטלפו% מהודעה טלפונית: כדי לנהל את הטלפו% של> ישירות משולח% העבודה של מערכת,GroupWise עלי> להשתמש ביישו! ניהול טלפו 8. לקבלת מידע נוס 8 עיי% בנושא השימוש בניהול טלפו%, שבנושא שימוש בטלפו% דר>.GroupWise משלוח וקבלה של פריטי! 27
נית% להפו> את הודעות הטלפו% למשימות, לתזכורות או לתצוגות אחרות של פריטי! שפורסמו. כ>, למשל, נית% להעלות על הכתב תזכורת על קיו! השיחה ביו! בו נערכה, או ליצור, על סמ> השיחה, פריט רשימת ביצוע המיועד למועד מאוחר יותר (משימה). לקבלת מידע נוס 8 עיי% בנושא שינוי סוג פריט שבנושא עבודה ע! פריטי! בתיבת הדואר. 1 לח= על קוב 7 w חדש w הודעה טלפונית. הקלד את ש! המשתמש בתיבה אל w הקש.Enter 2 הקלד את הש!, ש! החברה ומספר הטלפו% של המתקשר. 3 לח= על תיבות הסימו% המתאימות להודעה טלפונית זו. 4 הקלד את ההודעה בתיבה הודעה. 5 6 לח= על שליחה. נית% להוסי 8 לסרגל הכלי! לחצ% הודעה טלפונית חדשה. לקבלת מידע נוס 8 עיי% בנושא התאמה אישית של סרגל הכלי! שבנושא התאמה אישית של.GroupWise נית% להשתמש בבודק האיות כדי לאתר שגיאות הקלדה, מלי! כפולות וכ% שימוש שגוי באותיות רישיות וקטנות באנגלית. נית% לבצע בדיקת איות במלי! נבחרות או ג! בהודעה כולה. לצור> בדיקת האיות נית% לבחור באפשרויות הבאות: Replace (החלפה) ביצוע בדיקת איות בפריטי, הנשלחי, החלפת מלה שגויה במלה המוצעת על(ידי בודק האיות. כדי להחלי 8 את המלה השגויה, לח= לחיצה כפולה על המלה, או לח= פע! אחת על המלה w לח= Replace (החל 8 ). כדי להכניס תיקוני! משל>, ערו> את המלה כרצונ> בתיבה Replace With (החל 8 ב) w לח= Replace (החל 8 ). 28 משלוח וקבלה של פריטי!
Skip Once (דלג על מופע זה) פעולה זו מדלגת על מופע זה של המלה השגויה. בודק האיות יסמ% את המופע הבא של מלה זו. Skip Always (דלג תמיד) בודק האיות ידלג על כל מופעיה של מלה זו במסמ>. בודק האיות יתעל! מ% המלה עד לפע! הבאה שבה תבצע בדיקת איות. Add (הוספה) אפשרות זו מוסיפה את המלה אל מילו% המשתמש הנוכחי. כ> תימצא המלה במאגר המלי! המזוהות של בודק האיות, והמלה לא תסומ% כמלה שגויה בפעמי! הבאות שבה% תבצע בדיקת איות. QuickCorrect (תיקו% שגיאות תו> כדי הקלדה) אפשרות זו מגדירה החלפה אוטומטית של מלה או משפט. כאשר עוצר בודק האיות על המלה, לח= QuickCorrect (תיקו% שגיאות תו> כדי הקלדה) כדי להחלי 8 את המלה שסומנה כשגויה בטקסט המופיע בתיבה Replace With (החל 8 ב). במקביל, יתווס 8 הטקסט בתיבה Replace With (החל> ב) אל מילו% המשתמש. בפע! הבאה שתקליד מלה זו, היא תוחל 8 באופ% אוטומטי על(ידי פונקצית QuickCorrect (תיקו% שגיאות תו> כדי הקלדה) בטקסט המחלי 8 שבחרת. Suggest אפשרות זו מציגה מלי! או ביטויי! נוספי! לתיבה.Replacement ביצוע Spellchecking בפריט 1 לח= על התיבה נושא או הודעה. או בחר את הטקסט שבו ברצונ> לבצע בדיקת איות. 2 לח= כלי,.SpellCheck w 3 לח= Yes לאחר סיו! בדיקת האיות. בדיקת איות אוטומטית בפריטי, נית% להורות לתוכנה לבצע באופ% אוטומטי בדיקת איות בפריטי! בכל פע! שלוחצי! על שליחה. לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על סביבה. 1 לח= על Check Spelling Before Send (בדיקת איות לפני שליחה) w אישור. 2 משלוח וקבלה של פריטי! 29
צירו 8 קבצי! צירו> קוב 7 לפריט נית% לצר 8 קבצי! והפניות מסמכי! להודעות דואר, לפגישות, לתזכורות ולהודעות טלפוניות. נית% להשתמש בפקודת צירו> קוב 7 כדי לשלוח קבצי! או הפניות מסמכי! למשתמש אחר. לדוגמה, ייתכ% שתרצה לשלוח דוח הוצאות למשתמש אחר. תוכל לצר 8 קוב= האגור בדיסק הקשיח, בכונ% רשת או בתקליטו%. הנמעני! יוכלו לפתוח את הקוב= המצור 8, לשמור אותו, להציגו או להדפיסו. א! תבצע שינויי! בקוב= המצור 8 לאחר שליחתו לנמע% אחר, לא יראה נמע% זה את השינויי! שביצעת. א! הקוב= שברצונ> לצר 8 הוא מסמ> האגור בספריית,GroupWise תוכל לצר 8 רק הפניית מסמ>. כאשר יפתח הנמע% את הקוב= המצור 8 להודעה שקיבל, ייפתח המסמ> בספרייה, בהנחה שהנמע% בעל ההרשאות הנחוצות כדי לפתוח או להציג את המסמ>, וכ% בהנחה שהספרייה זמינה. במקרה שהנמע% אינו בעל הרשאות מתאימות, או א! אינו משתמש בתוכנת דואר אלקטרוני התומכת בספריות,GroupWise או א! הספרייה אינה זמינה, ייפתח רק העתק של המסמ>. א! ייבצע הנמע% שינויי! בהעתק, לא ישפיעו השינויי! על המסמ> המקורי בספרייה. לקבלת מידע נוס 8 בנושא הרשאות מסמכי!, ראה שיתו 8 מסמכי!, בנושא יצירת מסמכי! ועבודה עמ!. א! תנסה לפתוח או להציג קוב= מצור 8 המוג% בסיסמה, עלי> להקליד את הסיסמה בטר! תוכל לעבוד על הקוב=. א! אינ> יודע מהי הסיסמה, לא תוכל לפתוח את הקוב= או להציגו. 1 לח= על בסרגל הכלי!. מלא את הפרטי! בתיבות אל, נושא והודעה. 2 לח= על צירו> קוב 7. 3 30 צירו 6 קבצי!
4 לח= על הקוב= שברצונ> לשלוח w לח= אישור. כדי לצר 8 מספר קבצי!, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו= ובחר את הקבצי! הנוספי!. 5 לח= על שליחה. א! יש לפריט דואר כלשהו קוב= שצור 8 אליו, יופיע בתיבת הדואר של הנמע% ליד פריט הדואר ג! הסמל. העברה או מחיקה של קוב= בדיסק או בכונ% רשת אינה משפיעה על קוב= שצירפת לפריט דואר שנשלח. צירו> הפניית מסמ; לפריט דואר על בסרגל הכלי!. לח= 1 מלא את התיבות אל, נושא והודעה. 2 לח= על צירו> קוב 7 w הפניית המסמ;. 3 4 לח= על הספרייה שבה אגור המסמ>. 5 בתיבה מספר מסמ;, הקלד את מספר המסמ>. א! אינ> יודע מהו מספר המסמ>, לח= חיפוש לאיתור המסמ> בספרייה. 6 בתיבת הרשימה הנפתחת גרסה, לח= על הגרסה הרצויה (נוכחית, רשמית או מסוימת) שברצונ> לצר 8 להודעה. א! תבחר גרסה מסוימת, הקלד את מספר הגרסה בתיבה גרסה. 7 לח= על אישור w שליחה. מחיקת קוב 7 מצור> מפריט 1 לח= באמצעות לחצ% העכבר הימני על הקוב= המצור 8 שברצונ> למחוק w לח= מחיקה. כאשר מוחקי! קוב= מצור 8, הוא אינו נמחק מ% הדיסק או מכונ% הרשת, אלא פשוט מוסר מרשימת הקבצי! המצורפי!. רק השולח יכול למחוק קוב= מצור 8. הנמע% אינו יכול לבצע פעולה זו. צירו 6 קבצי! 31
הצגת קבצי, מצורפי, א! ברצונ> רק להעי 8 מבט בקוב= המצור 8, אי% הכרח לפתוח אותו באמצעות היישו! שבו נוצר אלא נית% רק להציגו. באופ% זה, הקוב= אינו נפתח ביישו! נפרד, אלא מופיע במס> המציג. פעולה זו בדר> כלל מהירה יותר מפתיחת הקוב= המצור 8 דר> היישו! המתאי! לו, אול! יש לזכור כי עימודו או מבנה של הקוב= עלול להשתבש מעט. 1 באמצעות לחצ% העכבר הימני, לח= על הקוב= המצור 8 w לח= על תצוגת קוב 7 מצור>. א! בתצוגה לא מופיע סמל המייצג את הקוב= המצור 8, לח= קוב 7 w קוב 7 מצור> w תצוגה. א! צורפו לפריט שאתה קורא מספר קבצי! מצורפי!, יופיעו קבצי! אלה בצורת סמלי! בחלקו העליו% של חלו% הקבצי! המצורפי!. נית% להציג כל קוב= הרצוי באופ% שתואר בסעי 8 1 לעיל. פתיחת קבצי, מצורפי, כאשר פותחי! קוב= מצור 8, מאתרת GroupWise באופ% אוטומטי את היישו! המתאי! לפתיחתו של הקוב=. המשתמש יכול לקבל את המלצת GroupWise בעניי% זה, או להקליד נתיב וש! קוב= של יישו! אחר. א! ברצונ> רק לעבור במהירות על תוכנו של המסמ>, ייתכ% שדי להציגו באמצעות המציג, ואי% צור> לפתוח אותו באמצעות יישו! נפרד. לקבלת מידע נוס 8 בעניי% זה, עיי% בנושא הצגת קבצי! מצורפי!. פתח את הפריט המכיל את הקבצי! המצורפי!. 1 באמצעות לחצ% העכבר הימני, לח= על הקוב= המצור 8 w לח= פתיחה. 2 3 א! ברצונ> לפתוח את הקוב= המצור 8 באמצעות יישו! אחר, הקלד את הנתיב ואת ש! הקוב= בר(ביצוע של היישו! הרצוי. א! ברשימה כבר מופיע היישו! הנכו%, ייתכ% שצעד זה אינו נחו=. 4 לח= אישור. א! בתצוגה לא מופיע סמל המייצג את הקוב= המצור 8, לח= קוב 7 w קוב 7 מצור> w פתיחה. צירו> קובצי צליל לפריטי, נית% לצר 8 לפריטי! קובצי צליל ספרתיי! או הקלטה קולית. לדוגמה, אפשר להכתיב מכתב ולבקש מ% הנמע% להאזי% להקלטה ולהדפיס את המכתב. ע! זאת, כדי לבצע פעולה כזו צרי> שיהיו מותקני! במערכת המחשב שברשות> רכיבי החומרה ומנהלי ההתקני! המתאימי!. משורת המצב אל כל אזור אחר בתצוגת הפריט, גרור את סמל הצליל 1 בתצוגה, מחו= לתיבות הטקסט. כדי להתחיל בהקלטת הצליל לח= על העיגול. 2 כדי לעצור את ההקלטה לח= על הריבוע. 3 4 לח= על קוב 7 w יציאה וחזרה אל GroupWise כדי לסגור את תיבת הדו(שיח רשמקול. 32 צירו 6 קבצי!
ניהול פריטי! שנשלחו נית% להציג בתיבת הדואר פריטי! ששלחת בעבר. להל% מספר סיבות להצגת פריטי! ששלחת. קריאה תוכל לקרוא הודעה ששלחת כדי לוודא שכללת בה מידע מדויק, או כדי להיזכר בתוכ% ההודעה. שליחה מחדש תוכל לשלוח פריט פע! נוספת (ע! או בלי תיקוני תוכ%) או לשלוח את הפריט למשתמשי! שלא קיבלו אותו במשלוח הראשו%. מעקב אחר מצב פריטי, (מאפייני,) תוכל לראות מי קיבל את הפריט, מי פתח אותו, מי מחק אותו, ועוד. משיכה בחזרה א! גילית שעשית שגיאה לאחר שכבר שלחת את הפריט, תוכל למשו> אותו בחזרה לפני שהנמע% קרא אותו. הצגת פריטי, ששלחת א! סרגל הכלי! אינו מוצג, לח= תצוגה w סרגל כלי,. 1 לח= פריטי, שנשלחו ברשימה הנפתחת של התצוגות. 2 כדי להציג ג! פריטי! שנשלחו וג! פריטי! שנתקבלו, לח= על כל הפריטי, ברשימה הנפתחת של התצוגות. אישור מסירת פריטי, שנשלחו בתוכנת GroupWise מספר דרכי! שבאמצעות% נית% לוודא כי הפריטי! ששלחת אמנ! נמסרו לתעודת!. מעקב אחר פריט ששלחת נית% לבדוק את מצבו של כל פריט ששלחת בחלו% המאפייני! של אותו פריט. באמצעות לחצ% העכבר הימני לח= על הפריט w לח= מאפייני,. על המס> יופיע חלו% המאפייני!, ובו יוצגו בנוס 8 למידע הרגיל ג! מועד המסירה של הפריט והמועד שבו נפתח על(ידי הנמע%. קבלת הודעה כאשר הפריט שנשלח נפתח או נמחק נית% לקבל הודעה כאשר הנמע% פותח או מוחק הודעה, כאשר הוא מסרב לאשר פגישה, או כאשר הוא משלי! משימה כלשהי. בעת כתיבת ההודעה לח= על קוב 7 w מאפייני, w כרטיסיית מעקב w בזמ 8 פתיחה או בזמ 8 מחיקה w בחר את האופ% שבו תרצה לקבל את ההודעה. ניהול פריטי! שנשלחו 33
נדרש מענה במקרה שהשולח מבקש לקבל מענה מ% הנמע%, נית% להודיע לו על כ>. במקרה זה מוסיפה GroupWise לפריט הנשלח משפט המודיע לנמע% כי הוא מתבקש על(ידי השולח להשיב על הפריט. כמו(כ% ישתנה הסמל בתיבת הדואר הנכנס של הנמע% ויהפו> לח= כפול. בעת כתיבת ההודעה, לח= קוב 7 w מאפייני, w נדרש מענה w בחר מתי ברצונ> לקבל את המענה בתיבה נדרש מענה. שליחה מחדש של פריטי, שליחה 6 מחדש מאפשרת ל> לשלוח פריט מבלי להקליד מחדש את כל המידע הכלול בפריט. השתמש בשליחה מחדש כדי לשלוח פריט פע! נוספת (נית% להוסי 8 תיקוני!). בעת שליחה מחדש של פריט כלשהו, נית% למשו> בחזרה את הפריט המקורי. לא נית% למשו> בחזרה הודעות דואר והודעות טלפוניות א! ה% כבר נפתחו. פגישות, תזכורות ומשימות נית% למשו> בחזרה בכל עת. 1 לח= על פריטי, שנשלחו ברשימה הנפתחת של התצוגות שבסרגל הכלי!. 2 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על הפריט שברצונ> לשלוח שוב w לח= על שליחה מחדש. 3 ערו> את כל השינויי! הרצויי! בפריט, א! יש צור> w לח= על שליחה. 4 לח= על כ 8 כדי למשו> את הפריט המקורי בחזרה. או כדי להשאיר את הפריט המקורי כפי שהוא, לח= על לא. נית% לבדוק את מאפייניו של הפריט המקורי, כדי לדעת א! אמנ! הצליחה GroupWise למשו> אותו בחזרה. א! בחלו% המאפייני! לא מופיע הביטוי נמש; בחזרה, סימ% כי הפריט כבר נפתח על(ידי הנמע% ואי% אפשרות למשכו בחזרה. 34 ניהול פריטי! שנשלחו
משיכה בחזרה של פריטי, ששלחת השתמש בפקודה מחיקה כדי למשו> בחזרה פריט ששלחת. לדוגמה, א! גילית שעשית שגיאה לאחר ששלחת פריט, תוכל למחוק את הפריט לפני שיקראו אותו הנמעני!. 1 כדי להציג בתיבת הדואר של> פריטי! שנשלחו, לח= בסרגל הכלי! על הרשימה הנפתחת של התצוגות w פריטי, שנשלחו. 2 לח= על הפריט בתיבת הדואר של> שברצונ> למשו> בחזרה. 3 לח= על עריכה w מחיקה. 4 בחר באפשרות המתאימה. 5 לח= על אישור. נית% למשו> בחזרה הודעת דואר או הודעה טלפונית מ% הנמעני! בטר! פתחו אות%. נית% למשו> בחזרה פגישה, תזכורת או משימה ג! א! כבר נפתחה על(ידי הנמע%. אי% אפשרות למשו> בחזרה הודעות אינטרנט. כדי לראות מי מהנמעני! כבר פתחו את ההודעה, לח= באמצעות לחצ% העכבר הימני על הפריט בתיבת הדואר w לח= מאפייני,. בדיקת מצב הפריטי, הפקודה מאפייני, מאפשרת לבדוק את מצבו של פריט ששלחת. לדוגמה, נית% לראות מתי הפריט נמסר ומתי הנמע% פתח או מחק את הפריט. א! הנמע% אישר או דחה פגישה וכלל ג! הערה, ההערה תוצג בחלו% מאפייני,. נית% ג! לראות א! הנמע% סימ% משימה כלשהי כמשימה שהושלמה. החלו% מאפייני, מציג ג! מידע אודות פריטי! שקיבלת. נית% לראות מי עוד קיבל את הפריט (למעט נמעני העתק מוסתר), גודל! ותארי> יצירת! של קבצי! מצורפי!, ועוד. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הצגת ההיסטוריה של מסמ> בנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. 1 לח= על הפריט שאת מצבו ברצונ> לבדוק, או פתח אותו. 2 לח= על קוב 7 w מאפייני,. כדי להציג מידע על מצבו של פריט, נית% ג! ללחו= בעזרת לחצ% העכבר הימני על פריט בתיבת הדואר של>, ולאחר מכ% ללחו= על מאפייני,. הסמלי! שלצד כל פריט מספקי! ג! ה! מידע שימושי אודות מצב הפריט. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא סיור היכרות ע! GroupWise וכ% התחלה. ניהול פריטי! שנשלחו 35
ניהול פריטי! שנתקבלו GroupWise אוגרת את כל הודעות הדואר, הפגישות ושאר הפריטי! הנכנסי! בתיבת הדואר. בתיבת הרשימה של התצוגות, לח= פריטי, שהתקבלו מתיבת הדואר נית% לקרוא את הפריטי!, להשיב עליה! ולהעביר! למשתמשי! אחרי! לפי הצור>. בנוס 8 נית% להאציל משימות ופגישות למשתמשי! אחרי!, וא 8 להכניס בה! שינויי! או לשנות את סוג!. קריאת הפריטי, שקיבלת נית% לקרוא פריטי! נכנסי! בתיבת הדואר או בלוח השנה. תיבת הדואר מציגה רשימה של כל הפריטי! שקיבלת ממשתמשי! אחרי!. פגישות שפורסמו, תזכורות ומשימות יופיעו בלוח השנה, ולא בתיבת הדואר. נית% לפתוח ולקרוא את כל סוגי הפריטי! החדשי! בתיבת הדואר. ע! זאת, לעתי! עדי 8 לקרוא פגישות, משימות ותזכורות דווקא מלוח השנה, כדי לראות הודעות חדשות בעת העיו% בלוח הפעילויות של>. הודעות טלפוניות והודעות דואר נשארות בתיבת הדואר עד למחיקת%. פגישות, תזכורות ומשימות נשארות בתיבת הדואר עד שתאשר, תדחה או תמחק אות%. משאישרת פגישה, תזכורת או משימה, הפריט לא יוותר בתיבת הדואר אלא יופיע רק בלוח השנה. כל פריטי תיבת הדואר מסומני! בסמל. הטבלה הבאה מפרטת את הסמלי! השוני! שמוצגי! בתיבת הדואר של>. הסמלי! משתני! בהתא! למצב הפתיחה של הפריט. סוג פריט הודעת דואר הודעה טלפונית משימה פגישה תזכורת טר, נפתח נפתח בנוס 8, כל פריטי תיבת הדואר שטר! נפתחו מופיעי! באות עבה, כדי להקל על איתור!. תכונה זו שימושית במיוחד במקרה של רצפי דיו% מכווצי!, משו! שכ> אי% צור> להרחיב כל רצ 8 דיו% בנפרד כדי לבדוק א! יש בו פריטי! חדשי! שטר! קראת. 36 ניהול פריטי! שנתקבלו
קריאת פריטי, המופיעי, בתיבת הדואר 1 לח= לחיצה כפולה על הפריט שברצונ> לקרוא. כדאי לדאת א! תיבת הדואר של> אינה מופיעה על המס>, לח= על ברשימת התיקיות. קריאת פריטי, באמצעות המציג המהיר המציג המהיר מאפשר לעיי% בתוכ% הפריטי!. המציג המהיר חוס> זמ%, משו! שהוא מאפשר שלא לפתוח כל פריט בנפרד; עלי> ללחו= על פריט או ללחו= על הח= מטה כדי לקרוא את הפריטי!.א! תלח= על הפניית מסמ>, המסמ> יוצג ביישו! המציג המהיר. נית% להציג מסמכי! מצורפי! באמצעות לחיצה על המסמ> המצור 8 ברשימה הנשלפת שבסרגל הכלי! של מציג מהיר. ע! זאת, יש לזכור כי מסמכי OLE מצורפי! אינ! מוצגי! במציג מהיר. כאשר אתה קורא פריט במציג מהיר, הסמל משתנה לצורה "פתוחה". לדוגמה, המעטפה הסגורה המייצגת הודעת דואר הופכת למעטפה פתוחה. 1 לח= בסרגל הכלי!. ניהול פריטי! שנתקבלו 37
2 שנה את גודל המציג המהיר באמצעות גרירת הקו המפריד האופקי כלפי מעלה או מטה. א! תשנה את גודל המציג המהיר ותסגור אותו, הוא ייפתח באותו הגודל בפע! הבאה שתפתח אותו. יש לשנות את גודל החלו% באמצעות גרירת אחת הפינות של החלו%, ולא בלחיצה על לחצ% הגדל. 3 בתיבת הדואר, לח= על כל אחד מהפריטי! שברצונ> לקרוא. כדי לסגור את המציג המהיר, חזור על צעד 1, לעיל. כדי לבחור באפשרויות נוספות כגו% הדפסה, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על חלו% המציג המהיר. כדי להגדיל פריט מסוי! על המס>, פתח את המציג המהיר והגדל את חלו% GroupWise עד לגודלו המרבי. סימו 8 פריט כפריט שטר, נקרא א! פתחת פריט כדי לקרוא אותו אול! החלטת להשאיר אותו לקריאה נוספת בשלב מאוחר יותר, תוכל לסמ% אותו כפריט שטר! נקרא. כ> ישוב הפריט ויסומ% באותיות עבות באופ% שיקל על איתורו בפע! הבאה. בחלו% הראשי, לח= על פריט ברשימת הפריטי!. 1 לח= פעולות w לקריאה מאוחר יותר. 2 סימו% פריט שפתחת כ"לא נקרא" לא ישנה את מצב הפריט בחלו% מאפייני!. לדוגמה, א! פתחת פריט ואחרי כ% סימנת אותו כ"לא נקרא", שולח הפריט עדיי% יראה את מצב הפריט בחלו% מאפייני! כ"פתוח". 38 ניהול פריטי! שנתקבלו
מענה לפריטי, שהתקבלו השתמש בפקודה מענה כדי לענות לפריט. נית% להשיב לכל מי שקיבל את הפריט המקורי, או לשולח בלבד, מבלי ליצור ולמע% הודעה חדשה. נית% ג! לכלול עותק של ההודעה המקורית במענה של>. המענה יכלול את הביטוי בתשובה ל: לפני הטקסט המקורי בשורה נושא. תוכל א 8 לשנות את הטקסט בשורה נושא. משלוח מענה לפריט 1 פתח או לח= על הפריט לו ברצונ> לענות. 2 לח= על פעולות w מענה. 3 לח= על מענה לשולח או לח= על מענה לכול,. 4 לח= אישור. 5 הקלד את ההודעה w לח= על שליחה. א! תשיב לכל נמעני הפריט, והפריט המקורי כלל מכותבי! לידיעה (CC) או נמעני העתק מוסתר,(BC) יכלול המענה את המכותבי! לידיעה (CC) אול! לא את נמעני ההעתק המוסתר.(BC) ניהול פריטי! שנתקבלו 39
הכללת טקסט ההודעה המקורית במענה 1 פתח את הפריט שברצונ> לשלוח עבורו מענה. 2 לח= על מענה. לח= על כלול את ההודעה שנתקבלה מ 8 השולח. 3 הקלד את ההודעה של> w לח= על שליחה. 4 ייתכ% שתרצה להציב את תגובותי> בי% שורות הטקסט המקורי שנכלל במסמ>. במקרה זה תוכל לעצב את הטקסט באותיות מודגשות, קו תחתו% או נטוי, כדי ליצור הבחנה חזותית בי% תגובותי> לבי% הטקסט המקורי. בחר את הטקסט הרצוי ולאחר מכ% לח= עריכה w גופ 8 w האפשרות המבוקשת. מענה לפריט בתיקייה משותפת בעת מענה לפריט בתיקייה משותפת, עומדות בפני> שתי אפשרויות מענה נוספות. א! אתה הפריט שאתה קורא הוא מענה, שנשלח לתיקייה המשותפת על(ידי משתמש אחר בתגובה לפריט כלשהו, תוכל לבחור להשיב לנושא הדיו% המקורי (ולא למענה שאתה קורא). לחלופי%, תוכל לבחור להשיב לפריט שאתה קורא, בי% א! מדובר בנושא דיו% מקורי ובי% א! מדובר במענה שנשלח על(ידי משתמש אחר. בכל מקרה, הודעות המענה הנשלחות לפריטי! בתיקייה משותפת מתפרסמות בתיקייה המשותפת ואינ% נשלחות ישירות למשתמשי!. בחר פריט בתיקייה משותפת או פתח אותו. 1 לח= פעולות w מענה. 2 3 לח= על האפשרות מענה w אישור. לקבלת תיאור של כל אפשרות מענה, לח= על המבוקשת. 4 הקלד את המענה של> w אישור. w לח= על האפשרות המענה יפורס! בתיקייה המשותפת ולא יישלח לאנשי! פרטיי!, אלא א! תבחר את האפשרות מענה פרטי. 40 ניהול פריטי! שנתקבלו
העברת פריטי, למשתמשי, אחרי, ע! קבלת הודעה, פגישה או משימה, תוכל להעבירה לנמע% או לנמעני! נוספי!. נית% להעביר לנמע% ג! הפניית מסמ>. לדוגמה, א! חדלת לשמש בתור יושב ראש של ועדה, אול! אתה עדיי% ממשי> לקבל הודעות דואר הקשורות לענייני הוועדה, תוכל להעביר את הפריטי! המגיעי! אלי> ליושב הראש החדש של הוועדה. פריט שמועבר לנמע% אחר נשלח כקוב= מצור 8 להודעת דואר. הודעת הדואר כוללת את שמ> וכ% הערות נוספות כלשה% שהכנסת להודעה. ע! קיבלת פגישה, תזכורת או משימה שברצונ> להעביר למשתמש אחר, השתמש בפקודה האצלה. א! העברת את הפריט למשתמש אחר באמצעות הפקודה האצלה, יקבל שולח הפריט הודעה כי האחריות לפריט שנשלח הועברה (הואצלה) למשתמש אחר. 1 לח= בתיבת הדואר על הפריט שברצונ> להעביר לנמע% אחר. 2 לח= על פעולות w העברה. 3 לח= על כתובת א! ברצונ> לחפש ש! משתמש בפנקס הכתובות. לאחר מכ% לח= לחיצה כפולה על ש! המשתמש w לח= אישור. 4 א! ברצונ> להוסי 8 הודעה משל>, לח= בתיבה הודעה והקלד את הודעת>. 5 לח= על שליחה. א! אי% באפשרות> לאשר את הפגישה, המשימה או התזכורת, תוכל להעבירה לאחר באמצעות הפקודה האצלה,(Delegate) במקו! באמצעות הפקודה העברה.(Forward) ההבדל הוא כי שימוש בהאצלה יגרו! להופעת הביטוי הואצל בחלו% המאפייני! של השולח. כ> יוכל השולח לדעת כי אד! אחר אחראי לטפל בעניי% שעבורו נשלחה אלי> ההודעה. שינוי סוג פריט נית% להשתמש בהמרה כדי להמיר כל פריט בתיבת הדואר לסוג פריט אחר. לדוגמה, נית% להפו> הודעת דואר בתיבת הדואר לפגישה בלוח השנה. הפגישה החדשה תכלול את כל המידע מהודעת הדואר (רשימות המעני! השונות והודעות הטקסט) היישי! לפגישה. כברירת מחדל, כל הפריטי! שנוצרי! בעזרת המרה הופכי! לפריטי! שפורסמו, אול! נית% להפו> פריט שפורס! לפריט קבוצתי בתיבת הדו(שיח המרה. כאשר הופכי! הודעת דואר או הודעה טלפונית לפריט מסוג אחר (כגו% פגישה או משימה), הפריט המקורי מוסר מתיבת הדואר, והפריט החדש עובר למיקו! המתאי!, כגו% לוח השנה. כשמשני! את סוגו של פריט, GroupWise מציגה את תצוגת ברירת המחדל של הפריט שהוגדרה באפשרויות סביבה. ניהול פריטי! שנתקבלו 41
שינוי סוגו של פריט המופיע בתיבת הדואר בתיבת הדואר של>, לח= על הפריט שברצונ> לשנות. 1 לח= עריכה w המרה. 2 לח= על סוג פריט. 3 הקלד את המידע הנדרש. 4 לח= פרסו,. 5 נית% לבצע לחיצה באמצעות לחצ% העכבר הימני w ללחו= המרה כדי לשנות את סוגו של הפריט הנבחר מפריט שפורס! לפריט קבוצתי, או להפ>. הפיכת פריט בלוח השנה לפריט מסוג אחר 1 לח= חלו 8 w לוח שנה כדי לפתוח את לוח השנה. 2 לח= על הפריט שברצונ> לשנות בתצוגות רשימת פגישות, רשימת משימות או רשימת תזכורות. 3 גרור את הפריט לרשימת הפריטי! מ% הסוג הרצוי. כדי להפו> פריט מסוג "משימה" לפגישה, גרור את הפריט אל רשימת הפגישות. 4 הגדר מידע נוס 8 כלשהו בתצוגת הפריט w לח= פרסו,. א! ברצונ> לשנות את סוגו של פריט מבלי למחוק את הפריט המקורי (לדוגמה: להעתיק פריט מסוג "פגישה" ולהפו> אותו ל"משימה", וכ> לקבל את אותו פריט בשני מופעי! שוני!), הקש Ctrl בזמ% גרירת הפריט. 42 ניהול פריטי! שנתקבלו
הפיכת פריט שפורס, לפריט קבוצתי בלוח שנה, לח= על פריט שפורס!. 1 לח= עריכה w המרה w עוד. 2 לח= קבוצה w אישור. 3 הקלד מידע נוס 8 כלשהו w לח= שליחה. 4 האצלת פריטי, השתמש בפקודה האצלה במקרה שהתקבלו אצל> פגישות, משימות וכדומה שאינ> יכול לאשר. לדוגמה, א! התקבלה אצל> הודעה על פגישה בנושא שכבר אינו נמצא בתחו! אחריות>, במקו! לדחות את קבלת הפגישה, תוכל להאצילה לאחר. נית% להאציל פגישות, משימות או תזכורות. השולח יכול לראות למי האצלת את הפריט בחלו% מאפייני, של הפריט. 1 בחלו% הראשי, לח= על משימה, תזכורת או פגישה. 2 לח= על פעולות w האצלה. 3 הקלד ש! משתמש w הקש w Enter לח= כתובת א! ברצונ> לחפש ש! משתמש בפנקס הכתובות w לח= לחיצה כפולה על ש! המשתמש w לח= אישור. 4 הקלד הערות נוספות כלשה% לנמע%. 5 לח= על שליחה. 6 לח= על כ 8 א! ברצונ> שהפריט יישאר בלוח השנה של>. או לח= על לא א! ברצונ> שהפריט יימחק מלוח השנה של>. ניהול פריטי! שנתקבלו 43
קבלת פריטי, הכתובי, בHTML6 א! פתחת פריט שנכתב ב( HTML, שקולה פעולה זו לפתיחתו של דפדפ% פעיל. אמנ! אי% אפשרות לבצע חיפוש של! ברשת, אול! נית% ללחו= על קישוריות ומקפצות הכלולות בהודעה ולעבור באמצעות% אל אתרי האינטרנט שאליה! ה% מצביעות. ניווט ברחבי הודעת HTML או 1 כדי לחזור לעמוד הקוד! שהוצג יש ללחו= על Back w HTML (אחורה). או לאחר הצגת עמוד, ולחיצה על,Back א! תרצו לעבור לעמוד שהוצג קוד! לכ%, יש ללחו= על Forward w HTML (קדימה). כדי לעבור לעמוד הראשו% בהודעה יש ללחו= על Message Home w HTML (העמוד הפותח). פתיחת הדפדפ 8 מתו; הודעת HTML 1 לח= על Browse This Page w HTML (עיו% בד 8 הנוכחי). א! אתה מציג הודעה או קוב= מצור 8 שהוא עמוד באינטרנט, ייפתח דפדפ% ברירת המחדל של> באותו העמוד שאתה מציג כרגע ב( GroupWise. לאחר פתיחת העמוד באמצעות הדפדפ% של>, נית% להוסיפו כסימניה או ג! להוסיפו לרשימת אתרי הרשת החביבי! עלי>. אפשרות זו איננה ישימה במקרי! בה! ההודעה או הקוב= המצור 8 אינ! דפי! ברשת. הרצת סקריפט הודעת HTML עשויה לכלול סקריפט כגו% JavaScript או.VBScript לפני הפעלת הסקריפט תופיע הודעה שבה תישאל הא! אכ% ברצונ> להפעיל את הסקריפט. לעול! אל תפעיל סקריפט ממקור שאינ> מכיר או שאינו מהימ% דיו בעיני>. יש לזכור כי סקריפט עלול ג! לגרו! נזק, כולל מחיקת הודעות או א 8 התחזות ומשלוח הודעות דואר אלקטרוני בשמ>. בכל פע! שתבחר להרי= סקריפט, תוכל להוסי 8 את ש! המשתמש אל Trusted List (רשימת המהימני!), הכוללת את רשימת המשתמשי! המוכרי! ל> שאתה יודע כי נית% להפעיל סקריפטי! ששלחו ל> ללא חשש מנזק או חבלה. כאשר מתקבל סקריפט ממשתמש ששמו מופיע ב( List Trusted (רשימת המהימני!), לא תופיע הודעת האזהרה של GroupWise בדבר הסיכוני! האפשריי! הכרוכי! בהרצת הסקריפט. כדי להציג את רשימת המשתמשי! שאת הסקריפטי! של> בחרת לאפשר: 1 בהודעת HTML לח= Security w HTML (אבטחה). כיבוי התמיכה בHTML6 מתו; הודעת הHTML6 1 בהודעת HTML לח= View as Text Message w HTML (הצג כהודעת טקסט). 44 ניהול פריטי! שנתקבלו
קביעת מועדי, עבור פריטי קבוצה ופריטי, שפורסמו ניהול פריטי! שנתקבלו 45
קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות קביעת מועדי! לפגישות, משימות ותזכורות היא פעולה נוחה במערכת.GroupWise נית% להשתמש בפקודה מי פנוי כדי לחפש מועד שבו כל האנשי! והמשאבי! הדרושי! לצור> הפגישה פנויי!. נית% להשתמש בקביעת תארי> אוטומטית כדי לקבוע מועד לפגישות, למשימות או לתזכורות נשנות. לקבלת מידע אודות קביעת תאריכי! אוטומטית, ראה קביעת מועדי פגישות תחת הנושא קביעת מועדי! עבור פריטי קבוצה ופריטי! שפורסמו. נית% ג! להזמי% פרק זמ% על(ידי פרסו! פגישה. כדי לראות א! מישהו אישר משימה כלשהי או בכוונתו לבוא לפגישה, תוכל לבדוק את מצבו של הפריט ולראות א! אושר או נדחה על(ידי הנמע%. קביעת מועד עבור פגישה 1 בסרגל הכלי! לח= על. 2 בתיבות אל, CC ו( BC הקלד את שמות האנשי! שברצונ> להזמי% לפגישה. בנוס 8 נית% לכלול בתיבה כל זיהוי משאב רצוי נוס 8. א! אינ> יודע מהו זיהוי המשאב, לח= על כתובת w לח= לחיצה כפולה על המשאב w לח= אישור. 3 בתיבה מקו, הקלד את תיאור המקו!. 4 הגדר את תארי> ההתחלה, את שעת ההתחלה ואת המש>. הקלד את נושא ההודעה ואת ההודעה עצמה. 5 לח= על שליחה. 6 א! תבחר במשאב המופיע בפנקס הכתובות, יוצג תיאורו בתיבה מקו, והמזהה שלו יופיע בתיבה אל. א! ברצונ> לוודא כי האנשי! והמשאבי! לפגישה אמנ! זמיני!, תוכל לבצע חיפוש מי פנוי. 46 קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות
שינוי מועד של פגישה 1 א! בתיבת הדואר של> אי% מופיעי! פריטי! שנשלחו, לח= על פריטי, שנשלחו ברשימה הנפתחת של התצוגות שבסרגל הכלי!. 2 לח= על הפגישה שאת מועדה ברצונ> לשנות. 3 לח= על פעולות w שליחה מחדש. 4 בצע את השינויי! w לח= על שליחה. 5 לח= על כ 8 כדי למשו> בחזרה את הפריט המקורי. נית% לקבוע מועד חדש לפגישה רק א! אתה הוא זה שקבע את המועד המקורי לפגישה, או א! ברשות> ייפוי הכוח הנחו= עבור תיבת הדואר של המשתמש שקבע את מועד הפגישה. כדי לקבוע מועד חדש לפגישה ולהעבירה לשעה אחרת באותו יו!, פתח את לוח השנה וגרור את הפגישה לשעה החדשה. א! הפגישה המקורית הייתה פגישה שמועדה נקבע באמצעות תארי; אוטומטי, אחרי הלחיצה על פעולות w שליחה מחדש, תוצג הנחיה ללחו= על מופע זה או על כל המופעי,. לח= על מופע זה כדי לקבוע מועד חדש רק לפגישה שבחרת, או לח= על כל המופעי, כדי לקבוע מועדי! חדשי! לכל הפגישות הכלולות בתארי> האוטומטי. ביטול פגישה 1 א! בתיבת הדואר של> אי% מופיעי! פריטי! שנשלחו, לח= על פריטי, שנשלחו ברשימה הנפתחת של התצוגות שבסרגל הכלי!. 2 לח= על הפגישה שברצונ> לבטל. 3 לח= על עריכה w מחיקה. 4 לח= על כל תיבות הדואר w אישור. נית% לבטל פגישה א! אתה הוא זה שקבע אותה, או א! ברשות> ייפוי הכוח הנחו= עבור תיבת הדואר של המשתמש שקבע את הפגישה. א! הפגישה המקורית הייתה פגישה שמועדה נקבע באמצעות תארי; אוטומטי, אחרי הלחיצה על עריכה w מחיקה, תוצג ל> הנחיה ללחו= על מופע זה או על כל המופעי,. w ולח= על לקבלת עזרה אודות אפשרות בתיבת הדו(שיח, לח= על האפשרות המבוקשת. קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות 47
קביעת מועד עבור פריט שפורס, 1 בסרגל הכלי!, לח= על הח= שמימי% ל( w לח= על פגישה לפרסו,. 2 הקלד נושא ומקו! (לא הכרחי). הקלד הודעה (לא הכרחי). ציי% את תארי> ההתחלה, שעת ההתחלה, ומש> הפגישה. 3 לח= על פרסו,. 4 א! במש> פרק זמ% מסוי! לא תהיה זמי% לפגישות, תוכל לקבוע "פגישה מפורסמת" עבור פרק הזמ% המתוכנ%. א! יכלול אות> משתמש אחר בפגישה ויבצע חיפוש מי פנוי, יוכל לראות מייד כי אינ> זמי% במש> פרק הזמ% האמור. נית% להגדיר את סוג הפגישה באמצעות הפקודה הצג פגישה כסוג. כ> נית% לשלוט על המידע שיוצג עבור פגישה זו בלוח השנה, או כאשר יבצע משתמש אחר חיפוש מי פנוי. לח= הצג פגישה כ w פנוי, טנטטיבי, תפוס, או מחו 7 למשרד. א! תבחר פנוי, הפגישה תופיע בלוח השנה של> אול! לא תסומ% כתפוס במקרה של חיפוש מי פנוי.. לתצוגת פגישה שפורסמה אי% תיבות אל, BC או.CC הפגישה מוצבת בלוח השנה של> באופ% אוטומטי. המש> יכול להימדד בדקות, בשעות או בימי!. א! אתה יוצא לחופשה בת שבועיי!, תוכל לקבוע פגישה אחת באור> 14 יו!, שתכסה את התקופה כולה. עבור פגישות קבוצתיות ופגישות שפורסמו, קיו! פגישה במועד מסוי! אינו מונע את האפשרות שפגישה נוספת תיקבע לאותו מועד; הדבר פשוט יוצר התנגשות בי% לוחות הזמני!. בדר> כלל יעדיפו משתמשי! המבצעי! חיפוש מי פנוי להימנע מהזמנת> לשתי פגישות המתקיימות באותו מועד ובאותה שעה, אול! התוכנה אינה מונעת מה! לעשות זאת. 48 קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות
קביעת מועד עבור פריט שפורס, מתו; לוח השנה 1 לח= חלו 8 w לוח שנה. לח= על התארי> המבוקש w לח= לחיצה כפולה על שעה ברשימת פגישות. 2 הקלד נושא, מיקו! (לא הכרחי) והודעה (לא הכרחי). 3 הגדר את מש> הזמ% w לח= על פרסו,. 4 לתצוגת פגישה מפורסמת אי% תיבות אל, CC או.BC הפגישה מוצבת בלוח השנה של> באופ% אוטומטי. חיפוש מועד שבו כול, פנויי, חיפוש מי פנוי מיועד לאתר מועד שבו כל האנשי! או המשאבי! שברצונ> להזמי% לפגישה אמנ! פנויי! וזמיני!. נית% לבצע חיפוש מי פנוי ג! בעבודה מרחוק ב( GroupWise. 1 בעת יצירת פגישה חדשה, עלי> לציי% שמות משתמשי! וזיהויי משאבי! בתיבה אל. א! אינ> יודע מהו הזיהוי של משאב, לח= על כתובת ובחר מתו> פנקס הכתובות. 2 ציי% את המועד האפשרי הראשו% עבור הפגישה בתיבה תארי; התחלה. 3 ציי% את מש> הפגישה. 4 לח= על חיפוש מי פנוי. קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות 49
או א! מופיע מקו! ריק לצד ש! המשתמש או המשאב בכרטיסייה לוחות זמני, אישיי,, סימ% שהמשתמש או המשאב זמיני! (פנויי!) בשעה זו. מקו! ריק לצד שעה בכרטיסייה שעות זמינות מציי% שלא נקבעו מועדי! למשתמשי! כלשה! בשעה זו. 5 לח= על בחירה אוטומטית כדי לבחור בשעת הפגישה הזמינה הראשונה, או לח= על בחירה אוטומטית עד שיוצג המועד הרצוי w לח= אישור כדי להעביר את המשתמשי!, המשאבי! השעה שנבחרה ומש> הפגישה בחזרה אל הפגישה שאתה קובע. לח= על הכרטיסייה שעות זמינות כדי להציג מועדי פגישה אפשריי! w לח= אישור כדי להעביר את המשתמשי!, המשאבי! השעה שנבחרה ומש> הפגישה בחזרה אל הפגישה שאתה קובע. 6 השל! את הפגישה ושלח אותה. א! מופיע משמאל לש! המשתמש או המשאב, תוכל ללחו= על השעה שנקבעה (המופיעה לצד ש! המשתמש או המשאב בכרטיסיית לוחות זמני, אישיי,) כדי להציג מידע נוס 8 אודות הפגישה שבתיבה התחתונה. ע! זאת, על המשתמש או בעל המשאב להקצות ל> ברשימת הגישה שלו הרשאות מתאימות לקריאת הפגישות. כדי להסיר משתמש או משאב מהרשימה הזמנה לפגישה אחרי החיפוש, לח= על הכרטיסייה שעות זמינות w לח= על ש! המשתמש או המשאב שברצונ> להסיר w הקש על מחיקה w כ 8. אפשרות זו שימושית במיוחד א! ברצונ> לכלול מספר חדרי ישיבות בחיפוש כדי למצוא חדר ישיבות פנוי, ולאחר מכ% למחוק את אלו שאינ> זקוק לה!. כדי להוציא ש! משתמש או משאב מ% החיפוש מבלי למחוק אותו, לח= על הכרטיסייה שעות זמינות w ולח= על תיבת הסימו% שלצד המשתמש או המשאב כדי לבטל את הבחירה בה!. הוצאת אד! או משאב מסוימי! מהחיפוש היא שימושית א! ברצונ> להזמי% לפגישה משתמש כלשהו (כגו% מכותב לידיעה) שנוכחותו בפגישה אפשרית א> לא הכרחית. כדי לכלול ש! משתמש או משאב שהוצאו מהחיפוש, לח= על תיבת הסימו% שלצד המשתמש או המשאב כדי לבחור בה!. 50 קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות
כאשר לוחצי! על שעה שנקבעה בכרטיסייה שעות זמינות, מופיעה תיבה מקווקוות ברשימה הזמנה לפגישה לצד המשתמש (או המשתמשי!) שכבר נקבע לה! מועד לשעה זו. א! ברצונ> לבצע חיפוש מי פנוי לפני פתיחת פגישה, לח= על כלי, w חיפוש מי פנוי. ציי% את המידע בתיבת הדו(שיח חיפוש מי פנוי w לח= אישור כדי לבצע את החיפוש. כאשר תימצא שעה רצויה לפגישה, לח= על בקש ישיבה, כדי להעביר את המידע לתצוגת פגישה חדשה, ולאחר מכ% סיי! את הפגישה. כדי לשנות את טווח החיפוש של פגישה מסוימת, יש לקבוע את מועד הפגישה באמצעות כלי, w חיפוש מי פנוי ושינוי המספר בתיבת הדו(שיח מספר ימי, לחיפוש. כדי לשנות את ברירת המחדל המוגדרת עבור טווח החיפוש, השעה והימי! בכל הפגישות שבכרטיסיית מי פנוי, הכנס את השינויי! הרצויי! באפשרויות שעה ותארי;. האפשרויות פנוי, טנטטיבי, תפוס ומחו 7 למשרד (שנית% לבחור בה% עבור הצג פגישה כ) מתייחסות לרמת הזמינות, המשפיעה על האופ% שבו תוצג פגישה זו בחיפוש מי פנוי ובלוחות השנה של המשתמשי! השוני!. א! הפגישה מסומנת כפנוי, היא תופיע בלוח השנה של המשתמש אול! לא תסומ% כתפוס בחיפוש מי פנוי. לקבלת עזרה אודות אפשרות כלשהי בתיבת הדו(שיח, לח= w האפשרות. שליחת משימות משימה היא פריט שיש להשלי! עד תארי> ושעה מסוימי!, אשר תוכל להגדיר עבור עצמ>, עבור משתמש GroupWise אחר, או עבור קבוצת משתמשי!. לדוגמה, א! הטלת על אד! כלשהו לכתוב דוח המיועד להגשה בשבוע הבא, תוכל להקצות את כתיבת הדוח למשתמש זה כמשימה. משתמש יכול לאשר משימה או לדחות אותה, א> עד שהמשימה זוכה באישור או בדחייה, היא מופיעה מדי יו! ברשימת המשימות של המשתמש. לאחר שמשימה כלשהי אושרה, היא תופיע בלוח השנה ביו! שבו היא אמורה להתחיל. לאחר שתארי> היעד עבר, המשימה מופיעה בלוח השנה בצבע אדו!. כאשר אתה מסמ% משימה כמשימה שהושלמה, היא לא תעבור ליו! הבא בלוח השנה. לאחר שסיימת לבצע משימה כלשהי, תוכל לסמ% אותה כמשימה שהושלמה. כיוז! המשימה המוקצית, תוכל להורות ל( GroupWise ליידע אות> כאשר המשימה מסומנת כמשימה שהושלמה (כדי לקבל הודעות ותזכורות, תוכנת עדכונית צריכה להיות מופעלת). דוח המצב אודות ההודעה, כולל המועד והשעה שבה סומנה המשימה כמשימה שהושלמה, מופיע בחלו% מאפייני,. הקצאת משימות למשתמש אחר בעת הקצאת משימה למשתמש אחר, עותק של המשימה מופיע בתיבת הדואר של>. תוכל להעניק למשימה רמת עדיפות כבחירת>. ישנ% שתי רמות עדיפות: אלפביתית ומספרית. לדוגמה, נית% להעניק למשימות עדיפויות כגו% B1, B, A2, A1, A, 1, 2 וכדומה. בנוס 8 לרמת העדיפות של המשימה עצמה, נית% לקבוע עדיפות שליחה (גבוהה, רגילה או נמוכה) בפקודה אפשרויות שליחה. עדיפות השליחה קובעת באיזה אופ% תוצג המשימה בתיבת הדואר של הנמע%. לדוגמה, א! הענקת למשימה עדיפות שליחה גבוהה, סמל המשימה יופיע באדו! בתיבת הדואר של הנמע%. קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות 51
1 לח= על בסרגל הכלי!. הקלד את שמו של האד! שאתה רוצה להקצות לו את המשימה. 2 הקלד את התארי> שבו אתה רוצה שהמשימה תחל. 3 הקלד את התארי> שבו אתה רוצה שהמשימה תושל!. 4 הקלד את נושא. 5 הקלד עדיפות עבור המשימה. 6 הקלד תיאור עבור המשימה. 7 לח= על שליחה. 8 הקצאת משימה לעצמ; 1 לח= על הח= שמימי% ל( בסרגל הכלי! w לח= על משימה לפרסו,. 52 קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות
2 הקלד נושא. 3 הקלד עדיפות עבור המשימה. 4 הקלד תארי> התחלה. 5 הקלד תארי> יעד להשלמה. 6 הקלד הודעה. 7 לח= על אישור. נית% לקבוע ג! תאריכי התחלה ותאריכי יעד להשלמה בעזרת לחצני שמימי% לתיבות הטקסט תארי; התחלה ותארי; יעד. משימות שפורסמו מוצבות בלוח השנה של>. ה% אינ% מוצבות בתיבת הדואר של> או בתיבת הדואר של משתמש אחר. סימו 8 משימות כמשימות שהושלמו לאחר שתסיי! משימה, תוכל לסמ% אותה כ"הושלמה". משימות שסומנו באופ% זה אינ% מועברות בלוח שנה אל היו! הבא. משימות שהושלמו מסומנות בלוח השנה בסימ% תיוג. משימות שמועד סיומ% עבר יסומנו בצבע אדו!. א! תסמ% משימה כ"הושלמה", ואחרי כ% תבחי% שחלק ממנה לא הושל!, תוכל לבטל את הסימו%. משימות לא מסומנות מוצגות בלוח השנה דר> קבע ביו! הנוכחי. כאשר תסמ% משימה כ"הושלמה", GroupWise שולחת הודעה ליוז! המשימה, א! הוא סימ% את האפשרות הודעת דיווח בכרטיסיית מעקב מצב המשלוח שבתיבה אפשרויות שליחה. בחלו% מאפייני, של היוז! יופיע מצב הושלמה, הכולל את התארי> והשעה בה! המשימה סומנה כ"הושלמה". סימו 8 משימה כמשימה שהושלמה 1 לח= על חלו 8 w לוח שנה. 2 סמ% את תיבת הסימו% שליד המשימה. כדי לבטל את הסימו% של משימה שסומנה כמשימה שהושלמה, מחק את הסימו% המופיע ליד המשימה. בדיקת מצבה של המשימה 1 לח= על פריטי, שנשלחו ברשימה הנשלפת של התצוגות 2 לח= על המשימה שאת מצבה ברצונ> לבדוק. 3 לח= על קוב 7 w מאפייני,. קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות 53
משלוח תזכורות תזכורת היא פריט שאותו מפרסמי! בתארי> מסוי! בלוח השנה הפרטי של> או בלוח השנה של משתמש אחר. נית% להשתמש בתזכורות כדי להזכיר לעצמ> או לאחר על(דבר מועד הגשה או מועד סיו! צפוי, ימי חופשה, ימי הולדת, ימי תשלו! וכיו"ב. כתיבת תזכורת לפרסו, 1 מתו> לוח השנה, פתח תצוגה שכוללת רשימת תזכורות (לדוגמה, תצוגת יו!). 2 לח= על התארי> שבו ברצונ> שהתזכורת תופיע w לח= לחיצה כפולה על מקו! ריק כלשהו ברשימת תזכורות. 3 הקלד נושא ואת תוכ% התזכורת. 4 לח= על פרסו,. כדי לגשת למידע במועד מאוחר יותר, פתח את לוח השנה ובחר בתארי> שבו מופיע המידע. לח= לחיצה כפולה על התזכורת ברשימת תזכורות. 54 קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות
משלוח תזכורת למשתמשי, אחרי, 1 לח= קוב 7 w חדש w תזכורת. 2 מלא את התיבות אל, CC ו( BC. א! אינ> מכיר את ש! המשתמש של האד! שאליו ברצונ> לשלוח את התזכורת, לח= על כתובת. 3 בתיבה תארי; התחלה, הקלד את המועד הראשו% שבו תופיע התזכורת בלוח השנה של הנמע%. 4 הקלד את הנושא (לא הכרחי) ואת תוכ% התזכורת. 5 לח= שליחה. קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות 55
קבלה או דחייה של פריטי, שנקבע עבור, מועד א! קיבלת פגישה, משימה או תזכורת, ייתכ% שתוכל לאשר ולקבל את הפריט, וייתכ% ג! שלא. ב( GroupWise נית% להודיע ישירות לשולח א! קיבלת או דחית את ההודעה ששלח ל>, לפרט את רמת הקבלה והזמינות וא 8 להוסי 8 הערות נוספות. כמו(כ% נית% להאציל את הפריט למשתמש אחר. השולח יוכל לקבל את תגובת> לפריט ששלח אלי> על(ידי בדיקת מצבו (הסטטוס) של הפריט. 1 לח= לחיצה כפולה על הפריט בתיבת הדואר כדי לפתוח אותו. 2 לח= על קבלה או דחייה. 3 א! קיבלת את הפריט, ברח את רמת הזמינות תחת הצג כ. 4 הקלד הערה או תגובה (לא הכרחי) w לח= על אישור. 5 א! הפריט הוא פריט של קביעת תארי> אוטומטית, תתבקש על(ידי,GroupWise אחרי אישור או דחייה של הפריט, לבחור מופע זה כדי לאשר או לדחות פריט מסוי! זה. כדי לקבל או לדחות את כל מופעיו של פריט זה, לח= על כל המופעי,. א! אתה הבעלי! של משאב, תוכל לקבל או לדחות בקשות לשימוש במשאב זה. בעליו של משאב יכול ג! להשתמש בכללי, כדי להשיב באופ% אוטומטי לבקשות לשימוש במשאב. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא יצירת כללי!, תחת הנושא ניהול תיבת הדואר. 56 קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות
הגדרת אזור הזמ 8 עבור פגישה אזור זמ 8 מאפשרת לתזמ% פגישה עבור נמעני! הנמצאי! באזורי זמ% שוני! אול! עתידי! להיפגש במקו! אחד. בדר> כלל, GroupWise מתאימה באופ% אוטומטי את שעת הפגישה לפי אזור הזמ% המקומי של כל נמע%. לדוגמה, שיחת ועידה שתתוכנ% על ידי משתמש במדינת יוטה לשעה 10:00 תוצג באופ% אוטומטי כמיועדת להתקיי! בשעה 9:00 עבור נמע% בקליפורניה ובשעה 12:00 עבור משתמש בניו(יורק (שהרי המשתמשי! נמצאי! באזורי זמ% שוני!). היות שמערכת GroupWise מציגה בכל אזור זמ% את השעה המקומית השקולה לשעה שנקבעה עבור האירוע, כל המשתתפי! המתוכנני! לשיחת הוועידה יתקשרו באותו הרגע, למרות שהשעה המקומית אצל כל אחד מה! שונה. יש מקרי! שבה! עדי 8 שמערכת GroupWise לא תבצע התאמה אוטומטית זו של השעה המקומית לשעת האירוע. לדוגמה, א! אתה נמצא באזור זמ% מסוי! ותכננת פגישה ע! משתמשי! מאזור זמ% אחר, אול! אלה אמורי! לטוס ולהגיע אל אזור הזמ% של> לצור> הפגישה, עדי 8 שהנתוני! יוצגו אצל כל הנמעני! הנוגעי! לדבר לפי השעה המקומית באזור הזמ% שבו אמורה הפגישה להתקיי!. במלי! אחרות, יש לאל= את המערכת להתייחס לאזור זמ% מסוי!. במקרה זה יש להשתמש בתכונה אזור זמ 8, המבטיחה כי הפגישה תסומ% בלוח השנה ובתיבות הדואר של המשתמשי! האחרי! לפי הזמ% הנכו% באזור הזמ% של>, ש! מתקיימת הפגישה. 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 מלא את התיבות אל, CC וג! BC בשמות המשתמשי! או המשאבי! שייכללו בפגישה. 3 הכנס את המקו!, הנושא וההודעה בתיבות המתאימות. 4 לח= פעולות w בחירת אזור זמ 8 w לח= על הרשימה הנשלפת אזור זמ 8 ובחר את אזור הזמ% של מקו! הפגישה w לח= אישור. 5 הגדר את תארי> ההתחלה, שעת ההתחלה ומש> הפגישה. 6 לח= שליחה. כאשר המשתמשי! לה! קבעת פגישה בעזרת אזור זמ 8 יקבלו את הפגישה, ה! יראו את הפגישה בתיבות הדואר שלה! כשלצד הנושא יופיע ציו% אזור זמ%. לדוגמה, א! נושא הפגישה הוא "ועידה בנושא שיווק" ואזור הזמ% הוא קליפורניה, המשתמשי! יראו את הנושא וציו% אזור הזמ%, בדומה למוצג כא%: ועידה בנושא שיווק (קליפורניה) בלוח השנה של המשתמשי! יצוי% אזור הזמ% בשדה המקו!, ולא בשדה הנושא. קביעת מועד עבור פגישות, משימות ותזכורות 57
קביעת פגישות נשנות השתמש בפקודה תארי; אוטומטי כדי לקבוע מועדי! עבור פגישות, משימות ותזכורות נשנות. לדוגמה, א! באחריות> לקבוע מועד לפגישה מחלקתית מדי שבועיי!, תוכל ליצור פגישת תארי> אוטומטי אחת, שתקבע מועדי! לפגישה זו במש> כל השנה. נית% ג! להזמי% חדר ישיבות ומשאבי! אחרי! באותה פגישה. תאריכי! אוטומטיי! יכולי! לחול ביו! מסוי! מדי שבוע (לדוגמה, בכל יו! שני), ביו! מסוי! מדי חודש (לדוגמה, ב 15 בחודש או ביו! האחרו% של החודש), או בכל סדרת תאריכי! מוגדרת אחרת. נית% להשתמש בפקודה תארי; אוטומטי לצור> קביעת מועד לאירועי! שאינ! חוזרי! במתכונת קבועה, כגו% חופשות. כאשר שולחי! פריט תארי> אוטומטי, GroupWise מעתיקה את הפריט ומציבה את אחד התאריכי! המוגדרי! בכל עותק של הפריט. לדוגמה, א! הגדרת חמישה תאריכי! לאירוע מסוי!, GroupWise מכינה חמישה עותקי! של הפריט ומתזמנת עותק אחד לכל תארי>. לו שלחת את הפריט למשתמשי! אחרי!, היו נשלחי! למעשה חמישה פריטי! שבכל אחד מה! תארי> אוטומטי ב% חמישה מופעי!. לו נשלח האירוע אלי>, היו מגיעי! אל תיבת הדואר של> חמישה עותקי! של הפריט הנכנס, כשבכל אחד קבוע מועד אחר. קיימות שלוש דרכי! ליצור תארי> אוטומטי: דוגמה מאפשרת ל> לקבוע מועדי! לאירועי! ביו! מסוי! בכל שבוע, ביו! מסוי! בכל חודש, או באופ% תקופתי. האפשרות תאריכי, מאפשרת לבחור ימי! ספציפיי! מתו> לוח השנה. האפשרות נוסחה מאפשרת להגדיר באופ% טקסטואלי את אופ% קביעת המועדי!. קביעת תאריכי, אוטומטיי, לפי תאריכי, 1 בפריט שעבורו אתה קובע מועד לח= פעולות w תארי; אוטומטי. 2 לח= על הימי! שייקבעו עבור הפריט w לח= אישור. השתמש בכרטיסייה תאריכי, כדי לקבוע פריט כלשהו בתארי> מסוי! בלוח השנתי. הכרטיסייה תאריכי, שימושית במיוחד כאשר קובעי! אירועי! שאינ! מתרחשי! באופ% קבוע באותו התארי>, כגו% חופשות. כדי לעבור לשנה אחרת, לח= על הלחצ% שנה w הקלד את השנה שאליה ברצונ> לעבור w לח= אישור. כדי לנקות את תיבת הדו(שיח תארי; אוטומטי, לח= איפוס. 58 קביעת פגישות נשנות
קביעת תאריכי, אוטומטית לפי דוגמה או או 1 בעת קביעת פגישה, משימה או תזכורת, לח= על פעולות w תארי; אוטומטי. לח= על הכרטיסייה דוגמה. 2 בתיבת הקבוצה טווח, הגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. 3 או כדי להגדיר מספר מופעי! במקו! טווח, הגדר את תארי> ההתחלה w לח= על הרשימה הנפתחת סו> w מופעי, w הגדר את מספר המופעי!. 4 לח= על הרשימה הנפתחת ימי השבוע w לח= על אחת האפשרויות. 5 לח= על החודשי! שברצונ> לכלול בלוח הזמני!. כדי לכלול את כל האפשרויות, לח= לחיצה כפולה על כל אחת מהאפשרויות שבשורה. 6 א! לחצת על ימי החודש בחר אפשרות מתו> הרשימה הנפתחת מועד w לח= על מספרי הימי! הרצויי! לצור> קביעת המועד (לדוגמה, 1 ו 15 ). א! לחצת על ימי השבוע, לח= על המספר הסודר שמול היו! הנבחר בשבוע (לדוגמה, יו! שלישי, השני בחודש). א! לחצת על תקופתי, הגדר את מש> התקופה (לדוגמה, חוזר מדי 15 ימי!). 7 לח= אישור. השתמש בדוגמה או בנוסחה כדי לקבוע מועד עבור אירועי! המתרחשי! באותו היו! מדי שבוע (לדוגמה, מדי יו! שני), באותו היו! מדי חודש (לדוגמה, ב 15 וביו! האחרו% בחודש) או במהל> תקופת זמ% מוגדרת (לדוגמה, מדי 14 יו!). א! השתמשת בנוסחה או בתאריכי, והחלטת לעבור לדוגמה, לח= על הכרטיסייה דוגמה. כדי לנקות את תיבת הדו(שיח תארי; אוטומטי, לח= על איפוס. כדי לוודא שהגדרת את התאריכי! הנכוני!, לח= על הכרטיסייה תאריכי,. התאריכי! שקבעת בכרטיסייה דוגמה מופיעי! בלוחות השנה כשה! נבחרי!. כדי לבטל בחירת מופע כלשהו, לח= על הימי! שברצונ> לבטל מתו> הכרטיסייה תאריכי, w לח= אישור. קביעת פגישות נשנות 59
קביעת ימי היסט בשבוע ימי היסט מאפשרי! לקבוע פגישה, תזכורת או משימה במונחי! של מספר ימי! לפני או אחרי יו! מסוי! בשבוע. 1 בעת קביעת פגישה, משימה או תזכורת, לח= על פעולות w תארי; אוטומטי. 2 לח= על הכרטיסייה דוגמה. 3 בתיבת הקבוצה טווח, הגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. 4 לח= על החודשי! שברצונ> לכלול. כדי לכלול את כל החודשי!, לח= לחיצה כפולה על ש! כל אחד מהחודשי! בתיבת הקבוצה חודשי,. 5 לח= על אחד מימי השבוע (לדוגמה, יו! רביעי). 6 הגדר את מספר הימי! להיסט w לח= אישור. 7 לח= על אחד או יותר מהמספרי! שבשורה מול היו! הראשו% בשבוע (לדוגמה, ראשו%, שלישי ואחרו% בשורת יו! רביעי). כדי לכלול את כל האפשרויות, לח= לחיצה כפולה על אחת מהאפשרויות בשורה. 8 לח= אישור. לדוגמה, נניח כי ברצונ> לקבוע פגישה ליו! ב' שאחרי יו! א' הראשו% בכל חודש (יו! ב' זה עשוי להיות יו! ב' הראשו% בחודש, אול! לא בהכרח). כדי להגדיר פריט באופ% זה, פתח את תיבת הדו(שיח תארי; אוטומטי w לח= ימי השבוע w לח= ראשו 8 בשורה של יו, א' w ולאחר מכ% לח= על יו, א' w הקלד w 1 לח= על אישור פעמיי!. קביעת ימי היסט בחודש ימי היסט מאפשרי! לקבוע פגישה, תזכורת או משימה במונחי! של מספר ימי! לפני או אחרי יו! מסוי! בחודש. 1 בעת קביעת פגישה, משימה, או תזכורת, לח= על פעולות w תארי; אוטומטי. 2 לח= על הכרטיסייה דוגמה. 3 בתיבת הקבוצה טווח, ציי% את תארי> ההתחלה ואת תארי> הסיו!. 4 לח= על החודשי! שברצונ> לכלול. כדי לכלול את כל החודשי!, לח= לחיצה כפולה על אחד החודשי! בתיבת הקבוצה חודשי,. 5 לח= על הרשימה הנפתחת ימי השבוע w לח= ימי החודש. 6 לח= על יו! אחד או יותר בשבוע (לדוגמה, שני, רביעי ושישי). כדי לכלול את כל הימי!, לח= לחיצה כפולה על אחד הימי! בתיבת הקבוצה. 7 לח= על אחרו 8 w לח= על הלחצ% אחרו 8. 8 ציי% את מספר הימי! להיסט w לח= על אישור פעמיי!. 60 קביעת פגישות נשנות
להל% דוגמה לגבי האופ% שבו נית% להגדיר ימי היסט במש> החודש. א! אתה רוצה שתופיע תזכורת ברשימת התזכורות יו! לפני היו! האחרו% בכל חודש, הקלד 1 בשלב 8 לעיל w לח= אישור. כדי לוודא שקבעת את התאריכי! הנכוני!, לח= על הכרטיסייה תאריכי,. התאריכי! שקבעת בכרטיסייה דוגמה יופיעו בלוח השנה כשה! מסומני!. קביעת תאריכי, אוטומטית לפי נוסחה 1 בפגישה, במשימה או בתזכורת שאת מועד% אתה קובע, לח= פעולות w תארי; אוטומטי. לח= על הכרטיסייה נוסחה. 2 בתיבת הקבוצה טווח, הגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. 3 או כדי להגדיר מספר מופעי! מסוי! ולא טווח, הגדר תארי> התחלה w ברשימה הנשלפת סו>, לח= מופעי, w הגדר את מספר המופעי!. 4 הקלד את טקסט הנוסחה w לח= אישור. השתמש באפשרויות דוגמה או נוסחה כדי לקבוע אירועי! שמתרחשי! ביו! מסוי! בשבוע (לדוגמה, כל יו! שני), ביו! מסוי! בחודש (לדוגמה, ב 15 בחודש או ביו! האחרו% בחודש), או בתקופת זמ% מוגדרת (לדוגמה, כל 14 יו!). לקבלת מידע אודות הכנסת טקסט הנוסחה, עיי% בנושא השימוש בפונקציות ובאופרטורי! של נוסחאות קביעת תארי> אוטומטית, להל% בפרק זה. לדוגמאות נוספות, צור תארי> אוטומטי בעזרת דוגמה w לח= על הכרטיסייה נוסחה. נוסחה משתמשת בתחביר זהה לזה של 3.1 Office.WordPerfect כדי לנקות את תיבת הדו(שיח תארי; אוטומטי, לח= איפוס. כדי לוודא שהגדרת את הימי! הנכוני!, לח= על הכרטיסייה תאריכי,. הימי! שהגדרת יסומנו בלוח השנה. א! תסיר את הבחירה ממופע כלשהו, לח= על היו! שתרצה לבטל בכרטיסייה תאריכי, w לח= אישור. קביעת פגישות נשנות 61
השימוש בפונקציות ובאופרטורי, של נוסחאות קביעת תארי; אוטומטית כדי ליצור נוסחה של קביעת תארי> אוטומטית נית% להשתמש בפונקציות ובאופרטורי!. זכור כי הדר> הפשוטה יותר ליצור נוסחאות הדומות לנוסחאות קיימות היא להשתמש בדוגמאות המסופקות. אופרטורי, של נוסחת תארי; אוטומטי אופרטור הוא תו או מלה שמכניסי! בנוסחה כדי לבצע פעולה מסוימת. לכל אופרטור מוקצית עדיפות; זאת אומרת, שכאשר מחשבי! את הנוסחה, חלק מהאופרטורי! יבוצעו לפני האחרי!. נית% להשתמש באופרטורי! של איחוד (grouping) כדי לקב= אופרטורי! לפי סדר העדיפות שלה!. הטבלה הבאה מציגה את האופרטורי! השוני! ואת העדיפויות המקושרות אליה!. פרטי! נוספי! אודות האופרטורי! מופיעי! בהמש>. פעולה רווח (ג, בעדיפות גבוהה) Plus או + עדיפות 1 2 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 6 6 7 Minus או עד או : (נקודתיי!) כל... החל כל... עד לפני בעת/לפני אחרי בעת/אחרי קרוב ל קרוב/אחרי או או, (פסיק) לא או! (סימ% קריאה) וג, או & (וג! בעדיפות נמוכה) אופרטורי, של קיבו 7 השתמש בסוגריי! כאופרטורי! של איחוד, כדי לשנות עדיפות של אופרטורי! או כדי לקב= פונקציות לש! הבהרת הנוסחה. לדוגמה, מכיוו% שלאופרטור וג, בעדיפות גבוהה (רווח) יש עדיפות גבוהה יותר מזו של אופרטור או (פסיק), משמעות הנוסחה המוצגת להל% היא שכל הימי! המתוזמני! חייבי! לחול ביו! שלישי או חייבי! לחול ביו! חמישי ולהיות בחודש יולי או אוגוסט. ג,ה יול,אוג במילי! אחרות, משמעות הנוסחה לא תשתנה א! נכניס סוגריי! כמוצג להל%: (ג,ה) (יול,אוג) 62 קביעת פגישות נשנות
כעת הסתכל בנוסחה הבאה: (ג),(ה יול),(אוג) הנוסחה תתזמ% את כל ימי שלישי, כל ימי חמישי בחודש יולי ואת כל חודשי אוגוסט. שי! לב כיצד המשמעות משתנה כאשר הכנסנו את הסוגריי! כבנוסחה הבאה. (ג,ה) (יול,אוג) בנוסחה זו, כל הימי! המתוזמני! חייבי! לחול בימי שלישי או חמישי וחייבי! לחול בחודש יולי או אוגוסט. התוצאה הסופית היא שיתוזמנו רק ימי שלישי וחמישי בחודשי! יולי ואוגוסט. וג, בעדיפות גבוהה רווח בי% שתי פונקציות פועל כאופרטור,And והמשמעות היא ששתי הפונקציות צריכות לתת ער> אמת. לדוגמה, 25 משמעותו כל ימי 25 בכל החודשי! ובכל השני!. אול! 25 oct אומר שכל הימי! המוזמני! חייבי! לחול ביו! ה 25 בחודש אוקטובר. והביטוי 25 oct 1998 משמעותו שכל הימי! המתוזמני! חייבי! לחול ביו! ה 25 בחודש, בחודש אוקטובר בשנת 1998. אופרטורי, של היסט תוכל להשתמש באופרטור הסטה חיובית (+ או המלה (PLUS או באופרטור הסטה שלילית (( או המלה (MINUS כדי להוסי 8 או להפחית הסטה מפונקציה או מביטוי. לדוגמה, כדי לתזמ% אירוע שלושה ימי! לפני יו! חמישי הראשו% של חודש פברואר בכל השני!, תוכל להשתמש בנוסחה הבאה: ג( 1 ) פבר 3 טווח אופרטור הטווח (: או המלה עד) פועל כסדרה של אופרטורי או (ראה או, להל%) בי% כל פריט (יו!, חודש, וכו') בתחו!. לדוגמה, א! תרצה לתזמ% את היו! ה( 15 בכל חודש, אבל רק א! ה 15 חל ביו! עבודה, תוכל להקליד אחת משתי הנוסחאות הבאות: 15 &ב:ו 15 (ב:ו) משמעות הנוסחה היא שכל הימי! המתוזמני! חייבי! לחול ב 15 בחודש וחייבי! להיות בי% הימי! שני עד שישי. דר> אחרת לתאר את הנוסחה היא שכל הימי! המתוזמני! חייבי! לחול ב 15 בחודש וחייבי! להיות יו! שני או שלישי או רביעי או חמישי או שישי. קביעת פגישות נשנות 63
אופרטורי תקופה שלושת אופרטורי התקופה ה! מתחיל, כל וג! מסתיי,. השתמש באופרטור כל בצירו 8 מתחיל ו/או מסתיי, כדי לתזמ% ימי! במרווחי! סדירי!, המתחילי! בתארי> מסוי! ו/או מסתיימי! בתארי> מסוי!. לדוגמה, א! תרצה לתזמ% פגישה פע! בשבוע החל מהיו! 3 במארס, 1998 ולהמשי> בתזמו% עד 11 ביוני 1998, כולל, תוכל להשתמש בנוסחה הבאה. כל 7 מתחיל 3 מרס 1998 מסתיי, 11 יונ 1998. הנוסחה תתזמ% כל יו! שביעי, תחל ב 3 במארס, 1998 וכלה ב 11 ביוני 1998. תארי> ההתחלה יתוזמ% כל הזמ% כיו! הראשו% ותארי> הסיו! יתוזמ% רק א! הוא יחול בטבעיות במרווח המוגדר על ידי כל. א! לא תשתמש באופרטור מתחיל או מסתיי,, תארי> ההתחלה או הסיו! יהיה התארי> הראשו% או האחרו% שבקוב= לוח שנה. לדוגמה, ראה את הנוסחה הבאה: כל 7 מתחיל 3 מרס 1998 הנוסחה לעיל מתזמנת כל יו! שביעי, החל מה 3 במארס 1998, וממשיכה עד ליו! האחרו% בקוב= לוח שנה. הפקודה כל משתמשת במספרי! עד 30, כולל. לדוגמה הנוסחה "כל 45 מתחיל 3 מרס 1998" אינה נוסחה חוקית. אופרטורי, יחסיי, ששת האופרטורי! היחסיי! ה! אחרי, בתארי;/לפני, לפני, בתארי;/קרוב, קרוב, בתארי;/אחרי. השתמש באופרטורי! כדי לתזמ% ימי! יחסית לתארי> מסוי!. לדוגמה, כדי לתזמ% את יו! שני הקרוב ביותר ל 6 בנובמבר בכל השני!, הקלד את הנוסחה הבאה. ב בתארי>/קרוב 6 נוב א! תצטר> לתזמ% את יו! שלישי הראשו% לאחר ה 6 בנובמבר 1998, תוכל להקליד את הנוסחה הבאה: ג אחרי 6 נוב 1998 או נית% להשתמש באופרטור זה כדי לקבוע מועד לפריט, חייב להתקיי! אחד משני הביטויי! או הפונקציות. לדוגמה, כדי לקבוע פגישה ביו! ה 15 של כל חודש בשנת 1998, אול! זאת רק א! ה 15 יוצא ביו! ג' או ביו! ה', יש להשתמש בנוסחה הבאה: 1998 15 (ג,ה) שלילה כאשר תמק! אופרטור זה (! או המלה לא) לפני פונקציה, האופרטור ישלול את הפונקציה. לדוגמה, א! תרצה לתזמ% את כל הימי! בחודש ינואר לבד מימי שלישי וחמישי, הקלד את הנוסחה הבאה: ינו 1998!ג!ה 64 קביעת פגישות נשנות
וג, בעדיפות נמוכה כמו הרווח, אופרטור וג, בעדיפות נמוכה (& או המלה וג!) בי% שתי פונקציות מורה ששתי הפונקציות חייבות לתת תוצאת אמת. אול!, לאופרטור וג, בעל העדיפות הנמוכה יש את העדיפות הנמוכה ביותר בי% האופרטורי!. לדוגמה, ראה את הנוסחה הבאה: ג,ה יול,אוג המשמעות היא שכל הימי! המתוזמני! חייבי! להיות ימי שלישי, או חייבי! להיות ימי חמישי וחייבי! להיות ביולי או באוגוסט. אול! נניח שתחלי 8 את אופרטור וג, בעדיפות גבוהה (רווח) באופרטור וג, בעדיפות נמוכה, כבנוסחה הבאה: ג,ה וג! יול,אוג הנוסחה שלעיל מראה שהימי! המתוזמני! חייבי! להיות ימי שלישי או חמישי וחייבי! לחול ביולי או באוגוסט. בנוסחה הראשונה, האופרטור וג, הוער> לפני אופרטורי או. בנוסחה השנייה, אופרטור וג, מוער> לאחר אופרטורי או. פונקציות נוסחה לתארי; אוטומטי תזמ% ימי! מסוימי! בשבוע, בחודש או בשנה בעזרת פונקציות קביעת התארי> האוטומטית המפורטות להל%. בשימוש בפונקציות יש להקפיד על האיות. לדוגמה, GroupWise משתמשת בקיצור "ג" עבור יו! שלישי ולא בקיצור "שלי" פונקציות הנוסחאות של GroupWise אינה רגישות לסוג האות באנגלית (רישיות או קטנות). יו, בשבוע לדוגמה, ג יתזמ% את כל ימי שלישי. יו, בחודש לדוגמה, המספר 3 יתזמ% את כל הימי! השלישיי! בחודש. בנוס 8, המלה אחרו 8 תתזמ% את היו! האחרו% בחודש. יו, בשנה לדוגמה, 35 יתזמ% את היו! השלושי! וחמישה בשנה. חודש בשנה לדוגמה ינו יתזמ% את כל ימי חודש ינואר. שנה לדוגמה, 1998 יתזמ% את כל ימי השנה 1998. ימי שבוע בחודש לדוגמה, ג( 1 ) יתזמ% את יו! שלישי הראשו% בחודש. בנוס 8, א(אחרו%) יתזמ% את יו! ראשו% האחרו% של החודש, והביטוי ו(אחרו% 1 ) יתזמ% את יו! שישי הלפני אחרו% של החודש. קביעת פגישות נשנות 65
66 קביעת פגישות נשנות
השימוש בלוח השנה קביעת פגישות נשנות 67
השימוש בלוח היומי הלוח נועד לסייע ל> לארג% את זמנ> ואת עבודת>. נית% לעבור על הפגישות, המשימות והתזכורות, לקרוא אות% מ% הלוח, לשמור אות% ולהדפיס% במבני! שוני!. נית% להשתמש ג! בייפוי כוח כדי לנהל לוחות זמני! של משתמשי! אחרי! או של משאבי! אחרי!. התוכנה כוללת סוגי! שוני! של תצוגות לוח ותדפיסי לוח, כ> שתוכל לבחור את התצוגה הנוחה ל> ביותר, והמציגה בצורה היעילה ביותר את המידע הנחו= ל>. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הדפסת לוח הזמני! להל% בפרק זה. תצוגת לוח השנה תוכנת GroupWise מספקת שלושה מבני! בסיסיי! של לוח השנה, המאפשרי! להציג פגישות, משימות ותזכורות. שיטות תצוגה נוחות אלה מסייעות ביד> לארג% את המידע ולהתמקד בפרטי! החשובי! ל> ביותר. תיקיית לוח השנה כל הפריטי! עבור! נקבע מועד כלשהו מופיעי! בתיקייה זו. תצוגות לוח השנה מסודרות בכרטיסיות, כ> שאי% כל קושי לעבור מתצוגה אחת לאחרת. כמו(כ% נית% להוסי 8 כרטיסיות נוספות (כלומר, תצוגות נוספות) ללוח השנה ולהגדיר% באופ% המתאי! ל>. התצוגה המופיעה על המס> בעת היציאה מלוח השנה היא זו שתוצג בפע! הבאה שתפתח את תיקיית לוח השנה. 1 לח= על ברשימת התיקיות. נית% להשתמש בתצוגה גרפית כדי להציג את מש> הפגישות (הביטוי הגרפי הוא בגושי!). אפשרות זו מאפשרת המחשה חזותית ברורה יותר של ניצול הזמ% בלוח השנה. כמו(כ% נית% לבחור בתצוגת טקסטואלית, כדי לתאר באופ% מילולי את רצפי הפגישות. מרווחי הזמ% ברשימת הפגישות ניתני! לכוונו% ולהגדרה, החל מעשר דקות וכלה בשעתיי!, בהתא! לרמת הפירוט הנחוצה עבור הרשימה. נית% להציג בלוח ג! את מספרי השבועות בשנה. נית% להגדיר את לוח העבודה כ> שיוצגו רק שעות המשרד. האפשרות הצג פגישה כ מאפשרת להציג את רמת הזמינות לפגישות, כפי שיופיע בתוצאות של חיפוש מי פנוי ובלוח עצמו. 68 השימוש בלוח היומי
תצוגת לוח השנה או נית% להציג את לוח הזמני! בתצוגה יומית, שבועית, חודשית, שנתית, ברשימת משימות, בתצוגת תכנו% פרויקטי! ובתצוגה מרובת משתמשי!. לדוגמה, התצוגה החודשית מאפשרת להציג לוח זמני! חודשי, בעוד שתצוגה מרובת משתמשי! מאפשרת להציג, להשוות ואפילו לנהל את לוחות הזמני! של מספר משתמשי! ומשאבי!, שאתה משמש כמיופה כוח ללוחות השנה שלה!. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שינוי תצוגת לוח השנה, להל%. כמו(כ% נית% לבחור תצוגת לוח אחרת שתשמש כברירת מחדל. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הגדרת אפשרויות עבור,GroupWise שבנושא התאמה אישית של.GroupWise בנוס 8 לתצוגות שמספקת המערכת, מנהל% המערכת יכול ליצור עבור> תצוגות לוח שנה מותאמות אישית, באמצעות מעצב תצוגות של,GroupWise הכלול בערכת פיתוח התוכנות של מערכת.GroupWise 1 לח= חלו 8 w לוח שנה כדי לפתוח חלו% נפרד שבו תופיע תצוגת לוח שנה. לח= בסרגל הכלי!. השימוש בלוח היומי 69
כלוח שנה שיטת תצוגה זו שימושית א! אתה נוהג לאגור את כל הפגישות או שאר הפריטי! עבור פרויקט מסוי! או עבור לקוח מסוי! בתיקייה אחת, וברצונ> להציג את לוח הפגישות של> עבור פרויקט מסוי! זה בלבד. 1 לח= על תיקיית הפרויקט ברשימת התיקיות. 2 לח= על תצוגה w כלוח שנה כדי להציג את כל הפריטי! שנקבעו, את כל הפריטי! שאושרו ואת כל שאר הפריטי! השמורי! בתיקייה זו. הסמלי, המופיעי, לצד הפריטי, בלוח השנה הסמלי! המופיעי! לצד הפריטי! בלוח השנה מספקי! מידע נוס 8 אודות הפריטי! השוני!. סמל תיאור עבור פריט זה נקבעה התראה. פריט קבוצתי (פגישה קבוצתית, תזכורת קבוצתית או משימה קבוצתית). פריט המסומ% כפריט פרטי. קריאת פריט בלוח השנה ברשימת התיקיות. לח= 1 או לח= חלו 8 w לוח שנה. לח= לחיצה כפולה על הפריט שברצונ> לקרוא. 2 בכל התצוגות, לבד מתצוגה שנתית, תוכל להעמיד את סמ% העכבר מעל רוב הפריטי! ולראות מידע כדוגמת נושא, שעה, מאת, מקו, ואל. כדי לקרוא פריט נית% ג! ללחו= על הפריט המבוקש פעמיי!. כדי לסגור פריט שפתחת בלוח השנה של>, לח= על תיבת הסגירה. נית% לשנות את תצוגת לוח השנה כדי להציג מבנה אחר כדוגמת יו!, שבוע, שנה וכ% הלאה, באמצעות לחיצה על הכרטיסייה המתאימה. כמו(כ% ראה שינוי לוח תצוגת לוח השנה להל% בפרק זה. 70 השימוש בלוח היומי
שמירת פריט בלוח השנה. ברשימת התיקיות, לח= על 1 או לח= על חלו 8 w לוח שנה. לח= על הפריט שברצונ> לשמור w לח= על קוב 7 w שמירה בש,. 2 3 בתיבת הטקסט שמירה בש,, הקלד ש! קוב= עבור הפריט. 4 כדי לשמור את הפריט בספרייה שונה מזו המוצגת בתיבת הטקסט ספרייה נוכחית, לח= על עיו 8 w לח= על כונ% w לח= על תיקייה w אישור. 5 א! ברצונ> שמערכת GroupWise תשאל הא! להחלי 8 קוב= קיי! בעל אותו ש!, סמ% את תיבת הסימו% דווח על כפילויות בשמות קבצי,. 6 לח= על שמירה w סגירה. כאשר אתה שומר פריט לוח שנה, מערכת GroupWise מספקת ש! קוב= שמבוסס על שורת הנושא, ע! סיומת ש! קוב=.MLM נית% להשתמש בש! זה, או להקליד ש! קוב= שונה בתיבת הטקסט שמירה בש,. כדי לשמור פריטי!, נית% ג! ללחו= בעזרת לחצ% העכבר הימני על הפריט w שמירה בש, כדי לפתוח את תיבת הדו(שיח שמירה. תצוגת לוחות הזמני, של מספר משתמשי, תצוגת משתמשי! מרובי! מאפשרת להציג זה ליד זה את לוחות הזמני! של מספר אנשי! או משאבי!. פעולה זו שימושית לצורכי ניהול ומעקב אחר עמיתי! או משאבי!. לדוגמה, נית% להשתמש בתצוגת משתמשי! מרובי! כדי למצוא במהירות א! יש בחברה חדר ועידות פנוי במועד מסוי!. כדי לכלול משתמש או משאב בתצוגת משתמשי! מרובי!, צרי> שיהיו ל> ההרשאות המתאימות עבור המשתמש או המשאב האמורי!. לדוגמה, א! אי% ל> הרשאת קריאה עבור פגישות, לא תוכל לראות את לוח הזמני! של משתמש אחר בתצוגת משתמשי! מרובי!. תצוגת משתמשי! מרובי! מוגדרת על(ידי רשימת משתמשי, מרובי,. לדוגמה, א! יצרת רשימה הכוללת את המשתמשי! אליס, בקי וקארל, יופיעו לוחות הזמני! של משתמשי! אלה בעמודות של תצוגת המשתמשי! המרובי!. בעמודה השמאלית יוצג לוח הזמני! של המשתת 8 הראשו% ברשימה (במקרה זה אליס), בעמודה הבאה יופיע לוח הזמני! של המשתמש השני ברשימה (בקי) וכ> הלאה. נית% ליצור ולהגדיר תצוגות משתמשי! מרובי!, שלכל אחת רשימת משתמשי! מרובי! משלה, עבור קבוצות שונות של משתמשי! ומשאבי!. את רשימות המשתמשי! המרובי! נית% לערו>, ונית% לבחור או לבטל את הבחירה של לוחות זמני! של משתמשי! הנמצאי! ברשימה, לפי הצור>. השימוש בלוח היומי 71
1 ברשימת התיקיות, לח= על. 2 לח= על הכרטיסייה משתמשי, מרובי,. או א! יצרת מספר רשימות משתמשי! מרובי!, לח= על הכרטיסייה של תצוגת המשתמשי! המרובי! שברצונ> להציג, ולאחר מכ% דלג אל שלב 4 שלהל%. 3 לח= על w בחר את תיבות הסימו% לפי שמות המשתמשי! שאת לוחות הזמני! שלה! ברצונ> להציג w לח= אישור. 4 הצג את לוחות הזמני! של המשתמשי!. כדי להציג יו! אחר, לח= על מעבר ליו, w בחר את היו! הרצוי w לח= אישור. א! יש ל> הרשאות ייפוי הכוח המתאימות, תוכל לקבוע פגישה באמצעות לחיצה וגרירה מ% המועד הרצוי, על פני כל לוחות הזמני! של המשתמשי! שברצונ> לכלול בפגישה. הדפסת פריטי לוח שנה נית% להשתמש בפקודה הדפסה כדי להדפיס פריט אחד או יותר מלוח השנה, כולל כל הקבצי! והפריטי! המצורפי! אליו. נית% ג! להדפיס את הפריט שאתה קורא או יוצר. יש להגדיר את המדפסת באמצעות הגדרות המדפסות (או לוח הבקרה) של "חלונות". הפקודה הדפסת לוח מאפשרת להדפיס פגישות, משימות ותזכורות בתבניות שונות ובגודלי ד 8 שוני!. לדוגמה, נית% להדפיס את הלוח היומי, כולל כל הפגישות, אול! נית% ג! להדפיס לוח שבועי שיכלול את כל הפגישות וג! את כל המשימות המיועדות עבור אותו שבוע. הפקודה הדפסת לוח מאפשרת לבחור מבי% מספר קטגוריות של תבניות שונות, בהתא! לצור> עבורו מתבצעת ההדפסה. קטגוריות אלה מכונות "סוגי לוח". א! לא מצאת מבנה לוח העונה על צרכי>, נסה לחפש בתבניות ההדפסה המופיעות בקטגוריה אחרת (כלומר בסוג לוח אחר). הסברי! אודות סוגי הלוח הקיימי! ימצא הקורא בהמש>. 72 השימוש בלוח היומי
"פרנקלי 8 קווסט" ) Quest (Franklin תבניות לוח גרפיות אלה תואמות את עמודי יומ% "פרנקלי%" ) Planner.(Franklin Day תבניות אלה מתאימות במיוחד למי שרוצה לשלב את השימוש ביומ% "פרנקלי%" ע! העבודה ב( GroupWise. נית% להדפיס לוחות זמני! על נייר לב% רגיל, בתבניות ובגדלי! המתאימי! ליומ% "פרנקלי%", ונית% ג! להדפיס את לוחות הזמני! של GroupWise על הדפי! המוכני!(מראש שסופקו ביחד ע! יומ% "פרנקלי%". GroupWise תבניות לוח גרפיות אלה מאפשרות גלישת טקסט שלמה יותר מזו המתאפשרת בתבניות של "פרנקלי%", וה% כוללות תצוגה גרפית של מש> הפגישות. לדוגמה, רשימת המשימות מאפשרת להדפיס את רשימת המשימות באופ% שאינו קשור ליו! מסוי! דווקא, והמאפשרת ג! את הדפסת% של משימות שהושלמו. משתמשי, מרובי, תבניות הדפסה מרובות(עמודות אלה מאפשרות להדפיס זה(ליד(זה את לוחות הזמני! של מספר משתמשי!. כדי לכלול בתצוגה משתמש או משאב מסוי!, צרי> שיהיו ל> הרשאות ייפוי כוח מתאימות עבור המשתמש או המשאב הרצוי. טקסט תבנית טקסטואלית זו מספקת את כל המידע הזמי% ללא כל קיטוע. נית% להדפיסה אל קוב=, ונית% לשלוח את הקוב= ג! כקוב= הדפסה במדפסת רגילה. הדפסת לוח הזמני, 1 לח= על בסרגל הכלי!. 2 לח= על סוג לוח שנה ברשימה הנפתחת סוג לוח שנה. בחלו% התצוגה תראה כיצד ייראה הטקסט המודפס. 3 לח= על האפשרות גודל לוח שנה ברשימה הנפתחת. האפשרויות הזמינות תלויות בסוג לוח השנה שנבחר. 4 לח= על האפשרות סגנו 8 נייר ברשימה הנפתחת. האפשרויות הזמינות תלויות במדפסת שברשות>. 5 לח= על סוג עמוד מעוצב ברשימה הנפתחת עמוד מעוצב. נית% לראות את מראה לוח השנה בתיבת התצוגה מימי%. א! אינ> מוצא הגדרת העמוד המעוצב שעונה על צרכי>, בחר סוג לוח שנה אחר, כדי להציג הגדרות עמוד אחרות. השימוש בלוח היומי 73
6 בתיבה תארי; התחלה, ציי% את התארי> הראשו% שברצונ> להדפיס. 7 בתיבה מספר ימי,/שבועות/חודשי,, ציי% את מספר הימי! להדפסה. (שמה של תיבה זו משתנה בהתא! להגדרת העמוד שנבחרה). 8 לח= על הכרטיסייה עיצוב w הקלד כותרת בתיבה כותרת, א! ברצונ> להציג כותרת בראש העמוד w בחר באפשרויות מתו> כותרת תחתונה או תצוגה. 9 לח= על כרטיסיית האפשרויות סוג לוח שנה w ציי% את האפשרויות הרצויות. (ש! הכרטיסייה והאפשרויות הזמינות משתני! בהתא! לסוג לוח השנה שנבחר). 10 לח= על הגדרת מדפסת w בחר מדפסת ברשימה הנפתחת. 11 א! אתה מדפיס על דפי! מוכני! מראש שיוזנו באופ% ידני לתו> המדפסת (ולא באמצעות מגש הזנה) לח= על מאפייני, w הזנה ידנית ברשימה הנפתחת מקור הנייר. 12 לח= על אישור פעמיי! w הדפסה. כדי לראות כיצד ייראה לוח הזמני! המודפס בתבנית שבחרת, בחר תצוגה מקדימה. א! אתה משמש מיופה כוח ומדפיס את לוחות הזמני! של מספר משתמשי!, בחר באפשרות ש, שבכרטיסייה עיצוב כדי להדפיס את שמו של כל משתמש על לוח הזמני! המתאי! בכותרת תחתונה, כדי שתוכל להבדיל בי% לוחות הזמני! המודפסי!. כדי לכלול מספרי שבועות בתדפיס, בחר באפשרות מספרי שבועות שבכרטיסייה עיצוב. א! אתה מעדכ% ומדפיס מחדש את לוח הזמני! של> לעתי! קרובות, בחר באפשרות תארי; ושעה נוכחיי, שבכרטיסייה עיצוב, לפני ההדפסה, כדי שתוכל לדעת תמיד איזה לוח זמני! עדכני יותר. נית% לעקו 8 את ההגדרות האוטומטיות של גודל הנייר, כגו% במקרי! בה! מדפיסי! עמוד בסגנו% יומ% "פרנקלי%" בכיוו% הדפסה לרוחב העמוד על נייר רגיל, במקו! בכיוו% ההדפסה לאור; העמוד, כמקובל, או כאשר מדפיסי! על סוג נייר מסוי! מתו> מגש הדפסה מסוי!. שינוי גודל הנייר עבור ההדפסה אינו משפיע על גודל לוח השנה שנבחר בהגדרת לוח השנה. כדי לשנות את גודל הנייר, לח= על הגדרת מדפסתw מאפייני, w לח= על הכרטיסייה ניירw בחר בגודל הנייר המבוקש. נית% לעקו 8 את ההגדרות האוטומטיות עבור הסטת השוליי! בכרטיסייה.Franklin Quest Options בגלל הבדלי! קלי! בחיתו> הנייר, יש צור> לעתי! להתאי! את השוליי! בעת הדפסה על טפסי! מוכני!, כדי שהטקסט יוצב במקומו המדויק בשורה. כדי לשנות את הסטת השוליי! בכיוו% אנכי, ציי% את מספר היחידות להסטת הטקסט מהשוליי! העליוני! בתיבה הסטה מלמעלה. כדי לשנות את הסטת השוליי! בכיוו% אופקי, ציי% את מספר היחידות להסטת הטקסט מהשוליי! השמאליי! בתיבה הסטה משמאל. הסטת השוליי! מופיעה בעותק המודפס, ולא בתצוגה המקדימה של ההדפסה. לקבלת עזרה אודות אפשרות כלשהי בתיבת הדו(שיח, לח= על w האפשרות. 74 השימוש בלוח היומי
הדפסת רשימות של פגישות, משימות או תזכורות 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 ודא שבתיבת הרשימה הנשלפת סוג לוח שנה נבחר.GroupWise לח= על האפשרות ברשימה הנשלפת גודל לוח שנה. 3 לח= על העיצוב המבוקש ברשימה הנשלפת עמוד מעוצב. 4 5 א! אתה מדפיס פריסת פגישות, בתיבה תארי; התחלה הגדר את התארי> הראשו% שברצונ> להדפיס, אחרי כ%, ציי% בתיבה מספר ימי,/שבועות את מספר הימי! או השבועות להדפסה. (שמה של תיבה זו עשוי להשתנות בהתא! לסוג פריסת העמוד שבחרת). 6 לח= על הכרטיסייה עיצוב w הקלד כותרת בתיבה כותרת עליונה, א! תרצה להציג כותרת בעמוד w בחר אפשרויות כותרת תחתונה או תצוגה כלשה%. 7 לח= על הכרטיסייה אפשרויות w GroupWise בחר אפשרויות כלשה%. 8 לח= הגדרת מדפסת w בחר מדפסת מתיבת הרשימה הנשלפת ש, w לח= אישור. 9 לח= הדפסה. השימוש בלוח היומי 75
א! אתה מעוניי% בתדפיס בחת> של משימות ולא בחת> ימי!, תוכל להדפיס את רשימת המשימות הנוכחיות או הנוכחיות והגמורות, ללא קשר ליו! כלשהו, בעזרת פריסת העמוד רשימת משימות המשימות מסודרות לפי תארי> יעד. א! אתה מנהל מספר גדול של תזכורות, תוכל לאחד% לתדפיס ממוקד( תזכורות בעזרת פריסת העמוד רשימת תזכורות. נית% להדפיס את הפגישות, המשימות והתזכורות בלוח זמני! מאוחד. פריסות העמוד המוכנות מראש של לוח הזמני! המאוחד כוללות אפשרויות כגו% ארגונית יומית, ארגונית תלת 6 יומית וכ% עמודי! מעוצבי! לפי תבנית לוח שנה מסוג יומ% "פרנקלי%" Quest).(Franklin לח= על הלחצ% תצוגה מקדימה כדי לראות אי> האפשרויות שבחרת משפיעות על פריסת העמוד. כדי להוסי 8 מספרי שבועות לתדפיס פגישה או תזכורת, בחר את מספרי שבועות בכרטיסייה עיצוב. א! אתה מעדכ% ומדפיס את רשימת הפגישות, המשימות או התזכורות לעיתי! תכופות, בחר את תארי; ושעה נוכחיי, בכרטיסייה עיצוב לפני ההדפסה, כדי שתוכל לדעת איזה תדפיס הוא העדכני ביותר. כדי לקבל עזרה אודות אפשרות תיבת דו(שיח, לח= על w האפשרות. הדפסת לוחות הזמני, של משתמשי, מרובי, 1 ודא שיש ל> ייפוי כוח לקריאה בכל תיבות הדואר, של כל המשתמשי!, שאת לוחות הזמני! שלה! תרצה להדפיס. 2 לח= כדי לוודא שכל המשתמשי!, שאת לוחות הזמני! שלה! תרצה להדפיס, מופיעי! ברשימת ייפוי הכוח של>. א! ה! לא מופיעי! ברשימה, הוס 8 אות!. בסרגל הכלי!. לח= 3 לח= משתמשי, מרובי, ברשימה הנשלפת סוג לוח שנה. 4 לח= על האפשרות ברשימה הנשלפת גודל לוח שנה. 5 6 לח= על עמוד מעוצב בתיבת הרשימה הנשלפת עמוד מעוצב. א! אתה מתכוו% לכלול יותר משניי! או שלושה משתמשי!, אולי תרצה לבחור לוח שנה יומי (לרוחב), לנוחות הקריאה. בתיבה, תארי; התחלה הגדר את היו! הראשו% שתרצה להדפיס. 7 בתיבה מספר ימי, הגדר את מספר הימי! שיודפסו. 8 9 לח= על הכרטיסייה אפשרויות משתמשי, מרובי, w בחר את אפשרות גלישת הטקסט w בחר את תוכ% הפריטי! להוספה. 76 השימוש בלוח היומי
10 הגדר את מספר מרבי של ייפוי כוח בעמוד. לדוגמה, א! תרצה להדפיס את לוחות הזמני! של תשעה משתמשי!, א> תרצה להדפיס רק שלושה לוחות זמני! בעמוד, תצטר> להגדיר 3. 11 בתיבה רשימת ייפוי כוח, בחר את המשתמשי! שאת לוחות הזמני! שלה! תרצה להדפיס. 12 לח= הגדרת מדפסת w בחר מדפסת מתיבת הרשימה הנשלפת ש,. 13 לח= אישור w הדפסה. לח= על הלחצ% תצוגה מקדימה, כדי לראות אי> האפשרויות שבחרת משפיעות על פריסת העמוד של לוח זמני המשתמשי! המרובי!. כדי לקבל עזרה אודות אפשרות תיבת דו(שיח, לח= על w האפשרות. שינוי תצוגת לוח שנה שינוי היו, הראשו 8 בשבוע 1 לח= על הח= שמימי% לסמל בסרגל הכלי! w לח= על התצוגה המבוקשת. נית% לשנות את תצוגת הלוח ולהציג לוח שנתי, לוח שבועי, לוח תכנו% עבור פרויקט מסוי! וכ> הלאה. נית% להגדיר תצוגת לוח אחרת כברירת מחדל דר> אפשרויות. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הגדרת אפשרויות עבור GroupWise תחת הנושא התאמה אישית של.GroupWise 1 לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על תארי; ושעה w לח= על הכרטיסייה לוח שנה. 3 בתיבת הקבוצה אפשרות תצוגת חודש, בחר יו!. לח= אישור. השימוש בלוח היומי 77
תצוגת תארי; אחר בלוח ברשימת התיקיות. לח= על 1 או לח= על חלו 8 w לוח. או 2 א! בכרטיסיית התצוגה המופיעה על המס> יש סרגל כלי! המכונה לוח, לח= על התארי> המבוקש בסרגל כלי! זה. א! בתצוגה אי% סרגל כלי!, לח= תצוגה w מעבר לתארי; w בחר את התארי> הרצוי w לח= אישור. 3 כדי לחזור לתארי> של היו!, לח= תצוגה w מעבר להיו,. או לח= היו, בסרגל הכלי!. נית% להשתמש בפקודה מעבר לתארי; כדי להציג את לוח השעות של יו! שאינו מופיע בלוח. יש תצוגות שבה% מעבר ליו! אחר אינו ישי!. לדוגמה, תצוגה הכוללת רשימת משימות בלבד אינה קשורה לתארי> מסוי! זה או אחר, כ> שבתצוגה זו אי% משמעות למעבר לתארי> אחר. לקבלת עזרה אודות האפשרויות השונות המופיעות בתיבת הדו(שיח, לח= w לח= על האפשרות המבוקשת. 78 השימוש בלוח היומי
הגדרת התראות עבור פריטי לוח נית% להורות ל( GroupWise להשמיע התראה כדי להזכיר ל> על דבר פגישה מתקרבת. כמו(כ% נית% להגדיר כי ההתראה תבצע פעולה כלשהי כגו% פתיחת קוב= או הפעלת יישו! או תוכנית כלשה!. לדוגמה, נית% לקבוע כי ה"פגישה" מיועדת לבצע גיבוי של הקבצי! בימי! שבה! אינ> נמצא במשרד אול! המחשב של> פועל. בתפריט אפשרויות, תוכל להגדיר ברירת מחדל לפיה בכל פע! שתאשר קבלת פגישה או משימה, תיצור GroupWise באופ% אוטומטי התראה. חשוב: כדי שההתראה תפעל, הכרחי שתוכנת עדכונית תפעל ג! היא (או תהיה ממוזערת). הגדרת מועד התראה 1 לח= על פגישה בתיבת הדואר או בלוח השנה של>. 2 לח= על פעולות w התראה. 3 ציי% כמה שעות או דקות לפני הפגישה צריכה להישמע ההתראה. כדי להגדיר התראה, נית% ללחו= באמצעות לחצ% העכבר הימני על הפגישה הרצויה ולאחר מכ% ללחו= על התראה. א! האפשרות הגדרת התראה אינה זמינה (מופיעה בצבע עמו! על המס>), ודא שמועד הפגישה טר! חל 8. כדי להסיר התרעה שהוגדרה עבור פגישה, לח= על הפגישה w פעולות w התראה w ניקוי. בתפריט אפשרויות, נית% לבחור להגדיר התראה באופ% אוטומטי בכל פע! שאתה מאשר פגישה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הגדרת אפשרויות עבור.GroupWise תחת הנושא התאמה אישית של,GroupWise נית% להגדיר נתיב המוביל ליישו!, כדי שהיישו! יופעל ע! הפעלת ההתראה. הגדרת התראות עבור פריטי לוח 79
הגדרת התראה שתופעל פרק זמ 8 מסוי, לפני מועד נתו 8 1 לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על תארי; ושעה w לח= על הכרטיסייה לוח שנה w ודא שהאפשרות הגדרת התראה לאחר אישור מסומנת. 3 ציי% כמה דקות ושעות לפני אירוע ברצונ> לקבל התראה. 4 לח= אישור. לקבלת עזרה אודות אפשרות המופיעה בתיבת דו שיח, לח= w האפשרות. 80 הגדרת התראות עבור פריטי לוח
ניהול תיבת הדואר הגדרת התראות עבור פריטי לוח 81
השימוש ברשימת התיקיות השתמש בתיקיות לצור> אחסו% וארגו% פריטי! נכנסי! ויוצאי! בתיבת הדואר (פגישות, תזכורות, משימות, הפניות מסמכי! והודעות דואר או הודעות טלפוניות). כ> תוכל לקב= יחד את כל הפריטי! הקשורי! למשימה מסוימת. רשימת התיקיות תיראה בדר> כלל פחות או יותר כמופיע באיור הבא: כל התיקיות בחלו% הראשי ה% תיקיות משנה של תיקיית המשתמש. תיקיית המשתמש מייצגת את מסד נתוני המשתמש, ומכילה את כל המידע שמחזיק המשתמש ב( GroupWise. בתיקיית המשתמש כלולי! תיבת הדואר, תיקיית פריטי, שנשלחו, לוח שנה, התיקייה מסמכי,, התיקייה רשימת משימות, התיקייה עבודה בתהלי;, ארו% התיוק וסל המיחזור. נית% לארג% פריטי! בתיקיות על ידי העברת! ממקו! למקו!, או באמצעות יצירת קישורי!. כאשר אתה מעביר פריט לתיקייה, הוא נלקח ממקו! מסוי! ומוצב במקו! אחר. כאשר אתה מקשר פריט לתיקייה, הפריט נותר בתיקייה המקורית ומופיע ג! בתיקייה החדשה. כאשר חלי! שינויי! בפריט מקושר, מתעדכני! השינויי!, לפי הצור>, ג! בשאר התיקיות שאליה% קושר הפריט. נית% להגדיר מאפייני! שוני! עבור כל תיקייה ברשימת התיקיות (העמודות שיופיעו, סדר המיו% שלה%, תצוגת הפריטי! ברשימה או לפי רצ 8 וכיו"ב). נית% להגדיר הגדרות תצוגה בכל מספר רצוי, ולהחיל% על כל תיקייה ברשימת התיקיות. לדוגמה, נית% להשתמש בהגדרת תצוגה מסוימת עבור מרבית התיקיות, אול! להחיל הגדרת תצוגה אחרת עבור תיקיות אישיות. נית% לאגור פריטי! לא(גמורי! בתיקייה מיוחדת, המכונה מסמכי, בעבודה. לקבלת פרטי! נוספי!, עיי% בנושא שמירת פריטי! בתיבת הדואר, תחת הנושא ניהול תיבת הדואר. נית% ג! לאגור את כל המסמכי! בתיקיית מסמכי, (ראה ארגו% המסמכי! תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!). כמו(כ% נית% להפו> תיקייה כלשהי לנחלת הכלל על(ידי הפעלת שיתו 8 (ראה השימוש בתיקיות משותפות, תחת הנושא ניהול תיבת הדואר). 82 השימוש ברשימת התיקיות
שינוי ש, של תיקיות 1 בחלו% הראשי, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על התיקייה שאת שמה ברצונ> לשנות w לח= על שינוי ש,. 2 הקלד ש! חדש עבור התיקייה. לא נית% לשנות את ש! התיקיות לוח שנה, מסמכי,, תיבת דואר, ארו 8 תיוק, מסמכי, בעבודה וסל המיחזור. מחיקת תיקיות 1 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על התיקייה שברצונ> למחוק w לח= על מחיקה. 2 לח= על האפשרות פריטי, בלבד או על האפשרות תיקיות ופריטי, w אישור. לא נית% למחוק את התיקיות לוח שנה, מסמכי,, תיבת דואר, ארו 8 תיוק, עבודה בתהלי; וסל המיחזור. כדי למחוק תיקייה שמשותפת את>, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על התיקייה w לח= על מחיקה w כ 8. יצירת תיקייה אישית 1 ברשימת התיקיות, לח= על קוב 7 w חדש w תיקייה. 2 ודא שהאפשרות תיקייה אישית מסומנת w לח= על הבא. 3 הקלד ש! ותיאור עבור התיקייה החדשה. 4 לח= על מעלה, מטה, לימי 8 או לשמאל כדי להציב את התיקייה במקו! הרצוי ברשימת התיקיות w לח= על הבא. 5 הגדר את הגדרות התצוגה עבור התיקייה. לח= על סיו,. א! יצרת תיקייה, ואז החלטת להציב אותה במקו! אחר, לח= על התיקייה בעזרת לחצ% העכבר הימני וגרור אותה למיקו! חדש ברשימת התיקיות. יצירת תיקייה חדשה 1 ברשימת התיקיות, לח= על קוב 7 w חדש w תיקייה. 2 לח= על תיקייה משותפת w לח= על הבא. 3 הקלד ש! ותיאור עבור התיקייה החדשה. 4 לח= על מעלה, מטה, לימי 8 או לשמאל כדי להציב את התיקייה במקו! הרצוי ברשימת התיקיות w לח= על הבא. 5 קבע את הגדרות התצוגה עבור התיקייה. לח= על הבא. 6 התחל להקליד ש! של משתמש בתיבה ש,. השימוש ברשימת התיקיות 83
7 כאשר ש! המשתמש מופיע בתיבה, לח= על הוספת משתמש כדי להעביר את המשתמש לתו> רשימת השיתו>. 8 לח= על ש! המשתמש ברשימת השיתו 8. 9 בחר את אפשרויות הגישה הרצויות עבור משתמש זה. 10 חזור על שלבי! 6 עד 9 עבור כל משתמש עימו ברצונ> לשת 8 את התיקייה. 11 לאחר שתסיי!, לח= על סיו,. העברת פריט לתיקייה אחרת 1 גרור את הפריט מתו> רשימת הפריטי! אל התיקייה הרצויה. כדי להסיר את כל הקישורי! מפריט בעת העברתו, לח= על מקש Alt בעת גרירת הפריט אל התיקייה. הפריט מוסר מכל התיקיות שאליה% הוא היה מקושר ומוצב בתיקייה אחת בלבד. כדי לקשר פריט לספרייה אחרת ולהותיר עותק של הפריט בספרייה המקורית, לח= על מקש Ctrl בעת גרירת הפריט לספרייה הנוספת. הצבת פריטי, ביותר מתיקייה אחת 1 לח= על פריט בתיבת הדואר. 2 לח= על עריכה w העברה/קישור לתיקייה. 3 לח= על תיבת הסימו% שלצד כל תיקייה שבה ברצונ> להציב את הפריט. 4 לח= על קישור. א! מוחקי! את הפריט המקורי, העותקי! שבתיקיות האחרות נותרי! ללא שינוי. לח= על מחיקת קישורי, ישני,, כדי למחוק פריט מכל התיקיות שאליה! הוא קושר בעבר ולהעביר את הפריט לתיקייה חדשה. בחלו% הראשי, לח= על מקש Alt תו> כדי גרירת פריט אל התיקייה, כדי להעביר את הפריט אל התיקייה. הפריט מוסר מכל התיקיות שאליה% היה מקושר בעבר ומוצב בתיקייה אחת בלבד. בחלו% הראשי, לח= על מקש Ctrl תו> כדי גרירת פריט אל תיקייה כדי לקשר את הפריט לתיקייה זו. שחזור תיקיית הפריטי, שנשלחו 1 בתצוגת רשימת תיקיות לח= קוב 7 w חדש w תיקייה. 2 לח= תיקיית תוצאות חיפוש w תיקיית תוצאות חיפוש מוגדר מראש w לח= פריטי, שנשלחו w הבא. 3 לח= מעלה, מטה, לימי 8 או לשמאל, כדי למק! את התיקייה במקו! הרצוי בתצוגת רשימת תיקיות. 4 לח= סיו,. 84 השימוש ברשימת התיקיות
השימוש בתיקיות משותפות נית% לפתוח את התיקיות האישיות לשימוש! של משתמשי! אחרי! על(ידי שימוש בכישורי השיתו 8. לדוגמה, נית% ליצור תיקיה משותפת בה כל אחד במחלקה של> יוכל לאחס% ולהציג פריטי GroupWise (כגו% הודעות דואר, מסמכי!, וכיו"ב). תוכל לבחור את מי לשת 8 ואלו הרשאות יקבל כל משתמש. לאחר מכ%, יכולי! המשתמשי! לשלוח הודעות לתיקייה המשותפת, לגרור אליה פריטי! קיימי! וליצור רצפי דיוני!. בדר> כלל תיראה תיקייה משותפת פחות או יותר כמופיע באיור הבא: כאשר עובדי! ב( GroupWise בעבודה מרחוק, השינויי! בתיקיות המשותפות מתעדכני! רק כאשר מתחברי! שוב אל מערכת GroupWise הראשית. לדוגמה, א! כאשר עבדת ב( GroupWise בהפעלה מרחוק הוספת פריט לתיקייה משותפת כלשהי, יוכלו שאר המשתמשי! בעלי ההרשאה לתיקייה זו לראות את הפריט שנוס 8 אליה רק אחרי שתתחבר שוב אל המערכת הראשית. שיתו> תיקייה קיימת ע, משתמשי GroupWise אחרי, 1 בחלו% הראשי, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על התיקייה שברצונ> לשת 8 w לח= על שיתו>. השימוש בתיקיות משותפות 85
2 לח= על משות> ע,. 3 התחל להקליד ש! משתמש בתיבה ש,. 4 כאשר ש! המשתמש מופיע בתיבה, לח= על הוספת משתמש כדי להעביר את המשתמש לרשימת השיתו 8. 5 לח= על ש! המשתמש ברשימת השיתו 8. 6 בחר את אפשרויות הגישה הרצויות עבור משתמש זה. 7 חזור על שלבי! 3 עד 6 עבור כל משתמש עימו תשת 8 את התיקייה. 8 לח= על אישור. א! ברצונ> שלתיקייה יהיה תפקיד מסוי!, נית% ליצור הגדרת תצוגה חדשה. לדוגמה, א! התיקייה מיועדת לדיוני! משותפי!, עלי> ליצור תצוגה שמציגה פריטי! על פי רצ 8 התשובות ומכילה ה% פריטי! שנשלחו וה% פריטי! שהתקבלו. באמצעות לחצ% העכבר הימני, לח= על התיקייה w לח= מאפייני, w תצוגה. פרסו, הודעה בתיקייה משותפת בתצוגת רשימת תיקיות, לח= על התיקייה המשותפת כדי לפתוח אותה. 1 לח= קוב 7 w חדש w דיו 8. 2 הקלד נושא. 3 הקלד את ההודעה של>. 4 לח= פרסו,. 5 כדי לענות לפריט קיי! בתיקייה משותפת, פתח את הפריט w לח= מענה w בחר אפשרות מענה w לח= אישור. תוכל להצמיד קבצי! לנושאי! משותפי! כדי לאפשר למשתמשי! אחרי! גישה אליה!. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא צירו 8 קבצי! תחת הנושא עבודה ע! פריטי! בתיבת הדואר. 86 השימוש בתיקיות משותפות
הפעלת תוכנת "עדכונית" עדכונית שולחת התראה כאשר מגיע פריט חדש אל תיבת הדואר, כאשר פריט ששלחת נפתח על(ידי הנמע% או כאשר מתקרב מועדה של פגישה כלשהי. עדכונית מסוגלת להודיע את הודעותיה בארבע צורות שונות: באמצעות השמעת צליל, על(ידי הצגת תיבת דו(שיח, באמצעות סמל המופיע על המס> או על(ידי הפעלת יישו! נבחר. בטבלה שלהל% מופיע הסבר עבור כל שיטה. שיטת התראה סמל עדכונית מופיע בשורת המשימות של חלונות צליל עדכונית רשימת עדכוני, תיבת הדו(שיח עדכונית תיאור מעטפה מוצגת על גבי סמל כדור(האר= כאשר מתקבל פריט חדש או מתקבלת התראה. א! סמל עדכונית אינו מופיע בשורת המשימות, סימ% שעדכונית אינה פועלת. עדכונית משמיעה צפצו 8 מערכת או קוב= צליל בעת שמתקבל פריט חדש. ע! קבלת התראה, הצליל מושמע פע! אחת מדי חמש דקות, עד שתנקה את ההתראה מרשימת העדכוני!. רשימת עדכוני, היא תיבת דו(שיח שמציגה רשימה של כל הפריטי! החדשי! וההתראות שהתקבלו וטר! נפתחו. נית% להשאיר את הרשימה פתוחה על גבי שולח% העבודה, או לפתוח אותה באמצעות סמל עדכונית כשתרצה להציג אותה. תיבת הדו(שיח עדכונית נפתחת בחזית של כל יישו! שבו אתה משתמש בעת שמתקבל פריט חדש או מתקבלת התראה. כל משתמש יכול לקבל את התראות המיועדות לו, וכ% כאלה המיועדות למשתמש אחר, א! אותו משתמש העניק לו הרשאות מתאימות ברשימת הגישה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא מת% גישה לתיבת הדואר של> לאנשי! אחרי! תחת הנושא ניהול תיבת הדואר. עדכונית מותקנת באותה התיקייה שבה מותקנת.GroupWise תוכנת עדכונית פועלת כשהיא ממוזערת (כלומר, ברקע), במקביל להפעלת% של תוכנות אחרות. כאשר תוכנת עדכונית פועלת יופיע סמל כדור האר= בשורת המשימות של "חלונות". הפעלת עדכונית 1 לח= על התחל בשורת המשימות של חלונות w תוכניות w GroupWise 5 w עדכונית. לקבלת גישה קלה יותר, צור קיצור דר> לעדכונית על שולח% העבודה של חלונות. הפעלת תוכנת "עדכונית" 87
קריאת פריט מתו; עדכונית 1 לח= על קריאה בתיבת הדו(שיח עדכונית. א! תיבת הדו(שיח עדכונית אינה מופיעה בעת קבלת התראה, לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על בשורת המשימות של חלונות. w לח= על קרא דואר. תצוגת תיבת הדו 6 שיח של עדכונית בעת קבלת התראות 1 לח= על בשורת המשימות של חלונות (עדכונית חייבת להיות מופעלת). 2 לח= על אפשרויות w ולח= על כרטיסיית עדכונית. 3 ודא שאפשרות הצג תיבת דו 6 שיח מסומנת עבור סוגי הפריט וקדימויות הפריט הרצויי!. סגירת עדכונית 1 ודא שעדכונית פועלת. 2 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על בשורת המשימות של חלונות w ולח= על יציאה. הגדרת התכיפות שבה תבדוק עדכונית א, הגיעו פריטי, חדשי, 1 ודא שעדכונית פועלת. לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על בשורת המשימות של חלונות w ולח= על אפשרויות. 2 הקלד את מספר הדקות תחת הכותרת בדוק דואר כל. 3 88 הפעלת תוכנת "עדכונית"
הגדרת סוג ההתראה שתתקבל כאשר משתנה המצב (סטטוס) של הודעה ששלחת 1 ודא שעדכונית פועלת. לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על בשורת המשימות של חלונות w ולח= על אפשרויות. 2 לח= על הכרטיסייה אישור קבלה. 3 4 לח= על האפשרות השתמש באות 8 ההגדרות עבור כל הסוגי, כדי לבטל את הבחירה בה. 5 לח= על הרשימה הנפתחת הגדרות עבור; לאחר מכ%, לח= על סוג הפריט עבורו ברצונ> לבחור הגדרות. 6 לח= על האופ% שבו ברצונ> לקבל התראה על שינויי מצב שוני! של סוג פריט זה. א! ברצונ> לקבל אותה התראה עבור כל סוגי הפריטי!, השאר את אפשרות השתמש באות 8 ההגדרות עבור כל הסוגי, מסומנת. הגדרת סוג ההתראה שתתקבל ע, הגעת פריטי, אל תיבת הדואר 1 ודא שעדכונית פועלת. לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על בשורת המשימות של חלונות w ולח= על אפשרויות. 2 לח= על כרטיסיית עדכונית. 3 4 לח= על האפשרות השתמש באות 8 ההגדרות לכל הסוגי, כדי לבטל את הבחירה בה. 5 לח= על הרשימה הנפתחת הגדרות עבור; לאחר מכ%, לח= על סוג הפריט עבורו ברצונ> לבצע בחירות. 6 לח= על האופ% שבו ברצונ> לקבל התראה על רמות קדימות שונות של סוג פריט זה. א! ברצונ> לקבל אותה התראה עבור כל סוגי הפריטי!, השאר את אפשרות השתמש באות 8 ההגדרות עבור כל הסוגי, מסומנת. הפעלת תוכנת "עדכונית" 89
קבלת התראות על הודעות של משתמש אחר א! הפעלת את,GroupWise אתה "רשו!" בעדכונית באופ% אוטומטי. כדי לקבל התראות על הודעות הנכנסות עבור משתמש אחר, 1 בחלו% הראשי, לח= כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה(כפולה על אבטחה w לח= על הכרטיסייה עדכונית. 3 הקלד את שמו של המשתמש שעבורו אתה משמש כמיופה כוח. 4 לח= על הוספת משתמש. 5 לח= על ש! המשתמש ברשימת ההתראות. 6 ודא שאפשרויות הרשמה לקבלת הודעות עדכו 8 וכ% הרשמה לקבלת התראות מסומנות. 7 לח= אישור. עדכונית חייבת להיות מופעלת כדי שתקבל הודעה על התראות, פריטי! נכנסי!, או שינוי במצב! של פריטי! יוצאי!. נית% לקבל התראה עבור משתמש אחר א> ורק א! הוא או היא העניקו ל> הרשאות ייפוי כוח וכ% הרשאות מתאימות ברשימת הגישה שלה!. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא מת% גישה לתיבת הדואר של> לאנשי! אחרי! תחת הנושא ניהול תיבת הדואר. אי% אפשרות לקבל הודעת עדכו% עבור משתמש המחובר לסני 8 דואר אחר. 90 הפעלת תוכנת "עדכונית"
הכנסת פריטי! מתיבת הדואר לארכיו% השתמש בפקודה ארכיו 8 כדי לשמור דואר או הודעות טלפוניות, פגישות, תזכורות או משימות במסד נתוני! על גבי כונ% מקומי. שמירת פריטי! בארכיו% חוסכת מקו! ברשת ומונעת אי(סדר בתיבת הדואר. לדוגמה, א! בתיבת הדואר ישנ! פריטי! חשובי! שאינ! רלבנטיי! במועד זה לעבודת>, תוכל לשמור אות! בארכיו%. תוכל להציג פריטי ארכיו% בכל עת. נית% ג! להוציא מהארכיו% כל פריט שמור. כששומרי! בארכיו% פריט שנשלח, לא נית% לעקוב אחר מצבו. הפקודה ארכיו 8 אינה זמינה בגישה מרחוק. הכנס לארכיו 8 ושמירה בתיקיות אחסו% של פריט בתיקייה אינו זהה להכנסת הפריט לארכיו%, משו! שפריטי! המאוחסני! בתיקיות מושפעי! מאפשרויות הניקוי Up) (Clean שהגדיר המשתמש באפשרויות סביבה. שמירת פריט בארכיו 8 בתיבת הדואר 1 א! טר! עשית זאת, ציי% את הנתיב לארכיו% בתיבה מיקו, קוב 7 שבתיבת הדו(שיח סביבה. 2 בחר בפריטי! מתיבת הדואר של> שברצונ> להכניס לארכיו%. 3 לח= על פעולות w ארכיו 8. לאחר הכנסת הפריט ששלחת לארכיו%, לא נית% לעקוב אחר מצב פריט זה. תצוגת פריטי, השמורי, בארכיו 8 1 בחלו% הראשי של התוכנה, לח= על קוב 7 w פתיחת ארכיו 8. הוצאת פריטי, מהארכיו 8 1 לח= על קוב 7 w פתיחת ארכיו 8. 2 לח= על הפריט שברצונ> להוציא מהארכיו% w פעולות w ארכיו 8. 3 לח= על קוב 7 w פתיחת ארכיו 8 כדי לחזור אל החלו% הראשי. הודעות שהוצאו מארכיו% מוחזרות לתיקייה שממנה הוכנסו לארכיו%. א! התיקייה נמחקה, מערכת GroupWise יוצרת תיקייה חדשה. הכנסת פריטי! מתיבת הדואר לארכיו% 91
הכנסת פריטי, לארכיו 8 באופ 8 אוטומטי 1 לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על סביבה w לח= על הכרטיסייה ניקוי. 3 בחר באפשרות הכנסה אוטומטית לארכיו 8 אחרי עבור הפריט הרצוי. 4 ציי% את מספר הימי! שברצונ> שיחלפו אחרי מסירת או השלמת הפריט לפני הכנסתו לארכיו%. 5 לח= על אישור. 92 הכנסת פריטי! מתיבת הדואר לארכיו%
הדפסת פריטי! בתיבת הדואר הפונקציה הדפסה משמשת לצור> הדפסת פריט אחד או יותר מתיבת הדואר או מלוח השנה של>, וכ% להדפיס קבצי! שצורפו להודעות דואר אלקטרוני. נית% ג! להדפיס פריטי! שהמשתמש קורא או יוצר. יש להגדיר את המדפסת באמצעות לוח הבקרה מדפסות של "חלונות". נית% קוב= מצור 8 מ% היישו! שבו נוצר, בתנאי כמוב% שיש ל> גישה ליישו! זה. לחלופי% נית% להדפיס קוב= מצור 8 ג! מתו>.GroupWise בדר> כלל מהיר יותר לבצע את ההדפסה מתו>,GroupWise משו! שאז אי% צור> לפתוח יישו! נוס 8 לצור> ההדפסה. ע! זאת, במקרה כזה ייתכ% שהעימוד או המבנה החזותי המקוריי! של הקוב= ישתנו במקצת. נית% להשתמש בפקודת הדפסת לוח שנה כדי להדפיס לוחות שנה כולל פגישות, משימות ותזכורות בתבניות שונות ובגודלי עמוד שוני!. לדוגמה, נית% להדפיס את לוח השעות היומי הכולל את כל הפגישות שנועדו ליו! מסוי!, או לוח שבועי הכולל את כל הפגישות והמשימות לאותו שבוע. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא השימוש בלוח היומי תחת הנושא השימוש בלוח. הדפסת פריטי GroupWise 1 ברשימת הפריטי! בתיבת הדואר של>, לח= או פתח את הפריט שברצונ> להדפיס. כדי לבחור מספר פריטי!, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו= ולח= על הפריטי! המבוקשי!. 2 לח= על קוב 7 w הדפסה. 3 לח= על הפריטי! שברצונ> להדפיס. 4 לח= על הדפסה. אפשר להדפיס קבצי! מצורפי! מתוכנת GroupWise ותוכל ג! להדפיס קבצי! מצורפי! מתו> היישו! המשוי>. הדפסת קוב 7 מצור> מתו; GroupWise 1 פתח את הקוב= המצור 8 או לח= על הפריט הכולל אותו. 2 לח= על קוב 7 w הדפסה. 3 לח= על הקוב= המצור 8 שברצונ> להדפיס. החזק את Ctrl כשהוא לחו= ולח= על הקבצי! האחרי! כדי להדפיס עוד קבצי! מצורפי!. 4 לח= על הדפסה. הדפסת פריטי! בתיבת הדואר 93
הדפסת קוב 7 מצור> מתו; יישו, אחר פתח את הפריט שמכיל את הקוב= המצור 8 או לח= עליו. 1 לח= קוב 7 w הדפסה. 2 לח= על הקוב= המצור 8 שתרצה להדפיס. 3 כדי להדפיס יותר מקוב= אחד, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו= ולח= על הקבצי! האחרי!. 4 לח= הדפסת קוב 7 מצור> מהיישו, משוי; w הדפסה. הדפסת נתוני המצב (סטטוס) של פריט 1 באמצעות לחצ% העכבר הימני לח= על הפריט w לח= מאפייני,. 2 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על החלו% מאפייני, w לח= על הדפסה. המידע נשלח מיד אל המדפסת. 94 הדפסת פריטי! בתיבת הדואר
יצירת כללי! 95 יצירת כללי! השתמש בכללי, כדי להגדיר מער> של תנאי! ופעולות שיבוצעו במקרה שפריט כלשהו עונה על התנאי! שהוגדרו. נית% להגדיר פעולות כגו% העברת פריטי! לתיקיות, העברת פריטי! לנמעני! ומת% תשובות לפריטי!, ועוד. בעזרת כללי, קל יותר לארג% את תיבת הדואר, לתפעל את תיבת הדואר באופ% אוטומטי בעת שאתה נעדר מהמשרד, וא 8 למחוק פריטי! לא רצויי!. בעת יצירת כלל, יש לבצע את הדברי! הבאי!: להעניק ש! לכלל. לבחור אירוע. האירוע הוא הגור! שמפעיל את הכלל. לבחור את סוגי הפריטי! שיושפעו על ידי הכלל. להוסי 8 פעולה. הפעולה היא מה שברצונ> שהכלל יבצע ע! הפעלתו. לשמור את הכלל. הקצאת פעולות לכללי, נית% לציי% עוד אפשרויות רבות נוספות להגבלת הפריטי! המושפעי! מהכלל. לדוגמה, נית% להחיל כלל על פגישות שאושרו בלבד, על פריטי! שמכילי! מלה מסוימת בתיבה נושא, או על פריטי! בעלי עדיפות גבוהה. לכל כלל יש להקצות פעולה. הפעולה היא מה שהכלל מבצע כאשר מתקיימי! תנאי הכלל. לדוגמה, א! הועברת לטפל בפרויקט חדש, תוכל ליצור כלל שיעביר למחליפ> כל פריט חדש שעוסק בפרויקט הקוד!. הרשימה שלהל% מפרטת את הפעולות שנית% להקצות לכללי!: פעולה שליחת דואר העברה האצלה מענה תוצאה כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו שולחת הודעת דואר מוכנה אל הנמעני! שציינת. לדוגמה, נניח שעלי> לדווח לממונה עלי> בכל פע! שאתה מקבל דוח חודשי מקבוצה אחרת של אנשי!. הממונה עלי> אינו מעוני% לראות את הדוח; עליו רק לדעת שקיבלת אותו. כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה פריטי! לנמע% אחד או יותר. לדוגמה, נניח שעמית לעבודה הסכי! לטפל בדואר של> בעת שאתה נעדר מהמשרד. אתה קובע באיזה סוג של פריטי! נכנסי! ברצונ> שעמית> יטפל, ויוצר כלל להעברת הפריטי! האלה לנמע%. כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה אל משתמש אחר פגישה, תזכורת או משימה. לדוגמה, נניח שמישהו מסכי! למלא את מקומ> בעת שאתה נעדר מהמשרד. הכלל יכול להעביר לאותו משתמש פגישות, משימות או תזכורות. השולח המקורי יכול לראות בחלו% מאפייני! למי הועבר הפריט. כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו שולחת מענה אל השולח. לדוגמה, א! עלי> להיעדר מהמשרד למש> מספר ימי!, הכלל שתיצור יכול לשלוח מענה לכל מי ששלח פריטי! נכנסי!, ולציי% היכ% נית% למצוא אות>, מתי תשוב למשרד, ואל מי יש לפנות בענייני! דחופי!. כאשר אתה שולח תשובות אוטומטיות, בדר> כלל עלי> להשיב רק לפריטי! בעלי עדיפות גבוהה ולפריטי! שבה! השולח ביקש לקבל מענה. כ> תשובותי> אינ% נשלחות באופ% אוטומטי לרשימות דואר או לדואר כללי של החברה.
הפעולה אישור מחיקה/דחייה ריקו% פריט העברה לתיקייה קישור לתיקייה סימו% כפרטי סימו% כפריט שנקרא הכנסה לארכיו% סימו% כפריטי! שלא נקראו הפסק עיבוד כללי! תוצאה כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו מאשרת פגישה, תזכורת או משימה. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול לאשר את כל הפגישות שנשלחו מאד! מסוי!. כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו מוחקת או דוחה כל פריט. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול לדחות (כלומר ) לא לאשר) כל פגישה שנקבעה ליו! מסוי! בשבוע, א! באופ% קבוע אינ> פנוי לפגישות ביו! זה. כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו מרוקנת פריטי! מסל המיחזור. לא נית% לשחזר את הפריטי! אחרי שה! רוקנו מסל המיחזור. כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה פריטי! לתיקייה. לדוגמה, נית% להעביר לתיקייה אחת את כל הפריטי! שמכילי! מילי! מסוימות בתיבה נושא. כאשר מתקיימי! תנאי הכלל, פעולה זו יוצרת קישור של פריטי! לתיקייה אחת או יותר. קישור פריט לתיקייה מאפשר ל> להציג את הפריט דר> מספר תיקיות. לדוגמה, א! ברשות> פריט שקשור לשיווק ולכוח אד!, תוכל להציב אותו בתיקייה "שיווק", ואז לקשר אותו לתיקייה "כוח אד!". עתה נית% לפתוח את הפריט מכל אחת משתי התיקיות. פעולה זו מסמנת כפרטיי! את כל הפריטי! העוני! על תנאי הכלל. סימו% פריט כפרטי מאפשר להגביל את הגישה של מיופי הכוח אל הפריט. פעולה זו מסמנת כפריטי! שנקראו את כל הפריטי! העוני! על תנאי הכלל. לדוגמה, נניח שאתה סוקר רצ 8 תשובות בתיקייה משותפת. א! אינ> מעוני% להמשי> ולעקוב אחר הרצ 8, הכלל שתיצור יכול לסמ% את כל הפריטי! ברצ 8 כפריטי! שנקראו, כדי שפריטי! אלה לא יוצגו בתחילת רשימת הפריטי!. פעולה זו מכניסה פריטי! לארכיו% כאשר מתקיימי! תנאי הכלל. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול להכניס לארכיו% את כל הפריטי! הנוגעי! לנושא מסוי!. פעולה זו מסמנת כ"פריטי! שלא נקראו" את כל הפריטי! העוני! על תנאי הכלל. בדר> כלל, עלי> ללחו= על פעולות w לקריאה מאוחר יותר, כדי לסמ% פריט כפריט שלא נקרא. נית% להשתמש בפעולת כלל א! ברצונ> להפו> את התהלי> הזה לאוטומטי או להעניק מעמד של "פריטי! שלא נקראו" למספר פריטי! בעת ובעונה אחת. פעולה זו מונעת מכללי! אחרי! לפעול על פריטי! שעוני! לתנאי הכלל. יש לזכור שכללי! מבוצעי! בסדר שבו ה! רשומי! בתיבת הדו(שיח כללי,. א! קיימי! כללי! אחרי! שאמורי! להשפיע על פריטי! אלה, פעולת כלל זו תמנע את ביצוע! של כללי! אחרי! אלה. 96 יצירת כללי!
בחירת אירועי, המפעילי, כלל האירוע הוא הגור! שמפעיל את הכלל. סוגי האירועי! השוני! מוסברי! להל%. אירוע פריט חדש פריט מתויק פתיחת תיקייה סגירת תיקייה הפעלה יציאה מופעל על ידי המשתמש תוצאה הכלל מופעל כאשר מוצב פריט חדש בתיבת הדואר ב( GroupWise. לחיצה על התקבל מאפשרת רק לפריטי! מתקבלי! להפעיל את הכלל. לחיצה על נשלח מאפשרת לפריטי! שאתה שולח להפעיל את הכלל. הלחיצה על לפרסו, מפעילה את הכלל בכל פע! שאתה יוצר פגישה, תזכורת או משימה מפורסמי!. לחיצה על טיוטה מאפשרת רק לפריטי! המסומני! כבלתי גמורי! או נמצאי! בשלב טיוטה להפעיל את הכלל. הכלל מופעל כאשר פריט מוצב בתיקייה מסוימת. א! לא ציינת תיקייה, הכלל יופעל בעת שתעביר פריט לתיקייה כלשהי. הכלל מופעל בעת שאתה פותח תיקייה מסוימת. א! לא ציינת תיקייה, הכלל יופעל בעת פתיחת כל תיקיה. הכלל מופעל בעת שאתה סוגר תיקייה מסוימת. א! לא ציינת תיקייה, הכלל יופעל בעת סגירת כל תיקייה. הכלל מופעל כאשר מפעילי! את.GroupWise הכלל מופעל כאשר יוצאי! מ( GroupWise. נית% להפעיל את הכלל באופ% ידני באמצעות בחירת הכלל מתו> תיבת הדו(שיח כללי, ולחיצה על הפעלה. יצירת כלל חדש 1 לח= על כלי, w כללי, w חדש. יצירת כללי! 97
2 הקלד ש! בתיבה ש, הכלל. או 3 לח= על הרשימה הקופצת כאשר האירוע הוא w לח= על אירוע שיפעיל את הכלל. 4 א! לחצת על פריט חדש, הפעלה, יציאה או מופעל 6 משתמש, לח= על אחד או יותר ממשאבי הפריט. לדוגמה, לח= על נתקבל ועל פורס,. א! לחצת על פריט מתוייק, פתיחת תיקייה או סגירת תיקייה, לח= על סמל התיקייה w התיקייה המבוקשת w אישור כדי להציג את ש! התיקייה. 5 לח= ברשימת סוגי הפריטי! על סוג פריט אחד או יותר שעליה! יפעל הכלל. 6 א! ברצונ> להגביל עוד יותר את הפריטי! עליה! משפיע הכלל, לח= על הגדרת תנאי, w לח= על האפשרויות המתאימות w אישור. 7 לח= על הוספת פעולה w לח= על הפעולה שברצונ> להורות לכלל לבצע. פעולות מסוימות, כדוגמת שליחת דואר ומענה, מחייבות מת% מידע נוס 8. 8 לח= על שמירה. א! שמירה אינו זמי%, סימ% ששכחת להקליד ש! כלל או להוסי 8 פעולה. העתקת כלל לצור; יצירת כלל חדש לח= על כלי, w כללי,. 1 לח= על הכלל שברצונ> להעתיק w העתקה. 2 הקלד את ש! הכלל החדש. 3 ערו> בכלל את השינויי! הדרושי!. 4 לח= על שמירה. 5 עריכת כלל לח= על כלי, w כללי,. 1 לח= על הכלל שברצונ> לערו> w עריכה. 2 ערו> בכלל את השינויי! הרצויי!. 3 לח= על שמירה. 4 מחיקת כלל 1 לח= על כלי, w כללי,. 2 לח= על הכלל שברצונ> למחוק w לח= על מחיקה. 3 לח= על כ 8. 98 יצירת כללי!
הגבלת הפריטי, שיושפעו על 6 ידי הכלל השתמש בפקודה הגדרת תנאי, כדי להגביל עוד יותר את הפריטי! המושפעי! על ידי כלל מסוי!. לדוגמה, נית% לקבוע שהכלל ישפיע על פגישות שאושרו, או על הודעות דואר שמכילות מילי! מסוימות בתיבה נושא, וכיו"ב. 1 בתיבת הדו(שיח חדש או עריכת כללי,, לח= הגדרת תנאי,. 2 לח= על הרשימה הנשלפת הראשונה w בחר שדה. w בחר אופרטור. לח= על הרשימה הנשלפת של האופרטורי! 3 הקלד קריטריוני! למסנ%. 4 או לח= על רשימה נשלפת, א! קיימת w בחר קריטריוני! קיימי!. א! בחרת להקליד קריטריוני!, כגו% ש! האד! או הנושא, תוכל להשתמש בתווי! כלליי! כגו% כוכבית (*) או סימ% שאלה (?). הטקסט לא רגיש לסוג האות באנגלית (רישיות, קטנות). 5 לח= על הרשימה הנשלפת האחרונה w לח= סיו,. או לח= וג, או או כדי להגביל עוד יותר את הפריטי! שיושפעו מהכלל. הרצה ידנית של כלל א! יצרת פרט שאינ> רוצה להפעילו על פריטי! באופ% קבוע, תוכל להפעיל את הכלל באופ% ידני לפי הצור>. לדוגמה, במקו! שהכלל יעביר תמיד פריטי! מסוימי! לתיקייה, ייתכ% שתעדי 8 לצבור את הפריטי! בתיבת הדואר של> עד שתהיה מוכ% להעביר אות! בבת אחת. 1 לח= על הפריטי! או על התיקיות עליה! ברצונ> להחיל את הכלל. 2 לח= על כלי, w כללי,. 3 לח= על הכלל שברצונ> להרי= ידנית. 4 לח= על הפעלה w סגירה. הפעולות המוגדרות בכלל מתבצעות לאחר סגירת תיבת הדו(שיח כללי,. יצירת כללי! 99
אפשור או הפסקה של כללי, כדי שנית% יהיה להרי= כלל, הוא חייב להיות מאופשר. כלל מאופשר מסומ% בסימ% תיוג. כאשר מפסיקי! כלל, אי% אפשרות להרי= אותו. ע! זאת, הכלל עדיי% רשו! בתיבת הדו(שיח כללי,, ונית% להפעילו במקרה הצור>. 1 לח= על כלי, w כללי,. לח= על הכלל שברצונ> לאפשר או להפסיק. 2 לח= על אפשר או הפסקה. הלחצ% משתנה בהתא!. 3 כלל מאופשר מסומ% באמצעות סימ% תיוג בתיבה שלצידו. נית% ללחו= ג! בתיבה שליד ש! הכלל, כדי לאפשר או להפסיק אותו. 100 יצירת כללי!
מת% גישה לאנשי! אחרי! אל תיבת הדואר בעזרת האפשרות ייפוי כוח נית% לנהל את תיבת הדואר ואת לוח השנה של משתמש אחר. ייפוי כוח מאפשר לבצע פעולות שונות, כגו% קריאה, אישור ודחייה של פריטי! בשמו של משתמש אחר, במסגרת המגבלות שקבע אותו משתמש. קבלת הרשאות ייפוי כוח כדי לפעול כמיופה כוח של מישהו אחר, יש לבצע שני צעדי! מקדמיי!. ראשית, האד! לו תשמש מיופה כוח צרי> להעניק ל> הרשאה מתאימה ברשימת הגישה שבתפריט אפשרויות. שנית, עלי> להוסי 8 את ש! המשתמש לרשימת מיופי הכוח של>, כדי שתוכל לגשת לתיבת הדואר או ללוח שנה של המשתמש. לאחר שהשלמת את שני הצעדי! הנ"ל, לח= ברשימה הנשלפת ייפוי כוח על ש! האד! עבורו אתה משמש מיופה כוח, בכל פע! שתרצה לנהל את תיבת הדואר או את לוח השנה שלו. נית% לנהל את לוחות הזמני! ואת המשאבי! של משתמשי! עבור! יש ל> הרשאות מיופה כוח ג! באמצעות תצוגת לוח שנה למשתמשי, מרובי,. הענקת הרשאות ייפוי כוח רשימת הגישה שבתפריט אפשרויות אבטחה מאפשרת להעניק למשתמשי! אחרי! הרשאת מיופי כוח לקבצי>. נית% להעניק לכל משתמש הרשאות גישה שונות למידע שבלוח השנה של> ולהודעות של>. א! ברצונ> לאפשר למשתמשי! להציג מידע מסוי! אודות הפגישות של> בעת ביצוע חיפוש מי פנוי בלוח השנה של>, הענק לה! גישת קריאה לפגישות. הטבלה הבאה מפרטת את ההרשאות שתוכל להעניק למשתמשי!: הרשאה זו קריאה כתיבה הרשמה לקבלת התראות הרשמה לקבלת הודעות עדכו% שינוי אפשרויות/ כללי!/תיקיות שמירת פריטי! בארכיו% קריאת פריטי! שסומנו כפרטיי! מאפשרת למיופה הכוח לקרוא פריטי! שאתה מקבל. ליצור ולשלוח פריטי! בשמ>. לקבל את אות% ההתראות שאתה מקבל. לקבל הודעות בעת שאתה מקבל פריטי!. לשנות את האפשרויות בתיבת הדואר של>. מיופה הכוח יכול לערו> את כל הגדרות האפשרויות של>, לרבות הגישה המוענקת למשתמשי! אחרי!. א! הוענקו למיופה הכוח ג! הרשאות דואר, יוכל ליצור או לשנות כללי! ותיקיות. לאחס% ולקרוא את הפריטי! של> בתיקיית הארכיו% של מיופה הכוח. א! הענקת למיופה כוח הרשאות ארכיו%, פריטי! שנשמרי! בארכיו% על ידי מיופה הכוח עשויי! להיות מאוחסני! בכונ% הקשיח של מיופה הכוח מבלי שתהיה ל> גישה אליה!. לקרוא את הפריטי! שסימנת כפרטיי!. א! לא תעניק למיופה הכוח הרשאה לקריאת פריטי! שסומנו כפרטיי!, יהיו פריטי! אלה בתיבת הדואר של> מוסתרי! ממיופה הכוח. מת% גישה לאנשי! אחרי! אל תיבת הדואר 101
עריכת רשימת הגישה 1 לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על אבטחה w לח= על הכרטיסייה גישת מיופי כוח. 3 כדי להוסי 8 משתמש לרשימה, הקלד את הש! בתיבה ש, w וכשמופיע הש! המלא, לח= על הוספת משתמש. 4 לח= על משתמש ברשימת הגישה. 5 בחר את ההרשאות שברצונ> להקצות למשתמש זה. 6 חזור על שלבי! 4 ו 5, כדי להקצות הרשאות לכל משתמש ברשימת הגישה. 7 לח= על אישור. כדי למחוק משתמש מרשימת גישה, לח= על המשתמש w הסרת משתמש. נית% לבחור באפשרות גישת משתמש מזערית ברשימת הגישה, כדי להקצות הרשאות המוגדרות כברירת מחדל לכל המשתמשי! בפנקס הכתובות. לדוגמה, א! ברצונ> שלכל המשתמשי! יהיו הרשאות לקרוא את הדואר של>, הכלל את הרשאת קריאה בהגדרות גישת משתמש מזערית. 102 מת% גישה לאנשי! אחרי! אל תיבת הדואר
ניהול תיבת הדואר או לוח השנה של משתמש אחר 1 בחלו% הראשי או בלוח השנה, לח= על כדי לגשת לרשימת ייפוי כוח. 2 לח= על ש! האד! שאל תיבת הדואר שלו ברצונ> לגשת. 3 כשתסיי! את עבודת> בתיבת הדואר של המשתמש האחר, לח= w לח= על שמ> כדי לשוב לתיבת הדואר של>. בטר! תוכל לפעול כמיופה כוח של משתמש אחר, על משתמש זה להעניק ל> הרשאת ייפוי כוח ברשימת הגישה שלו (דר> אפשרויות). בטר! תוכל ללחו= על שמו של האד! ברשימה ייפוי כוח, עלי> להוסי 8 את שמו אל רשימת ייפוי הכוח של>. הוספת משתמש אחר לרשימת ייפוי הכוח של;. 1 בחלו% הראשי או בלוח שנה, לח= על w לח= ייפוי כוח. 2 ציי% את המשתמש שאל תיבת הדואר שלו ברצונ> לגשת w לח= אישור. תיבת הדואר של המשתמש נפתחת. שמו של האד! שעבורו אתה פועל כמיופה כוח מוצג בראש רשימת התיקיות. 3 כדי לחזור אל תיבת הדואר של>, לח= על w שמ>. לאחר שהוספת ש! משתמש לרשימת ייפוי הכוח, נית% ללחו= עליו בכל פע! שתרצה לגשת לתיבת הדואר שלו. כדי לחזור אל תיבת הדואר של>, לח= על שמ> ברשימת יפוי הכוח. לפני שתוכל לשמש כמיופה כוח של אד! אחר, על אד! זה להעניק ל> הרשאות מיופה כוח ברשימת גישה של אפשרויות. א! יש ל> הרשאות ייפוי כוח, תוכל להציג את לוחות הזמני! של מספר משתמשי! או משאבי! זה לצד זה. א! יש ל> ייפוי כוח עבור יותר מאד! אחד, וכל המשתמשי! שאתה משמש עבור! כמיופה כוח העניקו ל> הרשאת קריאה בלוחות השנה שלה!, תוכל להציג ולהדפיס את לוח השנה שלה! זה ליד זה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא השימוש בלוח השנה היומי תחת הנושא השימוש בלוח השנה. כמיופה כוח תוכל להשתמש בפקודות כגו% סימו 8 כלא נקרא בתפריט פעולות, כדי לשנות את הסמל המופיע ליד ההודעה שפתחת, כ> שהמשתמש שאליו שייכות ההודעות יוכל לזהות בקלות איזה הודעות כבר קרא ואיזה הודעות טר! קרא. ייתכ% שתהיה ל> גישה מוגבלת אל תיבת הדואר של המשתמש האחר, זאת בהתא! להרשאות שהקצה ל> המשתמש האחר ברשימת גישה שבאפשרויות. נית% לשמש כמיופה כוח עבור כל משתמש אחר באותו סני 8 דואר. א! ברצונ> לשמש כמיופה כוח של משתמש בסני 8 דואר אחר, יש להפעיל את האפשרות שרת/לקוח באותו סני 8 דואר. נית% לעבוד כאשר מספר תיבות דואר פתוחות בו(זמנית, באמצעות פתיחת חלו% ראשי חדש עבור כל תיבת דואר. נית% להבחי% בי% תיבות הדואר באמצעות סימו% שמו של בעלי תיבת הדואר, המופיע בתווית המשתמש של כל תיבת דואר. מת% גישה לאנשי! אחרי! אל תיבת הדואר 103
מחיקת משתמש מ 8 הרשימה הנפתחת "ייפוי כוח" 1 בחלו% הראשי או בלוח השנה, לח= על ייפוי כוח. 2 לח= על הש! שברצונ> להסיר w לח= על הסרת משתמש. 3 לח= על אישור. יש להסיר משתמש מ% הרשימה הנפתחת ייפוי הכוח, א! אינ> משמש יותר כמיופה כוח עבור משתמש זה. הסרת משתמש מרשימת ייפוי כוח אינה מסירה את הרשאותי> לפעול כמיופה כוח עבור אותו משתמש. כדי לבטל את ההרשאה שניתנה ל>, על אותו משתמש לשנות את ההרשאות שהקצה עבור> ברשימת הגישה שלו בתפריט אפשרויות. סימו 8 פריט כפרטי או נית% להגביל את הכניסה אל פריטי! בתיבת הדואר או בלוח השנה על ידי סימונ! כפרטיי!. כאשר מסמני! פריט כפרטי, נמנעת פתיחתו על ידי מיופי כוח בלתי(מוסמכי!. מיופי כוח בלתי(מוסמכי! ה! מיופי כוח שלא הענקת לה! הרשאות לפתיחת פריטי! שסומנו כפרטיי!. מיופי כוח אינ! יכולי! לגשת לפריטי! שסימנת כפרטיי!, אלא א! הענקת לה! הרשאות אלה ברשימת הגישה של>. א! סימנת פריט כפרטי בעת שליחתו, מיופי הכוח של>, כמו ג! מיופי הכוח של הנמע%, לא יוכלו לפתוח את הפריט ללא הרשאות מתאימות. א! סימנת פריט כפרטי בעת קבלתו, מיופי כוח של> שלא קיבלו הרשאה מתאימה לא יוכלו לקרוא אותו, אבל מיופי הכוח של השולח יוכלו לקרוא אותו. 1 כדי לסמ% פריט המופיע ברשימת הפריטי! כפרטי, לח= על הפריט w לח= פעולות w סמ% כפרטי. כדי לסמ% פריט בלוח השנה כפרטי, לח= על הפריט המבוקש ברשימה פגישות, תזכורות או משימות w לח= על פעולות w סימו 8 כפרטי. 104 מת% גישה לאנשי! אחרי! אל תיבת הדואר
שמירת פריטי! בתיבת הדואר נית% לשמור פריטי! וקבצי! מצורפי! בדיסק הקשיח, בתיקיית רשת אישית או בתקליטו%. נית% ג! לשמור פריטי! וקבצי! מצורפי! כמסמכי! בספריית.GroupWise כאשר שומרי! פריט כלשהו בתיבת הדואר, GroupWise משאירה את הפריט בתיבת הדואר ושומרת עותק של הפריט במקו! שהגדרת. פריטי! שנשמרי! בדיסק הקשיח ובספריית GroupWise נשמרי! כמסמכי.WordPerfect 5.1 קבצי! מצורפי! שומרי! על המבנה המקורי שלה!. ברגע שפריט שמור, נית% לאחזר אותו לתו> יישו! אחר, כגו%.WordPerfect שמירת פריט בתיבת הדואר 1 לח= על הפריט שברצונ> לשמור w לח= על קוב 7 w שמירה בש,. 2 הקלד ש! קוב= עבור הפריט, בתיבת הטקסט שמירת קוב 7 בש,. כאשר שומרי! פריט, GroupWise משתמשת בשורת הנושא כש! קוב=, ע! סיומת.MLM. נית% להשתמש בש! או בסוג שה! שוני! מאלה המופיעי! בתיבת הטקסט ש, קוב 7. 3 א! ברצונ> לשמור את הפריט בספרייה שונה מזו שמופיעה בתיבת הטקסט ספרייה נוכחית, לח= על עיו 8. 4 א! ברצונ> שהמערכת תתריע על קיומו של קוב= בעל ש! זהה בספרייה, לח= על דווח על כפילויות שמות קבצי,. 5 לח= על שמירה w סגירה. נית% לשמור קבצי! מצורפי! באמצעות בחירת המסמ> המצור 8 בתיבת הרשימה פריטי, לשמירה. נית% ג! ללחו= על הפריט המבוקש בעזרת לחצ% העכבר הימני w שמירה בש, כדי לפתוח את תיבת הדו(שיח שמירה. שמירת פריטי! בתיבת הדואר 105
שמירת קוב 7 מצור> 1 לח= על הפריט שמכיל את הקוב= המצור 8 שברצונ> לשמור. 2 לח= על קוב 7 w שמירה בש, w לח= על הקוב= המצור 8 שברצונ> לשמור. כדי לשמור מספר קבצי! מצורפי!, הקש על מקש Shift או על מקש Ctrl בעת הלחיצה על הקבצי! המצורפי!. 3 בתיבת הטקסט שמירה בש,, הקלד ש! קוב= עבור הקוב= המצור 8. 4 כדי לשמור את הפריט בספרייה שונה מזו שמוצגת בתיבת הטקסט ספרייה נוכחית, לח= על עיו 8 w לח= על הכונ% המבוקש w לח= על התיקייה המבוקשת w אישור. 5 א! ברצונ> שהמערכת תתריע על קיומו של קוב= בעל ש! זהה בספרייה, לח= על דווח על התנגשויות של שמות קבצי,. 6 לח= על שמירה w סגירה. 106 שמירת פריטי! בתיבת הדואר
שמירת פריט או קוב 7 מצור> כמסמ; 1 לח= על הפריט או הקוב= המצור 8 שתרצה לשמור w לח= קוב 7 w שמירה בש,. ברשימה הנפתחת הראשונה, לח= שמירה בספריית.GroupWise 2 הקלד את נושא המסמ>. 3 לח= על הספרייה בה יישמר המסמ>. 4 לח= שמירה w סגירה. 5 א! ברצונ> שכל מסמ> חדש ישתמש באופ% אוטומטי בערכי! שבחרת עבור השדות הנדרשי! בגיליו% המאפייני! של המסמ>, סמ% את התיבה קביעת מאפייני, אוטומטית באמצעות ערכי ברירת המחדל. א! לא בחרת ערכי ברירת מחדל עבור כל השדות הנדרשי!, יופיע גיליו% המאפייני! לאחר שתלח= על שמירה, ג! א! סימנת את תיבת הסימו% האמורה. הפריטי! יישמרו בספריית המסמכי! במבנה.WordPerfect 5.1 כותרות ההודעה, כולל השדות אל ונושא, ייכללו במסמכי! הנשמרי!. קבצי! מצורפי! יישמרו בספריית המסמכי! תחת המבנה המקורי שלה!. שמירת נתוני המצב (סטטוס) של פריט 1 לח= על הפריט w קוב 7 w מאפייני,, כדי להציג את מידע המצב. 2 לח= על קוב 7 w שמירה בש,. 3 הקלד ש! קוב=. 4 א! ברצונ> לציי% סיומת לש! הקוב=, עלי> להקלידה. מערכת GroupWise אינה מוסיפה את סיומת ש! הקוב= באופ% אוטומטי. 5 לח= על שמירה. הטקסט נשמר במבנה.WordPerfect 5.1 שמירת פריט בלתי גמור 1 מתו> תצוגת הפריטי!, לח= על קוב 7 w שמור כטיוטה. 2 לח= על התיקייה שבה ברצונ> לשמור את הפריט w לח= על אישור. טיוטת ההודעה מוצבת בתיקייה שבחרת בשלב 2 לעיל. תיקיית ברירת המחדל עבור הודעות שלא הסתיימו היא התיקייה עבודה בתהלי;. נית% לשמור פריט ג! על ידי לחיצה על לחצ% ביטול בתצוגת הפריט. לח= על כ 8 כשתישאל על(ידי המערכת א! ברצונ> לשמור את ההודעה. ההודעה מוצבת בתיקייה שתקבע. שמירת פריטי! בתיבת הדואר 107
ניהול משאבי! משאבי! ה! פריטי! שנית% לשלב! בלוח הזמני! לצור> ישיבות או שימושי! אחרי!. משאבי! ה! חדרי!, מטולי שקפי!, כלי(רכב וכ> הלאה. מנהל% המערכת מגדיר משאב על ידי הענקת ש! מזהה למשאב והקצאת המשאב למשתמש באותו סני 8 דואר. משתמש שהוקצה לו משאב משמש כבעלי! של המשאב ומחזיק בהרשאות מיופה כוח מלאות לקבל הודעות עדכו% על פגישות, וכ% יש לו הרשאות מלאות לאישור פגישות או לדחיית%. נית% לכלול משאבי! בחיפוש מי פנוי. לצור> כ> יש להקליד את קוד הזיהוי של המשאב בתיבה אל. אישור ודחייה של בקשות לשימוש במשאבי, 1 בחלו% הראשי או בלוח השנה, לח= על. 2 לח= על המשאב שבבעלות>. 3 א! המשאב שבבעלות> אינו מופיע ברשימה הנפתחת ייפוי כוח, לח= על ייפוי כוח w הקלד את ש! המשאב שבבעלות> בתיבה ש, w לח= אישור. 4 לח= לחיצה כפולה על הפריט שברצונ> לאשר או לדחות. 5 לח= על פעולות w אישור או דחייה w אישור. תוכל לאשר או לדחות בקשות משאבי! א> ורק א! אתה הבעלי! והוענקו ל> הרשאות קריאה וכתיבה. א! ברצונ> להיות הבעלי! של משאב שנמצא בסני 8 דואר אחר, יש לאפשר שירות שרת/לקוח בסני 8 הדואר של המשאב. קבלת התראות בכל פע, שמשתמש מבקש להשתמש במשאב 1 בחלו% הראשי, לח= על התפריט כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על האפשרות אבטחה w ולח= על הכרטיסייה עדכונית. 2 בתיבת הרשימה רשימת הודעת עדכו 8, לח= על המשאב. 3 ודא שהאפשרות הרשמה לקבלת התרעות מסומנת w לח= על אישור. א! אינ> רואה בשלב 2 לעיל את המשאב הרשו!, הקלד את ש! המשאב w לח= על הוספת משתמש. 108 ניהול משאבי!
יצירת כלל עבור משאב בתור הבעלי! של משאב, עומדות לרשות> הרשאות מיופה כוח מלאות למשאב זה, לרבות יצירת כללי!. הצעדי! הבאי! ממחישי! כיצד תוכל ליצור כלל המקבל את כל הבקשות המוגשות עבור משאב פנוי. זוהי דוגמה לכלל העשוי להיות יעיל עבור משאב מסוי!. נית% ליצור כללי! רבי! אחרי! כדי לבצע פעולות דומות. לדוגמה, נית% ליצור כלל שדוחה בקשות כלשה% למשאב תפוס. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא יצירת כללי! תחת הנושא ניהול תיבת הדואר. 1 בפינה השמאלית(תחתונה של החלו% הראשי או בפינה השמאלית(עליונה של לוח השנה, לח= על. 2 לח= על המשאב שבבעלות>. א! המשאב שבבעלות> אינו מופיע ברשימה הנפתחת ייפוי כוח, לח= על ייפוי כוח w הקלד את ש! המשאב שבבעלות> בתיבה ש, w לח= אישור. 3 לח= על כלי, w כללי, w חדש. 4 הקלד ש! עבור הכלל. 5 לח= על פגישה. ודא שסוגי הפריטי! האחרי! אינ! מסומני!. 6 לח= על הרשימה הנפתחת קיימת התנגשות בי 8 פגישות w לח= לא. 7 לח= על הוספת פעולה w אישור w הקלד הערה, במידת הצור> w לח= אישור. שלבי! 6 ו 7 מורי! לכלל לאשר את הגישה עבור המשאב רק א! המשאב זמי%. 8 לח= על שמירה w סגירה. ניהול משאבי! 109
פתיחת סל המיחזור וריקונו כל הודעות הדואר וההודעות הטלפוניות, הפגישות, המשימות, הפניות המסמכי! והתזכורות שנמחקו מאוחסנות בסל המיחזור. פריטי! שנמחקו נית% להציג, לפתוח או להחזיר לתיבת הדואר, כל עוד לא רוקנת את סל המיחזור. (ריקו 8 סל מיחזור מסיר את הפריטי! שבסל מהמערכת). נית% לרוק% את סל המיחזור כולו, או לרוק% פריטי! נבחרי! בלבד. הפריטי! מרוקני! מסל המיחזור בהתא! לתאריכי! שנקבעו בכרטיסייה ניקוי תחת אפשרויות סביבה. לחלופי%, נית% לרוק% את סל המיחזור באופ% ידני. פתיחת סל המיחזור 1 ברשימת התיקיות לח= על. נית% לפתוח, לשמור ולהציג מידע אודות פריטי! הנמצאי! בסל המיחזור. נית% ג! להסיר פריטי! מהמערכת או להחזיר אות! לתיבת הדואר. כדי להציג תפריט(מהיר של אפשרויות אלו, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על הפריט המבוקש בסל המיחזור. ביטול מחיקתו של פריט בסל המיחזור 1 ברשימת התיקיות, לח= על. 2 בחר בפריט שאת מחיקתו ברצונ> לבטל. 3 לח= על עריכה w ביטול מחיקה. הפריט שביטלת את מחיקתו יוצב בתיקייה שממנה נמחק במקור. א! התיקייה המקורית כבר אינה קיימת, יוצב הפריט בתיבת הדואר של>. נית% לשחזר פריט ג! על ידי גרירתו מסל המיחזור אל כל תיקייה אחרת. שמירת פריט הנמצא בסל המיחזור 1 לח= על ברשימת התיקיות. 2 לח= על הפריט שברצונ> לשמור. 3 לח= על קוב 7 w שמירה בש,. 4 בתיבת הטקסט שמירה בש,, הקלד ש! קוב= עבור הפריט. 5 לח= על עיו 8, כדי לשמור את הפריט בספרייה שונה מזו שמופיעה בתיבת הטקסט ספרייה נוכחית w לח= על אישור. 6 לח= על שמירה w סגירה. 110 פתיחת סל המיחזור וריקונו
כאשר שומרי! פריט שנמצא בסל המיחזור, מערכת GroupWise מספקת ש! קוב= על פי שורת הנושא, ע! סיומת ש! הקוב=.MLM נית% להשתמש בש! זה או להקליד ש! קוב= שונה בתיבת הטקסט שמירה בש,. כדי לשמור פריטי! נית% ג! ללחו= בעזרת לחצ% העכבר הימני על הפריט w שמירה בש, כדי לפתוח את תיבת הדו(שיח שמירה. כדי להורות למערכת GroupWise לדווח במקרה של סתירה בשמות קבצי!, סמ% את תיבת הסימו% דווח על כפילויות בשמות קבצי,. ריקו 8 סל המיחזור 1 לח= על עריכה w ריקו 8 סל מיחזור w כ 8. אי% צור> לפתוח את סל המיחזור כדי לרוק% אותו. ריקו 8 פריטי, נבחרי, מסל המיחזור 1 ברשימת התיקיות, לח= על. 2 בחר פריט אחד או יותר. כדי לבחור יותר מפריט אחד, הקש על המקש Ctrl בעת הלחיצה על הפריטי! השוני!. 3 לח= על עריכה w מחיקה w כ 8. כדי לבחור טווח פריטי!, לח= על הפריט הראשו% בטווח w לח= על מקש Shift ובחר בפריט האחרו% בטווח. ריקו 8 סל המיחזור באופ 8 אוטומטי לח= כלי, w אפשרויות. 1 לח= לחיצה כפולה על סביבה w לח= על הכרטיסייה ניקוי. 2 3 לח= על הלחצ% אוטומטית אחרי שבתיבת הקבוצה ריקו 8 סל מיחזור w קבע את מספר הימי! בי% מחיקות אוטומטיות. 4 לח= אישור. פתיחת סל המיחזור וריקונו 111
מחיקת פריטי! מתיבת הדואר הפקודה מחיקה מאפשרת להסיר פריטי! מתיבת הדואר של>, טקסט נבחר מ% הפריט, למחוק חיבורי! וכיו"ב. הפקודה מחיקה מאפשרת ג! למשו> בחזרה פריטי! ששלחת. נית% למשו> בחזרה דואר והודעות טלפוניות א! הנמעני! טר! קראו אות!, ונית% למשו> בחזרה פגישות, תזכורות ומשימות בכל עת. מחיקת פריט מתיבת הדואר 1 בחלו% הראשי, לח= על הפריט שברצונ> למחוק. כדי לבחור מספר פריטי!, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו= ובחר בזה אחר זה את הפריטי! הרצויי!. 2 לח= על עריכה w מחיקה. בעת מחיקת פריטי! יוצאי!, מופיעה תיבת הדו(שיח מחיקת פריט. בחר באפשרות מחיקה מתו; המתאימה. נית% ג! ללחו= בעזרת לחצ% העכבר הימני על פריטי! בחלו% הראשי וללחו= על מחיקה בתפריט המהיר המופיע על המס>. כאשר מוחקי! הפניית מסמ> מתיבת הדואר, רק הפניית המסמ> נמחקת. המסמ> עצמו נותר בספרייה. פריטי! שנמחקו מועברי! לסל המיחזור ונשמרי! ש! עד לריקו% סל המיחזור. נית% להציג את הפריטי! בסל המיחזור ולבטל את מחיקת!. 112 מחיקת פריטי! מתיבת הדואר
השימוש בפנקס הכתובות מחיקת פריטי! מתיבת הדואר 113
השימוש בפנקס הכתובות: סקירה כללית חיפוש משתמשי! ומשאבי! פנקס כתובות משמש כספר טלפוני! וכמרכז מידע. בפנקס כתובות נית% לשמור שמות וכתובות, כתובות דואר אלקטרוני, מספרי טלפו%, וכ% לחייג מספרי! באופ% ישיר. כל משתמש יכול ליצור מספר פנקסי כתובות. פנקסי כתובות פתוחי! מיוצגי! בחלו% הראשי של פנקס כתובות ככרטיסיות. נית% להציג פנקס אחד בכל פע!. בפנקסי הכתובות נית% לשמור כתובות דואר אלקטרוני וג! כתובות אינטרנט. כתובת דואר אלקטרוני היא הש! לפיו מערכת הדואר האלקטרוני מזהה אד!. כתובת אינטרנט דומה לכתובת של דואר אלקטרוני, א> היא ישימה לגבי רשת האינטרנט, כלומר, נית% לשגר ולקבל דואר ממקומות הנמצאי! מחו= לארגו% של>. נית% להיעזר בספקי,(Lightweight Directory Access Protocol) LDAP כדי לגשת לפנקסי כתובות באינטרנט. נית% לאתר ערכי! בפנקס הכתובות בעזרת רשימת חיפוש. נית% ג! לפרט קריטריוני חיפוש, על ידי הגדרת מסנ% אחד או יותר. לדוגמה, נית% להגדיר מסנ% שיציג רק ערכי! ע! שמות משפחה המתחילי! באות ד'. כאשר מתחילי! להקליד ש! בתיבות אל, CC ו BC של פריט שתיצור, מנסה פונקציית השלמת שמות להשלי! את הש!. היא סורקת את פנקסי הכתובות בסדר שנקבע בתיבת הדו(שיח סדר חיפוש השלמת שמות, למציאת ערכי! זהי! לתווי! שתקליד. א! השלמת שמות מאתרת את הש! הרצוי, תוכל להפסיק להקליד. א! השלמת שמות אינה מאתרת את הש! הרצוי, המש> להקליד: השלמת שמות סורקת שוב לאחר כל תו נוס 8 שמוקלד. א! השלמת שמות מאתרת ש! קרוב א> לא זהה לרצוי, נית% להיעזר במקשי הזזת הסמ% מעלה/מטה, כדי לדפד 8 לשמות סמוכי! בפנקס הכתובות. נית% להורות להשלמת שמות לסרוק את פנקסי הכתובות בסדר מסוי!. אול!, השלמת שמות סורקת תמיד את פנקס הכתובות המערכתי כשהוא אחרו%. נית% ג! לסרוק פנקסי כתובות מתו> האינטרנט, בעזרת.LDAP לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא השימוש ב( LADO בפנקס הכתובות שתחת הנושא השימוש בפנקס הכתובות. 114 השימוש בפנקס הכתובות: סקירה כללית
חיפוש אחר כתובת של משתמש, משאב, ארגו 8 או קבוצה 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות שבו ברצונ> לחפש את הכתובת המבוקשת. 3 בתיבה רשימת חיפוש, התחל להקליד את הש! המבוקש. לעמודות רבות בפנקס הכתובות יש תיבת רשימת חיפוש. נית% לחפש כתובות בעזרת כל תיבת רשימת חיפוש. כדי לצמצ! עוד יותר את החיפוש, נית% ליצור מסנ%, שיגדיר לפנקס הכתובות מה מחפשי!. שימוש במסנני, לצמצו, היק> החיפוש הגדר אופרטור 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 לח= תצוגה w הגדרת מסנ 8 מותא, אישית. הגדר אפשרויות סינו% נוספות הגדר עמודה הגדר פרמטר 3 לח= על הרשימה הנפתחת הראשונה w הגדר את העמודה המיועדת לסינו%. 4 לח= w הגדר אופרטור. 5 הקלד את הפרמטר אשר בעזרתו תסנ% w לח= אישור. חיפוש משתמשי! ומשאבי! 115
אופרטור הוא סימ% המייצג פעולה מתמטית. פרמטר הוא משתנה שמופעלת עליו פקודה, כדי לציי% ער> מסוי! או אפשרות בחירה מסוימת. לדוגמה, כדי ליצור מסנ% שיפיק רשימה של משתמשי! שש! משפחת! הוא דוד בלבד, לח= על עמודת ש! המשפחה, לח= "שווה ל", ואז הקלד "דוד". בדוגמה זו, "שווה ל" הוא האופרטור ו "דוד" הוא הפרמטר: לאחר שכבר הוגדר מסנ% לפנקס כתובות, נית% להפעילו שוב מאוחר יותר על(ידי הצגת פנקס הכתובות שבו ברצונ> להפעיל את המסנ% ולחיצה על תצוגה w מסנ 8 מותא, אישית. נית% להוסי 8 או למחוק שורות מהמסנ%, בעזרת בחירת אופציות סינו% נוספות מהרשימה הנפתחת האחרונה. נית% להשתמש ג! באופרטורי "וג,", "או" או קבוצה חדשה, כדי לצמצ! עוד יותר את המסנ%. 1 בפנקס הכתובות, לח= קוב 7 w סדר חיפוש השלמת שמות. 2 בתיבת פנקסי, זמיני,, לח= על הפנקסי! בה! ברצונ> שהשלמת השמות תחפש (אפשר להשתמש במקש Ctrl כדי לבחור מספר פנקסי!) w לח= הוספה. 3 כדי לשנות את סדר החיפוש בפנקס כתובות, בחר את הפנקס מרשימת הפנקסי! הנבחרי! w לח= מעלה או מטה. 4 כדי להפסיק את פעולת השלמת שמות, בטל את הסימו% בתיבת הסימו% הפסק השלמת שמות. 5 לח= אישור. הגדרת סדר החיפוש של פונקציית "השלמת שמות" כדי שהשלמת שמות תחפש בפנקס כתובות זר, בצע הצעדי! שלעיל, בחר את פנקס הכתובות הזר בצעד 2 ושי! אותו בתיבת רשימת הפנקסי! הנבחרי! בצעד 3. כדי שהשלמת שמות תחפש קוד! בפנקס הזר, מק! אותו מעל פנקס בשימוש תכו>, בתיבה פנקסי, נבחרי,. כדי להסיר פנקס כתובות מרשימת החיפוש, לח= על פנקס הכתובות w לח= הסרה. 116 חיפוש משתמשי! ומשאבי!
השימוש ב LDAP בפנקס הכתובות פנקס הכתובות תומ> בטכנולוגיית LDAP ולכ% הוא מאפשר שימוש בפנקסי כתובות במדריכי! זרי!, כגו% אלו שבאינטרנט. כאשר מותק%,LDAP נית% לסרוק פנקס כתובות אינטרנט, שיכול להכיל מיליוני שמות, בכל פע! שמתחילי! להקליד בשדה אל של תצוגת שליחה. השימוש בLDAP6 בפנקס הכתובות 1 ראשית, עלי> לרכוש או להוריד ספק שירות LDAP ולהפעיל את תוכנת ההתקנה שלו. וודא שפנקס הכתובות הזר מופיע ברשימת החיפוש של השלמת שמות. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הגדרת סדר החיפוש של פונקציית "השלמת שמות" שתחת הנושא חיפוש משתמשי! ומשאבי!. 2 התחל להקליד ש! בתיבת אל או בתיבת הש! בפנקס הכתובות של כרטיסיית פנקס כתובות w LDAP הקש.Ctrl+Enter א! אתה מקליד חלק מש! ו( GroupWise משלימה עבור> את הש!, הטקסט המואר ייכלל בחיפוש כאשר תקיש.Ctrl+Enter ייתכ% שיהיה עלי> למחוק את כל הקטע המואר של הש! או את חלקו, לפני ההקשה על.Ctrl+Enter נית% לשנות מאפייני! של ספק LDAP מתו> פנקס הכתובות. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שינוי מאפייני ספק LDAP תחת הנושא פנקס הכתובות, להל%. כאשר מקישי!,Ctrl+Enter פנקס הכתובות מחפש בשרת שהגדרת בתיבת הדו(שיח מאפייני, שמות המתאימי! למידע המוקלד בתיבות אל או ש,. א! קיי! ער> מתאי! יחיד, LDAP יציב את הער> בתיבה המתאימה. א! לא קיימי! ערכי! מתאימי! לקריטריוני! שהקלדת, יועברו הקריטריוני! לתיבה המתאימה. א! קיימי! ערכי! רבי! המתאימי! לקריטריוני! שהקלדת, תופיע תיבת דו(שיח שתציג את הערכי!. בחר בער> או בערכי! הרצויי! ל> w לח= אישור. השימוש ב LDAP בפנקס הכתובות 117
שינוי מאפייני ספק LDAP מתו; פנקס הכתובות מתו> פנקס הכתובות, לח= קוב 7 w שירותי,. 1 בחר את הספק w לח= מאפייני,. 2 3 לח= על הכרטיסייה התחברות ואז הקלד את ש! השרת של הספק בתיבה ש, השרת. 4 הקלד את היציאה בתיבה יציאת השרת. ברירת המחדל של מספר היציאה ברירת המחדל של רוב הספקי! היא 389. 5 לח= על הכרטיסייה חיפוש w הקלד את בסיס החיפוש בתיבת הטקסט בסיס החיפוש. 6 לח= אישור. 7 סגור את w GroupWise הפעל מחדש את.GroupWise עלי> לרכוש או להוריד קוד! ספק שירות.LDAP א! הקוב= דחוס או מכוו= ("מקומפרס"), הרחב אותו. הפעל את תוכנת ההתקנה.Setup תוכנת ההתקנה תדרי> אות> בביצוע הצעדי! המופיעי! לעיל. לקבלת עזרה אודות ספקי השירות, לח= על לחצ% העזרה בכרטיסיות של תיבת הדו(שיח שירותי מדרי;. נית% לגשת אל מאפייני ספק ה( LDAP של> מתו> "חלונות" באמצעות לוח הבקרה, בלחיצה כפולה על הסמל דואר. 118 השימוש ב LDAP בפנקס הכתובות
שימוש בקבוצות לצור> מיעו% פריטי! קבוצה היא רשימה של משתמשי! או משאבי!, שנית% לשלוח אליה! הודעות. נית% להגדיר קבוצות כדי לשגר הודעות למספר משתמשי! או משאבי!, על(ידי הקלדת ש! הקבוצה בתיבות אל, CC ו( BC. קיימי! שני סוגי! של קבוצות: ציבוריות ופרטיות. קבוצה ציבורית היא רשימת משתמשי! שנוצרת על(ידי המערכת והיא זמינה לשימוש כל אחד ממשתמשי.GroupWise לדוגמה, יכולה להיות קבוצה ציבורית למחלקת החשבונות. כל עובד בהנהלת החשבונות נכלל בקבוצה. קבוצות ציבוריות רשומות בפנקס הכתובות המערכתי. קבוצה פרטית היא קבוצה שאתה יוצר. לדוגמה, א! אתה שולח לעתי! קרובות הודעה על פגישה לקבוצת העבודה של>, תוכל לכלול כל כתובת או ש! של חבר לעבודה ומקו! מפגש (משאב) בקבוצה פרטית. קבוצות פרטיות מסומנות בסמל. יצירה ושמירה של קבוצות פרטיות 1 לח= בסרגל הכלי!. רשימת כתובות כאשר מציגי! את פנקס הכתובות המערכתי, הלחצ% שמירת קבוצה מעומע!. 2 א! רשימת הכתובות אינה מוצגת, לח= רשימת כתובות. 3 לח= אל, CC או w BC לח= לחיצה כפולה על המשתמשי! ו/או המשאבי! המבוקשי! עבור הקבוצה וגרור אות! אל רשימת הכתובות (כדי לבחור בבת אחת מספר משתמשי! או משאבי!, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו= בעת בחירת המשתמשי! ו/או המשאבי! וגרור את כול! אל רשימת הכתובות). 4 לח= שמירת קבוצה. 5 הגדר ש! ופנקס כתובות פרטי לקבוצה w לח= אישור. נית% לכלול בקבוצה אחת משתמשי! מפנקסי כתובות שוני!. קבוצות מסומנות בסמל. נית% לשמור קבוצות בפנקסי כתובות פרטיי! בלבד. נית% לשמור קבוצה בכל ש! רצוי. הש! יכול לכלול כל תו שהוא, כולל רווחי!. שימוש בקבוצות לצור: מיעו% פריטי! 119
מיעו 8 פריטי, לקבוצה 1 בתצוגת פריטי!, לח= כתובת. 2 בחר קבוצה w בחר אל, CC או.BC 3 חזור על פעולה זו, לפי הצור>. 4 לח= אישור, כדי לחזור לתצוגת הפריטי!. השלמת שמות תחפש בפנקס הכתובות בשימוש תכו>, בפנקס הכתובות הנוכחי ובפנקס הכתובות המערכתי, בתנאי שה! פתוחי!. קבוצות ציבוריות נמצאות בפנקס הכתובות המערכתי. הוספה או מחיקה של שמות מקבוצה פרטית 1 לח= בסרגל הכלי! w לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות בו נמצאת הקבוצה. 2 בחר את הקבוצה w לח= עריכה w עריכת קבוצה. 3 הכנס את השינויי! הדרושי! בקבוצה ברשימת הכתובות w לח= שמירת קבוצה w אישור. כדי לבצע שינויי עריכה בקבוצה, נית% ג! ללחו= על לחצ% העכבר הימני על הער> המבוקש בפנקס כתובות w לח= עריכת קבוצה. הקבוצות מסומנות בסמל. ערכי הקבוצה מופיעי! ברשימת הכתובות. נית% ללחו= לחיצה כפולה על שמות משתמש בפנקסי הכתובות כדי להעביר אות! לתו> הקבוצה, או ללחו= לחיצה כפולה על שמות משתמשי! ברשימת הכתובות כדי להסיר אות! מהקבוצה. 120 שימוש בקבוצות לצור: מיעו% פריטי!
תצוגת מידע אודות הקבוצה 1 לח= על בסרגל הכלי!. 2 כדי להציג את החברי! בקבוצה מסוימת, לח= על הקבוצה המבוקשת w לח= עריכה w עריכת קבוצה. הקבוצה מוצגת ברשימת הכתובות, שבה מופיעי! שמות המשתמשי!. א! הקבוצה היא קבוצה פרטית, נית% לבצע בה שינויי עריכה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא יצירת פנקס כתובות פרטי תחת הנושא השימוש בפנקס הכתובות. 3. כדי להציג תיאור של הקבוצה, בחר את הקבוצה w לח= על מידע. שימוש בקבוצות לצור: מיעו% פריטי! 121
העברת כתובות מפנקס כתובות אחד למשנהו א! משתמש אחר יצר פנקס כתובות פרטי העשוי להיות שימושי ג! עבור>, יכול משתמש זה לייצא או להעתיק את פנקס הכתובות האמור ולשלוח ל> העתק. לאחר מכ% תוכל לייבא את פנקס הכתובות, ואי% כל צור> ליצור אותו מחדש. אפשרות אחרת העומדת בפני המשתמש האחר היא לשת 8 עמ> את פנקס הכתובות. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שיתו 8 פנקס כתובות פרטי ע! משתמש אחר, תחת הנושא הגדרת המאפייני! של פנקס כתובות פרטי. ייבוא כתובות אל פנקס הכתובות הפרטי 1 א! קיבלת פנקס כתובות פרטי של Novell כקוב= מצור 8, לח= באמצעות לחצ% העכבר הימני על הקוב= המצור 8 w לח= שמירה בש, w בחר את התיקייה או התקליטו% בה! ברצונ> לשמור את הקוב= המצור 8 w לח= שמירה. 2 פתח את פנקס הכתובות אליו ברצונ> לייבא כתובות. לקבלת פירוט הצעדי!, עיי% בנושא תצוגת מידע נוס 8 בפנקס הכתובות, תחת הנושא השימוש בפנקס הכתובות. או צור פנקס כתובות חדש, אליו תייבא את הכתובות. לקבלת פירוט הצעדי!, עיי% בנושא יצירת פנקס כתובות פרטי, תחת הנושא השימוש בפנקס הכתובות. לח= קוב 7 w ייבוא. 3 בחר את קוב= פנקס הכתובות w לח= פתיחה. 4 כדי לעצור את הייבוא, הקש w Esc לח= כ 8. לקובצי פנקסי הכתובות של Novell יש סיומת.NAB קבצי! אלו ה! קובצי,Novell במבנה מיוחד. א! ברצונ> לייבא קוב= פנקס כתובות שאינו של ASCII עיי% בקוב=.NAB כדי לקבוע את המבנה שלו ואז העתק את המבנה אל הקוב= המיועד לייבוא. כדי לעבור לתיקייה אחרת, לח= על התיקייה המבוקשת בתיבה תיקיות. לא נית% לייבא כתובות לתו> פנקס הכתובות המערכתי. ייצוא כתובות מפנקס הכתובות פתח את פנקס הכתובות ממנו ברצונ> לייצא שמות. 1 בחר את הכתובות שברצונ> לייצא. 2 א! ברצונ> לייצא פנקס כתובות של!, אי% צור> לבחור ש! כלשהו. 3 לח= קוב 7 w ייצוא. 4 לח= פנקס כתובות של,, א! ברצונ> לייצא את כל פנקס הכתובות. או לח= פריטי, נבחרי,, א! ברצונ> לייצא רק את הכתובות שבחרת. 5 לח= על התיקייה בה יישמר הקוב= w הקלד ש! קוב= לקוב= המיוצא w לח= שמירה. 122 העברת כתובות מפנקס כתובות אחד למשנהו
כדי לעצור את התהלי>, הקש w Esc לח= כ 8. הקוב= המיוצא נשמר ע! סיומת.NAB (פנקס כתובות של.(Novell א! ברצונ> לשלוח את הקוב= למשתמש אחר, שלח אותו כקוב= מצור 8, במקו! לאחזר את הקוב= לתו> תיבת ההודעות. כדי לבחור מספר שמות, נית% להשתמש בלחיצה תו> כדי החזקת מקש Shift או Ctrl לחוצי!. ייבוא פנקסי כתובות שאינ, פנקסי Novell 1 מתו> יישו! דואר אלקטרוני שאינו של Novell יש לייצא את פנקס הכתובות שברצונ> לייבא לתו>.GroupWise 2 פתח עור> DOS או את פנקס רשימות w פתח את קוב= פנקס הכתובות שאינו של.Novell נית% לפתוח את הקוב= ג! בכל מעבד תמלילי! אחר. כדי להקל על העריכה, קבע את השוליי! כ> שהשורות לא ייקטעו. 3 ייצא פנקס כתובות קט% של.Novell לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא ייצוא כתובות מפנקס הכתובות, לעיל. 4 פתח את פנקס הכתובות בהעתק נוס 8 או בחלו% מפוצל של היישו! שבו השתמשת בסעי 8 2 לעיל. 5 גזור, העתק והדבק או הקלד מחדש את השדות עבור כל ער>, מתו> פנקס הכתובות הזר, לתו> פנקס הכתובות של.Novell מק! כל שדה מאחורי הפסיק המתאי! לשדה המקביל, בשורה הראשונה של פנקס הכתובות של.Novell כל שדה חייב להיות תחו! בגרשיי! כפולי!. סדר השדות עבור כל ער> חייב להתאי! לסדר השדות בשורה הראשונה של קוב= פנקס הכתובות של.Novell לדוגמה, א! השדה ש, מופיע לאחר הפסיק הראשו% בשורה הראשונה, נתוני השדה ש, חייבי! א 8 ה! להופיע לאחר הפסיק הראשו% בשורת הער>, למשל: Smith"."U","John כל ער> בפנקס הכתובות של Novell מתחיל ב(" C ", "U" או "R". C מייצג ערכי! של חברות, U מייצג ערכי! של משתמשי! ו( R מייצג ערכי! של משאבי!. בנוס 8, קבוצות מוגדרות בסימני גבול "<G" ו("> G ". סדר זה (כל ערכי C לפני ערכי U וערכי U לפני R) חשוב, א! ברצונ> שערכי המשתמש יהיו קשורי! לארגוני! שלה! והמשאבי! יהיו קשורי! לבעליה!. הקבוצות יכולות לבוא בכל מקו! לאחר ערכי! החברה, בסדר הזה. העברת כתובות מפנקס כתובות אחד למשנהו 123
כאשר תסיי!, פנקס הכתובות צרי> להיראות דומה לזה: 6 מחק כל רווח מיותר בסו 8 כל שורה w שמור את הקוב= המעוצב בסיומת.NAB 7 מתו>,GroupWise פתח את פנקס הכתובות. או 8 כדי לייבא את הערכי! לתו> פנקס כתובות חדש, לח= קוב 7 w פנקס חדש w הקלד ש! w לח= אישור. כדי לייבא את הערכי! לתו> פנקס כתובות קיי!, פתח את הפנקס אליו ברצונ> לייבא את השמות. 9 לח= קוב 7 w ייבוא w בחר את קוב= פנקס הכתובות w לח= אישור. קובצי פנקס הכתובות של Novell ה! במבנה ANSI מופרד. בשורה הראשונה, התווי! עד לפסיק הראשו% חייבי! להישאר ללא שינוי אי% לערו> אות!. כל כותרת שדה מופיעה לאחר פסיק. המספרי! ההקסדצימליי! בכל כותרת מייצגי! את תגי.MAPI שדות המוגדרי! על(ידי המשתמש יכולי! לחלוק את אותו המספר ההקסדצימלי. א! ברצונ> להותיר שדה ריק לער>, עלי> להקליד פסיק. השורות נשארות מיושרות וכ>, לדוגמה, כל המידע המופיע לאחר הפסיק העשירי של כל ער>, מגיע לאותו השדה. נית% לשתול רווחי! בתו> הגרשיי! הכפולי! א> יש למחוק את כל הרווחי! מחו= לגרשיי!. כל ער> קבוצה מתחיל ב( C, U או R, וכולל ג! T (אל או נמע% ראשי), C (העתק לידיעה) או B (העתק מוסתר). לדוגמה, ער> UT הוא ער> משתמש, אשר יקבל פריט כנמע% ראשי. 124 העברת כתובות מפנקס כתובות אחד למשנהו
הצגת מידע נוס 8 בפנקס הכתובות המשתמש יכול לבחור את כרטיסיות פנקס הכתובות שיוצגו, כברירת מחדל, בחלו% הראשי של פנקס הכתובות. לדוגמה, ייתכ% מצב שבו יהיה ל> פנקס כתובות עבור חשבו% שבו אתה מטפל רק במש> שישה חודשי! בכל שנה. במקרה זה תוכל להגדיר כי חשבו% זה יוצג בתקופה שבה הוא פעיל, ולא יוצג בתקופות שבה% אינ> זקוק לו. כמו(כ% נית% לבחור בסוג המידע המוצג בכל פנקס כתובות. כדי לשנות את המידע המוצג בפנקס הכתובות מסוי!, פנקס הכתובות האמור חייב להיות פתוח. פנקסי כתובות מכילי! מידע רב יותר מאשר נית% להציג בכל פע!. נית% לשנות את סוג המידע שיוצג בכל עת, על(ידי בחירת כותרות עמודות שונות. נית% ג! לשנות את סדר העמודות, למיי% את העמודות או לשנות את רוחב%. פתיחת פנקס הכתובת וסגירת פנקס הכתובות 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 לח= קוב 7 w פתיחת פנקס. א! כל פנקסי הכתובות של> פתוחי!, האפשרות פתיחת פנקס תופיע על המס> כשהיא מעומעמת. 3 כדי לפתוח פנקס כתובות, לח= על פנקס הכתובות המבוקש (לפתיחת מספר פנקסי!, לח= על הפנקסי! המבוקשי! תו> כדי החזקת המקש Ctrl לחו=) w לח= אישור. 4 כדי לסגור את פנקס הכתובות, לח= על הכרטיסייה שלו w קוב 7 w סגירת פנקס. כאשר פנקס כתובות פתוח, יופיע שמו בכרטיסייה בחלו% פנקס כתובות. סגירת פנקס כתובות אינה גורמת למחיקתו. נית% לפתוח שוב את פנקס הכתובות בכל עת. נית% לפתוח מספר בלתי מוגבל של פנקסי כתובות. א! פתחת יותר פנקסי כתובות מכפי שנית% להציג בשורה אחת, לח= על החצי! שמימי% לכרטיסיות, כדי להציג את פנקסי הכתובות הנוספי!. הצגת מידע נוס 6 בפנקס הכתובות 125
בחירת העמודות שיוצגו בפנקס הכתובות 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות בה תרצה לשנות את העמודות. 3 לח= עריכה w עמודות לח= על ש! העמודה או התפריט כדי להציג! או כדי להסתיר!. 4 א! ש! העמודה אינו מוצג, לח= על עמודות נוספות w לח= על העמודה בתיבת הרשימה עמודות נבחרות w לח= הוספה או הסרה. כדי להציג עמודה אחרת, נית% ג! ללחו= באמצעות הסמ% הימני של העכבר על סמ% העמודה ולאחר מכ% ללחו= על ש! העמודה. כדי לשנות את סדר העמודות, נית% לגרור את סמ% העמודה למיקו! אחר לפי הצור>. כדי להסיר סמ% עמודה, נית% פשוט להוציא את הסמ% הרצוי באמצעות גרירה. נית% לבחור פריסות שונות לעמודות עבור כל פנקס כתובות. 126 הצגת מידע נוס 6 בפנקס הכתובות
שינוי סדר העמודות בפנקס הכתובות בסרגל הכלי!. לח= 1 לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות בה תרצה לשנות את סדר העמודות המוצגות. 2 גרור כותרת עמודה למקו! אחר. 3 4 כדי להוסי 8 עמודה, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על כותרת העמודה w לח= על ש! עמודה. 5 כדי להסיר עמודה, גרור החוצה את כותרת העמודה. נית% ללחו= על שמות העמודות בכל תיבת רשימה תו> החזקת המקש Ctrl ואז ללחו= הוספה או הסרה, כדי להעביר מספר עמודות בעת ובעונה אחת. נית% להעביר עמודות ג! בתיבת הדו(שיח עמודות זמינות. לח= עריכה w עמודות w עמודות נוספות w לח= לחיצה כפולה על כותרות עמודות בתיבת הרשימה עמודות זמינות או עמודות נבחרות, כדי להוסי 8 או להסיר עמודות. נית% לבחור פריסות שונות עבור כל פנקס כתובות. הצגת מידע נוס 6 בפנקס הכתובות 127
השימוש בפנקס הכתובות לצור> משלוח הודעות פנקס הכתובות הופ> את משלוח הודעות הדואר, הפגישות, המשימות, התזכורות וההודעות הטלפוניות למלאכה קלה, פשוטה ומהירה. פנקס הכתובות מאפשר לאתר במהירות וללא קושי את כתובת הדואר האלקטרוני של הנמע% או הנמעני!. נית% לפתוח תצוגת פריט ולאחר מכ% לפתוח את פנקס הכתובות, כדי לאתר כתובות. כמו(כ% נית% לפתוח תחילה את פנקס הכתובות ולאחר מכ% לפתוח את הפריט מתוכו. השימוש בפנקס הכתובות לצור; מיעו 8 פריט בתצוגת הפריטי!, לח= על כתובת. 1 לח= על כרטיסייה של פנקס כתובות. 2 ש! לחצ% זה משתנה בי% סגירת רשימה לבי% רשימת כתובות. 3 א! התיבות אל, CC ו( BC אינ% מוצגות, לח= על רשימת כתובות שבתחתית פנקס הכתובות. 4 לח= לחיצה כפולה על השמות שברצונ> לסמ% כנמעני! עיקריי! (אל) להודעה של> w לח= w CC לח= לחיצה כפולה על השמות הרצויי! w חזור על הפעולה ג! עבור נמעני,BC א! ישנ! w לח= סגירה. א! ש! הנמע% ידוע ל>, התחל להקליד אותו בתיבה אל בתצוגת הפריטי!. השלמת שמות תסרוק את פנקס הכתובות בשימוש תכו>, את פנקס הכתובות הנוכחי ואת פנקס הכתובות המערכתי (בתנאי שה! מופיעי! בסדר החיפוש של השלמת שמות). כאשר השלמת שמות תאתר את הנמע% הרצוי, תוכל להפסיק להקליד את שמו. א! השלמת שמות איתרה ש! דומה א> לא זהה לחלוטי% לנמע% הרצוי, נית% להיעזר במקשי החצי! כדי לגלול לשמות סמוכי! בפנקס הכתובות. כדי לאתר ער> בפנקס כתובות, לח= על תיבת הטקסט רשימת חיפוש והתחל להקליד. לדוגמה, התחל להקליד ש! בעמודה ש,. נית% ג! לגרור שמות לרשימת הכתובות, לאחר בחירת התיבה אל, CC או.BC כדי לבחור ער> אחד, לח= על הער> המבוקש. כדי לבחור מספר ערכי!, לח= על הערכי! המבוקשי! תו> החזקת המקש Ctrl לחו=. לבחירת כל הערכי! בפנקס הכתובות הנוכחי (עד 1,000), לח= עריכה w בחירת הכל. 128 השימוש בפנקס הכתובות לצור: משלוח הודעות
משלוח דואר מפנקס הכתובות 1 לח= בסרגל הכלי!. לח= כדי לפתוח תצוגת דואר חדשה. ש! לחצ% זה משתנה בי% סגירת רשימה לבי% רשימת כתובות. א! רשימת הכתובות אינה מופיעה, לח= רשימת כתובות. 2 לח= לחיצה כפולה על המשתמשי! אליה! אתה מעוניי% לשלוח דואר. 3 כדי לפתוח תצוגת הודעת הדואר, לח= דואר. 4 המשתמשי! שהגדרת מפורטי! בתיבות אל, CC ו( BC, בתצוגת הפריטי!. השימוש בפנקס הכתובות לצור: משלוח הודעות 129
השימוש בפנקס הכתובות "בשימוש תכו 8 " השתמש בכרטיסייה בשימוש תכו> שבפנקס הכתובות, כדי לגשת אל הערכי! השכיחי! ביותר של> או לאלו שהיו בשימוש לאחרונה. כאשר אתה משתמש בער> בתו> הודעה, הער> מועתק לפנקס הכתובות בשימוש תכו> (א! אפשרות זו נבחרה). נית% לצפות בתארי> ובשעה בה! השתמשת לאחרונה בער> ואת מספר הפעמי! בה! השתמשת בו. לאחר שער> מועבר לפנקס בשימוש תכו>, הוא נשאר ש! עד שתמחק אותו. הער> נשאר ג! בפנקס הכתובות בו נוצר. נית% להשתמש במאפייני בשימוש תכו>, כדי להחליט אלו כתובות ללכוד (א! בכלל) מתו> הפריטי! המתקבלי! או הנשלחי! וכמה זמ% להותיר את הכתובות בפנקס, לפני מחיקת%. השימוש בפנקס הכתובות "בשימוש תכו>" לצור; מיעו 8 פריטי, פתח תצוגת פריטי!. 1 לח= כתובת. 2 3 א! הכרטיסייה בשימוש תכו> לא מופיעה, לח= קוב 7 w פתיחת פנקס w בשימוש תכו> w אישור. ש! לחצ% זה משתנה בי% סגירת רשימה לבי% רשימת כתובות. 4 א! התיבות אל, BC ו( CC אינ% מוצגות, לח= רשימת כתובות שבתחתית פנקס הכתובות. 5 לח= אל w לח= לחיצה כפולה על שמות הנמעני! העיקריי! של ההודעה של> w לח= w CC ולח= לחיצה כפולה על השמות הרצויי! w חזור על הפעולה עבור מכותבי BC (א! ישנ!) w לח= אישור. כאשר מתחילי! להקליד ש! באחת התיבות אל, מכותבי, לידיעה או העתק מוסתר, תחפש פונקציית השלמת שמות בפנקס הכתובות בשימוש תכו>, בפנקס הכתובות הנוכחי ובפנקס הכתובות המערכתי, בתנאי שה! מופיעי! בתיבת הדו(שיח סדר החיפוש של השלמת שמות. א! השלמת שמות תמצא את הנמע% הרצוי להודעה של>, תוכל להפסיק להקליד. נית% להסתיר או להציג עמודות של פנקס הכתובות לפי הצור>. עיי% בנושא הצגת מידע נוס 8 בפנקס הכתובות, תחת הנושא השימוש בפנקס הכתובות. את פנקס הכתובות בשימוש תכו> נית% לסגור, אול! אי% אפשרות למחקו. 130 השימוש בפנקס הכתובות "בשימוש תכו 6 "
הגדרת מאפייניו של פנקס הכתובות "בשימוש תכו>" 1 לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות בשימוש תכו> של>. א! הכרטיסייה אינה נראית, הפנקס אינו פתוח. 2 לח= קוב 7 w מאפייני, w לח= על הכרטיסייה אפשרויות. 3 בחר באפשרויות הרצויות ל>. 4 כדי למחוק שמות מפנקס זה, לח= בתיבת הסימו% מחיקת כתובות שלא היתה הפנייה אליה 8 במש; w הקלד מספר בתיבה מש; w לח= על פרק זמ% מתו> הרשימה הנשלפת (משעות עד שני!) w לח= מחק עכשיו, כדי למחוק כתובות ישנות. 5 לח= אישור כדי לשמור את השינויי! של> ולסגור את תיבת הדו(שיח מאפייני,. או לח= החל, כדי להחיל את השינויי! של> ולהשאיר את תיבת הדו(שיח מאפייני, פתוחה. כדי לפתוח פנקס כתובות, לח= קוב 7 w פתח פנקס w לח= על פנקס הכתובות w לח= אישור. כדי להפסיק את העברת השמות לתו> פנקס הכתובות בשימוש תכו>, לח= הפסק שמירה אוטומטית. השימוש בפנקס הכתובות "בשימוש תכו 6 " 131
השימוש במסנני, מוגדרי, מראש עבור פנקס הכתובות "בשימוש תכו>" 1 א! טר! פתחת את פנקס הכתובות, פתח תצוגת פריט ולח= על כתובת. 2 לח= בפנקס הכתובות על הכרטיסייה בשימוש תכו>. 3 א! לא קיימת כרטיסיית בשימוש תכו>, עלי> לפתוח את פנקס הכתובות בשימוש תכו>. לקבלת הסבר אודות צעדי הפעולה, עיי% בנושא תצוגת מידע נוס 8 בפנקס הכתובות שתחת הנושא השימוש בפנקס הכתובות. 4 לח= תצוגה w מסנ 8 עבור 3 הפניות לפחות. או לח= תצוגה w הגדרת מסנ 8 להפניות w הקלד מספר w לח= אישור. המספר שתקליד הוא המספר המינימלי של הפניות שחייב להיות לער>, כדי שיוכל להיכלל במסנ%. "הפניות" ה% מספר הפעמי! ששלחת או קיבלת פריטי! מ% הער>. יצירת פנקס כתובות פרטי פנקס כתובות פרטי הוא פנקס כתובות שכל משתמש יוצר בהתא! לצרכיו ודרישותיו(הוא. נית% ליצור, לערו> ולשמור פנקסי כתובות פרטיי! בכל מספר רצוי. למשתמש הרשאות מלאות לשנות ולמחוק שמות או כל מידע אחר עבור כל ער> המופיע בפנקס הכתובות הפרטי שלו, כולל חברות, משאבי!, משתמשי! וכיו"ב. כאשר תיצור פנקס כתובות פרטי, תופיע כרטיסייה חדשה בחלו% הראשי של פנקס הכתובות. א! תיצור מספר פנקסי כתובות פרטיי!, תוכל לכלול את אותו הער> במספר פנקסי!. א! העתקת ער> מסוי! מפנקס כתובות אחד למשנהו ולאחר מכ% הכנסת שינויי! בער> המקורי, יתעדכ% ג! הער> המקביל בפנקס הכתובות האחר באופ% אוטומטי. בפנקס הכתובות הפרטי מקובצות הכתובות בהתא! להעדפות המשתמש. נית% לכלול בכתובות כתובות אינטרנט וכל מידע אחר. נית% לשלוח פריטי! לכל הערכי! המופיעי! בפנקס הכתובות הפרטי על(ידי ביצוע לחיצה על התיבה אל שמעל לרשימת הכתובות ולאחר מכ% ביצוע לחיצה על עריכה w בחירת הכל. נית% ג! ליצור קבוצה פרטית. א! תשמור רשימת שמות כלשהי כקבוצה פרטית, הרי שכדי לשלוח הודעה לכל הקבוצה בעת ובעונה אחת, כל שעלי> לעשות הוא להקליד את ש! הקבוצה בתיבה אל של תצוגת משלוח דואר פתוחה כלשהי. 132 יצירת פנקס כתובות פרטי
יצירת פנקס כתובות פרטי בסרגל הכלי!. לח= על 1 לח= קוב 7 w פנקס חדש. 2 הקלד ש! עבור הפנקס החדש w לח= אישור. 3 כדי להוסי 8 שמות לפנקס החדש, לח= הוספה. 4 5 בחר את סוג הער> הרצוי ובצע לחיצה על אישור. 6 מלא את השדות השוני! עבור הער> החדש. 7 לח= אישור. נית% להעתיק ש! מפנקס כתובות קיי! אל פנקס הכתובות החדש. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא עריכת פנקס הכתובות הפרטי להל%. נית% לשת 8 פנקס כתובות פרטי ע! משתמשי! אחרי!. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הגדרת מאפייניו של פנקס הכתובות הפרטי, תחת הנושא שימוש בפנקס הכתובות. בפנקס הכתובות הפרטי נית% להוסי 8 רשומות חדשות ולעדכ% רשומות קיימות. בפנקס הכתובות המערכתי, לעומת זאת, יכול לבצע שינויי! רק מנהל% המערכת. יצירת פנקס כתובות פרטי 133
מחיקת פנקס כתובות פרטי 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 לח= קוב 7 w מחיקת פנקס. 3 לח= על הפנקס שברצונ> למחוק (כדי לבחור מספר פנקסי!, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו= ובחר את הפנקסי! הרצויי!) w לח= אישור w כ 8. נית% למחוק רק פנקסי כתובות פרטיי!. לא נית% לשחזר פנקס כתובות שנמחק. עריכת פנקס כתובות פרטי בפנקס כתובות פרטי נית% להוסי 8 ערכי! או למחוק אות!, לערו> מידע קיי!, להעתיק שמות מפנקס אחד לאחר או לשנות את ש! הפנקס. נית% ג! ליצור שדות פרטיי!. עריכת שמות וכתובות בפנקס הכתובות הפרטי בסרגל הכלי!. לח= 1 לח= על כרטיסיית פנקס כתובות w לח= על הש! שברצונ> לערו>. 2 לח= עריכה w עריכה. 3 4 ערו> את המידע w לח= אישור. 134 יצירת פנקס כתובות פרטי
העתקת שמות אל פנקס כתובות פרטי חדש בסרגל הכלי!. לח= על 1 פתח את פנקס הכתובות שממנו ברצונ> להעתיק. 2 לח= קוב 7 w שמירה כפנקס. 3 4 הקלד ש! עבור פנקס הכתובות בתיבה המתאימה w לח= אישור. פנקס הכתובות החדש מיוצג על(ידי כרטיסייה שעליה מופיע הש! שבחרת עבורו. הפנקס יופיע ג! ברשימת פנקסי הכתובות הזמיני!. יצירת פנקס כתובות פרטי 135
מחיקת שמות מפנקס כתובות פרטי 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 לח= על כרטיסיית פנקס כתובות w לח= על השמות שברצונ> להסיר (כדי לבחור מספר שמות, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו= ובחר את השמות הרצויי!). 3 לח= הסר w כ 8. לאחר בחירת השמות, נית% ג! לגרור אות! אל מחו= לפנקס הכתובות. לח= על מקש DEL או לח= עריכה w הסרה כדי להסיר אות!. סינכרו 8 ערכי פנקס כתובות נית% להשתמש בסינכרו 8 (Synchronize) כדי להבטיח שהערכי! בפנקס הכתובות הפרטי מתאימי! לערכי! המקבילי! בפנקס הכתובות המערכתי. נית% לסנכר% פנקס כתובות של! או רק ערכי! נבחרי!. לדוגמה, ייתכ% שיש ל> פנקס כתובות פרטי, הכולל את שמות אנשי הקשר של> במחלקת השיווק. כאשר מחלקת השיווק נודדת לבניי% אחר ומקבלת מספרי טלפו% אחרי!, סינכרו 8 מונעת את הצור> ביצירת פנקס כתובות פרטי חדש. לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות הפרטי שברצונ> לסנכר%. 1 כדי לסנכר% פנקס כתובות, לח= קוב 7 w סינכרו 8 w פנקס נוכחי. 2 או כדי לסנכר% ערכי! נבחרי!, לח= על הערכי! w לח= קוב 7 w סינכרו 8 w פריטי, נבחרי,. כדי לבחור מספר ערכי!, נית% ג! לבצע בחירה בשילוב ע! המקש Ctrl (בחירה לא רציפה) או ע! המקש Shift (בחירה רציפה). 136 יצירת פנקס כתובות פרטי
הגדרת מאפייניו של פנקס הכתובות הפרטי השתמש בתיבת הדו(שיח מאפייני פנקס הכתובות כדי לצפות במאפייני! של כל אחד מפנקסי הכתובות של> (כולל פנקס הכתובות המערכתי). קיימות שלוש כרטיסיות מאפייני! בפנקס הכתובות, ולא כול% נראות מתו> כל פנקס כתובות. הכרטיסייה כללי נראית מתו> כל פנקסי הכתובות. השתמש בכרטיסייה כללי כדי לצפות בש! פנקס הכתובות, בספק שירותי MAPI (א! ידוע), בסיכו! תכולת פנקס הכתובות וכדומה. נית% להשתמש בכרטיסייה זו, כדי להוסי 8 תיאור של פנקס הכתובות. הכרטיסייה אפשרויות נראית רק מתו> פנקס הכתובות בשימוש תכו>. השתמש בכרטיסיית אפשרויות כדי לפרט מה לשמור בשימוש תכו 8 וכיצד לנקות פנקס כתובות זה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא השימוש בפנקס הכתובות "בשימוש תכו 8 " תחת הנושא שימוש בפנקס הכתובות. הכרטיסייה שיתו> נראית מתו> פנקסי כתובות פרטיי! שאתה הבעלי! שלה!, כולל פנקס הכתובות בשימוש תכו>. השתמש בכרטיסייה שיתו>, כדי לקבוע א! לשת 8 פנקס כתובות או לא, ע! מי לשת 8 אותו ואלו הרשאות גישה תהיינה לכל משתמש. נית% ג! לשת 8 את הקבוצות הפרטיות של> או את רשימות התפוצה, על(ידי מיקומ% בתו> פנקס כתובות של> המשות 8 ע! משתמשי! אחרי!. הגדרת מאפייניו של פנקס הכתובות הפרטי 137
הצגת מאפייניו של פנקס כתובות 1 לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות שאת מאפייניו ברצונ> לראות. א! הכרטיסייה אינה נראית, הפנקס אינו פתוח. לח= קוב 7 w מאפייני,. 2 כדי לצפות במספר האנשי!, המשאבי!, החברות וכדומה, לח= מכיל. 3 א! פנקס הכתובות גדול, הדבר עשוי לקחת זמ% מה. סרגל המצב מודד את ההתקדמות של פעולה זו. 4 כדי להוסי 8 או לשנות תיאור לפנקס כתובות, לח= בתיבת הטקסט תיאור w הקלד או ערו> את התיאור. 5 לח= אישור כדי לשמור את השינויי! של> ולסגור את תיבת הדו(שיח מאפייני, או לח= החל, כדי להחיל את השינויי! של> ולהשאיר את תיבת הדו(שיח מאפייני, פתוחה. 138 הגדרת מאפייניו של פנקס הכתובות הפרטי
שיתו> פנקס כתובות ע, משתמשי, אחרי, לח= משות> ע, כדי לשת 8 את הפנקס. 1 לח= על כרטיסיית פנקס הכתובות שברצונ> לשת 8. א! הכרטיסייה אינה נראית, פנקס הכתובות אינו פתוח. לח= קוב 7 w שיתו>. 2 לח= על לחצ% הרדיו משות> ע,. 3 4 הקלד את ש! האד! שעמו ברצונ> לחלוק את פנקס הכתובות w לח= הוספת משתמש. השלמת שמות פועלת בתיבת הטקסט ש,. התחל להקליד את הש! והשלמת שמות תשלי! אותו. 5 לח= על ש! כל משתמש ברשימת שיתו> w והקצה לו הרשאות גישה. הקלד את ש! המשתמש איתו תרצה לשת 8 את פנקס הכתובות הענק זכויות שיתו 8 לאד!. 6 לח= אישור, לשמירת השינויי! שביצעת ולסגור את תיבת הדו(שיח מאפייני,. או לח= החל, כדי להחיל את השינויי! שביצעת ולהשאיר את תיבת הדו(שיח מאפייני, פתוחה. כדי למחוק משתמש מרשימת השיתו>, לח= על המשתמש w לח= הסרת משתמש. כאשר אתה לוח= על אישור או החל, האד! שברצונ> לשת 8 אותו בפנקס הכתובות מקבל הודעה. עמודת המצב מציגה "בהמתנה", עד שהמשתמש מאשר או דוחה את בקשת השיתו 8 בפנקס הכתובות ואז העמודה מתעדכנת, כדי לשק 8 את בחירת המשתמש. לא נית% לשת 8 פנקסי כתובות ע! קבוצות מחשבי! חיצוניות. הגדרת מאפייניו של פנקס הכתובות הפרטי 139
הצגת קבוצות, ארגוני! ומשאבי! בפנקס הכתובות השתמש במסנני! המוגדרי! מראש שבתפריט תצוגה, כדי להציג רק קבוצות, ארגוני! או משאבי! בפנקס כתובות. פנקסי כתובות מציגי! כברירת מחדל את כל הערכי!. בדר> כלל, הקבוצות, החברות והמשאבי! מסומני! באמצעות סמלי!, במצב זה קשה לעתי! לאתר את הער> הרצוי כאשר פנקס הכתובות הוא גדול. מסנ% מוגדר מראש מציג רק את הערכי! המבוקשי!. ישנ! שני מסנני! מוגדרי! מראש הישימי! רק עבור פנקס הכתובות בשימוש תכו>. נית% להשתמש בה! כדי לסנ% את כל ערכי פנקס הכתובות שיש לה! לפחות מספר ההפניות שציינת. כדי להציג קבוצות, חברות או משאבי! בפנקס כתובות, 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 לח= תצוגה w המסנ% שברצונ> להציג. 3 כדי לחזור לתצוגת פנקס לא מסונ%, לח= תצוגה w ביטול מסנ 8. לאחר שמסנ% הופעל, תופיע נקודה שחורה ליד אפשרות המסנ% בתפריט יופיע בפינה השמאלית העליונה של כרטיסיית פנקס הכתובות. תצוגה, ו ) המסנני! המוגדרי! מראש, מסנ 8 עבור 3 הפניות לפחות והגדרת מסנ 8 להפניות, חלי! רק על פנקס הכתובות בשימוש תכו>. ה! מאפשרי! ל> לסנ% ערכי! בעלי פחות משלוש הפניות או לקבוע את המספר המינימלי של הפניות שחייבות להיות לער>, כדי שיוכל להיכלל במסנ%. פנקס הכתובות הלא מסונ% מציג את כל המשתמשי!, המשאבי!, הקבוצות והארגוני!. פנקס הכתובות מציב סמלי! לפי משאבי!, לקבוצות ולארגוני!, בכל פנקסי הכתובות: משאבי! קבוצות חברות 140 הצגת קבוצות, ארגוני! ומשאבי! בפנקס הכתובות
חיפוש פריטי, בתיבת הדואר הצגת קבוצות, ארגוני! ומשאבי! בפנקס הכתובות 141
חיפוש פריטי! הפקודה חיפוש מאפשרת לחפש פריטי! העוני! על קריטריוני החיפוש שתגדיר. נית% להגדיר היכ% יבוצע החיפוש (לדוגמה, באלו ספריות או תיקיות) ונית% ג! להגדיר במדויק את המסמכי! או הקבצי! המבוקשי!. את תוצאות החיפוש נית% לשמור בתיקיית חיפוש, ממנה נית% לאחזר את תוצאות החיפוש בכל עת. א! אתה משתמש בתוכנת העבודה המרוחקת של GroupWise (המכונה GroupWise,(Remote תוכל לבצע חיפושי! ג! בספריית GroupWise הרגילה של> וג! בספרייה המיועדת לעבודה מרחוק. חיפוש פריט 1 בסרגל הכלי!, לח= על. ייתכ% שתצטר> ללחו= על סימ% החיבור (+) הצמוד לש! התיקייה, כדי להרחיב את מבנה התיקייה. 2 כדי לחפש טקסט מסוי!, בחר טקסט מלא או נושא מ% הרשימה הנפתחת הראשונה w הקלד בתיבת הטקסט את הפריט או הש! המבוקשי!. 3 כדי לחפש ש!, בחר מ% הרשימה הנפתחת השנייה במאת/מחבר או באל/מכותבי, לידיעה w הקלד את הש! בתיבת הטקסט. 4 בחר בסוג הפריטי! שאתה מחפש w בחר במקורות הפריטי! שאתה מחפש. 5 כדי להגדיר טווח תאריכי!, לח= על תיבת הסימו% נוצר או נמסר בי 8 w בחר בתאריכי! או הקלד אות!. 6 בתיבת הרשימה חפש ב..., לח= על התיקיות ו/או על הספריות בה% ברצונ> לחפש. 7 לח= אישור. 142 חיפוש פריטי!
תוצאות החיפוש מוצגות בתיקיית תוצאות החיפוש של,GroupWise הנפתחת ע! סיו! החיפוש. השתמש בחיפוש מתקד, כדי למקד יותר את החיפוש. לדוגמה, נית% לחפש הודעות משניי! או משלושה משתמשי! בו(זמנית. השתמש בחיפוש טקסט במקו! בחיפוש, כדי למצוא טקסט בפריט פתוח לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא חיפוש טקסט בפריטי!, תחת הנושא חיפוש פריטי! בתיבת הדואר. לקבלת מידע נוס 8 אודות חיפוש פריטי!, לח= עזרה w נושאי עזרה w הכרטיסייה אינדקס w הקלד "" בתיבת הטקסט w הקש ENTER לפתיחת נושא העזרה טיפי, לחיפוש מהיר. לח= על תיבת הסימו% חיפוש גרסאות מסמ; רשמיות בלבד, כדי לאתר רק את הגרסה הרשמית של מסמ> המופיע במספר גרסאות. לפי ברירת המחדל, התיקיות והספרייה של> מסומנות לחיפוש באמצעות סימו% בתיבה. בתיקיות שאינ% מסומנות מופיעות תיבות בלתי זמינות (מעומעמות על המס>). כדי להאי= את החיפוש, מחק את הסימו% מהתיקיות בה% אינ> רוצה לחפש. שמירת תוצאות חיפוש 1 בסרגל הכלי!, לח= על. 2 בצע חיפוש (ראה חיפוש פריט, לעיל). 3 בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש של,GroupWise לח= על קוב 7 w שמירה כתיקייה. 4 הקלד ש! עבור התיקייה w לח= מעלה, מטה, לימי 8, או לשמאל כדי לשי! את התיקייה במקו! בו ברצונ> להציג אותה w הקלד תיאור עבור התיקייה w לח= על סיו,. חיפוש פריטי! 143
נית% לעדכ% תיקיית חיפוש בכל פע! שפותחי! אותה. ודא כי האפשרות חיפוש פריטי, תואמי, חדשי, בכל פתיחה נבחרת. התיקייה חיפוש נמצאת בארו% תיוק (cabinet) ברשימת התיקיות. כדי לראות את תוצאות החיפוש בכל זמ% שהוא, לח= על התיקייה. חיפוש פריט לפי דוגמה נית% לחפש פריטי!, כולל מסמכי!, המתאימי! לדוגמה שתגדיר בשדה שבכרטיסייה חיפוש לפי דוגמה. GroupWise תחפש את כל הפריטי! שהשדות שלה! תואמי! למידע שהגדרת ותציג אות! בחלו% תוצאות חיפוש. תוכל לבחור לחפש סוג פריט כלשהו (הודעת דואר, מסמ>, פגישה, משימה, או תזכורת). השדות בכרטיסייה חיפוש לפי דוגמה משתני! בהתא! לסוג הפריט שתבחר. חיפוש מסמכי, לפי דוגמה כאשר תחפש מסמכי! בעזרת חיפוש לפי דוגמה, מתבצע החיפוש בספריית ברירת המחדל. נית% להגדיר קריטריוני חיפוש לשדות מערכת (סוג מסמ>, נושא ועוד) ולשדות מותאמי!. GroupWise מבצעת את החיפוש ברצ 8, ספרייה אחר ספרייה. הכרטיסייה חיפוש לפי דוגמה אינה קשורה לכרטיסייה חיפוש. המשמעות היא שהמידע שתגדיר בכרטיסייה חיפוש לא יופיע בכרטיסייה חיפוש לפי דוגמה, ולהיפ>. 1 לח= כלי, w חיפוש w הכרטיסייה חיפוש לפי דוגמה. 2 ברשימה הנפתחת סוג פריט, לח= על סוג הפריט המבוקש. 3 א! בחרת בצעד 2 מסמ;, לח= ברשימה הנפתחת ספרייה על הספרייה בה תרצה שיתבצע החיפוש. 4 בכל שדה, הגדר את המידע שברצונ> לחפש. 5 לח= אישור כדי להתחיל את החיפוש. נית% ללחו= על עדכו 8 חיפוש בחלו% תוצאות חיפוש כדי לשנות את קריטריוני החיפוש ולבצע את החיפוש פע! נוספת. 144 חיפוש פריטי!
חיפוש מסמ; ויצירת הפנייה אליו בתיבת הדואר לח= קוב 7 w חדש w הפניית מסמ;. 1 לח= חיפוש. 2 או 3 לח= טקסט מלא ברשימה הנפתחת הראשונה כדי לחפש ג! במאפייני המסמ> וג! בתוכ% המסמ>, והקלד את הטקסט שתרצה לאתר. לח= נושא ברשימה הנפתחת הראשונה כדי לחפש בנושא המסמ> והקלד את הטקסט שתרצה לאתר. 4 א! ידוע ל> ש! מחבר המסמ>, לח= מאת/מחבר ברשימה הנפתחת השנייהw הקלד את הש!. 5 בתיבת הקבוצה סוג פריט, לח= מסמ;. 6 א! תרצה לאתר את כל גרסאות המסמ>, לח= על מצא גרסאות מסמכי, רשמיות בלבד כדי לבטל את הסימו%. 7 בתיבת הרשימה חפש ב, לח= על התיקיות והספריות בה% תרצה לחפש את המסמ>. 8 לח= אישור כדי להתחיל בחיפוש. 9 בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש, לח= על המסמ> עבורו תרצה ליצור הפניית מסמ> w לח= אישור. GroupWise יוצרת הפניית מסמ> בתיקייה הנוכחית. תיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש מציגה רק מסמכי! שעבור! יש ל> לפחות הרשאת צפייה. שימוש בחיפוש מתקד, לאיתור מלי, מרובות בפריטי, 1 לח= על בסרגל הכלי!. 2 לח= על חיפוש מתקד,. 3 בחר שדה ברשימה הנשלפת הראשונה w לח= על אופרטור w הקלד או בחר תנאי. חיפוש פריטי! 145
4 לח= אישור א! המסנ% של> הושל!. או לח= על הרשימה הנשלפת האחרונה w לח= על וג,, או, הוספת שורה או קבוצה חדשה כדי להוסי 8 קריטריוני סינו% נוספי! w הוס 8 קריטריוני! למסנ% w מתו> הרשימה הנשלפת האחרונה, לח= על סיו, w אישור. תוצאות החיפוש מוצגות בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש, שנפתחת לאחר השלמת החיפוש. חיפוש מחפש בכל התיקיות והספריות שנבחרו בתיבת חפש ב. כדי לצמצ! את החיפוש, בטל בחירת תיקיות וספריות מיותרות. השתמש בחיפוש טקסט במקו! בחיפוש כדי למצוא טקסט בתו> פריט הפתוח כרגע. לח= על מחיקת שורה ברשימה הנשלפת האחרונה כדי למחוק שורה מתו> הגדרת המסנ%. לא נית% למחוק מסנ% ב% שורה אחת. לח= על הוספת שורה ברשימה הנשלפת האחרונה כדי להגדיר תנאי! נוספי! עבור המסנ%. שורות נוספות יצמצמו עוד יותר את החיפוש. לדוגמה, כדי לחפש פריטי! שנשלחו על ידי John Smith ואשר עותקי! מה! נשלחו אל Mary,Jones השורה הראשונה מחפשת את.John Smith השורה השנייה מחפשת את.Mary Jones שימוש במספר קבוצות עמודות בחיפוש מתקד, 1 בצע את הצעדי! 1 עד 3 שבסעי 8 שימוש בחיפוש מתקד! לאיתור מלי! מרובות בפריטי! לעיל. 2 לח= על הרשימה הנשלפת האחרונה w לח= על וג,, או, הוספת שורה או קבוצה חדשה כדי להוסי 8 קריטריוני סינו% נוספי! w הוס 8 קריטריוני! למסנ%. 3 לח= סו> ברשימה הנפתחת w לח= אישור. לח= על קבוצה חדשה ברשימה הנשלפת האחרונה כדי ליצור שורת מסנ% חדשה אשר קבוצות השורות החדשה שלה מכילה מספר פרמטרי! עבור עמודה אחת. לדוגמה, כדי ליצור מסנ% להצגת כל הפריטי! הפתוחי! שנשלחו מיוס 8 שמואלי וממרי! יוספי, לח= על מאת ברשימה הנשלפת הראשונהw לח= על האופרטור =תוא, w הקלד יוס 8 שמואלי בתור הפרמטר w לח= על או ברשימה הנשלפת האחרונה. מופיעה שורה שנייה. לח= על מאת ברשימה הנשלפת הראשונה w לח= על =תוא, w הקלד מרי! יוספי בתור הפרמטר w לח= על קבוצה חדשה. לח= על פריט ברשימה הנשלפת הראשונה w לח= על האופרטור כולל w לח= על מתחיל ב בתיבה השלישית w לח= אישור. 146 חיפוש פריטי!
כאשר לוחצי! על חיפוש מתקד,, מופיעה תיבת הדו(שיח חיפוש מתקד,. בחר באופרטור מהרשימה הנפתחת אופרטורי,. רשימת האופרטורי! הזמיני! משתנה בהתא! לבחירה שתבצע. לחלק מהאופרטורי!, כגו% [], יש שני שמות נפרדי!, או יותר. בעוד הש! עשוי להיות שונה, מטרת האופרטור אינה משתנה. לדוגמה, האופרטור [] בטבלה הבאה ימצא את כל הפריטי! הכוללי! את John בתיבה מאת, או הכוללי! קוב= צליל ברשימת קבצי, מצורפי,. לח= על כל השדות כדי לראות רשימה של כל השדות הזמיני!, לרבות שדות שהוגדרו על ידי המשתמש. טבלת אופרטורי, אופרטור [] מכיל (> מתחיל ב כלול את כל הפריטי! הכוללי! את התנאי. כל הפריטי! שהטקסט הראשו% בה! מתחיל בתנאי דוגמאות מאת [],John רשימת קבצי! מצורפי! [] צליל מחבר (> קר% (> בתו> <( הקוד! = תוא! צמצו, חיפוש מתקד, באמצעות אופרטורי סינו 8! שונה מ כל הפריטי! הנמצאי! במסגרת טווח המתחיל מיו! מסוי! ואיל> כל הפריטי! הנכנסי! למסגרת המתחילה ביו! מסוי! וקוד! לכ% כל הפריטי! הזהי! לתנאי כל הפריטי! למעט התנאי נוצר (> 5 יו! (נוצר חמישה ימי! מהיו!) נוצר <( 5 יו! (נוצר חמישה ימי! או פחות לפני היו! הזה) העתק= jill, יוצר המסמ>= Jfergusson תארי> אחזור=מחר מצב הפריט! נפתח, מספר מאשרי!! 5 > קט% מ, שדה קט% מ, לפני תארי>, לפני <= קט% מ או שווה ל, שדה קט% מ או שווה ל, קט% מ או שווה ל, בתארי> או לפני < גדול מ, שדה גדול מ, לאחר תארי>, לאחר >= גדול מ או שווה ל, שדה גדול מ או שווה ל, בתארי> או לאחר כל הפריטי! העוני! על פחות מהתנאי כל הפריטי! הקטני! מהתנאי או הזהי! לו כל הפריטי! הגדולי! מהתנאי כל הפריטי! הגדולי! מהתנאי או הזהי! לו תארי> אחזור<היו!, מספר מסמכי!< 1000 תארי> אחזור <=אתמול, מספר נמעני! <=10 תארי> אחזור>השבוע, גרסה מספר < 4.0 תארי> אחזור >= החודש, מספר תשובות >=7 חיפוש פריטי! 147
חיפוש טקסט בפריטי! פקודת חיפוש טקסט מאפשרת לערו> חיפוש אחר מחרוזת טקסט בפריט שאתה קורא או שולח. מערכת GroupWise מבצעת את החיפוש רק בתיבה הודעה או בקוב= המצור 8 הפתוח במציג. נית% ג! לבצע חיפוש טקסט במציג המהיר. כדי למצוא מספר מלי!, או כדי לבצע את החיפוש במספר פריטי!, השתמש בפקודה חיפוש מתו> תפריט כלי,. חיפוש טקסט בפריט 1 פתח פריט. 2 לח= על עריכה w חיפוש טקסט. 3 הקלד את הטקסט שברצונ> לחפש בתיבה מה לחפש. 4 לח= על חפש את הבא, כדי לחפש את הטקסט שהקלדת. כדי לחפש פריטי! שמכילי! טקסט מסוי!, השתמש בפקודה חיפוש מתפריט כלי,. ראה חיפוש פריטי! תחת הנושא חיפוש פריטי! בתיבת הדואר. 148 חיפוש טקסט בפריטי!
סינו% א! תיבת הדואר מכילה פריטי! רבי!, אתה עלול להתקשות במציאת פריטי! מסוימי!. המסנ% מאפשר ל> להציג פריטי! על פי קריטריוני! מסוימי!. לדוגמה, מסנ% יכול להציג א> ורק פריטי! שכוללי! מלה מסוימת בתיבת הנושא. נית% ג! להשתמש במסנ% לצור> הסתרת פריטי! שברצונ> למחוק מהמס>. המסנ% אינו מעביר או מוחק פריטי! בפועל; הוא מציג פריטי! מסוימי! על פי הקריטריוני! שאתה מציי%. המסנני! שאתה יוצר פועלי! על כל התיקיות. ברגע שמנקי! את המסנ%, כל הפריטי! חוזרי! ומופיעי!. שימוש במסנ 8 לצור; הסתרה או תצוגה של פריטי, בתיבת הדואר 1 לח= על תיקייה (כדוגמת תא דואר, סל המיחזור, או תיקייה שיצרת בעצמ>). המסנני! משפיעי! על כל התיקיות. באמצעות לחיצה על תיקייה נית% לראות מייד את כל תוצאות הסינו%. 2 בפינה השמאלית התחתונה של החלו% הראשי, לח= לחיצה כפולה על. 3 ברשימה הנפתחת הראשונה, לח= על השדה לפיו ברצונ> לסנ%. לדוגמה, לח= על מאת, א! ברצונ> להציג פריטי! ששלח אד! מסוי!. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הסבר אודות השדות "מסנ%" ו"כלל", להל%. 4 לח= על רשימת האופרטורי! w לח= על אופרטור. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שימוש באופרטורי מסנ% וכלל, להל%. 5 הקלד את הקריטריוני! עבור המסנ%. או א! האפשרות קיימת, לח= על הרשימה הנפתחת w לח= על קריטריוני! קיימי!. א! הקלדת קריטריוני!, כדוגמת שמו של אד! או נושא, תוכל לכלול בה! תווי! כלליי! כדוגמת (*) או סימ% שאלה (?). הטקסט המוקלד אינו רגיש להבדל בי% אותיות קטנות ורישיות באנגלית. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שימוש בתווי! כלליי! ובמתגי! במסנני! ובכללי!, להל% בפרק זה. סינו% 149
6 לח= על הרשימה הנפתחת האחרונה w לח= על סו>. או לח= על הרשימה הנפתחת האחרונה w לח= על וג, או על או כדי לשפר את המסנ% באמצעות הוספת קריטריוני סינו%. נית% להפו> את המסנ% למדויק יותר. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא צמצו! המסנ%, להל%. בתיבת הדו(שיח מסנ 8, קרא את הטקסט שמתחיל במילי! "כלול ערכי! כאשר" בעת יצירת המסנ%. טקסט זה מסכ! את האופ% שבו יפעל המסנ% של>. סמל המסנ% משתנה והופ> לצורת כדי להגדיר כי המסנ% פועל. כדי לבטל את המסנ%, לח= על w ניקוי מסנ 8. שימוש במסנ 8 להסתרה או תצוגה של פריטי, בלוח השנה 1 לח= על רשימת הפגישות, המשימות או התזכורות בתצוגת לוח שנה. 2 בפינה הימנית(תחתונה של תצוגת לוח השנה, לח= על w מסנ 8. 3 ברשימה הנפתחת הראשונה, לח= על השדה שברצונ> לסנ%. לדוגמה, לח= על מאת א! ברצונ> להציג פריטי! מאד! נתו%. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הסבר אודות השדות "מסנ%" ו"כלל", להל%. 4 לח= על הרשימה הנפתחת של האופרטורי! w לח= על אופרטור. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שימוש באופרטורי מסנ% וכלל, להל%. 5 הקלד את הקריטריוני! עבור המסנ%. או לח= על הרשימה הנפתחת, א! מוצגת w לח= על קריטריוני! קיימי!. א! אתה מקליד קריטריוני!, כגו% ש! של אד! או נושא, תוכל לכלול תווי! כלליי! כגו% כוכבית (*) או סימ% שאלה (?). הטקסט שאתה מקליד אינו מבחי% בי% אותיות רישיות לאותיות קטנות. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שימוש בתווי! כלליי! ובמתגי! במסנני! ובכללי!, להל% בפרק זה. 6 לח= על הרשימה הנפתחת האחרונה w לח= על סו>. או לח= על הרשימה הנפתחת האחרונה w לח= על וג, או על או, כדי לצמצ! את המסנ% על ידי הוספת קריטריוני! נוספי! לסינו%. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא צמצו! המסנ%, להל%. בתיבת הדו(שיח מסנ 8, קרא את הטקסט שמתחיל במילי! "כלול ערכי! כאשר" בעת יצירת המסנ%. טקסט זה מסכ! את האופ% שבו יפעל המסנ% של>. המסנ% חל על כל הרשימות בתצוגת לוח השנה. לדוגמה, א! תלח= על רשימת תזכורות בשלב 1 לעיל, יושפעו ג! רשימת המשימות ורשימת הפגישות על(ידי המסנ%. סמל המסנ% משתנה ל( כדי להגדיר שמופעל מסנ%. כדי לבטל את המסנ%, לח= על w ניקוי מסנ 8. 150 סינו%
שימוש במסנ 8 קיי, 1 בפינה השמאלית התחתונה של החלו% הראשי או של תצוגת לוח שנה, לח= לחיצה כפולה על. 2 לח= על הרשימה הנפתחת מסנ 8 w פתיחה. 3 לח= על המסנ% שברצונ> להפעיל w אישור. א! השתמשת לאחרונה במסנ%, תוכל לבחור בו באמצעות לחיצה על תצוגה w מסנ 8 w המסנ%. GroupWise מציגה את רשימת ארבעה המסנני! האחרוני! שהופעלו. ניקוי המסנ 8 1 בפינה הימנית(תחתונה של החלו% הראשי או תצוגת לוח השנה, לח= על w ניקוי מסנ 8. נית% ג! ללחו= בעזרת לחצ% העכבר הימני על נושא הפריט בתצוגה המסוננת, ולאחר מכ% ללחו= על ניקוי מסנ 8. לאחר שניקית מסנ%, הסמל שבפינה הימנית(תחתונה של החלו% הראשי משתנה בחזרה ל(. א! המסנ% שמור, נית% להשתמש בו שוב על ידי לחיצה על תצוגה w מסנ 8 w עריכה/יצירה w מסנ 8 w פתיחה. מחיקת מסנ 8 1 בפינה הימנית(תחתונה של החלו% הראשי או תצוגת לוח השנה, לח= לחיצה כפולה על. 2 לח= על התפריט הנפתח מסנ 8 w פתיחה. 3 לח= על המסנ% שברצונ> למחוק w מחיקה. סינו% 151
שמירת מסנ 8 1 בפינה השמאלית התחתונה של החלו% הראשי או של תצוגת לוח שנה, לח= על w לח= מסנ 8. 2 הגדר את קריטריוני הסינו%. 3 לח= על הרשימה הנפתחת מסנ 8 w שמירה. 4 הקלד ש! בתיבה שמירה בש, w לח= אישור. כדי לגשת למסנ% שמור, לח= על מסנ 8 w פתיחה, בתיבת הדו(שיח מסנ 8. התיבה ש,, בחלקו התחתו% של תיבת הדו(שיח שמירת מסנ 8, מציגה רשימה של כל המסנני! ששמרת. נית% ג! ללחו= על שמו של מסנ% קיי! כדי לראות את תיאורו בתיבה תיאור. המסנני! אינ! נשמרי! בקוב= נפרד בכונ%; ה! נשמרי! במסד נתוני המשתמש של>, לצד הודעות הדואר, הגדרת האפשרויות ומידע נוס 8. 152 סינו%
צמצו, המסנ 8 וג, או נית% להגביל את המסנ% עוד יותר על ידי קביעת קריטריוני! נוספי!. כל קריטריו% סינו% מוצג בשורה נפרדת. הלחצ% האחרו% בכל שורה מאפשר להרחיב את הקריטריוני! של הסינו%. להל% הדרכי! להוסי 8 ולמחוק שורות, כדי להגביל את המסנ%. יצירת שורה חדשה. המסנ% יציג פריטי! שעוני! על התנאי! בכל שורה כשבינ% הביטוי וג,. יצירת שורה חדשה. המסנ% יציג פריטי! שעוני! על התנאי! באחת השורות כשבינ% הביטוי או. הפריטי! אינ! חייבי! לענות על התנאי! בשתי השורות. הוספת שורה הוספת שורה מתחת לשורה הנוכחית ודוחפת כלפי מטה את השורות הנותרות. אפשרות הוספת שורה שימושית במקרי! בה! כבר יצרת מסנ%, וברצונ> להוסי 8 קריטריוני! נוספי! באמצע המסנ%. מחיקת שורה הסרת השורה הנוכחית מהמסנ%. קבוצה חדשה סו> התחלת קבוצה חדשה של שורות. לאחר מכ% נית% לקשר את הקבוצות בעזרת הביטוי וג, או הביטוי או. א! מקשרי! שתי קבוצות בביטוי וג,, על הפריטי! לענות על כל התנאי! בשתי הקבוצות. א! שתי קבוצות מקושרות בביטוי או, על הפריטי! לענות על התנאי! באחת מהקבוצות, א> לא בהכרח בשתיה%. שורת התנאי! האחרונה במסנ%. א! בוחרי! באפשרות סו> בשורה שאחריה שורות או קבוצות נוספות, השורות או הקבוצות הבאות נמחקות. סינו% 153
נית% להשתמש בתווי! הכלליי! ובמתגי! הבאי! כדי לצמצ! את חת> הסינו% של המסנ% או כדי לקבוע תנאי! לכללי!. תווי! כלליי! ומתגי! אלה זמיני! מתיבת הדו(שיח מסנ 8 ובתיבת הדו(שיח הגדרת תנאי,, אול! רק א! בחרת שדות מסוימי! המחייבי! הקלדת טקסט נוס 8. לדוגמה, כשבוחרי! בשדה נושא, נדרשי! להקליד את הטקסט שמופיע בתיבה נושא. כמו כ%, תווי! כלליי! ומתגי! אלה ישימי! א> ורק כשבוחרי! באופרטור מכיל []. רשימת תווי, כלליי, ומתגי, תווי, כלליי, ומתגי, למה מתאימי, המסנ 8 או הכלל וג,, & או רווח כל הפריטי! שממלאי! שני תנאי! או יותר. לדוגמה, הביטויי! הר & עז, הר וג, עז, וכ% הר עז, מוצאי! פריטי! שמכילי! את המלי! "הר" ו"עז". או או ולא או! "? * NOCASE /(ברירת מחדל) /CASE WILDCARD /(ברירת מחדל) /NOWILDCARD השימוש בתווי, כלליי, ובמתגי, עבור מסנני, וכללי, כל הפריטי! שממלאי! שני תנאי! או יותר. לדוגמה, הביטויי! הר עז וכ% הר או עז, מוצאי! פריטי! שמכילי! את המלי! "הר" או "עז" או את שתיה%. כל הפריטי! שמכילי! תנאי אחד א> לא את התנאי האחר. לדוגמה, הביטויי! הר! עז וכ% הר ולא עז, מוצאי! פריטי! שמכילי! את המלה "הר" א> לא את המלה "עז". פריטי! שמכילי! את שתיה% אינ! נכללי!. כל הטקסט הנתו% בתו> גרשיי!. לדוגמה, הביטוי "עזי הרי," מוצא את כל הפריטי! שמכילי! את המשפט "עזי הרי!". תו כללי זה אינו ישי! למסמכי! או לאזכורי מסמכי! למסמכי!. מחלי 8 תו יחיד. לדוגמה, הביטוי jo?n מוצא את כל הפריטי! שמכילי! את המלה,"John","join","joan" וכדומה. מחלי 8 אפס או יותר תווי!. לדוגמה, הביטוי הר* מוצא את כל הפריטי! שמכילי! את המלי! "הר", "הרי!", הררי", וכדומה. פריטי! שמכילי! מלה מסוימת, ללא הבחנה בי% אותיות רישיות לאותיות קטנות. לדוגמה, הביטוי /NOCASE ZOO מוצא ה% את המלה Zoo וה% את המלה.zoo פריטי! שמתאימי! בדיוק למלה מסוימת מבחינת השימוש באותיות רישיות וקטנות. לדוגמה, הביטוי /CASE Zoo מוצא את המלה Zoo אבל לא את המלה.zoo פריטי! שמכילי! את תנאי החיפוש שבה! התווי! * וכ%? משמשי! כתווי! כלליי!. לדוגמה /WILDCARD ו( join. joan,john מוצא את jo?n פריטי! שמכילי! את תנאי החיפוש שבה! התווי! * וכ%? משמשי! כתווי! רגילי!. לדוגמה.jo?n מוצא את /NOWILDCARD jo?n 154 סינו%
הטבלה שלהל% מציגה את האופרטורי! שבה! נית% לעשות שימוש בעת יצירת מסנ% או כלל. האופרטורי! העומדי! לרשות> תלויי! בשדה שבחרת ברשימה הנפתחת הראשונה. אופרטור = שווה ל! שונה מ > קט% מ <= קט% מ או שווה ל < גדול מ >= גדול מ או שווה ל = שדה שווה ל! שדה שונה מ > שדה קט% מ <= שדה קט% מ או שווה ל < שדה גדול מ >= שדה גדול מ או שווה ל [] כולל! לא כולל דוגמה דואר = סוג הפריט פגישה! סוג הפריט > 4 מס' נמעני! שאישרו <= 4 מס' נמעני! שאישרו < 6 מס' נמעני! שקראו >= 6 מס' נמעני! שקראו סה"כ נמעני! = מס' נמעני! שאישרו מס' נמעני! שאישרו! מס' נמעני! שקראו סה"כ נמעני! > מס' נמעני! שפתחו סה"כ נמעני! <= מס' נמעני! שפתחו מס' נמעני! שמחקו < מס' נמעני! שפתחו מס' נמעני! שמחקו >= מס' נמעני! שפתחו הושלמו [] מצב פריטי! אושרו! מצב פריטי! [] מכיל "Bill" [] מאת השימוש באופרטורי מסנ 8 וכלל התוצאה כוללת הודעות דואר בלבד כל סוגי הפריטי! למעט פגישות פריטי! שאושרו על ידי פחות מ 4 נמעני! פריטי! שאושרו על ידי 4 נמעני! או פחות פריטי! שנקראו על ידי יותר מ 6 נמעני! פריטי! שנקראו על ידי 4 נמעני! או יותר פריטי! בה! מספר הנמעני! שאישרו שווה לסה"כ מספר הנמעני! פריטי! בה! מספר הנמעני! שקראו שונה ממספר הנמעני! שאישרו פריטי! בה! מספר הנמעני! שפתחו את הפריט קט% מסה"כ מספר הנמעני! פריטי! בה! מספר הנמעני! שפתחו את הפריט קט% או שווה לסה"כ מספר הנמעני! פריטי! בה! מספר הנמעני! שפתחו את הפריט גדול ממספר הנמעני! שמחקו את הפריט פריטי! בה! מספר הנמעני! שפתחו את הפריט גדול או שווה למספר הנמעני! שמחקו את הפריט פריטי! שהושלמו פריטי! שלא אושרו פריטי! בה! השדה מאת מכיל את,"Bill" כגו% פריטי! מאת Bill Smith,Bill Jones וכדומה. מכיל אינו תומ> בתווי! כלליי! (wildcard characters) סינו% 155
אופרטור > מתחיל ב דוגמה התוצאה כוללת פריטי! בה! השדה אל מתחיל באותיות,"cli" כגו% "Client "Clive Winters" או Group" < cli אל דוחות לקוחות = נושא היו! = נוצר אתמול >= נוצר פריטי! בה! שורת הנושא היא "דוחות לקוחות" פריטי! שנשלחו היו! = תוא! = בתארי> >= בתארי> או לאחר אתמול < נוצר מחר > תארי> השלמה/סיו! פריטי! שנשלחו אתמול או מאוחר יותר פריטי! שנשלחו אחרי אתמול, לא כולל אתמול משימות שיש להשלימ% לפני מחר < לאחר > לפני <= בתארי> או לפני מחר <= תארי> השלמה/סיו! 3 ימי! (> תארי> השלמה/סיו! 3 ימי! <( תארי> השלמה/סיו! משימות שיש להשלימ% מחר או קוד! לכ% משימות שיש להשלימ% בי% היו!, כולל היו!, לבי% שלושה ימי! מהיו! משימות שהיו צריכות להסתיי! בי% היו!, כולל היו!, לבי% לפני שלושה ימי! פריטי! שנוצרו ב 29 במאי, 1999 = 5/29/99 נוצר < 5/29/99 נוצר (> בתו> <( הקוד! = בתארי> < לאחר תארי> >= בתארי> או לאחר > לפני תארי> פריטי! שנוצרו אחרי 29 במאי, 1999 פריטי! שנוצרו ב 29 במאי, 1999 או לאחר מכ% =< 5/29/99 נוצר > 5/29/99 נוצר <= בתארי> או לפני פריטי! שנוצרו לפני 29 במאי, 1999 פריטי! שנוצרו ב 29 במאי, 1999 או לפני כ% => 5/29/99 נוצר 156 סינו%
הסבר אודות שדות מסנ 8 וכלל בטבלה הבאה מוצג הסבר על שדות רבי! הזמיני! כאשר תיצור מסנ% או כלל. אול!, היא לא כוללת שדות מוגדרי(משתמש. הספרייה הארעית היא ספרייה בה GroupWise מאחסנת את המסמכי! בעת העבודה עליה!. ש, שדה תארי; מוקצה רשימת קבצי, מצורפי, קבצי, מצורפי, מחבר שדה זה מתייחס אל: תארי> ההתחלה של המשימה. זהו התארי> בו מתחילה המשימה שמופיעה בלוח השנה של>. תארי> זה לא משתנה כאשר המשימה נדחית ביו!. סוגי הקבצי! המצורפי!, כגו% קבצי!, צלילי!, סרטי! או אובייקטי.OLE קבצי! מצורפי! שמכילי! טקסט או ביטוי שתגדיר. ש! האד! שחיבר את המסמ>. ער; קריטריוני שדה תוכל להגדיר תקופת זמ%, לבחור את התקופה בה חלה המשימה, או להגדיר תארי> מדויק, תלוי באופרטור שהגדרת. בחר מהרשימה הנשלפת את סוג הקוב= המצור 8. הגדר כא% את טקסט הקוב= המצור 8. הקלד את ש! מחבר המסמ>. BC חברת המתקשר ש, המתקשר מספר הטלפו 8 של המתקשר טקסט שמופיע בתיבה BC של פריט. הטקסט שמופיע בתיבה חברת המתקשר של הודעת הטלפו%. הטקסט שמופיע בתיבה ש, המתקשר בהודעת הטלפו%. הטקסט שמופיע בתיבה מספר הטלפו 8 של המתקשר של הודעת הטלפו%. הקלד ש! נמע% של העתק מוסתר. הקלד את ש! החברה. הקלד את ש! המתקשר. הקלד את מספר הטלפו%. CC סוג עותק הטקסט שמופיע בתיבה CC של פריט. סוג ההודעה שהמשתמש יקבל: אל, CC או.BC הקלד ש! של נמע% העותק. מהרשימה הנשלפת, בחר אל,.BC או CC סינו% 157
ש, שדה נוצר קוב 7 נוכחי מיקו, נוכחי תארי; פתיחה מסירה יוצר המסמ; שדה זה מתייחס אל: התארי> בו לחצת על הלחצ% שליחה. מתייחס ג! לתארי> בו פורס! פריט בלוח שנה. ש! המסמ> בספרייה הארעית כאשר המסמ> פתוח או הוצא מ% הספרייה. הספרייה הארעית היא ספרייה זמנית, המנוהלת על(ידי GroupWise במיקו! שבו מאחסני! מסמכי! בשעה שה! פתוחי!. ש! הנתיב אל הספרייה הזמנית כאשר המסמ> פתוח או הוצא מ% הספרייה. תארי> הפתיחה האחרונה של המסמ>. התארי> והשעה שהפריט הופיע בתיבות הדואר של הנמעני!. ש! האד! שיצר את המסמ>. ער; קריטריוני שדה תוכל להגדיר תקופה שבה חל הפריט, לבחור בתקופה בה חל הפריט, או לציי% תארי> מדויק שבו הוא חל, בהתא! לאופרטור שהגדרת. הקלד את ש! המסמ>. הקלד נתיב לספרייה הזמנית. תוכל להגדיר תקופה שבה חל המסמ>, לבחור בתקופה בה חל המסמ>, או לציי% תארי> מדויק שבו הוא חל, בהתא! לאופרטור שהגדרת. תוכל להגדיר תקופה שבה חל הפריט, לבחור בתקופה בה חל הפריט, או לציי% תארי> מדויק שבו הוא חל, בהתא! לאופרטור שהגדרת. הקלד את ש! יוצר המסמ>. מספר מסמ; סוג מסמ; מספר המסמ>. סוג המסמ> בספרייה, לדוגמה טופס, דוח הוצאות, תזכיר וכו'. הקלד מספר מסוג של!. הקלד את סוג המסמ>. 158 סינו%
ש, שדה תארי; יעד/סיו, סיומת ש, קוב 7 מאת מקור פריט מצב פריט סוג פריט ספרייה הודעה סוג הודעה מספר מאשרי, שדה זה מתייחס אל: תארי> היעד של המשימה או התארי> והשעה של הפגישה. סיומת ש! הקוב= של המסמ> בספרייה. ש! האד! שבתיבה מאת של הפריט. הא! הפריט התקבל, נשלח, פורס! או טיוטה. הא! הפריט אושר, הושל!, נפתח, נקרא, סומ% כפרטי, או הא! הפריט מוסתר. סוג הפריט, כגו% הודעת דואר, פגישה, משימה ועוד. הספרייה בה מאוחסני! המסמכי!. הטקסט המופיע בתיבת ההודעה של הפריט. פריטי! אחרי!, כגו% טפסי!, הודעות מותאמות ועוד. מספר הנמעני! שאישרו את הפריט ששלחת. ער; קריטריוני שדה תוכל להגדיר תקופה שבה חלי! המשימה או הפגישה, לבחור בתקופה בה ה! חלי!, או לציי% תארי> מדויק שבו ה! חלי!, בהתא! לאופרטור שהגדרת. הקלד סיומת ש! קוב= (לדוגמה,.(DOC הקלד ש! בתיבה מאת. בחר מקור פריט מהרשימה הנשלפת. בחר מצב פריט מהרשימה הנשלפת. בחר סוג פריט מהרשימה הנשלפת. בחר ספרייה מהרשימה הנשלפת. הקלד חלק מהטקסט שבתיבת ההודעה או את כולו. תוכל להקליד מספר מסוג של! או לבחור משתנה מהרשימה הנשלפת, תלוי באופרטור שבחרת. לדוגמה, מספר מאשרי, <שווה> מספר נמעני,. סינו% 159
ש, שדה מספר מסיימי, מספר מוחקי, מספר פותחי, מספר משיבי, נפתח על ידי מקו, עדיפות אפשרויות שליחה גודל שדה זה מתייחס אל: מספר הנמעני! שסיימו את הפריט ששלחת. מספר הנמעני! שמחקו את הפריט ששלחת. מספר הנמעני! שפתחו את הפריט ששלחת. מספר הנמעני! שהשיבו לפריט ששלחת. ש! האד! שפתח לאחרונה את גרסת המסמ> הזו. הטקסט שמופיע בתיבה מקו, של פגישה. עדיפות הפריט. העדיפות יכולה להיות גבוהה, רגילה או נמוכה. פריטי! בעלי אפשרות שליחה של "נדרש מענה". גודל הפריט כולל הקבצי! המצורפי!. ער; קריטריוני שדה תוכל להקליד מספר מסוג של! או לבחור משתנה מהרשימה הנשלפת, תלוי באופרטור שבחרת. לדוגמה, מספר מסיימי, <שווה> מספר נמעני,. תוכל להקליד מספר מסוג של! או לבחור משתנה מהרשימה הנשלפת, תלוי באופרטור שבחרת. לדוגמה, מספר מוחקי, <שווה> מספר נמעני,. תוכל להקליד מספר מסוג של! או לבחור משתנה מהרשימה הנשלפת, תלוי באופרטור שבחרת. לדוגמה, מספר פותחי, <שווה> מספר נמעני,. תוכל להקליד מספר מסוג של! או לבחור משתנה מהרשימה הנשלפת, תלוי באופרטור שבחרת. לדוגמה, מספר משיבי, <שווה> מספר נמעני,. הקלד ש!. הקלד חלק מתוכ% התיבה מקו, או את כולו. בחר עדיפות מהרשימה הנשלפת. בחר אפשרות מהרשימה הנשלפת. הקלד מספר מסוג של!. 160 סינו%
ש, שדה הותחל בתארי; נושא קטגוריית משימה עדיפות משימה אל מספר נמעני, תארי; יצירת גרסה יוצר הגרסה תיאור הגרסה מספר הגרסה מצב גרסה שדה זה מתייחס אל: תארי> התחלת המשימה. כאשר משימה נדחית ליו! הבא, תארי> ההתחלה הופ> לתארי> החדש. הטקסט שמופיע בתיבה נושא של פריט. עדיפות אלפביתית של המשימה,A),C,B וכו'). עדיפות מספרית של משימה,1),3,2 וכו'). ש! האד! המופיע בתיבה אל של פריט. מספר הנמעני! הכללי של פריט. התארי> בו נוצרה הגרסה המסוימת של המסמ>. ש! האד! שיצר את גרסת המסמ>. תיאור גרסת המסמ>. מספר הגרסה של המסמ>. מצב גרסת המסמ>. ער; קריטריוני שדה תוכל להגדיר תקופה שבה חלה המשימה, לבחור בתקופה בה היא חלה, או לציי% תארי> מדויק שבו היא חלה, בהתא! לאופרטור שהגדרת. הקלד חלק מתוכ% התיבה נושא או את כולו. הקלד אות אחת. הקלד מספר מסוג של!. הקלד ש! לתיבה אל. תוכל להקליד מספר מסוג של! או לבחור משתנה מתיבה נשלפת. לדוגמה, מספר מאשרי, <שווה> מספר נמעני,. תוכל להגדיר תקופה שבה חל המסמ>, לבחור בתקופה בה חל המסמ>, או לציי% תארי> מדויק שבו הוא חל, בהתא! לאופרטור שהגדרת. הקלד את ש! יוצר גרסת המסמ>. הקלד את תיאור גרסת המסמ>. בחר גרסה מהרשימה הנשלפת או לח= בחירת גרסה והגדר מספר גרסה. בחר מצב מרשימה הנשלפת. סינו% 161
ש, שדה ש, תצוגה שדה זה מתייחס אל: ש! התצוגה בה אתה יוצר או קורא פריט. שמות התצוגה תואמי! לשמות המוצגי! כאשר תלח= על לחצ% הח=(מטה של לחצני תצוגת הפריטי! בסרגל הכלי!. ער; קריטריוני שדה הקלד ש! תצוגה. 162 סינו%
יצירת מסמכי, ועבודה ע, מסמכי, סינו% 163
ניהול מסמכי! ב GroupWise ספריית GroupWise מאפשרת לנהל את כל המסמכי! מתיבת הדואר. ב( GroupWise המסמכי! מאוחסני! במסדי נתוני! שנקראי! ספריות. המסמכי! מוצגי! בתיבת הדואר ובתיקיות של>, יחד ע! הודעות דואר, משימות, פגישות ועוד. בצע לחיצה כפולה על הפניית המסמ> כדי לפתוח את המסמ>. הסמל מזהה את היישו! בו נוצר המסמ>. נית% לבחור הפניית מסמ> כדי ליצור, למחוק, לשאול, להחזיר או להעתיק את המסמ> המתאי!. בנוס 8, ספריית GroupWise מאפשרת לזהות בקלות רבה יותר למי יש גישה אל המסמ>, ושיתו 8 המסמכי! קל בה במיוחד. אחסו 8 מסמכי, בספריות ב( GroupWise כל המסמכי! מאוחסני! בספרייה, ו( GroupWise מקצה מספר זיהוי ייחודי לכל מסמ>. מספר זיהוי ייחודי זה מקל מאוד על איתור המסמ>. בספריית GroupWise נית% לחפש מסמכי! לפי מספר הזיהוי שלה!, ממש כש! שנית% לעשות זאת לפי שמ!. בכל ספרייה, המסמכי! עוברי! דחיסה והצפנה. כ> נית% לחסו> נפח אחסו% בדיסק וא 8 לשמור על אבטחת המידע, משו! שהדחיסה וההצפנה מונעות את הצגת המסמכי! מחו= ל( GroupWise. כדי לגשת למסמ> כלשהו בספרייה יש צור> בהרשאת גישה מתאימה. מנהל% המערכת הוא הקובע אלו הרשאות גישה לספרייה יקבל כל משתמש. נית% לגשת למסמ> שיובא אל תו> ספריית,GroupWise רק מתו>.GroupWise תכונה זו מאפשרת את אבטחת המידע. א! ברצונ> לשת 8 את המסמ> ע! משתמש אחר שאי% לו גישה ל( GroupWise, תוכל לצר 8 את המסמ> כקוב= מצור 8 אל הודעת דואר ולשלוח אותו אל האד! האמור. לחלופי% תוכל ללחו= על קוב 7 w שמירה בש, כדי לשמור את המסמ> המבוקש כמסמ> חיצוני, מחו= לספריית.GroupWise בשני המקרי!, שינויי! שיוכנסו במסמ> המקורי לא יופיעו באופ% אוטומטי במסמ> שייצאת, והגבלות הגישה שחלו על המסמ> בתו> GroupWise לא יחולו על המסמ> שיוצא אל מחו= ל( GroupWise. 164 ניהול מסמכי! ב GroupWise
הגדרת ספריית ברירת מחדל ספריית ברירת המחדל היא המקו! שבו יאוחסנו המסמכי! (אלא א! תציי% ספרייה אחרת) וכ% המקו! שבו יתבצע החיפוש (אלא א! תציי% מיקו! אחר לעריכת החיפוש). 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 2 לח= על הספרייה בה ברצונ> להשתמש כברירת מחדל. 3 לח= על קבע כברירת מחדל w לח= אישור. הסבר אודות הפניות מסמ; הפריטי! המוגדרי! כ"מסמכי!", שמופיעי! בתיבת הדואר (ובתיקיות אחרות), ה! למעשה הפניות למסמכי!. כלומר, מדובר בקיצור דר> המקושר אל המסמ> המקורי בספרייה. הפניות למסמ> נוצרות כאשר אתה יוצר מסמ> חדש, מייבא מסמ>, מעתיק מסמ>, בוחר מסמ> מתו> תוצאות חיפוש או בוחר קוב 7 w חדש w הפניית מסמ;. הפעולות שנית% לערו> בהפנייה כוללות השאלה, החזרה, פתיחה, הצגה, העתקה ומחיקה של המסמ> הקשור אליה. מספר הפניות יכולות להצביע למסמ> אחד. לדוגמה, כל עובד בחברה יכול ליצור הפניה אל המדרי> לעובד. שיתו> הפניות מסמכי, ע, משתמשי, אחרי, א! אתה מחבר המסמ> או א! יש ל> הרשאות שיתו 8 במסמ>, תוכל לפרס! הפניית מסמ> בתיקייה משותפת ולהעמידה לרשות כל המשתמשי! שיש לה! גישה לתיקייה. בנוס 8, נית% לצר 8 הפניות מסמ> להודעה, ובאופ% זה לשלוח את המסמ> אל משתמש אחר, לפי הצור>. הפניות מסמכי, ועבודה מרחוק א! אתה עובד מרחוק, עדכו% תיבת הדואר המרוחקת יעביר אלי> תמיד את כל הפניות המסמכי!, אלא א! תבחר לא לקבל הפניות. נית% להשתמש בהפניות מסמ> כדי לאחזר עותק של מסמכי! אל תיבת הדואר המרוחקת. ניהול מסמכי! ב GroupWise 165
הגדרת מאפייני מסמ; לכל מסמ> ב GroupWise חייבת להיות קבוצת מאפייני! הקשורה אליו, כדוגמת ש! המחבר, תארי> היצירה וסוג המסמ>. תכונות אלה מכונות מאפייני המסמ>. נית% להשתמש במידע מאפייני המסמ> לחיפוש ולקטלוג מסמכי!. נית% להשתמש בכרטיסייה מסמ; שבמאפייני,, כדי להציג מידע המתייחס לגרסת מסמ> מסוימת, ובכרטיסיות האחרות כדי להציג את היסטוריית הפעילות של המסמ> ולשלוט בשיתו 8 המסמ> ע! משתמשי! אחרי!. נית% לקבוע אילו שדות יוצגו בכרטיסייה מסמ; של מאפייני,, ולהתאי! את גודל! ואת סדר הופעת!, באמצעות האפשרויות שבתיבת הדו(שיח מאפייני הגדרת ספרייה. כדי לפתוח תיבת דו(שיח זו, לח= כלי, w אפשרויות w לחיצה כפולה על מסמכי, w לח= מאפייני,. הגדרת ער; ברירת מחדל עבור שדה מאפייני מסמ; ער> ברירת מחדל הוא נתו% (מחבר, נושא, וכו') שמתווס 8 באופ% אוטומטי בשדה מאפייני המסמ> המתאי! של כל מסמ> שאתה מוסי 8 לספרייה שנבחרה. נית% לציי% ערכי ברירת מחדל עבור השדות הניתני! לעריכה של מאפייני המסמ>. משתמשי! בערכי ברירת המחדל בעת יצירת מסמ> חדש או ייבוא מסמ> אל הספרייה הנבחרת. א! לא צוינו ערכי ברירת מחדל עבור המחבר וסוג המסמ>, GroupWise מציבה את ש! היוצר בשדה המחבר ואת הער> מסמ; כסוג המסמ>. 1 לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 2 לח= על הספרייה עבורה ברצונ> לציי% ערכי ברירת מחדל. 3 לח= על מאפייני, w לח= על הכרטיסייה ברירות מחדל של מסמ;. 166 ניהול מסמכי! ב GroupWise
4 לח= על שדה w הקלד את ער> ברירת המחדל. לדוגמה, תוכל להקליד את שמ> כער> ברירת המחדל של השדה מחבר. 5 לח= אישור. שמות שדה שמדורגי! תחת ש! שדה אחר קשורי! לאותו שדה. לדוגמה, השדה ה"הורה" עשוי להיות ש! פרויקט והשדות ה"צאצאי!" יכולי! להיות שמות הפרויקטי! המשניי!. א! ברצונ> לציי% ער> ברירת מחדל עבור שדה צאצא, עלי> לציי% קוד! ער> ברירת מחדל לשדה ההורה. הסבר אודות סוג המסמ; סוג המסמ> הוא שדה מאפייני! הכרחי עבור כל המסמכי! המאוחסני! בספריית.GroupWise כאשר תיצור מסמ> במערכת,GroupWise תצטר> תחילה לבחור סוג מסמ>. סוג המסמ> קובע את מש> חיי המסמ> בימי!. לפי ברירת המחדל, אור> חיי מסמ> הוא 365 ימי!. אול!, מנהל% המערכת יכול להגדיר שאור> חיי מסמ> יגיע עד ל 2.1 מיליארד ימי!. כאשר מסתיימי! חיי המסמ>, סוג המסמ> קובע הא! המסמ> יאוחס% בארכיו%, יימחק או יישמר. תפוגת המסמ> מבוססת על העדר פעילות. לדוגמה, א! אור> חיי המסמ> הוא 365 ימי!, המסמ> לא יאוחס% בארכיו% ולא יימחק, עד שיעברו 365 ימי! מאז הפע! האחרונה בה צפו במסמ> או פתחו אותו. תוכל להארי> את חייו של מסמ> הקרוב לתארי> התפוגה שלו על ידי הצגת המסמ> או פתיחתו. פעולות אלה יאפסו את תארי> התפוגה של המסמ> לתארי> הנוכחי בתוספת תקופת התפוגה, לדוגמה 365 ימי! מהיו! בו פתחת את המסמ> או צפית בו. ניהול מסמכי! ב GroupWise 167
יצירת מסמכי! כאשר תיצור מסמ> ב( GroupWise, אתה תוסי 8 מסמ> בספרייה. נית% ג! להוסי 8 מסמכי! לספרייה באמצעות ייבוא, העתקה או החזרת מסמ> קיי!. כאשר תיצור מסמ> חדש באמצעות קוב 7 w חדש w מסמ;, GroupWise תנחה אות> לבחור תבנית עבור המסמ>. נית% להשתמש בתבנית של היישו!, בתבנית של,GroupWise או בקוב= מדיסק כבסיס של המסמ> החדש. תבניות תבנית מיישו! תבניות GroupWise קבצי! כתבניות תיאור נית% לבחור יישו! שייצור מסמ> בהתבסס על קוב= התבנית של היישו!. בתיבת הרשימה היישומי, נמצאי! כל היישומי! הרשומי! כבעלי תבניות בקוב= מערכת הרישו! של חלונות. נית% לבחור בתבניות GroupWise כדי להשתמש במסמ> בספרייה כבסיס למסמ> חדש. נית% לאחס% מסמכי! (כגו% מזכרי! או דוחות הוצאות) ב( GroupWise ולהגדיר! כתבנית (כלומר, להגדיר את סוג! כתבנית). כל המסמכי! בספרייה שהוגדרו כמסמכי! מסוג "תבנית" ואשר יש ל> עבור! הרשאת גישה יופיעו ברשימה ספריית תבניות. תבניות קבצי! ה% מסמכי! שאינ! נמצאי! בספרייה. נית% לבחור בקוב= מכל מקו! במערכת ולהשתמש בו כבסיס למסמ> חדש. 168 יצירת מסמכי!
0 יצירת מסמ; באמצעות תבנית GroupWise 1 לח= על קוב 7 w חדש w מסמ;. 2 לח= על בחר תבנית של w GroupWise לח= על אחת התבניות שבתיבת הרשימה. כדי לבחור תבנית מתו> ספרייה אחרת, לח= על הספרייה ברשימה הנשלפת. 3 לח= אישור. 4 הקלד את נושא המסמ> w לח= אישור. כדי להגדיר מידע נוס 8 אודות המסמ>, כדוגמת ש! המחבר או סוג המסמ>, לח= על מאפייני, לאחר הקלדת הנושא. 5 לח= לחיצה כפולה על הפניית המסמ> בתיקייה הנוכחית כדי לפתוח את המסמ> החדש. נית% ללחו= על פתח מסמ; כעת כדי לפתוח מייד את המסמ>. כאשר אתה נמצא בתיבת הדואר המרוחקת, לא תוכל לראות את הערכי! המוגדרי! עבור השדות המותאמי! אישית בתיבת הדואר הראשית. לדוגמה, א! מנהל% המערכת של> הגדיר שדה מיוחד בש! "לקוח", כאשר תהיה בתיבת הדואר הראשית, תוכל לבחור מתו> רשימת הערכי! של השדה, א> כאשר תהיה בתיבת הדואר המרוחקת, רשימת הערכי! לא תוצג. כתוצאה מכ>, תצטר> להזי% את ש! הלקוח ידנית. יצירת מסמכי! 169
יצירת מסמ; באמצעות קוב 7 המשמש כתבנית לח= קוב 7 w חדש w מסמ;. 1 לח= בחירת קוב 7. 2 3 הקלד את ש! הקוב= שיהיה התבנית למסמ> החדש. תוכל למצוא את הקוב= ג! בעזרת הלחצ% עיו 8. לח= אישור. 4 הקלד את הנושא w לח= אישור. 5 כדי להגדיר מידע נוס 8 אודות המסמ>, כגו% ש! המחבר או סוג המסמ>, לח= מאפייני, לאחר הקלדת הנושא. 6 לח= אישור. יצירת מסמ; באמצעות תבניות יישו, נית% ליצור מסמ> ג! באמצעות תבנית ברירת המחדל של יישו! כלשהו. לדוגמה, תוכל לבחור בתוכנת Word וליצור מסמ> Word חדש, או לבחור בתוכנת WordPerfect וליצור מסמ> חדש של.WordPerfect 1 לח= קוב 7 w חדש w מסמ;. 2 לח= בחירת יישו, w בתיבת הרשימה יישומי,, לח= על היישו! בו תשתמש כתבנית w לח= אישור. 3 הקלד את נושא המסמ>. כדי להגדיר מידע נוס 8 אודות המסמ>, כגו% ש! המחבר או סוג המסמ>, לח= מאפייני, לאחר הקלדת הנושא. 4 לח= אישור. תיבת הרשימה יישומי, מכילה את כל היישומי! הרשומי! בקוב= מערכת הרישו! של חלונות כבעלי תבניות. 170 יצירת מסמכי!
הפיכת מסמ; לתבנית בתיבת הדואר, לח= על הפניית המסמ>. 1 לח= על קוב 7 w מאפייני,. 2 בתיבת הטקסט סוג מסמ;, הקלד תבנית w לח= אישור. 3 כל המסמכי! מסוג תבנית מופיעי! ברשימה תבניות שבתיבת הדו(שיח מסמ; חדש. יצירת הפנייה למסמ; א! מסמ> כלשהו כבר קיי! בספרייה, תוכל ליצור הפנייה למסמ> זה בתיבת הדואר. 1 לח= קוב 7 w חדש w הפניית מסמ;. ברשימה הנשלפת ספרייה, לח= על הספרייה שמכילה את המסמ> הרצוי. 2 בתיבת הטקסט מספר מסמ;, הקלד את מספר המסמ>. 3 ברשימה הנשלפת גרסה, לח= על גרסת המסמ> אליה תצביע הפניית המסמ>. 4 לח= אישור. 5 א! אינ> יודע את מספר המסמ>, לח= חיפוש בתיבת הדו(שיח בחירת מסמ; לאיתור המסמ>. כדי להוסי 8 את המסמכי! המוצגי! בתיבת הדו(שיח תוצאות החיפוש אל תיבת הדואר של>, לח= על המסמ> w עריכה w העברה/ קישור לתיקייה. יצירת מסמכי! 171
ארגו% מסמכי! הפניות המסמכי! מאורגנות בתיקייה מסמכי,, כדי שתוכל לאתר אות% בקלות. תיקייה זו היא תיקיית מערכת ואי אפשר למחוק אותה. בפע! הראשונה שתפעיל את,GroupWise 5.5 יתרחשו שלושה דברי!. עשרי! הפניות המסמכי! האחרונות של> מהתיקייה עבודה בתהלי; יועברו לתיקייה מסמכי,. א! התיקייה עבודה בתהלי; מכילה יותר מעשרי! הפניות מסמכי!, ההפניות הישנות ביותר יימחקו. א! יש ל> כבר ספרייה בש! מסמכי,, היא תקבל את הש! מסמכי, נוספי,. כל הפניית מסמ> שתיצור או תפתח תתווס 8 לתיקייה מסמכי,. נית% לקבוע כי יתווספו ג! הפניות מסמ> שתציג או שתייבא. נית% ג! לקבוע, כי א 8 אחת מהפעולות שציינו לא תוסי 8 הפניות מסמכי! לתיקייה מסמכי,. התיקייה עבודה בתהלי; כבר לא תכיל באופ% אוטומטי הפניות מסמ> כלשה%. תיקיית מסמכי, יכולה להכיל מסמכי! בלבד. א! לקוח שאינו GroupWise 5.5 (לדוגמה, מגרסה קודמת של (GroupWise Remote מעביר לתיקייה זו פריט מסוג אחר, הרי שבשלב מסוי! הפריט האמור יימחק, כמתואר להל%. לפי ברירת המחדל, התיקייה מסמכי, תכיל את עשרי! הפניות המסמכי! העדכניות ביותר של>. נית% לשנות את מספר המסמכי! (הטווח האפשרי הוא 0 עד 5,000). לאחר שמגיעי! למספר המרבי, כל הפניית מסמ> שתתווס 8 לתיקיית מסמכי, תגרו! למחיקת הפניית המסמ> הישנה ביותר. אפשר למחוק הפניות מסמ> מהתיקייה מסמכי, באופ% ידני. תיקיות חיפוש התיקייה מסמכי, מכילה שתי תיקיות חיפוש. התיקייה מחבר מכילה הפניות מסמכי! של המסמכי! שחיברת. ספריית ברירת מחדל מכילה הפניות של כל המסמכי! אליה! יש ל> גישה בספריית ברירת מחדל. אפשר לשנות או למחוק את התיקיות מחבר או את ספריית ברירת מחדל. תוכל ליצור תיקיות חיפוש למסמכי! על פי צרכי>. לדוגמה, תוכל ליצור תיקיית חיפוש עבור ספרייה, נושא, מחבר או סוג מסמ> מסוימי!. 172 ארגו% מסמכי!
הגדרה מתי יתווספו הפניות מסמכי, לתיקייה "מסמכי," לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על מסמכי, w לח= מאפייני,. 1 לח= על הכרטיסייה מסמכי,. 2 3 בחר את תיבות הסימו% כדי לקבוע אילו פעולות יוסיפו הפניות מסמכי! לתיקייה מסמכי,. א! תבחר תצוגה כפעולה שתכניס הפניות מסמכי! לתיקייה מסמכי,, יתווספו מסמכי! בה! צפית בעזרת מציג (Viewer) ולא בעזרת מציג מהיר. א! לא תסמ% את תיבות הסימו%, לא יוכנסו מסמכי! לתיקייה מסמכי,. לפי ברירת המחדל, יסומנו הפעולות יצירה וג! פתיחה. המשמעות היא שיוכנסו הפניות מסמכי! לתיקייה מסמכי, כאשר תיצור או תפתח מסמכי!. שינוי המספר המרבי של הפניות מסמ; בתיקייה "מסמ;" לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על מסמכי, w לח= מאפייני,. 1 לח= על הכרטיסייה מסמכי,. 2 הקלד מספר בתיבת הטקסט מספר מסמכי, שיוצגו. 3 א! אינ> רוצה להכניס הפניות מסמ> לתיקייה מסמכי,, הקלד 0. המספר המרבי שתוכל להגדיר הוא 5,000. לאחר שהמערכת תגיע למספר המרבי, כל הפניית מסמ> שתתווס 8 לתיקייה מסמכי, תגרו! למחיקת הפניית המסמ> הישנה ביותר. ארגו% מסמכי! 173
ייבוא מסמכי! אל ספריית GroupWise נית% לייבא מסמכי! שנוצרו מחו= לתוכנת GroupWise אל תו> ספריית GroupWise באמצעות אש 8 הייבוא של.GroupWise הגדרת הקבצי, המיועדי, לייבוא בעת בחירת המסמכי! שברצונ> לייבא, תוכל לבחור קבצי! מסוימי!, או לבחור תיקייה אחת או יותר ולייבא את כל המסמכי! שבתיקיות אלה. כ> נית% לייבא בקלות מסמכי! רבי!, ללא צור> לבחור כל מסמ> בנפרד. ייבוא תיקיות כאשר אתה מייבא תיקייה, תוכנת GroupWise מייבאת את המסמכי! שבתיקייה; ע! זאת, GroupWise אינה מייבאת את התיקייה עצמה או את מבנה התיקייה. התיקיות אינ% מיובאות מכיוו% שמסמכי! בספריית GroupWise אינ! מאוחסני! במבנה תיקיות, ולפיכ> לתיקיות אי% משמעות בספרייה. כאשר אתה מייבא את המסמכי! שבתיקייה, תוכל להגדיר א! ברצונ> לייבא את כל המסמכי!, את חלק!, או א 8 לא אחד מהמסמכי! הכלולי! בתיקיות המשנה של אותה תיקייה. בנוס 8, תוכל להגדיר אילו סוגי קבצי!, כגו% קובצי Word או קובצי,WordPerfect ברצונ> לייבא על ידי ציו% סיומות שמות הקבצי! הרצויי! בתיבת הטקסט מסנ 8 שמות קבצי,. בחירת שיטת ייבוא בהתא! לברירת המחדל, תוכנת GroupWise מבצעת ייבוא מהיר ומעתיקה את המסמכי! שבחרת אל ספריית ברירת המחדל של>. א! אתה מעוני% בשליטה רבה יותר על אופ% ייבוא המסמכי!, בטל את הסימו% בתיבת הסימו% ייבוא מהיר. פעולה זו מאפשרת ל> לבצע ייבוא מותא! אישית. בייבוא מותא! אישית, תוכל להגדיר את המידע הבא: הא! ברצונ> להעתיק או להעביר את המסמכי! אל הספרייה. את שמו ומיקומו של קוב= היומ% עבור הודעות מצב הייבוא והודעות שגיאה. את הספרייה שבה ברצונ> לאחס% את המסמכי!. הא! ברצונ> ליצור הפניות מסמכי! בתיקייה. א! אתה יוצר הפניות מסמכי!, תוכל להגדיר באיזו תיקייה מתו> רשימת התיקיות ברצונ> לאחס% אות!. הא! ברצונ> להגדיר מאפייני מסמ> עבור כל מסמ> בנפרד, או להורות למערכת GroupWise ליצור מאפייני מסמ> תו> שימוש בערכי ברירת המחדל. הא! שמות הקבצי! הנוכחיי! יהיו חלק מנושא המסמ>. 174 ייבוא מסמכי! אל ספריית GroupWise
ייבוא מסמכי, באמצעות אש> הייבוא ("ייבוא מהיר") 1 לח= על קוב 7 w ייבוא מסמכי,. או 2 לח= על הוספת קבצי, בודדי, w בחר את הקבצי! שברצונ> לייבא w לח= על אישור. (כדי לבחור מספר קבצי! לייבוא, החזק את המקש Ctrl ולח= על כל מסמ> נוס 8 ). לח= על הוספת ספרייה שלמה w בחר בתיקייה או בתיקיות המכילות את המסמ> שברצונ> לייבא. הקלד סיומת ש! קוב=, כגו% *.DOC או,*.WPD בתיבת הטקסט מסנ 8 שמות קבצי,, א! ברצונ> לייבא סוגי קבצי! מסוימי! בלבד מתו> התיקייה או התיקיות שבחרת w לח= על אישור. 3 לח= על הבא. 175 ייבוא מסמכי! אל ספריית GroupWise
או 4 א! ברצונ> ש( GroupWise תיצור הפנייה עבור כל מסמ>, לח= על הצגת מסמכי, בתיקייה w לח= עת התיקייה שבה ברצונ> שיופיעו הפניות המסמ>. א! אינ> מעוניי% ש( GroupWise תיצור הפניות, לח= על ייבוא ללא הצגת המסמכי, בתיקייה. ג! א! לא יצרת הפניות בעת הייבוא, תוכל תמיד ליצור אות% לאחר מכ% באמצעות קוב 7 w חדש w הפניית מסמ;. 5 כדי להתחיל בפעולת הייבוא, לח= על סיי,. GroupWise תעתיק את הקבצי! אל הספרייה שהוגדרה ותיצור הפנייה עבור כל מסמ> בארו 8 תיוק. יש דר> נוספת לייבא מסמכי!, והיא באמצעות גרירת המסמ> המבוקש מ% החלו% או המכתבה אל תיקיית.GroupWise כדי להסיר קוב= מרשימת קבצי, לייבוא, לח= על הקוב= המבוקש w לח= הסרת קבצי,. ייבוא מסמכי, באמצעות ייבוא מותא, אישית 1 לח= על קוב 7 w ייבוא מסמכי,. או 2 לח= על הוספת קבצי, בודדי, w בחר את הקבצי! שברצונ> לייבא w לח= על אישור. (כדי לבחור מספר קבצי! לייבוא, החזק את המקש Ctrl כשהוא לחו=, ולח= על כל מסמ> נוס 8 ). לח= על קוב 7 w בחר בתיקייה או בתיקיות שברצונ> לייבא. הקלד סיומת ש! קוב=, כגו% *.DOC או,*.WPD בתיבת הטקסט מסנ 8 שמות קבצי,, א! ברצונ> לייבא סוגי קבצי! מסוימי! בלבד מתו> התיקייה או התיקיות שבחרת w לח= על אישור. 3 ודא שתיבת הסימו% ייבוא מהיר אינה מסומנת. 4 לח= על הבא. 176 ייבוא מסמכי! אל ספריית GroupWise
או 5 לח= על העתקת קבצי, אל,GroupWise כדי להציב עותק של הקבצי! בספרייה ולהשאיר את הקבצי! המקוריי! במיקו! המקורי. לח= על העברת הקבצי, ל GroupWise, כדי להעביר את הקבצי! לתו> הספרייה ולמחוק את הקבצי! המקוריי! מהמיקו! המקורי. 6 כדי לשמור הודעות ייבוא והודעות שגיאה בקוב= היומ%, לח= אחס 8 את כל הודעות מצב והודעות שגיאה בקוב 7 יומ 8 w הגדר ש! קוב=. 7 לח= על הבא. 8 לח= על הספרייה בה יאוחסנו המסמכי!. 9 לח= על הבא. או 10 א! ברצונ> שמערכת GroupWise תיצור הפניות מסמכי! עבור כל מסמ>, לח= על הצגת מסמכי, בתיקייה w לח= על התיקייה שבה ברצונ> לאחס% אות!. א! אינ> מעוניי% ליצור הפניות מסמכי!, לח= על ייבוא ללא הצגת המסמכי, בתיקייה. 177 ייבוא מסמכי! אל ספריית GroupWise
11 לח= על הבא. או 12 כדי להגדיר מאפייני! עבור כל מסמ> שאתה מייבא, לח= על הגדרת מאפייני, עבור כל מסמ; באופ 8 נפרד. כדי להורות למערכת GroupWise להגדיר מאפייני! על סמ> ערכי ברירת המחדל למאפייני! שבאפשרויות מסמ;, לח= על הגדרת מאפייני, על 6 פי ערכי ברירת המחדל. 13 א! ברצונ> להגדיר ערכי ברירת מחדל שוני! עבור פעולת ייבוא זו בלבד, לח= על שינוי ערכי ברירת המחדל w הגדר את הערכי! w לח= על אישור. 14 לח= על הבא. 15 לח= על סיו, כדי להתחיל בייבוא. 178 ייבוא מסמכי! אל ספריית GroupWise
שיתו 8 מסמכי! כאשר אתה יוצר או מייבא מסמ> בתו>,GroupWise תוכל לציי% א! ברצונ> לשת 8 את המסמ> ע! משתמשי! אחרי!. א! אתה משת 8 מסמ>, תוכל לציי% ע! אילו משתמשי! או ע! איזו קבוצת משתמשי! אתה רוצה לשת 8 את המסמ> ואילו הרשאות יינתנו לכל אחד מהמשתמשי!. בנוס 8, נית% לציי% אילו הרשאות שיתו 8, א! בכלל, ברצונ> להורות ל( GroupWise להחיל באופ% אוטומטי על כל המסמכי! שאתה יוצר. כאשר אתה יוצר מסמ> חדש, GroupWise מוסיפה לרשימת השיתו 8 את <משתמש כללי> ואת <יוצר> כבעלי הרשאות שיתו 8. כברירת מחדל, אי% למשתמשי! הכלליי! (כל המשתמשי! בעלי גישה אל הספרייה) הרשאות כלשה% למסמ>, והמחבר והיוצר ה! בעלי גישה מלאה למסמ>. נית% להשתמש בער> <משתמש כללי> כדי להעניק אות% הרשאות לכל המשתמשי! שיש לה! גישה לספרייה ואתה, א! אתה מחבר המסמ>, יכול להשתמש בער> <יוצר> כדי להגביל את הרשאות היוצר. לדוגמה, נניח שהמזכיר של> יוצר מספר מסמכי! ריקי! להערכת ביצועי עובד ומפקיד אות! בספרייה ) מסמ> אחד לכל עובד בצוות של> ) ומגדיר אות> כמחבר של כל אחד ממסמכי! אלה. אפשרות זו מעניקה ל> את מלוא ההרשאות לכל אחד מהמסמכי!, מכיוו% שאתה הוא המחבר; ואול!, אפשרות זו מעניקה למזכיר> ג! את מלוא ההרשאות לכל אחד מהמסמכי!, מכיוו% שהוא יצר אות!. כמוב% שאינ> רוצה שהמזכיר של> יוכל לקרוא את ההערכות על כל אחד מהעובדי!, כ> שתוכל להשתמש בער> <יוצר> כדי למחוק את הרשאות המזכיר של> לקריאת מסמכי הערכות העובדי!. נית% להשתמש באפשרויות שבכרטיסייה שיתו> של מאפייני, כדי להעניק הרשאות שיתו 8 במסמ>. נית% להשתמש באחת השיטות הבאות כדי להעניק הרשאות שיתו 8 : נית% ללחו= על לא משות>, כדי למנוע ממשתמשי! אחרי! להציג, לערו> או למחוק את המסמ>. נית% ללחו= על משות> ע,, כדי לבחור משתמשי! וקבוצות מסוימי! ולפרט הרשאות שיתו 8 עבור כל משתמש או קבוצה. כאשר משתמש מנסה לגשת למסמ>, בודקת GroupWise את הרשאות המשתמש הזה. א! אי% למשתמש הרשאות למסמ>, GroupWise בודקת א! יש לו הרשאות המוקנות לו מתוק 8 חברותו בקבוצה. א! אי% למשתמש הרשאות במסמ> כחבר קבוצה, GroupWise בודקת את ההרשאות המוקנות למשתמש כללי. הגדרת משתמשי, שיכולי, לקבל הרשאות שיתו> במסמ; נית% ללחו= על משות> ע, ואז ללחו= על אבטחת רמת גרסה, כדי לתת למשתמשי! הרשאות שונות בכל אחת מגרסאות המסמ>. שיתו 6 מסמכי! 179
הגדרת הרשאות שיתו> מסמכי, שיהוו ברירת מחדל א! אתה משת 8 את המסמכי! של> ע! משתמש מסוי! או קבוצת משתמשי! מסוימת, תוכל להשתמש בכרטיסייה ברירות מחדל של שיתו> כדי להגדיר את ברירות המחדל עבור הרשאות השיתו 8 של כל המסמכי! שתיצור. לאחר שתגדיר את ברירות המחדל של הרשאות השיתו 8, GroupWise תחיל הרשאות אלה על כל מסמ> שתיצור או תייבא לספרייה. א! לא תגדיר ברירות מחדל כלשה% של הרשאות השיתו 8, המסמכי! שתיצור או שתייבא לא ישותפו, והמשמעות של כ> היא שרק למחבר וליוצר יהיו הרשאות במסמ> הזה. ברירות המחדל של השיתו 8 תקפות רק במסמכי! שתיצור בספרייה הנבחרת. א! תיצור מסמכי! במספר רב של ספריות, תהיה חייב להגדיר ברירות מחדל עבור כל ספרייה. לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 1 לח= על הספרייה עבורה תרצה להגדיר ברירות מחדל של הרשאות שיתו 8. 2 לח= מאפייני, w הכרטיסייה שיתו>. 3 לח= משות> ע,. 4 5 בתיבת הטקסט ש,, הקלד את ש! המשתמש או הקבוצה לה! תרצה להעניק הרשאות w לח= הוספת משתמש. 6 לח= על משתמש או על קבוצה ברשימת השיתו 8. 7 לח= על תיבות הסימו% של ההרשאות שתרצה להעניק למשתמש או לקבוצה שבחרת. 8 לח= אישור. הגדרות ברירת מחדל עבור שיתו> וייפוי כוח א! מיופה כוח יוצר מסמ> בתיבת הדואר של>, המסמ> החדש יקבל את ברירות המחדל לשיתו 8, שמיופה הכוח הגדיר עבור תיבת הדואר שלו, ולא את ברירות המחדל שהגדרת עבור תיבת הדואר של>. הגדרות ברירת מחדל עבור של שיתו> ועבודה מרחוק תוכל להגדיר ברירות מחדל של שיתו 8 בתיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. אול!, ברירות המחדל שתגדיר לתיבת הדואר לעבודה מרחוק, ישפיעו רק על מסמכי! שנשמרי! בספרייה המרוחקת של>. הגדרת ההרשאה שתינת 8 למשתמש עבור מסמ; מסוי, נית% ג! להעניק למשתמשי! את הזכות לשנות מסמ>, למחוק אותו או לשת 8 אותו. כאשר אתה מעניק למשתמשי! הרשאות שיתו 8 במסמ>, ה! יכולי! להציב את המסמ> בתיקייה משותפת. נית% ג! להעניק למשתמשי! את הזכות לשנות את הגדרות האבטחה של מסמ>. כדי לקבל הרשאות עדכו 8 על המשתמש להיות ג! בעל הרשאות עריכה. ההרשאות שאתה מציי% ה% עבור כל גרסאות המסמ>. א! ברצונ> להגדיר הרשאות שונות עבור כל אחת מגרסאות המסמ>, לח= על הלחצ% אבטחת רמת גרסה. כאשר אתה מעניק למשתמשי! הרשאות עריכה או מחיקה, GroupWise מעניקה לה! אוטומטית הרשאות תצוגה עבור המסמ>. א! אי% למשתמשי! הרשאות תצוגה, ה! לא יכולי! לראות את המסמ> בתוצאות של חיפוש. 180 שיתו 6 מסמכי!
מת 8 הרשאה למשתמש עבור כל גרסאות המסמ; 1 לח= על הפניית מסמ> בתיבת הדואר של>. 2 לח= על קוב 7 w מאפייני,. 3 לח= על הכרטיסייה שיתו>. 4 לח= על משות> ע,. 5 בתיבת הטקסט ש,, הקלד את ש! המשתמש או הקבוצה שלה! ברצונ> להעניק הרשאות w לח= על הוספת משתמש. 6 לח= על ש! המשתמש ברשימת השיתו 8 w לח= על תיבות הסימו% עבור ההרשאות שברצונ> להעניק למשתמש זה. 7 לח= על אישור. כדי להציב את הפניית המסמ> בתיקייה משותפת, המשתמשי! חייבי! להחזיק בהרשאות שיתו 8. מת 8 הרשאה למשתמש עבור גרסה מסוימת של המסמ; 1 לח= על הפניית מסמ> בתיבת הדואר של>. 2 לח= על קוב 7 w מאפייני,. 3 לח= על הכרטיסייה שיתו>. 4 לח= על משות> ע,. 5 בתיבת הטקסט ש,, הקלד את ש! המשתמש או הקבוצה שלה! ברצונ> להעניק הרשאות w לח= על הוספת משתמש. שיתו 6 מסמכי! 181
6 לח= על ש! המשתמש ברשימת השיתו 8 w לח= על אבטחת רמת גרסה. 7 לח= על תיבת הסימו% עבור כל זכות גישה שברצונ> להעניק למשתמש עבור סוג הגרסה w לח= על אישור w אישור. כדי להעניק הרשאות גישה, עלי> להיות מחבר המסמ> או יוצר המסמ>, או שמחבר המסמ> או יוצר המסמ> חייב להעניק ל> הרשאות לבצע עדכו% אבטחה של המסמ>. משתמשי! חייבי! להחזיק בהרשאות שיתו 8 כדי להציב את הפניית המסמ> בתיקייה משותפת. מת 8 הרשאה למשתמש לשינוי הגדרות השיתו> של מסמ; כלשהו 1 לח= על הפניית מסמ> בתיבת הדואר של>. 2 לח= על קוב 7 w מאפייני,. 3 לח= על הכרטיסייה שיתו>. 4 לח= על משות> ע,. 5 בתיבת הטקסט ש,, הקלד את ש! האד! או הקבוצה שלה! ברצונ> להעניק הרשאות עדכו 8 אבטחה w לח= על הוספת משתמש. 6 לח= על ש! המשתמש ברשימת השיתו 8 w עדכו 8 אבטחה w אישור. כדי להעניק הרשאות לשינוי הגדרות אבטחה, עלי> להיות היוצר או המחבר של מסמ>. 182 שיתו 6 מסמכי!
מניעה הגישה של משתמשי, אחרי, למסמ; 1 לח= על הפניית מסמ> בתיבת הדואר של>. 2 לח= על קוב 7 w מאפייני,. 3 לח= על הכרטיסייה שיתו>. 4 לח= על לא משות> w אישור. שיתו 6 מסמכי! 183
הצגת ההיסטוריה של מסמ> נית% להשתמש ביומ% הפעילות כדי להציג את היסטוריית הפעילות של מסמ>. יומ% הפעילות מציג את התארי> והשעה בה! התרחשה פעילות, את ש! המשתמש שביצע את הפעילות, את סוג הפעילות (פתיחה, השאלה, מחיקה וכ% הלאה) ואת גרסת המסמ> המושפעת מהפעילות. נית% להציג את כל הפעילויות הקשורות לגרסה הנבחרת של המסמ>, או להציג את הפעילויות הקשורות לכל גרסאות המסמ>. הפעילויות האחרונות במסמ> מופיעות בתחילת הרשימה. פעילות המסמ> נרשמת ג! כאשר עובדי! מרחוק; אול!, נית% להציג פעילויות שנעשו מרחוק רק מתו> יומ% הפעילות שבתיבת הדואר המרוחקת של>. תצוגת יומ 8 הפעילות עבור מסמכי, שנמחקו כאשר אתה מוחק מסמ>, GroupWise שומרת עותק מיומ% הפעילות של מסמ> זה. כ> תוכל לראות את האירועי! שהתרחשו לפני שהמסמ> נמחק. בנוס 8, מנהל% המערכת יכול להשתמש במידע זה, ובפרט בש! קוב=,blob כדי לשחזר את הגרסאות השונות של המסמ> שנמחק. תצוגת יומ 8 הפעילות עבור מסמ; כלשהו לח= על הפניית מסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על קוב 7 w מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה יומ 8 פעילות. 3 הפעילויות השונות (מושאל, מוחזר וכו') יופיעו ברשימה. 184 הצגת ההיסטוריה של מסמ:
כיצד להציג אצל מי נמצא המסמ; פתוח או מי שאל את המסמ; לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על קוב 7 w מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה יומ 8 פעילות כדי לראות מי פתח או החזיר את המסמ>. 3 נית% לראות אצל מי פתוח המסמ> ג! בכרטיסייה גרסה. לצור> כ>, לח= על הפניית מסמ> w קוב 7 w מאפייני, w הכרטיסייה גרסה. כדי להציג את הפעילות במסמ>, עלי> להיות בעל הרשאות תצוגה עבור גרסת המסמ> שנבחרה. הצגת ההיסטוריה של מסמ: 185
השאלת מסמ> השתמש בהשאלה כאשר ברצונ> לנעול את המסמ> שעליו אתה עובד למש> תקופה ממושכת. לדוגמה, נית% להשתמש בהשאלה כדי לנעול את המסמכי! עליה! אתה רוצה לעבוד כאשר אתה בבית או מחו= למשרד. כאשר מסמ> מושאל, הוא נעול בספרייה ומשתמשי! אחרי! אינ! יכולי! לשנות אותו; אול!, ה! יכולי! להציג אותו א! יש לה! הרשאות תצוגה. GroupWise מעתיקה את המסמ> אל מיקו! ההשאלה שאתה מציי%. המסמ> נותר בספרייה במצב נעול, עד שתחזיר אותו. חשוב: אינ> חייב להשתמש בהשאלה כדי לנעול קוב= בכל פע! שאתה עור> אותו. כאשר אתה פותח מסמ>, GroupWise מסמנת את המסמ> במצב בשימוש ומשתמשי! אחרי! אינ! יכולי! לערו> אותו עד שתסגור את המסמ>. נית% לבחור לשאול מסמ> (אחד או יותר) מתו> החלו% הראשי, ונית% לציי% ג! ש! קוב= שונה עבור כל קוב= שברצונ> להשאיל. בנוס 8, נית% לציי% יעד ברירת מחדל להשאלה בכרטיסייה מיקו, קוב 7 שבאפשרויות סביבה. שאילת מסמ; 1 בתיבת הדואר של>, לח= על הפניית המסמ> שברצונ> לשאול מ% הספרייה. 2 לח= על פעולות w השאלה. לח= על דיווח על כפילויות בשמות קבצי, א! תרצה לראות אזהרה א! מיקו! ההשאלה מכיל כבר קוב= בעל ש! זהה. 3 בתיבת הטקסט ש, קוב 7 בהשאלה, הקלד ש! קוב= עבור המסמ>. בהתא! לברירת המחדל, מערכת GroupWise מוסיפה את מספר המסמ> בתור ש! הקוב= להשאלה מהספרייה. א! אינ> מגדיר ש! קוב= שונה, רשו! לעצמ> את ש! הקוב= הממוספר כדי שתוכל לאתר את המסמ> שהוצאת מהספרייה. 4 בתיבת הטקסט מיקו, קוב 7 בהשאלה, הקלד את הנתיב אל המיקו! שבו ברצונ> לאחס% את המסמ> שהוצא מהספרייה. 5 לח= על השאלה. 186 השאלת מסמ:
משתמשי! בעלי הרשאות תצוגה יכולי! להציג בספרייה את המסמ> שהושאל מהספרייה. שינויי! שאתה מכניס במסמ> שהושאל מהספרייה לא יופיעו במסמ> שבספרייה עד שתחזיר אותו לספרייה או עד שתעדכ% אותו. משתמשי! אחרי! שלה! הרשאות עריכה אינ! יכולי! לערו> את המסמ> בעת שהוא מחו= לספרייה. לח= על דיווח על כפילויות בשמות קבצי,, א! ברצונ> שמערכת,GroupWise תזהיר אות> במקרה שקיי! קוב= אחר בעל אותו ש! קוב= במיקו! ההשאלה. השאלת מסמכי, מרובי, 1 בתיבת הדואר, החזק את Ctrl ולח= על הפניות המסמכי! של המסמכי! שברצונ> להשאיל. 2 לח= על פעולות w השאלה. 3 בתיבת הרשימה מסמכי, נבחרי,, לח= על הפניית מסמ>. 4 בתיבת הטקסט ש, קוב 7 בהשאלה, ציי% ש! קוב= מושאל. GroupWise מכניסה כברירת מחדל לש! קוב= מושאל את מספר המסמ>, גרסתו והסיומת. א! אינ> מציי% ש! קוב= אחר, רשו! את ש! הקוב= כדי שתוכל לאתר את המסמ> המושאל. 5 חזור על שלבי! 3 ו 4 עד שתסיי! לציי% שמות קבצי! לכל המסמכי!. 6 בתיבת הרשימה מסמכי, נבחרי,, החזק את Ctrl ולח= באמצעות העכבר על כל המסמכי! שברצונ> להשאיל. 7 לח= השאלה. כאשר המסמ> מושאל, יכולי! משתמשי! בעלי הרשאת תצוגה לראות את העתק המסמ> בספרייה. כדי ש( GroupWise תציג אזהרה כאשר קיי! קוב= נוס 8 בעל אותו ש! במיקו! ההשאלה, לח= על דיווח על כפילויות בשמות קבצי,. השאלת מסמ: 187
תצוגת כל המסמכי, ששאלת מ 8 הספרייה 1 לח= על פעולות w החזרה. 2 לח= על הצגת את כל המסמכי, שהושאלו בספרייה הנבחרת. נית% לבחור ספרייה שונה ברשימה הנפתחת בחר ספרייה, כדי להציג את המסמכי! שהוצאת בספרייה זו. עדכו 8 מסמ; מושאל ללא החזרתו לספרייה נית% להורות ל( GroupWise לעדכ% את המסמ> בספרייה, בהתא! לשינויי! שבוצעו במסמ> המושאל, ג! מבלי להחזיר את המסמ> לספרייה. נית% להשתמש באפשרות עדכ 8 ללא החזרה, א! אתה עדיי% בתהלי> עריכת המסמ>, אול! ברצונ> לאפשר למשתמשי! אחרי! לראות את השינויי! שהכנסת. 1 בתיבת הדואר של>, לח= על הפניית מסמ> של המסמ> שברצונ> לעדכ% בספרייה. 2 לח= על פעולות w החזרה. 188 השאלת מסמ: לח= על הרשימה הנפתחת שיטת החזרה w לח= על עדכ 8 ללא החזרה. 3 לח= על עדכו 8. 4 כדי לעדכ% מספר מסמכי!, הקש על מקש Ctrl בעת הלחיצה על הפניות המסמכי! בתיבת הדואר.
החזרת מסמכי! השתמש בהחזרה כדי לבצע החזרת מסמכי! בה! ביצעת השאלה. כאשר מחזירי! מסמ>, נעילתו בספרייה מתבטלת ומשתמשי! אחרי! יכולי! לשנות אותו. נית% לבצע החזרה למסמכי! יחידי!, ונית% לעשות זאת למסמכי! רבי!. מסמכי! מוחזרי! יכולי! להימצא בכל מיקו! שהוא. א! מסמ> מושאל אחד או יותר מסומ% כשאתה לוח= על החזרה, GroupWise תציג את המסמכי! שנבחרו בתיבת הרשימה המסמכי, המיועדי, להחזרה. א! לא נבחרו מסמכי! מושאלי!, GroupWise תציג אזהרה ולאחר מכ% יוצגו ברשימה כל המסמכי! המושאלי!. יש ארבע שיטות החזרה. שיטת ההחזרה החזרה והעברה החזרה והעתקה הפעולה המתבצעת המסמ> מוחזר לספרייה ונמחק ממיקו! ההשאלה. המסמ> מועתק חזרה לספרייה והעתק שלו נשאר במיקו! ההשאלה. החזרה בלבד עדכו% ללא החזרה מתבצעת החזרה, אול! המסמ> אינו מתעדכ% בספרייה ע! השינויי! שנערכו בגרסה שהושאלה. המסמ> מתעדכ% בספרייה ע! כל השינויי! שנערכו בו, אול! נעילתו אינה מתבטלת. כאשר מחזירי! מסמ>, נית% לציי% איזו גרסה להחזיר. קיימות שלוש גרסאות אפשריות: גרסה שמושאלת גרסה חדשה מסמ> חדש הגרסה שמוחזרת מתעדכנת. נוצרת גרסה חדשה של המסמ>. נוצר מסמ>, כאשר נית% לציי% עבורו מאפייני! חדשי!. החזרת מסמכי! 189
החזרת מסמ; והשארת עותק של המסמ; ג, במיקו, שאליו הוצא 1 לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 2 לח= על פעולות w החזרה. 3 לח= על הרשימה הנפתחת שיטת החזרה w לח= על החזר והעתק מסמ;. 4 לח= על הרשימה הנפתחת החזר כ w לח= על גרסה. 5 בתיבת הטקסט מסמכי, שהושאלו מיקו, וש, קוב 7, הגדר את הנתיב ואת ש! הקוב= של המסמ> שאתה מחזיר לספרייה. 6 לח= על החזרה. כדי להחזיר מספר מסמכי! לספרייה, הקש על מקש Ctrl בעת שאתה לוח= על המסמכי! בתיבת הרשימה המסמכי, המיועדי, להחזרה. כדי להסיר מסמ> מתו> תיבת הרשימה המסמכי, המיועדי, להחזרה לח= על המסמ> w לח= על הסרה. החזרת מסמ; שלא הוכנסו בו שינויי, לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על פעולות w החזרה. 2 לח= על הרשימה הנפתחת שיטת החזרה w לח= על החזר בלבד. 3 לח= על החזרה. 4 מערכת GroupWise מחזירה את המסמ> לספרייה מבלי לשמור שינויי! שנעשו במסמ> בעת שהושאל מהספרייה. כדי להחזיר לספרייה מספר מסמכי!, לח= על מקש Ctrl בעת בחירת המסמכי! בתיבת הרשימה המסמכי, המיועדי, להחזרה. 190 החזרת מסמכי!
החזרת מסמ; ומחיקתו מ 8 המקו, אליו הוצא לח= בתיבת הדואר של> על הפניית המסמ> שברצונ> להחזיר. 1 לח= על פעולות w החזרה. 2 לח= על הרשימה הנשלפת שיטת החזרה w לח= על החזר והעבר. 3 לח= על הרשימה הנשלפת החזר כ w לח= על גרסה. 4 5 בתיבת הטקסט מסמכי, שהושאלו מיקו, וש, קוב 7, ציי% את הנתיב ואת ש! הקוב= של המסמ> שאתה מחזיר. 6 לח= על החזרה. כדי להחזיר מספר מסמכי!, הקש Ctrl בעת בחירת הפניות המסמכי! בתיבת הדואר. כדי להסיר מסמ> מתו> רשימת המסמכי, המיועדי, להחזרה, לח= על מסמ> w לח= על הסרה. החזרת מסמ; והפיכתו לגרסה חדשה 1 בתיבת הדואר של>, לח= על הפניית המסמ> שברצונ> להחזיר לספרייה וליצור גרסה חדשה. 2 לח= על פעולות w החזרה. 3 לח= על הרשימה הנפתחת שיטת החזרה w לח= על שיטת החזרת מסמ> לספרייה. 4 לח= על הרשימה הנפתחת החזר כ w לח= על גרסה חדשה. 5 בתיבת הטקסט מסמכי, שהושאלו מיקו, וש, קוב 7, הגדר את הנתיב וש! הקוב= של הקוב= שאתה מחזיר לספרייה. 6 לח= על החזרה. כדי להסיר מסמ> מתו> תיבת הרשימה מסמכי! להחזרה לספרייה, לח= על המסמ> w לח= על הסר. החזרת מסמכי! 191
מחיקת מסמכי! כאשר אתה מוחק מסמ> באחת התיקיות של>, תוכל לציי% הא! ברצונ> להסיר מתו> התיקייה את הפניית המסמ> הזו, את גרסת המסמ> הנבחרת או את כל גרסאות המסמ>. בתיקייה או בתיבת הדואר של> תוכל למחוק כל הפניית מסמ> שהיא, אול! כדי למחוק את הגרסה הנבחרת או את כל גרסאות המסמ>, עלי> להיות בעל הרשאות מחיקה עבור המסמ>. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שיתו 8 מסמכי! תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. כאשר אתה מוחק את המסמ> מתו> התיקייה, ההפנייה נמחקת מתו> התיקייה, א> המסמ> עצמו נותר בספרייה. כאשר אתה מוחק את גרסת המסמ> מתו> הספרייה, גרסת המסמ> הנבחרת נמחקת מתו> הספרייה וג! ההפניה נמחקת מהתיקייה. כאשר אתה מוחק את כל גרסאות המסמ> שבספרייה, כל גרסאות המסמ> נמחקות מתו> הספרייה וההפנייה נמחקת מתו> התיקייה. כאשר אתה גורר הפניית מסמ> אל התיקייה סל המיחזור, הפניית המסמ> נמחקת, א> המסמ> עצמו אינו נמחק מתו> הספרייה. מחיקת מסמכי, לפי סוג המסמ; נית% למחוק מסמכי! בתיקיות שלכ! או לאפשר ל( GroupWise למחוק באופ% אוטומטי מסמכי! שחרגו מאור> חייה! המוגדר. GroupWise מסלקת מסמכי! על בסיס סוג המסמ> שהוגדר עבור המסמ> בכרטיסייה מאפייני,. לכל סוג מסמ> יש תארי> תפוגה ופעולת תפוגה המקושרת אליו. כאשר מנהל% המערכת יוצר את הספרייה, הוא מגדיר את תארי> התפוגה ואת הפעולה (מחיקה או העברה לארכיו%). מחיקת קבוצות מסמכי, נית% למחוק קבוצות של מסמכי! באמצעות אש 8 פעולות מסמכי, גורפות. כדי למחוק קבוצת מסמכי!, עלי> להיות בעל הרשאות מחיקה לכל אחד מה!, או להיות בעל הרשאות ניהול ולהיות מוגדר כספר% של הספרייה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא ניהול קבוצות מסמכי!, תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. מחיקת מסמכי, מתיבת הדואר לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על עריכה w מחיקה. 2 3 לח= על הסרת מסמ; מהתיקייה w אישור. המסמ> שבספרייה אינו נמחק וכל המשתמשי! שיש לה! הפניות אל המסמ> עדיי% יכולי! להציג, לפתוח, לערו> או למחוק אותו ) בכפו 8 להרשאות הגישה שלה!. 192 מחיקת מסמכי!
מחיקת גרסה מסוימת של מסמ; לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על פעולות w רשימת גרסאות. 2 לח= על הגרסה שברצונ> למחוק. 3 לח= על עריכה w מחיקה. 4 מחיקת כל גרסאותיו של מסמ; לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על עריכה w מחיקה. 2 3 לח= על מחיקת כל הגרסאות של מסמ; זה מ 8 הספרייה w לח= אישור. נית% ללחו= על הסרת המסמ; מ 8 התיקייה, כדי להסיר את הפניית המסמ> מבלי למחוק את המסמ> הקשור אליה. מחיקת מסמכי! 193
העתקת מסמכי! נית% להעתיק מסמכי! ואת המאפייני! שלה!, כדי ליצור מסמכי! דומי!. העתקת מסמ> יוצרת מסמ> בספרייה. כאשר אתה מעתיק מסמ>, תוכל לציי% אי> ברצונ> ליצור את מאפייני המסמ> עבור המסמ> החדש. נית% לציי% מאפייני! עבור המסמ> באופ% ידני או לאפשר ל( GroupWise ליצור מאפייני! עבור> באמצעות הערכי! שבמסמ> המקור. העתקת קבוצות מסמכי, נית% להעתיק קבוצות מסמכי! באמצעות אש 8 פעולות מסמכי, גורפות. כדי להעתיק קבוצת מסמכי!, עלי> להיות בעל הרשאות תצוגה לכל אחד מה!, או להיות בעל הרשאות ניהול ולהיות מוגדר כספר% של הספרייה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא העתקת קבוצות מסמכי! תחת הנושא ניהול קבוצות מסמכי!. העתקת מסמ; לח= על הפניית מסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על פעולות w העתקת מסמ;. 2 ציי% את השיטה בה תרצה ליצור גיליו% מאפייני! עבור המסמ>. 3 לח= אישור. 4 העתקת מסמ; לספרייה אחרת לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 1 לח= על פעולות w העתקת מסמ;. 2 3 בחר בספרייה אליה אתה רוצה להעתיק את המסמ> מתו> הרשימה הנשלפת בחר את הספרייה שאליה יועתק הקוב 7. 4 בחר את השיטה הרצויה ל> להגדרת מאפייני המסמ> w לח= אישור. המידע שבשדות המערכת (סוג מסמ;, מחבר ונושא המסמ;) מועתק ע! המסמ> אל הספרייה החדשה. 194 העתקת מסמכי!
שמירת מסמכי! תוכל לשמור מסמכי! מחו= לספריית GroupWise בעזרת הפקודה שמירה בש,. פקודה זו מאפשרת ל> ליצור עותק של המסמ> מחו= לספרייה. אול!, כאשר תשתמש בפקודה שמירה בש,, כל שינוי שתערו> במסמ> השמור לא יעודכ% בספרייה. שמירת פריטי, כמסמכי, תוכל לשמור פריטי! כלשה! מתיבת הדואר של> במסמכי! בספרייה. הפריטי! יישמרו במבנה.WordPerfect 5.1 לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא שמירת פריטי! בתיבת הדואר תחת הנושא ניהול תיבת הדואר. שמירת שינויי, בתוכ 8 המסמ; כדי לשמור שינויי! שערכת בתוכ% מסמ>, השתמש בפקודה שמירה של היישו! המתאי!. הפקודה שמירה של היישו! לא תפעל תמיד באותה הצורה, תלוי א! היישו! משולב או לא. שמירת מסמכי, ביישומי, לא משולבי, א! אתה משתמש ביישומי! לא משולבי! (כל יישומי חלונות 3.1 וכ% יישומי חלונות 95 רבי!), לא תוכל לשמור את המסמ> דר> היישו! כגרסה חדשה. כדי ליצור גרסת מסמ> חדשה, תהיה חייב ליצור גרסה חדשה לפני פתיחת המסמ>. כדי לוודא שהשינויי! נשמרי! בספרייה, אל תשנה את ש! המסמ> לפני השמירה מתו> היישו!. שמירת מסמכי, מיישומי, משולבי, א! אתה משתמש ביישו! משולב (לדוגמה WordPerfect 7 או GroupWise,(Word 7 תוכל לשלב את מאפייני ניהול המסמכי! בפקודה שמירה בש, של היישו!. כאשר תבחר שמירה בש, מתו> היישו!, תהיה ל> אפשרות לשמור את המסמ> כגרסה חדשה בספריית.GroupWise בנוס 8, תוכל לבחור תיקייה של GroupWise בה תרצה לשמור את המסמ>. שמירת מסמכי! 195
שמירת מסמכי, מחו 7 לספריית GroupWise 1 בתיבת הדואר, לח= על הפניית המסמ>. 2 לח= על קוב 7 w שמירה בש,. 3 בתיבת הטקסט שמור קוב 7 בש,, הגדר ש! עבור המסמ>. 4 לח= על עיו 8 w ציי% את הנתיב למיקו! בו ברצונ> לשמור את המסמ> w לח= אישור. 5 לח= שמירה. א! ברצונ> לשת 8 מסמ> ע! משתמשי! שאי% לה! גישה ל( GroupWise, תוכל לצר 8 את הפניית המסמ> להודעת דואר ולשלוח אותה. כמו(כ% בעזרת הפקודה שמירה בש, נית% להכי% עותק של המסמ> מחו= לספרייה. 196 שמירת מסמכי!
פתיחת מסמכי! כאשר אתה לוח= לחיצה כפולה על הפניית מסמ> בתיבת הדואר או בתיקייה, GroupWise פותחת את המסמ> ביישו! המשוי>. לאחר מכ% נית% לערו> את המסמ>. א! יש ל> הרשאות תצוגה בלבד למסמ>, תוכל לפתוח אותו בשתי דרכי!: נית% לפתוח את המסמ> כקוב= לקריאה(בלבד בתו> היישו! או להציגו באמצעות המציג של.GroupWise כאשר גרסת המסמ> הנבחרת פתוחה, GroupWise מגדירה את מצבה כבשימוש. מצב זה נועל את גרסת המסמ> הנבחרת ומונע ממשתמשי! אחרי! את האפשרות לערו> את המסמ> בזמ% שהוא פתוח אצל>. כאשר אתה יוצא מהמסמ>, המצב בשימוש מסולק והנעילה מוסרת מעל גרסה זו. א! ברצונ> לנעול גרסה של מסמ> כדי לאפשר מספר הפעלות (session) עריכה, השתמש בהשאלה. השאלה מאפשרת להעתיק את גרסת המסמ> הנבחרת למיקו! אחר והמסמ> יישאר נעול עד שתירש! החזרתו. פתיחת מסמכי, לקריאה 6 בלבד א! אי% ל> הרשאות עריכה במסמ> תוכל לפתוח עותק לקריאה(בלבד של המסמ> בתו> יישו!. כ> תוכל לראות אלמנטי! של עיצוב וגרפיקה, שעלולי! להופיע בצורה לא מדויקת מתו> המציג של.GroupWise א! יש ל> הרשאות עריכה במסמ>, מסמכי! לקריאה(בלבד מציעי! דר> שימושית להצגת מסמ> א! הוא מסומ% במצב בשימוש או בהשאלה. נית% לפתוח רק מסמ> אחד לקריאה(בלבד בכל יישו!, בכל רגע נתו%. פתיחת מסמכי, ביישומי, שאינ, משולבי, א! אתה משתמש ביישומי! שאינ! משולבי! (רוב יישומי חלונות 3.1, יישומי MS DOS ורבי! מיישומי חלונות 95), GroupWise מעתיקה את המסמ> אל תו> הספרייה כאשר אתה סוגר את היישו!, ולא כאשר אתה סוגר את המסמ>. פתיחת מסמכי, ביישומי, משולבי, א! אתה משתמש ביישו! משולב (כדוגמת WordPerfect 7 או GroupWise,(Word 97 יכולה לשלב את תכונות ניהול המסמ> ע! הפקודות פתיחה ושמירה בש, של היישו!. כאשר אתה בוחר פתיחה מתו> היישו!, תיבת דו(שיח מציגה את כל הפניות המסמכי! הזמינות בתיבת הדואר. נית% לבחור הפניית מסמ> כדי לפתוח את המסמ> או ללחו= על הלחצ% השתמש בתיבת הדו 6 שיח של היישו,, כדי להשתמש בתיבת הדו(שיח פתיחה הרגילה של היישו!. פתיחת מסמכי, בGroupWise6 מרחוק א! משתמשי! בהפעלה מרחוק, כאשר מאחזרי! גרסת מסמ> מתיבת הדואר הראשית, יש לסמ% אותה ידנית כנמצאת בשימוש. כאשר יוצאי! מהיישו!, הפעלה מרחוק תבקש לבטל את מצב בשימוש. פתיחת מסמכי! 197
פתיחת מסמכי, 1 לח= לחיצה כפולה על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. א! אי% ל> גישה ליישו! שבו נוצר המסמ>, GroupWise תבקש ממ> להגדיר יישו! מתאי!. ייתכ% שתוכל לפתוח את המסמ> ביישו! שעשוי לפתוח אותו. פתיחת גרסאות מרובות של אותו המסמ; 1 בתיבת הדואר, לח= על הפניית המסמ>. 2 לח= על פעולות w רשימת גרסאות. 3 בתיבת הרשימה גרסאות בחר בגרסאות שברצונ> לפתוח. 4 לח= על פעולות w פתיחה. 198 פתיחת מסמכי!
אגירת גרסאות מרובות של מסמ> נית% לאגור מספר גרסאות של מסמ> במערכת.GroupWise כל הפניית מסמ> בתיבת הדואר של> מצביעה על גרסת מסמ> נפרדת. נית% להציג מידע אודות גרסה מסוימת של מסמ> באמצעות הכרטיסייה גרסה בתפריט מאפייני,. נית% לנהל (לפתוח, להשאיל, להחזיר, וכדומה) גרסאות מסמכי! בתיבת הדו(שיח רשימת גרסאות. מערכת GroupWise כוללת שלוש קטגוריות של גרסאות מסמכי!: גרסה נוכחית הגרסה העדכנית ביותר של המסמ>. גרסה רשמית זוהי הגרסה שאתה מסמ% כגרסה הרשמית. כאשר אתה מסמ% גרסה כרשמית, תוכל להעניק למשתמשי! הרשאות גישה לגרסה הרשמית שה% שונות מההרשאות שאתה מעניק לה! לכל שאר גרסאות המסמ>. לדוגמה, נית% להעניק לכל המשתמשי! הרשאות להציג את הגרסה הרשמית של ספר העובדי!, א> להעניק רק לעצמ> הרשאות להציג ולערו> את כל שאר הגרסאות של ספר העובדי!. א! אינ> מגדיר גרסה רשמית למסמ>, הגרסה הנוכחית נחשבת לגרסה הרשמית. ברשימת הפריטי!, הגרסה הרשמית מסומנת באמצעות כוכבית הצמודה להפניית המסמ>. גרסה ספציפית גרסת מסמ> שמאוזכרת ישירות על ידי מספר הגרסה שלה. ברשימת הפריטי! מופיע סמל המספר (#) לצד הפניית המסמ>. נית% להעניק הרשאות גישה שונות לכל גרסת המסמ>. לדוגמה, תוכל להעניק לכל המשתמשי! במערכת הרשאות תצוגה לגרסה הרשמית, ולהעניק למשתמשי! מסוימי! בלבד הרשאות תצוגה לגרסה הנוכחית. יצירת גרסה חדשה של מסמ; 1 בתיבת הדואר, לח= על ההפנייה של המסמ> שעבורו אתה רוצה ליצור גרסה חדשה. 2 לח= על קוב 7 w חדש w גרסת מסמ;. 3 הקלד תיאור עבור גרסה זו של המסמ> w לח= אישור. הגרסה שנבחרה, וכל המאפייני! שלה, מועתקי! לגרסה חדשה. אגירת גרסאות מרובות של מסמ: 199
תצוגת נתוני הגרסה עבור מסמ; 1 לח= על הפניית המסמ> בתיבת הדואר של>. 2 לח= על קוב 7 w מאפייני, w הכרטיסייה גרסה. הגדרת הגרסה הרשמית של מסמ; 1 בתיבת הדואר, לח= על הפניית המסמ>. 2 לח= על פעולות w רשימת גרסאות. 3 לח= על הגרסה שברצונ> לסמ% כרשמית. 4 לח= על פעולות w סמ 8 כגרסה רשמית. כדי להגדיר את הגרסה הרשמית, עלי> להיות בעל הרשאה לשינוי הגדרות האבטחה ומנהל% המערכת חייב לתת ל> הרשאה להגדיר את הגרסה הרשמית של מסמ> מסוי!. 200 אגירת גרסאות מרובות של מסמ:
ניהול קבוצות מסמכי! אי% זה משנה א! אתה משתמש האחראי לעשרי! מסמכי! או מנהל מערכת האחראי לאלפי מסמכי!, תוכל לנהל קבוצות מסמכי! ביעילות בעזרת האש 8 פעולות מסמכי, גורפות. בעזרת האש 8, תוכל לבצע את כל המשימות הבאות: העברת קבוצת מסמכי! לספרייה אחרת. שיתו 8 קבוצת מסמכי! ע! משתמש אחר. העתקת קבוצת מסמכי!. מחיקת קבוצת מסמכי!. הקצאת קבוצת מסמכי! למחבר חדש. שינוי המאפייני! (נושא, סוג מסמ>, ועוד) של קבוצת מסמכי!. הכנה לביצוע פעולות מסמכי, גורפות לפני שתוכל לבצע פעולה גורפת בקבוצת מסמכי!, צריכות להיות ל> הרשאות מתאימות למסמכי!. א! יש ל> הרשאות ניהול, אתה מוגדר כ"ספר%", ותוכל לבצע פעולות מסמכי! גורפות בכל המסמכי! בספרייה. א! אינ> ספר%, תוכל לבצע פעולות מסמכי! גורפות רק במסמכי! לה! יש ל> הרשאת גישה. הטבלה הבאה מציגה אילו הרשאות יידרשו כדי לבצע כל אחת מהפעולות. פעולת מסמ; העברה העתקה מחיקה שיתו 8 הקצאת מסמ> למחבר חדש שינוי מאפייני מסמ> הרשאות נדרשות דורשת הרשאות תצוגה ומחיקה של המסמ>, או מחייבת הרשאות ספר% בספרייה. בנוס 8, חייבת להיות ל> הרשאת הוספה לספריית היעד. דורשת הרשאות תצוגה של המסמ>, או מחייבת הרשאות ספר% בספרייה. בנוס 8, חייבת להיות ל> הרשאת הוספה לספריית היעד. דורשת הרשאות מחיקה של המסמ>, או מחייבת הרשאות ספר% בספרייה. בנוס 8, חייבת להיות ל> הרשאת מחיקה בספרייה. דורשת הרשאות עדכו 8 אבטחה של המסמ>, או מחייבת הרשאות ספר% בספרייה. בנוס 8, חייבת להיות ל> הרשאת שינוי של הספרייה. דורשת הרשאות עדכו 8 אבטחה ועריכה של המסמ>, או מחייבת הרשאות ספר% בספרייה. דורשת הרשאות עריכה של המסמ>, או מחייבת הרשאות ספר% בספרייה. בנוס 8, חייבת להיות ל> הרשאת שינוי של הספרייה. ניהול קבוצות מסמכי! 201
בחירת מסמכי, לפעולה גורפת לפני שתתחיל את הפעולה הגורפת, תהיה חייב להגדיר את המסמכי! שבה! תרצה לבצע את הפעולה. קיימות שלוש שיטות להגדרת המסמכי!. נית% לבחור את המסמכי! בתיבת דו(שיח של אש 8 פעולות מסמכי, גורפות. נית% לבחור מסמכי! מהתיקייה או מתיבת הדואר של>, לפני פתיחת האש 8 פעולות מסמכי, גורפות. וכ% נית% לציי% ש! קוב= בדיסק שמכיל רשימת זיהויי מסמכי!. תצוגה מוקדמת של תוצאות העברה כאשר תגדיר את המסמכי! שברצונ> להעביר, להעתיק, למחוק או לשנות, בעזרת האפשרות חיפוש של אש 8 פעולות מסמכי, גורפות, תוכל ללחו= על הלחצ% תצוגה מקדימה (בתיבת הדו(שיח האחרונה של האש 8 ), כדי לראות דוגמה של המסמכי! שיועברו, יועתקו, יימחקו או ישתנו, לפי הקריטריוני! שתגדיר באפשרות החיפוש. תכונה זו מאפשרת ל> לחזות מראש את התוצאות ולוודא כי הקריטריוני! מדויקי! ובוחרי! את המסמכי! הנכוני!. אחרת, תוכל לחזור לאש 8 ולשנות את קריטריוני החיפוש כדי להרחיב או לצמצ! את כמות המסמכי! שייכללו בפעולה. שימוש מרחוק באש> פעולות מסמכי, גורפות האש 8 פעולות מסמכי, גורפות אינו זמי% בתיבת הדואר לעבודה מרחוק. כאשר תהיה בתיבת הדו(שיח לעבודה מרחוק, תוכל לבצע אות% פעולות על מסמכי! בודדי!, ולא על קבוצות מסמכי!. מנהל% המערכת יכול לתת למשתמשי! הרשאות ניהול בספרייה. כאשר יש ל> הרשאות ניהול, אתה נקרא "ספר%", ותוכל לבצע פעולות מסמכי! גורפות, דוגמת שינוי מאפייני מסמ>, העברת מסמכי!, ועוד, בכל המסמכי! בספרייה. הספר% יכול לצפות בכל מאפייני המסמ>, כגו% המחבר, היוצר, האבטחה, הנושא, סוג המסמ>, ועוד, ולשנות אות!, אול! הספר% לא יכול לצפות בתוכ% המסמכי!. (כדי לראות את תוכ% המסמכי!, הספר% זקוק להרשאות תצוגה בגרסה זו של המסמ>). א! הספר% עור> שינויי! כלשה! בש! המחבר או בהרשאות השיתו 8 של מסמ>, מחבר המסמ> מקבל הודעת דואר אלקטרוני שמודיעה על השינוי. תכונה זו מונעת מהספר% מת% הרשאות גישה למשתמשי! לא מורשי!. בנוס 8 לשינוי המאפייני! המופיעי! לעיל, הספר% יכול לבצע את הפעולות הבאות על כל המסמכי! בספרייה: מחיקת קבוצת מסמכי! מהספרייה. משתמש המוגדר כספר 8 העברה או העתקה של מסמכי! לספרייה אחרת. שינוי מאפייני מסמ> (מחבר, סוג מסמ>, נושא, וכו') של קבוצת מסמכי! בספרייה. שינוי הרשאות השיתו 8 של קבוצת מסמכי! בספרייה. איפוס מצב המסמ>. שימוש בממשקי תכנות יישומי! (API) של GroupWise מתוצרת חברות אחרות, כדי ליצור דוחות של כל המסמכי! בספרייה. 202 ניהול קבוצות מסמכי!
ספר 8 ושימוש בתוכנת GroupWise מרחוק הספר% יכול לצפות בכל המאפייני! של המסמכי! מתיבת הדואר לעבודה מרחוק. אול!, הספר% לא יכול לשנות את הרשאות המחבר או השיתו 8 של מסמ> כאשר הוא משתמש בתיבת דואר לעבודה מרחוק. ספר 8 וגרסאות ישנות של GroupWise א! ספר% ניגש לספרייה באמצעות גרסה ישנה של לקוח,GroupWise לדוגמה GroupWise 5.1 או 5.2, לא יהיו לו הרשאות גישה של ספר% למסמכי!, מכיוו% שבגרסאות המוקדמות של GroupWise לא היו הרשאות ניהול או משתמש מסוג ספר%. העתקת קבוצת מסמכי, תוכל להעתיק קבוצת מסמכי! לספרייה אחרת בעזרת האש 8 פעולות מסמכי, גורפות. כדי להעתיק קבוצת מסמכי!, צריכות להיות ל> הרשאות תצוגה עבור כל המסמכי! שתרצה להעביר, או תהיה חייב להיות הספר% של הספרייה הנבחרת. בנוס 8, צריכה להיות ל> הרשאת הוספה לספריית היעד. כאשר תעתיק קבוצת מסמכי!, יועתקו כל גרסאות המסמכי! לספריית היעד וכל עותק מסמ> יקבל מספר מסמ> חדש, אול! המסמ> ישמור על מספר גרסה הזהה לזה שהיה לו בספריית המקור. לדוגמה, א! למסמ> מספר 458 היו גרסאות "אחת", "שתיי!" ו"חמש" בספרייה "שיווק" ואתה מעתיק אותו לספרייה "מכירות", הוא יהפו> למסמ> מספר 459 (או המספר הזמי% הבא) בספרייה "מכירות", א> עדיי% יהיו לו הגרסאות "אחת", "שתיי!" ו"חמש". GroupWise תעביר את כל מאפייני המסמכי!, כולל פעילות המסמ> והשדות המותאמי! לספריית היעד ותאחס% אות! במסמ>. אול!, הער> לא יוצג במאפייני מסמ; א! ספריית היעד לא מכילה את השדה. כאשר מעתיקי! מסמכי!, הפניות המסמ> לא יעודכנו. העתקת מסמ; אחד כדי להעתיק מסמ> אחד, לח= העתקת מסמ; בתפריט פעולות. ניהול קבוצות מסמכי! 203
העתקת קבוצת מסמכי, 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= העתקה. 3 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש בחיפוש/חיפוש מתקד, לבחירת המסמכי, w הבא. או 4 כדי לחפש ג! במאפייני המסמ> וג! בתוכנו, ודא שבתיבה הנפתחת הראשונה מופיע טקסט מלא, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. לח= על הרשימה הנפתחת טקסט מלא w לח= נושא כדי לחפש רק בנושא המסמ>, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. 5 ודא שנבחר מחבר והגדר את ש! או שמות המחברי! של המסמ> שברצונ> לאתר. 204 ניהול קבוצות מסמכי!
6 כדי לחפש רק מסמכי! שנוצרו או נתקבלו בי% תאריכי! מסוימי!, סמ% את התיבה נוצר או נמסר בי 8, והגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. בתיבת הרשימה חפש ב, לח= על הספריות בה% תרצה לחפש. 7 לח= הבא. 8 9 בתיבת הרשימה בחר ספרייה אליה יועתקו הקבצי,, לח= על ספריית היעד w הבא. 10 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שיועתקו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 11 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי להעתיק את המסמכי!, תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה. 12 לח= סיו, כדי להתחיל בהעתקת המסמכי!. ניהול קבוצות מסמכי! 205
העתקת קבוצת מסמכי, נבחרי, בתיבת הדואר ובתיקיות של>, בחר את המסמכי! שתרצה להעתיק. 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= העתקה. 3 4 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הנבחרי, הנוכחיי, w הבא. 5 בתיבת הרשימה בחר ספרייה אליה יועתקו הקבצי,, לח= על ספריית היעד w הבא. 6 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 7 תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי להעתיק את המסמכי!. 8 לח= סיו, כדי להתחיל בהעתקת המסמכי!. העתקת קבוצת מסמכי, המופיעי, ברשימה בקוב 7 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 1 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= העתקה. 2 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הרשומי, בקוב 7. 3 4 הגדר את ש! הקוב= שמכיל את רשימת המסמכי! שתרצה להעתיק w לח= הבא. 5 א! הקוב= שהגדרת הוא קוב= יומ% מפעולה קודמת, תוכל ללחו= על בצע את התהלי; על שגיאות בלבד ותוכנת GroupWise תעבד רק מסמכי! שיצרו שגיאות במהל> העבודה הקוד!. 6 בתיבת הרשימה בחר ספרייה להעתקת מסמכי,, לח= על ספריית היעד w הבא. 7 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 8 תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי להעתיק את המסמכי!. 9 לח= סיו, כדי להתחיל בהעתקת המסמכי!. תוכל להגדיר קוב= טקסט כלשהו ASCII) או (ANSI לפעולת ההעתקה, כל עוד הקוב= מכיל רשימת מזהי מסמכי!. א! אתה יוצר קוב=, ודא שכל זיהוי מסמ> נמצא בתחילת השורה וכי יש רק מסמ> אחד בכל שורה. תוכל להגדיר קוב= שגיאות מפעולת העתקה קודמת כקוב= המקור. 206 ניהול קבוצות מסמכי!
העברת קבוצת מסמכי, תוכל להעביר קבוצת מסמכי! לספרייה אחרת בעזרת האש 8 פעולות מסמכי, גורפות. כדי להעביר קבוצת מסמכי!, צריכות להיות ל> הרשאות תצוגה ומחיקה עבור כל המסמכי! שתרצה להעביר, או תהיה חייב להיות הספר% של הספרייה הנבחרת. בנוס 8, צריכה להיות ל> הרשאת הוספה לספריית היעד. המסמכי! שתבחר עבור פעולת ההעברה יכולי! להיות מאוחסני! במספר רב של ספריות או סניפי דואר שוני!. GroupWise תעביר את כל הגרסאות של המסמכי! הנבחרי! ואת כל מאפייני המסמכי!, כולל פעילות המסמ> והשדות המותאמי! אישית. א! ספריית היעד לא מכילה שדה מותא! אחד או יותר שקיימי! בספריית המקור, GroupWise תעביר את ער> השדה המותא! ותאחס% אותו במסמ> בספרייה החדשה. אול!, הער> לא יוצג במאפייני מסמ; עד שמנהל% המערכת יוסי 8 את השדה המותא! לספריית היעד. הודעה למחברי, ולמשתמשי, אודות מסמכי, שהועברו למקו, אחר לאחר השלמת ההעברה, GroupWise שולחת אלי> הודעה שמכילה את רשימת המסמכי! המועברי!. בנוס 8, GroupWise שולחת לכל מחברי המסמכי! שהועברו הודעה המציגה את המיקו! החדש של המסמ>. א! משתמש מסוי! הוא מחבר של מספר מסמכי! מועברי!, ההודעה תכיל רשימה של כל המסמכי! שחיבר ואת המיקו! החדש שלה!. משתמשי! אחרי!, שאינ! מחברי המסמכי!, לא יקבלו הודעה על העברת המסמ>. בתו! תהלי> ההעברה, GroupWise מעדכנת באופ% אוטומטי את כל הפניות המסמכי! של המסמכי! שהועברו. אול!, א! הפניית מסמ> מצורפת להודעת דואר, GroupWise לא תעדכ% את ההפנייה. במקו! זאת, כאשר משתמש ילח= על הפניית המסמ>, תופיע הודעה שהמסמ> הועבר ויינת% המיקו! החדש של המסמ>. העברת קבוצת מסמכי, 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. ניהול קבוצות מסמכי! 207
2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= העברה. 3 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש בחיפוש/חיפוש מתקד, לבחירת המסמכי, w הבא. או 4 כדי לחפש ג! במאפייני המסמ> וג! בתוכנו, ודא שבתיבה הנפתחת הראשונה מופיע טקסט מלא, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. לח= על הרשימה הנפתחת טקסט מלא w לח= נושא כדי לחפש רק בנושא המסמ>, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. 5 ודא שנבחר מחבר והגדר את ש! או שמות המחברי! של המסמ> שברצונ> לאתר. 6 כדי לחפש רק מסמכי! שנוצרו או שנתקבלו בי% תאריכי! מסוימי!, סמ% את התיבה נוצר או נמסר בי 8, והגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. 7 בתיבת הרשימה חפש ב, לח= על הספריות בה% תרצה לחפש w לח= הבא. 8 בתיבת הרשימה בחר ספרייה אליה יועברו הקבצי,, לח= על ספריית היעד w הבא. 9 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שיועברו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. 208 ניהול קבוצות מסמכי!
כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 10 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 11 כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי להעביר את המסמכי!, תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה. 12 לח= סיו, כדי להתחיל בהעברת המסמכי!. העברה של קבוצת מסמכי, נבחרי, בתיבת הדואר ובתיקיות של>, בחר את המסמכי! שתרצה להעביר. 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= העברה. 3 4 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הנבחרי, הנוכחיי, w הבא. 5 ברשימה בחירת ספרייה אליה יועברו הקבצי,, לח= על ספריית היעד w הבא. 6 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 7 תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי להעביר את המסמכי!. 8 לח= סיו, כדי להתחיל בהעברת המסמכי!. ניהול קבוצות מסמכי! 209
העברת קבוצת מסמכי, בקוב 7 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 1 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= העברה. 2 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הרשומי, בקוב 7. 3 הגדר את ש! הקוב= שמכיל את רשימת המסמכי! שתרצה להעביר w לח= הבא. 4 א! הקוב= שהגדרת הוא קוב= יומ% מפעולה קודמת, תוכל ללחו= על בצע את התהלי; על שגיאות בלבד ותוכנת GroupWise תעבד רק מסמכי! שיצרו שגיאות במהל> העבודה הקוד!. 5 ברשימה בחירת ספרייה אליה יועברו הקבצי,, לח= על ספריית היעד w הבא. 6 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 7 תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי להעביר את המסמכי!. 8 לח= סיו, כדי להתחיל בהעברת המסמכי!. תוכל להגדיר קוב= טקסט כלשהו ASCII) או (ANSI לפעולת ההעברה, כל עוד הקוב= מכיל רשימת זיהויי מסמכי!. א! אתה יוצר קוב=, ודא שכל זיהוי מסמ> נמצא בתחילת השורה וכי יש רק מסמ> אחד בכל שורה. קוב= המקור יכול להיות ג! קוב= שגיאות מפעולת העברה קודמת. שינוי המאפייני, של קבוצת מסמכי, במסגרת ניהול מסמכי,GroupWise לעיתי! תצטר> לשנות את המאפייני! של מספר מסמכי! בעת ובעונה אחת. לדוגמה, א! עובד עוזב את החברה, אולי תצטר> להקצות את המסמכי! שלו לאד! אחר, או א! עובד חדש מצטר 8 לחברה, ייתכ% שתצטר> להקצות לו גישה למספר מסמכי!. תוכל להשתמש באפשרות שינוי מאפייני, של האש 8 פעולות מסמכי, גורפות, כדי לבצע סוגי פעולות אלה ביעילות (הקצאת מסמכי! מחדש, שינוי סוג המסמ>, וכיו"ב) על קבוצות מסמכי!. תוכל לשנות את הנושא, המחבר או סוג המסמ> של קבוצת מסמכי!. בנוס 8, תוכל לשנות את הער> של שדות מותאמי! כלשה! בספרייה. השדות שתוכל לשנות תלויי! במיקו! המסמכי! שתבחר לפעולת השינוי הגורפת. א! המסמכי! שתבחר מאוחסני! באותה ספרייה, תוכל לערו> את השינויי! ג! בשדות המערכת (נושא, מחבר וסוג מסמ>) וג! בשדות המותאמי!(אישית. א! המסמכי! שתבחר שמורי! בספריות שונות, תוכל לשנות רק את שדות המערכת. GroupWise כופה את המגבלה הזו מכיוו% שייתכ% שלספריות שתבחר יהיו שדות מותאמי! שוני!. 210 ניהול קבוצות מסמכי!
שינוי המאפייני, של קבוצת מסמכי, 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= שינוי מאפייני,. 3 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש בחיפוש/חיפוש מתקד, לבחירת המסמכי, w הבא. ניהול קבוצות מסמכי! 211
או 4 כדי לחפש ג! במאפייני המסמ> וג! בתוכנו, ודא שבתיבה הנפתחת הראשונה מופיע טקסט מלא, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. לח= על הרשימה הנפתחת טקסט מלא w לח= נושא כדי לחפש רק בנושא המסמ>, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. 5 ודא שנבחר מחבר והגדר את ש! או שמות המחברי! של המסמ> שברצונ> לאתר. 6 כדי לחפש רק מסמכי! שנוצרו או שנתקבלו בי% תאריכי! מסוימי!, סמ% את התיבה נוצר או נמסר בי 8, והגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. 7 לח= הבא. הגדר ערכי! חדשי! לשדות מאפייני מסמ> כלשה! w לח= הבא. 8 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שישתנו בהתבסס על 9 קריטריוני החיפוש שהגדרת. 212 ניהול קבוצות מסמכי!
כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 10 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי לשנות את המסמכי!. 11 לח= סיו, כדי להתחיל. שינוי המאפייני, של מסמכי, נבחרי, בתיבת הדואר ובתיקיות של>, בחר את המסמכי! בה! תרצה לשנות את המאפייני!. 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= שינוי מאפייני,. 3 4 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הנבחרי, הנוכחיי, w הבא. 5 הגדר ערכי! חדשי! לשדות מאפייני מסמ> כלשה! w לח= הבא. 6 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שישתנו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 7 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי לשנות את המסמכי!. 8 לח= סיו, כדי להתחיל. שינוי המאפייני, של קבוצת מסמכי, בקוב 7 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 1 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= שינוי מאפייני,. 2 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הרשומי, בקוב 7. 3 4 ציי% את ש! הקוב= המכיל את רשימת המסמכי! שאת מאפייניה! ברצונ> לשנות w לח= הבא. א! הקוב= שהגדרת הוא קוב= יומ% מפעולה קודמת, תוכל ללחו= על בצע את התהלי; על שגיאות בלבד ותוכנת GroupWise תעבד רק מסמכי! שיצרו שגיאות במהל> העבודה הקוד!. 5 הגדר ערכי! חדשי! בשדות מאפייני מסמ> כלשה! w לח= הבא. 6 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שישתנו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. ניהול קבוצות מסמכי! 213
7 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי לשנות את המסמכי!. 8 לח= סיו, כדי להתחיל. תוכל להגדיר קוב= טקסט כלשהו ASCII) או (ANSI כמקור לפעולת שינוי המאפייני!, כל עוד הקוב= מכיל רשימת זיהויי מסמכי!. א! אתה יוצר קוב=, ודא שכל זיהוי מסמ> נמצא בתחילת השורה וכי יש רק מסמ> אחד בכל שורה. קוב= המקור יכול להיות ג! קוב= שגיאות מפעולת שינוי מאפייני! קודמת. שינוי השיתו> עבור קבוצת מסמכי, תוכל להעניק, לשנות או לבטל הרשאות גישה של המשתמש לקבוצת מסמכי!. תוכל לעשות זאת בשתי דרכי!: תוכל לשנות את הרשאות המשתמש ברשימת השיתו 8 הקיימת של קבוצת המסמכי!, ותוכל ליצור רשימת שיתו 8 חדשה שתחלי 8 את רשימת השיתו 8 הקיימת עבור כל מסמ> בקבוצה. שינוי רשימת שיתו> קיימת א! תבחר הוספת משתמשי, חדשי, והרשאות חדשות למסמכי, הנבחרי,, תוכל להוסי 8, להסיר או לשנות את הרשאות המשתמש בקבוצת המסמכי! מבלי לשנות א 8 אחת מההרשאות שהענקת למשתמשי! האחרי!. לדוגמה, תוכל להעניק לעובד החדש הרשאות לכל מסמכי הרשאות העובדי! שבספרייה. פעולה זו מוסיפה עובד חדש לרשימת השיתו> של כל מסמ> ברשימה, אול! לא משנה את ההרשאות של א 8 אחד מהעובדי! האחרי!. א! למשתמש שתרצה להוסי 8 יש כבר הרשאות במסמ> אחד או יותר בקבוצה, ההרשאות שתגדיר באש 8 יחליפו כל הרשאות קודמות שהיו למשתמש במסמכי!, א> לא יגרעו מ% ההרשאות שכבר הוקצו לו. לדוגמה, נניח שלמשתמש מסוי! יש הרשאות תצוגה בקבוצת מסמכי! שכוללת את מסמ> א', אול! למשתמש יש כבר הרשאות תצוגה ועריכה במסמ> א'. במקרה זה, GroupWise תעניק למשתמש הרשאות תצוגה בכל המסמכי! בקבוצה, כולל מסמ> א', אול! GroupWise לא תסיר את הרשאת העריכה שהיתה למשתמש במסמ> א'. החלפת רשימת שיתו> קיימת ברשימת שיתו> חדשה א! תבחר החלפת רשימות שיתו> עבור המסמכי, הנבחרי,, תיצור רשימת שיתו 8 חדשה עבור כל אחד מהמסמכי! הנבחרי!. רשימת שיתו 8 חדשה זו תחלי 8 את הרשימה הקיימת, ורק למשתמשי! המופיעי! ברשימה החדשה יהיו הרשאות במסמכי! הנבחרי!. 214 ניהול קבוצות מסמכי!
שינוי הרשאות השיתו> עבור קבוצת מסמכי, 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= שינוי שיתו>. 3 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש בחיפוש/חיפוש מתקד, לבחירת מסמכי, w הבא. 4 כדי לחפש ג! במאפייני המסמ> וג! בתוכנו, ודא שבתיבה הנפתחת הראשונה מופיע טקסט מלא, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. או לח= על הרשימה הנפתחת טקסט מלא w לח= נושא כדי לחפש רק בנושא המסמ>, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. ניהול קבוצות מסמכי! 215
5 ודא שנבחר מחבר והגדר את ש! או שמות המחברי! של המסמ> שברצונ> לאתר. 6 כדי לחפש רק מסמכי! שנוצרו או נתקבלו בי% תאריכי! מסוימי!, סמ% את התיבה נוצר או נמסר בי 8, והגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. 7 בתיבת הרשימה חפש ב, לח= על הספריות בה% תרצה לחפש w לח= הבא. או 8 לח= הוספת משתמשי, חדשי, וזכויות חדשות למסמכי, הנבחרי, כדי לשנות את רשימות השיתו 8 של כל מסמ> בקבוצה. לח= החלפת רשימות שיתו> עבור המסמכי, הנבחרי,, כדי ליצור רשימת שיתו 8 חדשה שתחלי 8 את רשימת השיתו 8 הקיימת של כל מסמ> בקבוצה. 9 בתיבת הטקסט ש,, הקלד את ש! המשתמש עבורו תרצה לשנות את השיתו 8 w לח= הוספת משתמש. 10 ברשימת השיתו 8, לח= על ש! המשתמש שאת הרשאות השיתו 8 שלו תרצה לשנות. 11 בתיבת הקבוצה זכויות עבור כל הגרסאות, לח= על ההרשאות שתרצה להעניק למשתמש בכל קבוצת המסמכי! הנבחרי!. 12 א! תרצה להגדיר הרשאות שיתו 8 לגרסאות מסוימות, לח= אבטחת רמת גרסה, הגדר את ההרשאות לכל גרסה w לח= אישור. 13 לח= הבא. 14 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שישתנו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. 216 ניהול קבוצות מסמכי!
כדי לבטל את התצוגה המקדימה, נית% ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 15 הגדר את הספרייה שבה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי לשנות את המסמכי!. 16 לח= סיו, כדי להתחיל בשינוי הרשאות השיתו 8 של המסמכי!. שינוי הרשאות שיתו> עבור מסמכי, נבחרי, 1 בתיבת הדואר ובתיקיות של>, בחר את המסמכי! בה! תרצה לשנות את הרשאות השיתו 8. לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= שינוי שיתו>. 3 4 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הנבחרי, הנוכחיי, w הבא. 5 לח= הוספת משתמשי, חדשי, וזכויות חדשות למסמכי, הנבחרי, כדי לשנות את רשימות השיתו 8 של כל מסמ> בקבוצה. או לח= החלפת רשימות שיתו> עבור המסמכי, הנבחרי,, כדי ליצור רשימת שיתו 8 חדשה שתחלי 8 את רשימת השיתו 8 הקיימת של כל מסמ> בקבוצה. 6 בתיבת הטקסט ש,, הקלד את ש! המשתמש עבורו תרצה לשנות את השיתו 8 w לח= הוספת משתמש. 7 ברשימת השיתו 8, לח= על ש! המשתמש שאת הרשאות השיתו 8 שלו תרצה לשנות. 8 בתיבת הקבוצה זכויות עבור כל הגרסאות, לח= על ההרשאות שתרצה להעניק למשתמש בכל קבוצת המסמכי! הנבחרי!. 9 א! תרצה להגדיר הרשאות שיתו 8 לגרסאות מסוימות, לח= אבטחת גרסה, הגדר את ההרשאות לכל גרסה w לח= אישור. 10 לח= הבא. ניהול קבוצות מסמכי! 217
11 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שישתנו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 12 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי לשנות את המסמכי!. 13 לח= סיו, כדי להתחיל. שינוי הרשאות שיתו> עבור מסמכי, בקוב 7 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 1 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= שינוי שיתו>. 2 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הרשומי, בקוב 7. 3 4 הגדר את ש! הקוב= שמכיל את רשימת המסמכי! לה! תרצה לשנות הרשאות שיתו 8 w לח= הבא. א! הקוב= שהגדרת הוא קוב= יומ% מפעולה קודמת, תוכל ללחו= על עיבוד שגיאות בלבד ותוכנת GroupWise תעבד רק מסמכי! שיצרו שגיאות במהל> העבודה הקוד!. 5 לח= הוספת משתמשי, חדשי, וזכויות חדשות למסמכי, הנבחרי, כדי לשנות את רשימות השיתו 8 של כל מסמ> בקבוצה. או לח= החלפת רשימות שיתו> עבור המסמכי, הנבחרי,, כדי ליצור רשימת שיתו 8 חדשה שתחלי 8 את רשימת השיתו 8 הקיימת של כל מסמ> בקבוצה. 6 בתיבת הטקסט ש,, הקלד את ש! המשתמש עבורו תרצה לשנות את השיתו 8 w לח= הוספת משתמש. 7 ברשימת השיתו 8, לח= על ש! המשתמש שאת הרשאות השיתו 8 שלו תרצה לשנות. 8 בתיבת הקבוצה זכויות עבור כל הגרסאות, לח= על ההרשאות שתרצה להעניק למשתמש בכל קבוצת המסמכי! הנבחרי!. 9 כדי להגדיר הרשאות שיתו 8 לגרסאות מסוימות, לח= אבטחת גרסה, הגדר את ההרשאות לכל גרסה w לח= אישור. 10 לח= הבא. 11 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שישתנו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 12 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי לשנות את המסמכי!. 13 לח= סיו, כדי להתחיל. 218 ניהול קבוצות מסמכי!
מחיקת קבוצת מסמכי, תוכל למחוק קבוצת מסמכי! בעזרת האש 8 פעולות מסמכי, גורפות. כדי למחוק קבוצת מסמכי!, צריכות להיות ל> הרשאות מחיקה עבור כל המסמכי!, או להיות הספר% של הספרייה הנבחרת. בנוס 8, צריכה להיות ל> הרשאת מחיקה בספרייה ממנה תרצה להסיר את המסמכי!. כאשר תמחק קבוצת מסמכי!, יימחקו כל גרסאות המסמכי!. אול!, יומני רישו! הפעילות של המסמכי! הנמחקי! לא יימחקו. הפניות מסמכי! הפונות למסמכי! שנמחקו לא יעודכנו. א! תלח= על הפניית מסמ> של מסמ> שנמחק, תופיע הודעה שהמסמ> נמחק. מחיקת קבוצת מסמכי, 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= מחיקה. 3 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש בחיפוש/חיפוש מתקד, לבחירת מסמכי, w הבא. ניהול קבוצות מסמכי! 219
או 4 כדי לחפש ג! במאפייני המסמ> וג! בתוכנו, ודא שבתיבה הנפתחת הראשונה מופיע טקסט מלא, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. לח= על הרשימה הנפתחת טקסט מלא w לח= נושא כדי לחפש רק בנושא המסמ>, והקלד את הטקסט שברצונ> לאתר. 5 ודא שנבחר מחבר והגדר את ש! או שמות המחברי! של המסמ> שברצונ> לאתר. 6 כדי לחפש רק מסמכי! שנוצרו או שנתקבלו בי% תאריכי! מסוימי!, סמ% את התיבה נוצר או נמסר בי 8, והגדר את תארי> ההתחלה והסיו!. 7 בתיבת הרשימה חפש ב, לח= על הספריות בה% תרצה לחפש w לח= הבא. 8 לח= תצוגה מקדימה, כדי לראות דוגמה של המסמכי! שיימחקו בהתבסס על קריטריוני החיפוש שהגדרת. 9 כדי לבטל את התצוגה המקדימה, תוכל ללחו= סגירה בכל עת בתיבת הדו(שיח תוצאות חיפוש. 10 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 220 ניהול קבוצות מסמכי!
11 כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי להעתיק את המסמכי!, תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה. 12 לח= סיו, כדי להתחיל במחיקת המסמכי!. כדי למחוק קבוצת מסמכי!, צריכות להיות ל> הרשאות מחיקה של כל המסמכי! והרשאות מחיקה בספרייה, או הרשאות ניהול ותהיה חייב להיות הספר% של הספרייה. מחיקת קבוצת מסמכי, נבחרי, בתיבת הדואר ובתיקיות של>, בחר את המסמכי! שתרצה למחוק. 1 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 2 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= מחיקה. 3 4 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הנבחרי, הנוכחיי, w הבא. 5 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 6 תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי למחוק את המסמכי!. 7 לח= סיו, כדי להתחיל. מחיקת קבוצת מסמכי, הרשומי, בקוב 7 לח= כלי, w פעולות מסמכי, גורפות. 1 בתיבת הקבוצה פעולה, לח= מחיקה. 2 בתיבת הקבוצה שיטת בחירה, לח= שימוש במסמכי, הרשומי, בקוב 7. 3 4 הגדר את ש! הקוב= שמכיל את רשימת המסמכי! שתרצה למחוק w לח= הבא. 5 א! הקוב= שהגדרת הוא קוב= יומ% מפעולה קודמת, תוכל ללחו= על בצע את התהלי; על שגיאות בלבד ותוכנת GroupWise תעבד רק מסמכי! שיצרו שגיאות במהל> העבודה הקוד!. 6 הגדר את הספרייה בה תרצה לשמור את קוב= יומ% הפעילות. 7 תוכל ללחו= על צור קוב 7 יומ 8 מבלי לבצע בפועל את הפעולה, כדי לראות את תוצאת הפעולה מבלי למחוק את המסמכי!. 8 לח= סיו, כדי להתחיל במחיקת המסמכי!. כדי למחוק קבוצת מסמכי!, צריכות להיות ל> הרשאות מחיקה של כל המסמכי! והרשאות מחיקה בספרייה, או הרשאות ניהול ותהיה חייב להיות הספר% של הספרייה. ניהול קבוצות מסמכי! 221
תצוגת מסמכי! כאשר הרשת או GroupWise אינ% זמינות לאחר שערכת וסגרת מסמ> או מסמכי! בתיבת הדואר הראשית של>, תוכל להורות למערכת להציב עותק של כל מסמ> שערכת בספרייה המיועדת לעבודה מרחוק. תכונה זו נקראת הדהוד מסמכי,. כאשר הרשת, ספריית GroupWise או סני 8 דואר של GroupWise אינ! זמיני!, תוכל לפתוח את המסמכי! העדכניי! ביותר של> בגישה מרחוק ולעבוד בה!. יתרו% נוס 8 של הדהוד המסמכי! הוא שהוא מאפשר לחסו> את זמ% הורדת המסמכי! בזמ% הרצת גישה מרחוק.(Remote) א! הותקנה במחשב גרסת תחנת עבודה של,GroupWise יהיה עלי> להתחבר לרשת כדי להשתמש בהדהוד המסמכי!. א! יש ל> גרסה רגילה (מקומית) של GroupWise לא תהיה חייב להתחבר לרשת. כדי שהדהוד המסמכי! יעבוד, במחשב של> צריכה להיות מותקנת תיבת דואר לעבודה מרחוק. הדהוד המסמכי! יתבצע בכל פע! שתסגור מסמ> ובכל פע! שתכניס מסמ> לתיבת הדואר הראשית של>. הפניית המסמ> של המסמ> תתווס 8 לתיקייה מסמכי, שבתיבת הדואר לעבודה מרחוק. נית% להסיר קבצי! מיותרי! התופסי! נפח דיסק בעזרת ניהול נפח דיסק מרחוק. הדהוד המסמכי! אינו מתבצע כאשר סוגרי! או מחזירי! מסמכי! בתיבת הדואר לעבודה מרחוק. לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 1 לח= על הכרטיסייה כללי. 2 לח= הפעל הדהוד מסמכי, לתיבת עבודה מרחוק של w GroupWise לח= אישור. 3 א! תתבקש, הקלד את סיסמת תיבת הדואר הראשית של>. 4 5 א! תתבקש, הגדר את הנתיב בו תרצה ליצור את תיבת הדואר לעבודה מרחוק במחשב של> w לח= הבא. 6 בחר את מספרי הטלפו% של השער דרכו תתחבר אל GroupWise כאשר תעבוד מרחוק w לח= סיו,. 222 תצוגת מסמכי! כאשר הרשת או GroupWise אינ% זמינות
7 א! אתה מפעיל גרסת תחנת עבודה של,GroupWise תתבקש להתקי% עותק מקומי. א! תלח= כ 8, GroupWise תיסגר וההתקנה (setup) תתחיל. עבוד לפי ההנחיות כדי להתקי% גרסה רגילה. אי% זה משנה א! תעבוד בגרסת תחנת עבודה או בגרסה רגילה של,GroupWise הדהוד המסמכי! אל תיבת הדואר לעבודה מרחוק יתבצע בכל מקרה. יחד ע! זאת, א! הרשת אינה זמינה, תזדקק לגרסה רגילה כדי לגשת למסמכי!. 8 ערו> את המסמכי! שתרצה להעתיק (להדהד) אל הספרייה לעבודה מרחוק. 9 עבוד מרחוק כאשר סני 8 דואר של,GroupWise הספרייה של GroupWise או הרשת אינ! זמיני!. 10 לח= על הפניית מסמ> בתיקייה מסמכי,. א! תחבר את המחשב הנישא של> לרשת ותפעיל את הדהוד המסמכי! לפני תחילת עריכת המסמכי!, תוכל לצאת למסעות עסקי! בקלות ע! המסמכי! העדכניי! של>. המסמכי! מהודהדי! בכל פע! שתסגור או תכניס מסמ> לתיבת הדואר הראשית של>. המסמ> מועתק לספרייה המרוחקת, והפניית המסמ> תתווס 8 לתיקייה מסמכי, שבתיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. כדי שהדהוד המסמכי! יעבוד, צריכה להיות במחשב של> תיבת דואר לעבודה מרחוק. כאשר תיצור תיבת דואר לעבודה מרחוק בצעד 5 לעיל, תיווצר רק תיבת דואר בסיסית לעבודה מרחוק. א! תרצה להוריד תיקיות ופריטי! מסוימי! לתיבת הדואר לעבודה מרחוק תוכל להרי= מאוחר יותר את צא לדר;. הדהוד מסמכי! אינו מתבצע כאשר סוגרי! מסמכי! או מחזירי! אות! לתיבת הדואר לעבודה מרחוק תוכל להסיר קבצי! מיותרי! התופסי! נפח דיסק בעזרת ניהול נפח דיסק מרחוק. תצוגת מסמכי! כאשר הרשת או GroupWise אינ% זמינות 223
שילוב GroupWise ע! היישומי! שברשות> אפשרות השילוב של GroupWise מאפשרת ל> לקשר את היישומי! של> לתיבת הדואר של.GroupWise ביישו! משולב, תוכל לראות מסמכי! שנמצאי! בתיבת הדואר או בתיקיות כאשר תבחר את הפקודה פתיחה של היישו!. בנוס 8, תוכל לשמור מסמ> כגרסה חדשה בעזרת הפקודה שמירה בש, של היישו!. השילוב מאפשר ל> ליצור, לערו> ולשמור מסמכי GroupWise מתו> היישומי! של>. Open Document יכולה לשלב את היישומי! באחת משתי דרכי!: בעזרת GroupWise (ODMA) Management API שמספק היישו! או בעזרת מקרו שילוב נקודה(לנקודה. GroupWise מספקת פקודות מקרו לשילוב נקודה לנקודה עבור, Excel 95,Word 7 וג!,Excel 97 א> כל אד! יכול ליצור מקרו לשילוב נקודה לנקודה. תוכל לשלב את,Binder 97,PowerPoint 97 כולל,Word 97,ODMA בכל היישומי! תואמי GroupWise,Corel Presentations 8,Corel Presentations 7,WordPerfect 8,WordPerfect 7,Word Pro,Quattro Pro 7 וג!.Quattro Pro 8 (רשימה זו מכילה את היישומי! התואמי! כעת לתק% ODMA והיא תשתנה ככל שתק% ODMA יופעל ביישומי! רבי! יותר). שילוב יישומי, בעת ההתקנה (Setup) א! תוכנת ההתקנה מזהה יישו! תוא!,ODMA כגו%,Microsoft Word,WordPerfect או Excel המותק% כהלכה, היא תבקש ממ> לציי% הא! תרצה שילוב של GroupWise ע! היישו!. א! תשלב את היישומי! של> ואחרי כ% תרצה לבטל את השילוב, תוכל לבטל אותו דר> תיבת הדו(שיח הגדרת מסמכי,. שילוב יישומי, אחרי הגדרות ההתקנה הראשוניות (Setup) א! היישומי! של> תואמי ODMA או א! יש לה! פקודות מקרו לשילוב נקודה לנקודה, GroupWise תבקש ממ> במהל> ההתקנה להפעיל את השילוב. אול!, א! לא תפעיל את השילוב במהל> ההתקנה, ומאוחר יותר תרצה להשתמש בשילוב, תהיה חייב להפעיל שוב את ההתקנה כדי להתקי% את השילוב. לאחר הרצת ההתקנה, תוכל להפעיל את השילוב או לבטל אותו עבור כל יישו! דר> הכרטיסייה שילובי, שבתיבת הדו(שיח הגדרת מסמכי,. לאחר אפשור השילוב עבור היישומי!, תוכל להפעיל ולהפסיק אותו בכל עת. הפסקת השילוב תוכל להפעיל את השילוב עבור יישו! אחד או עבור כל היישומי!. כאשר תפסיק את השילובי!, היישומי! של> יעבדו כיישומי! לא משולבי! ומערכת GroupWise לא תוכל לנטר מתי תפתח יישומי! ותשמור אות!. כתוצאה מכ>, כל המסמכי! יוחזרו לספרייה כאשר תסגור את היישו!, ולא כאשר תסגור את המסמ>. 224 שילוב GroupWise ע! היישומי! שברשות:
הפסקת השילוב עבור כל היישומי, שברשות; 1 לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 2 לח= על הכרטיסייה שילובי,. 3 בטל את הסימו% בתיבה אפשר שילובי, w אישור. הפסקת השילוב עבור יישו, מסוי, לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 1 לח= על הכרטיסייה שילובי,. 2 ודא שתיבת הסימו% אפשר שילובי, לא מסומנת. 3 4 בתיבת הרשימה יישומי, רשומי,, לח= על היישו! עבורו תרצה לבטל את השילוב. 5 לח= מופסק w אישור. כאשר השילוב מופסק עבור יישו! מסוי!, לא מוצג טקסט מימי% לש! היישו! בתיבת הרשימה יישומי, רשומי,. הפעלת השילוב תוכל להפעיל את השילוב עבור יישו! אחד או עבור כל היישומי! המתאימי!. לפני שתפעיל את השילוב, אמת כי היישו! תוא! תק% ODMA או כי יש לו מקרו לשילוב נקודה לנקודה. רשימת היישומי! בכרטיסייה שילובי, מראה את כל היישומי! הרשומי! במחשב של>. זו אינה רשימה של יישומי! תואמי.ODMA זוהי רשימה של יישומי! רשומי!. א! תבחר יישו! שאינו תוא! ODMA ותנסה להפעיל את השילוב, GroupWise תציג הודעת אזהרה שהיישו! אינו תוא!.ODMA א! תמשי> ותרשו! יישו! שאינו תוא!,ODMA השילוב לא יפעל עבור היישו! הזה. שילוב GroupWise ע! היישומי! שברשות: 225
א! ליישו! עבורו הפעלת את השילוב יש שני קובצי הרצה (לדוגמה,,(WordPerfect תהיה חייב לציי% א! ש! קוב= ההרצה הראשי (לדוגמה WPWIN.EXE עבור (WordPerfect בכרטיסייה קובצי הרצה של שילובי, מתקדמי,). GroupWise תפעיל את קוב= ההרצה שתציי% והוא יפעיל את היישו!. הפעלת השילוב עבור כל היישומי, שברשות; 1 לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 2 לח= על הכרטיסייה שילובי,. 3 סמ% את תיבת הסימו% אפשר שילובי, w אישור. פעולה זו מפעילה את השילוב עבור כל היישומי! המשולבי! של>. אי% לפעולה כל השפעה על יישומי! לא משולבי!. הפעלת השילוב עבור יישו, מסוי, לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 1 לח= על הכרטיסייה שילובי,. 2 סמ% את תיבת הסימו% אפשר שילובי,. 3 4 בתיבת הרשימה יישומי, רשומי,, סמ% את היישו! עבורו תרצה להפעיל את השילוב. 5 לח= מופעל w אישור. שימוש ביישומי, לא משולבי, א! אתה משתמש ביישומי! שאינ! ניתני! לשילוב (רוב יישומי חלונות, 3.1 DOS MS וכ% יישומי חלונות 95 רבי! נמני! על קבוצה זו), לא תוכל לשלב את GroupWise ע! יישומי>. שי! לב: משמעות הדבר איננה שלא נית% יהיה להשתמש ביישומי! אלה ע! מסמכי,GroupWise אלא שלא נית% יהיה לנצל את מאפייני הפתיחה והשמירה המשולבי!. דר> הכרטיסייה לא משולב הממוקמת באפשרויות שילובי, מתקדמי, נית% להורות ל( GroupWise להציג (או שלא להציג) הודעת אזהרה, א! יאבד קשר כלשהו ע! יישו! לא משולב. הודעה זו נועדה להזכיר למשתמש כי יש להחזיר את המסמכי! לספרייה באופ% ידני. כמו(כ% נית% לקבוע מש> זמ% (הנמדד בדר> כלל בשניות) שבו תמתי% GroupWise עד לפתיחת היישומי! הלא משולבי!. הפעלה או הפסקה של הודעת האזהרה על דבר יישומי, לא משולבי, כדי להפעיל או להפסיק את האזהרה על יישומי! לא משולבי!, GroupWise מציגה הודעת אזהרה כאשר היא מאבדת את הקשר ע! היישו!. ההודעה מזכירה ל> להחזיר את המסמ> לספרייה באופ% ידני. 226 שילוב GroupWise ע! היישומי! שברשות:
1 לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 2 לח= על הכרטיסייה שילובי, w לח= מתקד, w לח= על הכרטיסייה לא משולב. או כדי לבטל את הודעת האזהרה, הסר את הסימו% מתיבת הסימו% הצג הודעה. הגדרת מש; הזמ 8 שתמתי 8 GroupWise עד לפתיחת יישו, לא משולב GroupWise ממתינה את מספר השניות המצוי% כדי שהיישו! הלא משולב ייפתח. א! GroupWise לא מזהה שהיישו! נפתח, GroupWise תאבד את הקשר ע! המסמ> עקב גמר(זמ%, והמשמעות היא שתוכנת GroupWise לא תוכל להחזיר את המסמ> לספרייה. א! יש ל> יישו! שנפתח לאט מאוד, תוכל להגדיל את מרווח ההשהייה כדי למנוע גמר(זמ% של GroupWise לפני פתיחת היישו!. לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 1 לח= על הכרטיסייה שילובי,. 2 3 בתיבת הרשימה יישומי, רשומי,, לח= על היישו! עבורו תרצה להגדיר מרווח השהייה. 4 לח= מתקד, w לח= על הכרטיסייה לא משולב. 5 לח= יישו, זה כדי להחיל את מרווח ההשהייה על היישו! הנבחר. או לח= ברירת מחדל עבור כל היישומי,, כדי להחיל את מרווח ההשהייה עבור כל היישומי! הלא משולבי!. 6 בתיבת הטקסט זמ 8 המתנה עד לאיתור יישו,, הקלד את מספר השניות שתוכנת GroupWise צריכה להמתי% עד שהיישו! ייפתח. 7 לח= אישור. שילוב GroupWise ע! היישומי! שברשות: 227
החזרת מסמכי! לספרייה בדר> כלל מתבצעות פעולות שגרתיות כגו% פתיחת מסמ>, עריכה ושמירה בספרייה ללא כל תקלה. ע! זאת, במקרה של תקלה כגו% הפסקת חשמל או נפילת רשת, עלול לקרות ש( GroupWise אינה מצליחה להעתיק את המסמ> בחזרה לספרייה (תקלה כזו עלולה להתרחש ג! א! יוצאי! מ( GroupWise כאשר המסמ> עדיי% פתוח ביישו!, או כאשר יוצאי! מתוכנת GroupWise לפני סגירת יישו! שאינו משולב). במקרי! כאלה תאגור GroupWise את המסמ> (כולל השינויי! שבוצעו בו) בספרייה ארעית. המסמ> יישאר בספרייה הארעית עד שהמשתמש יחזיר אותו לספרייה. ע! זאת, כל עוד נמצא המסמ> בספרייה הארעית, הוא נותר במצב פתוח ואיש (ג! לא אתה) אינו יכול לפתוח אותו או לבצע בו שינויי עריכה כלשה!. א! מסמ> נמצא במצב פתוח בספרייה הארעית, קיימות שתי דרכי! שבה% נית% להחזירו לספרייתו המקורית ולשנות את מצבו: נית% להשתמש באפשרות איפוס מצב המסמ;, או להשתמש בתיבת הדו(שיח מסמכי, שלא הוחזרו. שימוש באיפוס מצב המסמ; איפוס מצב המסמ; זמינה בכל פע! שתלח= באמצעות לחצ% העכבר הימני על הפניית מסמ> בתיבת הדואר או בתיקיות של>. תוכל להשתמש באפשרות זו כדי להחזיר את המסמ> מיידית לספרייה. כאשר תעשה זאת, תוכל להגדיר הא! תרצה שתוכנת GroupWise תחלי 8 את המסמ> שבספרייה במסמ> שבספרייה הארעית. א! תרצה שתוכנת GroupWise תעדכ% את המסמ>, GroupWise תוציא את המסמ> מהספרייה הארעית, תערו> את השינויי! במסמ> שבספרייה ותעביר את המסמ> למצב זמי 8. א! לא תרצה שתוכנת GroupWise תעדכ% את המסמ>, GroupWise תמחק את המסמ> מהספרייה הארעית ותעביר את המסמ> למצב זמי 8. החזרת מסמ; לספרייה וסימונו כזמי 8 בתיבת הדואר או בתיקייה, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על הפניית המסמ>. 1 לח= איפוס מצב המסמ;. 2 3 ודא שבחרת ג! את סימו 8 המסמ; כזמי 8 וג! את החזרת מסמ; לספרייה w אישור. 228 החזרת מסמכי! לספרייה
סימו 8 מסמ; כזמי 8 בלבד בתיבת הדואר או בתיקייה, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על הפניית מסמ>. 1 לח= איפוס מצב מסמ;. 2 לח= סימו 8 המסמ; כזמי 8. 3 ודא שלא סומנה התיבה החזרת מסמ; לספרייה. 4 לח= אישור. 5 פעולה זו משנה את מצב המסמ> בספרייה וגורמת שהמסמ> יהיה זמי%. אול!, הפעולה לא מעדכנת את המסמ> בספרייה בשינויי! שערכת כאשר המסמ> היה פתוח. שימוש באיפוס מצב מסמ; בעבודה מרחוק כאשר תשתמש באפשרות איפוס מצב המסמ; בתיבת הדואר לעבודה מרחוק של>, תוכל להגדיר הא! להחזיר את המסמ> לספרייה הראשית. בטל את המצב בשימוש באמצעות האפשרות סימו 8 המסמ; כזמי 8 בספרייה הראשית וכדי שהמסמ> יהיה זמי% בספרייה הראשית מבלי לעדכ% את המסמ>. בספרייה לעבודה מרחוק, לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על הפניית מסמ>. 1 לח= איפוס מצב המסמ;. 2 או 3 כדי שהמסמ> יהיה זמי% מבלי לעדכ% את המסמ> בספרייה המרוחקת, לח= סימו 8 המסמ; כזמי 8 בספריית עבודה מרחוק. כדי שהמסמ> יהיה זמי% ולעדכ% את המסמ> בספרייה המרוחקת, לח= סימו 8 המסמ; כזמי 8 בספריית עבודה מרחוק w לח= החזרת המסמ; לספריית עבודה מרחוק. 4 כדי לשנות את מצב המסמ> ממצב בשימוש למצב זמי% בספרייה הראשית, לח= סימו 8 המסמ; כזמי 8 בספרייה הראשית. החזרת מסמכי! לספרייה 229
שימוש בתיבת הדו 6 שיח "מסמכי, שלא הוחזרו" כאשר תפעיל את GroupWise או תצא ממנה, GroupWise תבדוק את קוב= מערכת הרישו! כדי לבדוק שאי% קבצי! פתוחי! בספרייה הארעית. א! קיימי! בה קבצי! פתוחי!, GroupWise תרשו! את כל המסמכי! בתיבת הדו(שיח מסמכי, שלא הוחזרו. (שלא כמו האפשרות איפוס מצב המסמ;, אי% דר> ידנית להגיע לתיבת הדו(שיח מסמכי, שלא הוחזרו). בנקודה זו, תוכל ללחו= על תיבת הסימו% כדי לבחור כל אחד מהמסמכי! (ברירת המחדל קובעת כי כל התיבות מסומנות) שתרצה להחזיר לספרייה, ולבקש מתוכנת GroupWise להחזיר אות!. כמו(כ% נית% לעבור ליישו! שבו יצרת את המסמ> ולהחזיר אותו בעצמ> (על ידי שמירת המסמ> או סגירתו). א! תעבור ליישו! משולב, סגירת המסמ> מחזירה אותו לספרייה. א! תעבור ליישו! לא משולב, תהיה חייב לסגור את היישו! כדי להחזיר את המסמ> לספרייה. 230 החזרת מסמכי! לספרייה
החלפת מסמ> בקוב= גיבוי נית% להחלי 8 מסמ> בספרייה בקוב= שתאחזר ממערכת גיבוי או בכל קוב= אחר. תכונה זו שימושית א! המסמכי! נהרסי! עקב תקלת מחשב, תקלת רשת ועוד. כדי לעשות זאת, אתה חייב להיות ספר% של ספריית GroupWise בה נמצא המסמ>, או ספר% של ספריית GroupWise כלשהי ובעל הרשאות עריכה במסמ>. א! יש לשחזר קוב= ממערכת גיבוי ואינ> בטוח איזה קוב= לשחזר, תוכל לראות רשימה של כל שמות קובצי blob שהוקצו אי פע! לגרסת המסמ> הזו. כדי לשחזר קוב= מגיבוי, עבוד לפי הוראות תוכנת הגיבוי הרגילה של>. אחרי כ% תוכל להחלי 8 את המסמ> ההרוס בקוב= המשוחזר במערכת GroupWise בעזרת הפונקציה החל> מסמ; בגיבוי. תוכל להשתמש במאפיי% זה בעבודה מרחוק רק א! הורדת את המסמ> וסימנת אותו במצב בשימוש. לח= על הפניית מסמ>. 1 לח= כלי, w החל> מסמ; בגיבוי. 2 או 3 במידת הצור>, תוכל לראות רשימה של כל שמות קובצי blob שהוקצו אי פע! לגרסת המסמ> הזו ולהחליט איזה קוב= יש לשחזר מקובצי הגיבוי. דלג לצעד 6. 4 במידת הצור>, סגור את.GroupWise שחזר את הקוב= בעזרת תוכנת גיבוי רגילה. החלפת מסמ: בקוב; גיבוי 231
5 הפעל את GroupWise וחזור על הצעדי! 1 ו 2. 6 הגדר את הנתיב וש! הקוב= של הקוב= שיחלי 8 את המסמ>. כדי להחלי 8 מסמ>, אתה חייב להיות ספר% של ספריית GroupWise בה נמצא המסמ>, או ספר% של ספריית GroupWise כלשהי ובעל הרשאות עריכה במסמ>. השתמש במאפיי% זה כאשר הקבצי! נהרסי! עקב תקלות מערכת ובעיות אחרות. תוכל להשתמש במאפיי% זה בעבודה מרחוק רק א! המסמ> הורד וסומ% בשימוש. 232 החלפת מסמ: בקוב; גיבוי
שימוש בGroupWise6 מחו 7 למשרד החלפת מסמ: בקוב; גיבוי 233
עבודה מרחוק ע! GroupWise סקירה כללית תוכנת GroupWise Remote היא תוכנת העבודה מרחוק של.GroupWise תוכנה זו מאפשרת למשתמש לגשת אל תיבת הדואר שלו ולבצע מרחוק פעולות שונות, כגו% משלוח וקבלה של דואר. תיבת הדואר הראשית ותיבת הדואר להפעלה מרחוק כדי להשתמש בתוכנת GroupWise בעת שאתה נמצא מחו= למשרד, חייבת להיות ל> כבר תיבת דואר, שנקראת תיבת דואר ראשית במערכת GroupWise הראשית של>. למעשה, אתה מבצע אחזור עותק של תיבת הדואר הראשית של>. עותק זה נקרא תיבת דואר לעבודה מרחוק. תוכנת העבודה מרחוק (Remote) מעבירה מידע בי% תיבת הדואר הראשית לבי% תיבת הדואר שבמחשב המרוחק. כאשר תעבוד ע! GroupWise במשרד, תיבת הדואר שעמה אתה עובד היא תיבת הדואר הראשית. אול! כאשר תעבוד ע! GroupWise בעבודה מרחוק, תיבת הדואר שתפתח היא תיבת הדואר המיועדת לעבודה מרחוק, המכונה באנגלית.Remote Mailbox כאשר אתה שולח פריט מתיבת הדואר לעבודה מרחוק של>, תשלח תוכנת העבודה מרחוק את הפריט בפע! הבאה שתתחבר אל מערכת GroupWise הראשית של>. מכא%, GroupWise מפיצה את הפריט לנמעני!. כאשר מישהו במערכת GroupWise הראשית של> שולח פריט כלשהו אלי>, הפריט נמסר לתיבת הדואר הראשית של>. אחרי כ% תאחזר את הפריט אל תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> בעזרת הפעלה מרחוק. משלוח פריטי, ואחזור פריטי, בכל פע! שאתה מבצע פעולה כלשהי המחייבת שליחת מידע אל תיבת הדואר הראשית של> (כגו% משלוח דואר), תוכנת העבודה מרחוק מייצרת דרישה. לדוגמה, דרישות נוצרות בכל פע! שאתה מבצע אחת מהפעולות הבאות: שליחה, העברה או מענה לפריט יצירת פריט, תיקייה, קבוצה או כלל פרטיי! פתיחה, מחיקה, משיכת פריט בחזרה או ביטול מחיקה של פריט או ריקו% סל המיחזור דרישה להורדת פריטי!, תיקיות וכדומה מתיבת הדואר הראשית של> העברת פריט לתיקייה או מתיקייה שינוי, הפעלה או הפסקת הפעלה של כלל מחיקת תיקייה או כלל כל הדרישות נרשמות בתיבת הדו(שיח דרישות אל תיבת הדואר הראשית בהמתנה. כאשר אתה מתחבר למערכת,GroupWise הדרישות הרשומות נשלחות לתיבת הדואר הראשית של>. לדוגמה, א! ביקשת לקבל את כל הודעות הדואר שטר! נפתחו, דרישת האחזור הזו נשלחת אל תיבת הדואר הראשית של>. תיבת הדואר הראשית אוספת את הפריטי! שביקשת, ולאחר מכ% GroupWise מאחזרת אות! אל תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. 234 עבודה מרחוק ע! GroupWise סקירה כללית
סוגי חיבור כדי לקבל גישה לתיבת הדואר הראשית, עלי> להתחבר למערכת GroupWise באמצעות חיבור מוד!, חיבור רשת או חיבור.TCP/IP יש להניח שבדר> כלל תשתמש בהפעלה מרחוק כשאינ> נמצא במשרד ולמחשב אי% גישה ישירה לרשת. במקרי! כאלה, תוכל להתחבר למערכת GroupWise הראשית של> בחיבור TCP/IP או בחיבור מוד!. בחיבור מוד! מחייגי! אל שער במערכת.GroupWise בחיבור TCP/IP מתחברי! אל מערכת GroupWise הראשית בעזרת כתובת IP (פרוטוקול אינטרנט) ויציאת IP ייחודיי!. אפשר להשתמש במשרד בכלי הפעלה מרחוק, כדי להתחבר אל מערכת GroupWise הראשית של> באמצעות חיבור TCP/IP או באמצעות מיפוי כונני! ברשת. חיבורי! אלה שימושיי! במיוחד לצור> הורדת כמויות מידע גדולות, כגו% פנקס הכתובות המערכתי של>. השימוש בכישורי GroupWise השוני, בעבודה מרחוק לאחר התקנת תיבת הדואר לעבודה מרחוק במחשב נייד או במחשב שולחני שאינו נמצא במשרד>, תוכל להשתמש במערכת GroupWise מחו= למשרד>. כאשר אתה מבצע משימות GroupWise שונות בתיבת הדואר לעבודה מרחוק, הפעולות נשמרות כדרישות. תוכל להציג את רשימת הדרישות בתיבת הדו(שיח דרישות אל תיבת הדואר הראשית 6 בהמתנה. בפע! הבאה שתתחבר למערכת GroupWise הראשית של>, תיבת הדואר הראשית תעבד את הדרישות ותבצע אות%. קריאה, עריכה או מחיקה של פריט מענה לפריט העברה, האצלה למשתמש אחר או שליחה(מחדש של פריט העברה או קישור של פריט אישור, דחייה או השלמת פריט ריקו% סל המיחזור יצירת תיקיות או העברת פריטי! לתיקיות יצירת כללי! או עריכת! יצירה או עריכה של פנקסי כתובות פרטיי! בנוס 8, קיימות משימות GroupWise אחרות שהוגדרו באופ% מיוחד עבור תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>, שאינ% מועברות אל תיבת הדואר הראשית או מאוחזרות ממנה. הגדרת אפשרויות יצירה, מחיקה או שמירה של תצוגות הגדרת התראות הדפסה סינו% או מיו% של פריטי! בדיקת איות עבודה מרחוק ע! GroupWise סקירה כללית 235
תכונות GroupWise הבאות אינ% זמינות בתיבת הדואר לעבודה מרחוק של>, מכיוו% שאינ% חלות במצבי הפעלה מרחוק. רשימת גישה ארכיו% מיופה כוח השימוש בעגינה חכמה כשתחזור למשרד לאחר הפעלת GroupWise מהמחשב הנישא המעוג% של>, היא תעבד באופ% אוטומטי דרישות עבודה מרחוק לדוגמה, נניח ששלחת פריט כשלא היית במשרד, אול! לא התחברת למערכת GroupWise הראשית כדי לעבד את הדרישה. כשתחזור למשרד ותפעיל את,GroupWise תישאל הא! ברצונ> לעבד את הדרישות הממתינות לעיבוד. כדי לראות אילו דרישות עדיי% צרי> לעבד, לח= על דרישות. כיצד לוודא כי אתה אמנ, משתמש בתיבת הדואר לעבודה מרחוק תיבת הדואר לעבודה מרחוק ותיבת הדואר הראשית (ברשת) כמעט זהות. ע! זאת, נית% לראות באיזו תיבת דואר אתה משתמש על ידי בדיקת שורת התפריטי!. א! שורת התפריטי! כוללת את התפריט מרחוק, אתה מפעיל כעת את GroupWise מול תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. התפריט מרחוק מוצג כאשר עובדי! בתיבת הדואר המיועדת לעבודה מרחוק. 236 עבודה מרחוק ע! GroupWise סקירה כללית
הכנות לעבודה מרחוק לפני שתצא ממשרד> עלי> להגדיר ולעדכ% את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> בעזרת צא לדר;. א! אתה מפעיל את GroupWise במחשב נישא המעוג% לרשת במשרד>, צור את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> במחשב בעזרת צא לדר;. נית% ליצור קובצי התקנה בתקליטו%, שיגדירו את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> במחשב הנישא או במחשב שאינו מחובר לרשת, לדוגמה, המחשב האישי בבית>, בעזרת צא לדר;. מספר משתמשי! יכולי! להגדיר את תיבות הדואר לעבודה מרחוק שלה! במחשב אחד; לדוגמה, במחשב נישא משות 8. בפע! הראשונה שתפעיל את צא לדר;, הוא יעשה את הפעולות הבאות: ינחה אות> להקצות סיסמה לתיבת הדואר הראשית, א! טר! עשית זאת. יגדיר את תיבת הדואר לעבודה מרחוק במחשב הנישא המחובר כרגע לרשת באמצעות מערכת GroupWise הראשית, או יעתיק קובצי התקנה אל תקליטו%, כדי שתוכל להגדיר מחשב שאי% לו גישה ישירה לרשת. ייצור התחברות רשת (ישירה) א! אתה מחובר אל סני 8 הדואר באמצעות מיפוי כונ%; לחלופי%, א! הפעלת את GroupWise במצב שרת/לקוח הוא ייצור התחברות. ייצור את חיבורי המוד! שבחרת מתו> רשימת שערי! אסינכרוניי! שזוהו במערכת GroupWise הראשית. כאשר המחשב הנישא של> מעוג% ואתה מפעיל את GroupWise ברשת, עדכ% את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> בהודעות, כללי!, פנקסי כתובות ומסמכי! מתו> תיבת הדואר הראשית בעזרת צא לדר;. עדכו% תיבת הדואר לעבודה מרחוק לפני עזיבת המשרד חוסכת ל> זמ% וכס 8 ומוודאת שברשות> המידע הנחו=. כאשר אינ> במשרד>, השתמש בשליחה/אחזור כדי לאחזר את הפריטי! מתיבת הדואר הראשית. קביעת ההגדרות השונות עבור תיבת הדואר לעבודה מרחוק 1 ודא שמערכת GroupWise מותקנת במחשב בו תרצה להגדיר את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. 2 ודא שהוקצתה סיסמה לתיבת הדואר הראשית של>. 3 הפעל את מערכת GroupWise במשרד> במחשב נישא מעוג% או בתחנת עבודה. 4 לח= על כלי, w צא לדר;. הכנות לעבודה מרחוק 237
או 5 הקלד את סיסמת תיבת הדואר של> w לח= על אישור. א! הותקנה כבר תיבת דואר לעבודה מרחוק וברצונ> ליצור תקליטוני התקנה נוספי!, לח= על הקוד, w הקוד,. 6 כדי ליצור את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> במחשב נישא מעוג% שמחובר עתה למערכת GroupWise הראשית דר> רשת, לח= על במחשב זה w הבא. א! תלח= על אפשרות במחשב זה ומערכת GroupWise אינה מותקנת במחשב הנישא המעוג%, תוצג ל> הודעה המורה להתקי% תחילה את מערכת.GroupWise כדי להשתמש במערכת GroupWise כשאתה מחו= למשרד, לח= על כ 8 כדי להתקי% את מערכת GroupWise במחשב שבו אתה משתמש מחו= למשרד>. כדי ליצור תקליטו% התקנה עבור מחשב אחר, כגו% המחשב בבית>, לח= על במחשב אחר w הבא. הכ% תקליטו%. לאחר יצירת תקליטו% ההתקנה, הכנס את התקליטו% למחשב שבו ברצונ> להתקי% את תיבת הדואר לעבודה מרחוק (כגו% המחשב בבית>) w הר= את תוכנית SETUP.EXE מתו> התקליטו%. עבור לשלב 10. 7 הקלד את הנתיב עבור תיבת הדואר לעבודה מרחוק w לח= על הבא. 8 בחר את מספרי הטלפו% שבה! תשתמש כדי להתחבר לתיבת הדואר הראשית של>. 9 בחר את הפריטי! שברצונ> להעתיק אל תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> w לח= על סיו,. 10 צא ממערכת.GroupWise 11 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על שולח% העבודה של מערכת חלונות w חדש w קיצור דר;. 12 בתיבה שורת הפקודה, הקלד.C:\NOVELL\GROUPWISE\GRPWISE.EXE /ps<path TO REMOTE MAILBOX> ראה שלב 7 לפרטי! אודות הנתיב. 13 לח= על הבא. 14 הקלד ש! עבור קיצור הדר>, כגו% "גישה מרחוק". 15 לח= על סיו,. הגדרת תיבות דואר מרובות לעבודה מרחוק במחשב משות> לאחר התקנת תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>, נית% להתחיל לשלוח ולאחזר פריטי! ומידע מפנקס הכתובות מתו> תיבת הדואר הראשית של>. הפעל את גרסת הרשת של w GroupWise לח= כלי, w צא לדר;. 1 כדי ליצור תקליטו% תיבת דואר לעבודה מרחוק, לח= על במחשב אחר. 2 התחבר אל חלונות במחשב המשות 8 בעזרת ש! משתמש ייחודי. 3 4 הכנס את תקליטו% ההתקנה למחשב המשות 8 w הפעל את SETUP.EXE מתו> התקליטו%. ודא שהתוכנה GroupWise מותקנת במחשב המשות 8. 238 הכנות לעבודה מרחוק
5 בחר תיקייה עבור קובצי תיבת הדואר לעבודה מרחוק Mailbox) w (Remote לח= אישור. תיקייה זו לא תשות 8 ע! משתמשי! אחרי!. 6 כדי להפעיל את GroupWise מול תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>, כל משתמש צרי> להתחבר אל חלונות בעזרת ש! משתמש ייחודי, לפני הפעלת.GroupWise כל משתמש שמתקי% תיבת דואר לעבודה מרחוק במחשב המשות 8 צרי> לבצע את הצעדי! המפורטי! לעיל. עדכו 8 תיבת הדואר לעבודה מרחוק או 1 א! אתה מפעיל את GroupWise במשרד> במחשב שיש לו חיבור לרשת או חיבור,TCP/IP לח= על כלי, w צא לדר; w הקלד את סיסמת תיבת הדואר הראשית של> w לח= אישור. א! אתה מפעיל את GroupWise מחו= למשרד, לח= על מרחוק w שליחה/אחזור, כדי לאחזר את הפריטי! שבתיבת הדואר הראשית של> באמצעות התחברות מוד! או.TCP/IP 2 כדי לאחזר הודעות, ודא כי פריטי, מסומנת w לח= על מתקד, w לח= על האפשרויות הזמינות בכרטיסיות אחזור, פריטי,, הגבלת גודל ותיקיות w לח= אישור. 3 כדי לאחזר כללי!, לח= על כללי, כדי לבחור בה. 4 כדי לאחזר כתובת מתו> פנקס הכתובות המערכתי, לח= על פנקס כתובות מערכתי w מסנ 8 w הגדר את הכתובות לאחזור w לח= אישור. 5 כדי לאחזר את פנקסי הכתובות הפרטיי! של>, לח= על פנקס כתובות אישי כדי לבחור בה. הכנות לעבודה מרחוק 239
6 כדי לאחזר עותקי! של מסמכי! מתו> תיבת הדואר הראשית, סמ% את תיבת הסימו% מסמכי, w לח= על מסמכי, w בחר את המסמכי! w סמ% את המסמכי! המתאימי! בסימו% בשימוש w לח= אישור. סימו% המסמ> כמסמ> בשימוש מונע מאחרי! את האפשרות לשנות את המסמ>. א! אי% בכוונת> להכניס שינויי! במסמ>, אל תסמ% אותו כמסמ> בשימוש. כאשר אתה יוצא מתו> מסמ> בשימוש, תתבקש לשלוח את המסמ> אל הספרייה הראשית ולסמנו כזמי 8. א! סיימת את העבודה במסמ> כלשהו, יש לסמ% מסמ> זה כזמי 8, כדי לאפשר לאחרי! לגשת אליו. א! תרצה להשתמש בהפעלה מרחוק כדי לסמ% מסמ> כזמי 8 או כדי לשלוח את המסמ> לתיבת הדואר הראשית מבלי לסמנו כזמי 8, עלי> להשתמש במערכת GroupWise וג! בסוכ% סני 8 דואר של.GroupWise 5.5 7 לח= על התחבר או על סיו,. א! לא תסמ% מסמ> בשימוש, ייתכ% שאד! אחר ישנה אותו כאשר עותק המסמ> נמצא בתיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. א! תערו> את המסמ> ותחזיר אותו לספרייה הראשית, הוא יישמר כגרסה חדשה. כאשר תעשה זאת, תישלח הודעת דואר ל>, למשתמש המרוחק ולמשתמשי! האחרי! המודיעה כי נוצרה גרסה חדשה של המסמ>. המשתמשי! האחרי! כוללי! את יוצר המסמ>, כותב המסמ>, יוצר הגרסה שאחזרת לתו> תיבת הדואר לעבודה מרחוק ואת האד! האחרו% שפתח או ששאל גרסה זו. א! קיבלת הודעה זו, כדאי שתוודא כי כל העדכוני! כלולי! בגרסה החדשה של המסמ>. נית% להסיר את הסימו% בשימוש ממסמ> שאינ> עור> כרגע. לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על המסמ> שבתיבת הדואר w לח= על איפוס מצב המסמ;. כאשר המחשב הנישא מעוג% למחשב שולחני ואתה מפעיל את GroupWise ברשת, נית% לעדכ% את תיבת הדואר לעבודה מרחוק מבלי להשתמש בהתחברות מוד!. כדי לקבל עזרה אודות אפשרות בתיבת דו(שיח, לח= w האפשרות. הגדרת אפשרויות לעבודה מרחוק כאשר מתקיני! את תיבת הדואר לעבודה מרחוק בעזרת היישו! צא לדר;, מוגדרי! בתיבת הדו(שיח הפעלה מרחוק נתוני החיבור, נתוני המוד!, נתוני המשתמש ונתוני המערכת. א! חלו שינויי! בנתוני! אלה, או א! ברצונ> להגדיר חיבורי! נוספי!, הקלד את הנתוני! החדשי! בתיבת הדו(שיח הפעלה מרחוק. א! תזדקק לעזרה בהשגת נתוני! אלה, פנה למנהל% המערכת של>. אפשרויות הפעלה מרחוק מאפשרות ג! להתחבר באופ% אוטומטי לתיבת הדואר הראשית במרווחי זמ% קבועי!, כדי לעדכ% את תיבת הדואר לעבודה מרחוק בפריטי! חדשי!. תוכנת GroupWise משתמשת בחיבור שבו השתמשת לאחרונה. לדוגמה, א! אתה נמצא בבית> והתחברת לתיבת הדואר הראשית באמצעות חיבור מוד!, המערכת תשתמש בחיבור ג! לצור> העדכוני! התקופתיי!. 240 הכנות לעבודה מרחוק
א! אתה יוצא לנסיעה למש> תקופה ממושכת באזור שנמצא מחו= לאזור הזמ% הרגיל של>, תוכל לשנות את אזור הזמ% במערכת חלונות כ> שיתאי! לשעה המקומית של>. אפשרויות הפעלה מרחוק מאפשרות ל> גישה לתיבת הדו(שיח מאפייני תארי;/שעה של מערכת חלונות לצור> שינוי הגדרות אזור הזמ%. בהתא! לברירת המחדל, מחיקות שנעשות בתיבת הדואר לעבודה מרחוק ובתיבת הדואר הראשית עוברות תהלי> של סינכרו%. לדוגמה, א! מחקת פריט מתיבת הדואר לעבודה מרחוק, אזי בפע! הבאה שתתחבר, יימחק הפריט מתיבת הדואר הראשית. נית% להשתמש בתיבת הדו(שיח הפעלה מרחוק כדי לשנות את אפשרויות המחיקה, כ> שפריט שנמחק מתיבת הדואר לעבודה מרחוק יישאר בתיבת הדואר הראשית. ולהיפ> נית% להגדיר את אפשרויות המחיקה כ> שפריטי! שיימחקו מתיבת הדואר הראשית יישארו כפי שה! בתיבת הדואר לעבודה מרחוק. הגדרת קביעות אזורי זמ 8 הפריטי! בלוח השנה של> מתוכנני! לפי הגדרות אזור הזמ% במאפייני תארי;/שעה של חלונות. נית% לגשת לתיבת דו(שיח זו דר> הפעלה מרחוק. א! אתה משתמש ב( GroupWise באזור זמ% אחר, תוכל לשנות את השעה לפי אזור הזמ% החדש, כ> שהפריטי! המתוכנני! עבור> ישקפו את ההבדל באזורי הזמ%. א! אתה יוצא מהמשרד למספר ימי!, בדר> כלל תשתמש במידע בלוח השנה של> כדי לדעת על מועדי פגישות ולקבוע פגישות חדשות. לכ% יהיה עלי> להשתמש באזור הזמ% המקומי. אול! א! אתה יוצא מהמשרד לזמ% קצר, ליו! אחד, למשל, סביר להניח שתשאיר את אזור הזמ% הנמצא כבר במערכת GroupWise הראשית. חשוב: א! אתה משנה את הגדרות אזור הזמ%, ודא שאתה משנה ג! את שעו% המחשב של> כדי שיתאי! לאזור הזמ% החדש. לקבלת מידע נוס 8 אודות השימוש במאפייני תארי;/שעה, עיי% בספרות חלונות. 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על הפעלה מרחוק. 2 לח= על אזור זמ 8 w אזור הזמ% הנוכחי w לח= אישור. נית% ללחו= על אזור הזמ% הנוכחי במפה, או ברשימה הנשלפת. 3 שנה את השעו% במחשב של>, כדי שיתאי! לאזור הזמ% החדש. התחברות לתיבת הדואר הראשית במרווחי זמ 8 קבועי, לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על הפעלה מרחוק. 1 בחר בדוק א, נתקבלו הודעות חדשות w הגדר את פרק הזמ% בדקות. 2 לח= אישור. 3 המחשב חייב להישאר מחובר לרשת או לקו טלפו% פתוח, תלוי בסוג ההתחברות בה אתה משתמש. א! GroupWise לא מסוגלת להתחבר למערכת GroupWise הראשית, תתבקש להגדיר הא! אתה רוצה שהמערכת תנסה להתחבר בפרקי הזמ% שקבעת או הא! אתה רוצה לבטל את אפשרות בדוק א, נתקבלו הודעות חדשות. הכנות לעבודה מרחוק 241
הגדרת נתוני מערכת ונתוני משתמש עבור תיבת הדואר לעבודה מרחוק 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 2 בתיבה ש, מלא, הקלד את שמ> הפרטי וש! משפחת>. ש! זה יופיע בתיבה מאת של פריט שאתה שולח למישהו. הש! משמש ג! כש! תיקיית המשתמש של>. 3 בתיבה זיהוי משתמש, הקלד את זיהוי המשתמש של> במערכת.GroupWise 4 לח= על סיסמה w הקלד את סיסמת תיבת הדואר הראשית של> w לח= על אישור w הקלד שוב את הסיסמה w לח= על אישור. כדי שנית% יהיה להשתמש בגישה מרחוק, חייבת להיות סיסמה לתיבת הדואר הראשית של>. 5 בתיבה קבוצת מחשבי,, הקלד את ש! קבוצת המחשבי! (domain) של תיבת הדואר הראשית של>. 6 בתיבה סני> דואר, הקלד את ש! סני 8 הדואר של תיבת הדואר הראשית של>. א! לא הקצית סיסמה לתיבת הדואר הראשית של>, עשה זאת במסגרת אפשרויות אבטחה, בעת הרצת מערכת GroupWise במשרד>. לא נית% להשתמש בהפעלה מרחוק כדי להקצות או לשנות את סיסמת תיבת הדואר הראשית של>. כדי להגדיר סיסמה לתיבת הדואר לעבודה מרחוק של> בלבד, הר= את GroupWise מול תיבת הדואר הראשית של> w לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על אבטחה w הקלד את הסיסמה w הקלד שנית את הסיסמה w לח= על אישור. שינוי אפשרויות המחיקה בעבודה מרחוק לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 1 לח= על הכרטיסייה אפשרויות מחיקה. 2 ערו> את השינויי! w לח= אישור. 3 א! אתה לא משתמש בתוכנת GroupWise 5.5 וסוכ% דואר של,GroupWise 5.5 האפשרות א> פע, אל תמחק את הפריט מתיבת הדואר המיועדת לעבודה מרחוק לא תפעל. פריטי! שתמחק מתיבת הדואר הראשית יימחקו מתיבת הדואר לעבודה מרחוק. 242 הכנות לעבודה מרחוק
משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק השתמש בפקודה שליחה/אחזור כדי לסנכר% בי% תיבת הדואר הראשית של> לבי% תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. כאשר מתחברי! למערכת GroupWise הראשית, הפריטי! שנשלחו מתיבת הדואר לעבודה מרחוק נמסרי! אל הנמעני!. הפעלה מרחוק שולחת ג! דרישה לתיבת הדואר הראשית לאחזור פריטי! (כגו% דואר). מערכת GroupWise הראשית מעבדת את הדרישה ושולחת את הפריטי! אל תיבת הדואר לעבודה מרחוק, בהתא! למגבלות שקבעת בתיבת הדו(שיח שליחה/אחזור. בנוס 8 לדואר, נית% לאחזר פגישות, משימות, תזכורות, כללי!, מסמכי! ופנקסי כתובות. בעת אחזור מסמכי!, סמ% את המסמ> כמסמ> בשימוש א! ברצונ> למנוע ממשתמשי! אחרי! להכניס בו שינויי!. א! לא תסמ% את המסמ> כמסמ> הנמצא בשימוש, עלול משתמש אחר לבצע בו שינויי עריכה, בזמ% שבו נמצא עותק של המסמ> בתיבת הדואר של> המיועדת לעבודה מרחוק. במצב זה, א! תכניס שינויי עריכה משל> למסמ> ותחזיר אותו לספרייה הראשית, יישמר המסמ> כגרסה חדשה. במקרה זה תקבל הודעת דואר המדווחת ל>, המשתמש המרוחק (וכ% למשתמשי! אחרי!) כי נוצרה גרסת מסמ> חדשה. המשתמשי! האחרי! שיקבלו את ההודעה ה! יוצר המסמ>, מחבר המסמ>, מחבר הגרסה שאחזרת לתו> תיבת הדואר לעבודה מרחוק, וכ% האד! האחרו% שפתח או בדק את הגרסה הזו. א! מתקבלת התראה כזו, עלי> לוודא שכל העדכוני! כלולי! בגרסת המסמ> החדשה. לאחר סיו! העבודה ע! מסמ> הנמצא בשימוש, תתבקש על(ידי המערכת לשלוח את המסמ> לספרייה הראשית ולסמ% אותו כמסמ> זמי%. א! סיימת לעבוד ע! המסמ>, עלי> לסמנו כמסמ> זמי% כדי לאפשר למשתמשי! אחרי! לבצע בו שינויי! נוספי!. כדי להשתמש בהפעלה מרחוק לצור> סימו% מסמ> כזמי%, או כדי לשלוח את המסמ> לספרייה הראשית מבלי לסמ% אותו כמסמ> זמי%, עלי> להשתמש בגרסת GroupWise 5.5 וכ% בסוכ% סני 8 דואר של.GroupWise 5.5 משלוח דואר 1 לח= על בסרגל הכלי!. מתיבת הדואר לעבודה מרחוק משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק 243
2 בתיבת הטקסט אל, הקלד את שמות הנמעני!. נית% לבחור שמות נמעני! בעזרת פנקס הכתובות. 3 הקלד את הנושא וההודעה w לח= על שליחה. הפעלה מרחוק מציבה את הדואר ברשימה דרישות בהמתנה. כאשר תתחבר אל מערכת GroupWise הראשית, נשלחי! כל הפריטי! שברשימה דרישות בהמתנה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הצגת הדרישות הנמצאות בהמתנה, להל%. 4 לח= על מרחוק w שליחה/אחזור. 5 כדי להגדיר את המקו! ממנו אתה מחייג, לח= על קביעת תצורה w הרשימה הנפתחת התחברות מ w המיקו! המרוחק. 6 כדי לבחור התחברות אל תיבת הדואר הראשית, לח= על הרשימה הנפתחת מתחבר אל w לח= התחברות מוד!, TCP/IP או רשת אל תיבת הדואר הראשית w לח= אישור. 7 לח= על התחבר. מלבד דואר, תוכל לשלוח ג! פריטי! אחרי! ) כולל פגישות, משימות וכ% הלאה נית% ללחו= על מרחוק w שליחה/אחזור w קביעת תצורה w התחברות מ, כדי להפעיל את תיבת הדו(שיח מאפייני חיוג של חלונות, כדי ליצור מיקומי! מרוחקי! נוספי! או כדי לשנות הגדרות קיימות. כדי לקבל עזרה בנוגע לתיבת הדו(שיח הזו, עיי% בתיעוד חלונות. נית% לעבור בי% סוגי התחברות (רשת, מוד! ו( TCP/IP ) א! אי% דרישות ממתינות של ההתחברות ממנה את! עוברי!. לדוגמה, א! אתה מאחזר ושולח פריטי! באמצעות חיבור רשת והתנתקת לפני השלמת השידור, כדאי שלא תעבור אחרי כ% לחיבור מוד! לש! עיבוד הדרישות. השל! את הדרישה המקורית בהתחברות המקורית. 244 משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק
הצגת הדרישות הנמצאות בהמתנה בכל פע! שאתה מבצע פעולה שמחייבת שליחת מידע מתיבת הדואר לעבודה מרחוק אל תיבת הדואר הראשית, הפעלה מרחוק יוצרת דרישה שמוצבת ברשימת הדרישות הממתינות. כאשר אתה מתחבר למערכת GroupWise הראשית של>, כל הדרישות נשלחות לתיבת הדואר הראשית של>. השתמש באפשרות דרישות בהמתנה כדי להציג דרישות בהמתנה. 1 לח= על מרחוק w דרישות בהמתנה. כדי למנוע עיבוד דרישה, לח= על הדרישה w מחיקה. נית% למחוק רק דרישות שלא נשלחו למערכת GroupWise הראשית ואשר מוגדר עבור% המצב ממתי 8 להישלח. א! כבר שלחת דרישה למערכת GroupWise הראשית, אי% אפשרות לבטל את הדרישה. אחזור פריטי, מתיבת הדואר הראשית 1 לח= על הפעלה מרחוק w שליחה/אחזור w ודא כי הפריטי! נבחרו w לח= על מתקד,. 2 כדי להגדיר את הפריטי! המיועדי! לאחזור, לח= על האפשרויות המתאימות בכרטיסיות אחזור, פריטי,, הגבלת גודל ותיקיות w לח= אישור. 3 כדי לאחזר עותקי! של מסמכי! מתו> תיבת הדואר הראשית, סמ% את תיבת הסימו% מסמכי, w לח= על מסמכי, w בחר את המסמכי! w סמ% את המסמכי! המתאימי! בשימוש w לח= אישור. סימו% המסמ> כמסמ> בשימוש מונע ממשתמשי! אחרי! לשנות את המסמ>. א! אי% בכוונת> להכניס שינויי! במסמ>, אל תסמ% אותו כמסמ> בשימוש. כאשר אתה יוצא מתו> מסמ> המסומ% כמסמ> בשימוש, תתבקש לשלוח את המסמ> אל הספרייה הראשית ולסמנו כזמי 8. א! סיימת את העבודה במסמ> כלשהו, יש לסמ% מסמ> זה כזמי 8 כדי לאפשר לאחרי! לגשת אליו. כדי להשתמש בהפעלה מרחוק כדי לסמ% מסמ> כזמי 8 או לשלוח את המסמ> לספרייה הראשית מבלי לסמנו כזמי 8, עלי> להשתמש במערכת GroupWise 5.5 וג! בסוכ% סני 8 דואר של.GroupWise 5.5 4 כדי להגדיר את המקו! ממנו אתה מחייג, לח= על קביעת תצורה w הרשימה הנפתחת התחברות מ w המיקו! המרוחק. 5 כדי לבחור התחברות אל תיבת הדואר הראשית, לח= על הרשימה הנפתחת התחברות ל w לח= על התחברות מוד!, TCP/IP או רשת אל תיבת הדואר הראשית w לח= אישור. 6 לח= על התחבר. משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק 245
א! כאשר היית מרוחק מ% המשרד (כלומר עבדת בהפעלה מרחוק או שלא היית מחובר כלל ל( GroupWise ) בוצעו מחיקות מסמכי! בשרת, בפע! הבאה שתתחבר אל מערכת GroupWise הראשית יימחקו המסמכי! המקבילי! מתו> תיבת הדואר לעבודה מרחוק. א! לא תסמ% מסמ> בשימוש, ייתכ% שאד! אחר ישנה אותו כאשר עותק המסמ> נמצא בתיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. א! תערו> את המסמ> ותחזיר אותו לספרייה הראשית, הוא יישמר כגרסה חדשה. כאשר תעשה זאת, תישלח הודעת דואר ל>, למשתמש המרוחק ולמשתמשי! האחרי! המודיעה כי נוצרה גרסה חדשה של המסמ>. המשתמשי! האחרי! כוללי! את יוצר המסמ>, את כותב המסמ>, את יוצר הגרסה שאחזרת לתו> תיבת הדואר לעבודה מרחוק ואת האד! האחרו% שפתח או שאל גרסה זו. א! קיבלת הודעה זו, כדאי שתוודא כי כל העדכוני! כלולי! בגרסה החדשה של המסמ>. נית% להסיר את הסימו% בשימוש ממסמ> שאינ> עובד עליו כרגע. לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על המסמ> שבתיבת הדואר w לח= על איפוס מצב המסמ;. נית% ללחו= על הפעלה מרחוק w שליחה/אחזור w קביעת תצורה w התחברות מ, כדי להציג את תיבת הדו(שיח מאפייני חיוג של חלונות, זאת כדי ליצור מיקומי! מרוחקי! נוספי! או כדי לשנות הגדרות קיימות. כדי לקבל עזרה בנוגע לתיבת דו(שיח זו, עיי% בתיעוד חלונות. כברירת מחדל, GroupWise מעבירה את כל הפניות המסמכי! הנמצאות בתיבת הדואר הראשית, לתיבת הדואר לעבודה מרחוק. א! אינ> רוצה בהפניות מסמכי!, לח= על הרשימה הנשלפת מסמכי, w ללא. כאשר שולחי! דרישות לאחזור פריטי! מתו> תיבת הדואר הראשית, מערכת GroupWise הראשית מעבדת את הדרישה, מאחזרת את הפריטי! ומציבה אות! בתיבת הדואר לעבודה מרחוק. בנוס 8, ע! ההתחברות יישלחו כל הפריטי! הממתיני! למשלוח אל תיבת הדואר הראשית. נית% לעבור בי% סוגי התחברות שוני! (רשת, מוד! ו( TCP/IP ), בהנחה כי בהתחברות שממנה את! עוברי! אי% דרישות בהמתנה. לדוגמה, א! אתה מאחזר ושולח פריטי! באמצעות חיבור רשת והתנתקת לפני השלמת השידור, כדאי שלא תעבור אחרי כ% לחיבור מוד! לש! עיבוד הדרישות. השל! את הדרישה המקורית בהתחברות המקורית. אחזור מסמכי, אל תיבת הדואר לעבודה מרחוק 1 כאשר מפעילי! את GroupWise דר> תיבת הדואר לעבודה מרחוק, יש ללחו= על מרחוק w שליחה/אחזור w לאחר מכ% בחר את תיבת הסימו% מסמכי, w לח= מסמכי,. או א! אתה נמצא במשרד ומפעיל את GroupWise מתיבת הדואר הראשית, לח= על כלי, w צא לדר; w הקלד את הסיסמה לתיבת דואר ראשית w לח= אישור w בחר את תיבת התיוג מסמכי, w לח= מסמכי,. 246 משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק
2 לח= על המסמכי! הרצויי! בתיבת הרשימה העליונה. 3 ע! הופעת המסמכי! הנבחרי! בתיבת הרשימה התחתונה, לח= על המסמכי! שברצונ> לערו> כדי לסמנ! בשימוש w אישור. א! בעת העבודה מרחוק נמחק מסמ> כלשהו מ% הספרייה הראשית, אזי בפע! הבאה שתתחבר אל מערכת GroupWise הראשית, יימחק מסמ> זה ג! מתיבת הדואר לעבודה מרחוק. האפשרות לסמ% מסמ> כמסמ> הנמצא בשימוש מיועדת א> ורק למקרי! שבה! אינ> מעוניי% שמשתמשי! אחרי! יכניסו בו שינויי!. א! לא תסמ% את המסמ> כמסמ> הנמצא בשימוש, עלול משתמש אחר לבצע בו שינויי עריכה, בזמ% שבו נמצא עותק של המסמ> בתיבת הדואר של> המיועדת לעבודה מרחוק. במצב זה, א! תכניס שינויי עריכה משל> למסמ> ותחזיר אותו לספרייה הראשית, יישמר המסמ> כגרסה חדשה. במקרה זה תקבל הודעת דואר המדווחת ל>, המשתמש המרוחק (וכ% למשתמשי! אחרי!) כי נוצרה גרסת מסמ> חדשה. המשתמשי! האחרי! שיקבלו את ההודעה כוללי! את יוצר המסמ>, מחבר המסמ>, מחבר הגרסה שאחזרת לתו> תיבת הדואר לעבודה מרחוק, וכ% האד! האחרו% שפתח או בדק את הגרסה הזו. א! מתקבלת התראה כזו, עלי> לוודא שכל העדכוני! כלולי! בגרסת המסמ> החדשה. בעת היציאה מהמסמ>, יוצע ל> לשלוח את המסמ> לספרייה הראשית ולסמ% אותו כזמי 8. א! סיימת להשתמש במסמ>, יש לסמנו זמי 8, כדי לאפשר לאחרי! גישה אליו כדי לערו> אותו. כדי להשתמש בהפעלה מרחוק לסימו% מסמ> כזמי 8 או כדי לשלוח את המסמ> לספרייה הראשית מבלי לסמ% אותו כזמי 8, יש להשתמש בסוכ% סני 8 הדואר של.GroupWise 5.5 נית% ג! ללחו= על המסמ> בתיבת הדואר באמצעות לחצ% העכבר הימני w איפוס מצב המסמ; כדי לבטל את המצב בשימוש. משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק 247
הגבלת הפריטי, לאחזור נית% לחסו> בזמ% ובנפח אחסו% בדיסק על(ידי הגבלת הפריטי! המאוחזרי! מתיבת הדואר. נית% לאחזר פריטי! בגודל מסוי!, או להגדיר את התיקייה המסוימת שרק ממנה יאוחזרו פריטי!. נית% להגדיר את טווח התאריכי! של הפריטי! שיאוחזרו, או לאחזר את כל הפריטי! שהגיעו מאז ההתחברות האחרונה למערכת הראשית. בנוס 8 נית% ג! לאחזר את שורת הנושא בלבד, כדי לסקור את הפריטי! השוני! ולבחור מביניה! את אלה שיאוחזרו במלוא!. אחזור פריטי, בעלי גודל מסוי, בלבד או 1 א! אתה מפעיל את GroupWise מתיבת הדואר לעבודה מרחוק, לח= מרחוק w שליחה/אחזור w מתקד,. א! אתה נמצא במשרד ומפעיל את GroupWise מתיבת דואר ראשית, לח= על כלי, w צא לדר; w הקלד את הסיסמה לתיבת דואר ראשית w לח= אישור w מתקד,. 2 לח= על הכרטיסייה הגבלת גודל. 3 לח= אחזר את התוכ 8 א, קט 8 מ. 4 ציי% את מגבלות הגודל (ב Kb ) עבור טקסט ההודעה, המסמכי! המצורפי!, ושדות המיעו%. א! תאחזר פריט שעובר את אחת ממגבלות הגודל, אותו חלק של הפריט החורג ממגבלת הגודל לא יאוחזר. לדוגמה, א! קוב= מצור 8 עובר את מגבלת הגודל, רק טקסט ההודעה והמידע שבשדות המיעו% יאוחזרו. כדי לאחזר את הקוב= המצור 8, לח= לחיצה כפולה על סמל הקוב= המצור 8 בפריט הפתוח. לח= כ 8 כאשר תישאל הא! ברצונ> לאחזר את הקוב= המצור 8. לקבלת עזרה אודות האפשרויות השונות בתיבת הדו שיח, לח= w האפשרות. 248 משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק
אחזור פריטי, מתיקיות מסוימות בלבד או 1 א! אתה לא נמצא במשרד, ומפעיל את GroupWise מתיבת הדואר לעבודה מרחוק, לח= מרחוק w שליחה/אחזור w מתקד, או א! אתה נמצא במשרד ומפעיל את GroupWise מתיבת דואר ראשית, לח= על כלי, w צא לדר; w הקלד את הסיסמה לתיבת דואר ראשית w לח= אישור w מתקד,. 2 לח= על הכרטיסייה תיקיות w לח= על התיקיות w אישור. סימ% תיוג מציי% שהתיקייה נבחרה. כדי לבחור פריטי! מכל התיקיות, השאר את כל התיקיות לא(מסומנות. אחזור פריטי, שהתקבלו בטווח ימי, מסוי, או מאז הפע, האחרונה שהתחברת 1 א! אתה לא נמצא במשרד, ומפעיל את GroupWise מתיבת דואר לעבודה מרחוק, לח= מרחוק w שליחה/אחזור w מתקד, או א! אתה נמצא במשרד ומפעיל את GroupWise מתיבת דואר ראשית, לח= על כלי, w צא לדר; w הקלד את הסיסמה לתיבת דואר ראשית w לח= אישור w מתקד,. 2 לח= על הכרטיסייה אחזור. 3 לח= על אחזר את כל השינויי, שבוצעו מאז ההתחברות האחרונה. לח= על אחזר רק את הפריטי, שבטווח התאריכי, המצוי 8 w ציי% את מספר הימי! לפני ואחרי התארי> הנוכחי w לח= אישור. א! תציי% 365 בתיבת הטקסט ימי, מהיו,, תוכל לאחזר פגישות שנקבעו עד שנה מהתארי> הנוכחי. לקבלת עזרה אודות אפשרות המופיעה בתיבת דו(שיח, לח= w האפשרות. אחזור שורת הנושא של הפריטי, בלבד 1 א! אתה לא נמצא במשרד, ומפעיל את GroupWise מתיבת הדואר לעבודה מרחוק, לח= מרחוק w שליחה/אחזור w מתקד,. או א! אתה נמצא במשרד ומפעיל את GroupWise מתיבת דואר ראשית, לח= על כלי, w צא לדר; w הקלד את הסיסמה לתיבת דואר ראשית w לח= אישור w מתקד,. 2 לח= על הכרטיסייה הגבלת גודל w אחזר את שורת הנושא בלבד w אישור. לקבלת עזרה אודות אפשרות המופיעה בתיבת דו(שיח, לח= w האפשרות. משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק 249
אחזור פריטי, נבחרי, א! אתה משתמש באפשרות אחזר את שורת הנושא בלבד ובאפשרות אחזר את התוכ 8 א, קט 8 מ לצור> אחזור פריטי! מתיבת הדואר הראשית של>, תוכל לסקור את הפריטי! המאוחזרי! ולהחליט אילו מה! ברצונ> לאחזר במלוא!. השתמש באפשרות אחזור פריטי, נבחרי, כדי לאחזר את שאר חלקי הפריט שנבחר, לרבות ההודעה כולה וקבצי! מצורפי! כלשה!, ללא תלות בקריטריוני! שנקבעו קוד! לכ% לגבי הגודל והסינו%. 1 בחר את הפריטי! שבתיבת הדואר לעבודה מרחוק. 2 לח= על הפעלה מרחוק w אחזור פריטי, נבחרי,. 3 כדי להתחבר מיד אל תיבת הדואר הראשית, לח= על התחבר כעת. או כדי ליצור את הדרישה א> לא לשלוח אותה, לח= על התחבר במועד מאוחר יותר. כ> תוכל להמתי% עד שיצטברו מספר דרישות ולהתחבר במועד מאוחר יותר. כדי לאחזר פריט, נית% ג! ללחו= עליו בעזרת לחצ% העכבר הימני w ואז ללחו= על אחזור פריטי, נבחרי,. אחזור פנקס כתובות פרטי 1 א! אתה לא נמצא במשרד, ומפעיל את GroupWise מתיבת דואר לעבודה מרחוק, לח= מרחוק w שליחה/אחזור w מתקד, או א! אתה נמצא במשרד ומפעיל את GroupWise מתיבת דואר ראשית, לח= על כלי, w צא לדר; w הקלד את הסיסמה לתיבת דואר ראשית w לח= אישור w מתקד,. 2 לח= על פנקסי כתובות פרטיי, w בטל את הבחירה בכל שאר האפשרויות w לח= על התחבר. מאחר שאחזור פנקס כתובות עשוי להימש> זמ% רב, כדאי לאחזר אותו מהמשרד באמצעות התחברות רשת או.TCP/IP 250 משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק
ביצוע חיפוש מי פנוי בעבודה מרחוק 1 לח= בסרגל הכלי!. 2 בתיבה אל, הקלד את שמות המשתתפי! והמשאבי!. א! אתה מקליד מספר שמות, הקש Enter אחרי כל ש!. w תארי> w אישור. כדי לבחור את יו! הפגישות הראשו% האפשרי, לח= 3 לח= על תפוס. 4 5 כדי להתחבר מייד למערכת GroupWise הראשית ולחפש מי פנוי, לח= על התחבר כעת או כדי לחפש מי פנוי מאוחר יותר, לח= על התחבר מאוחר יותר. לחיצה על התחבר מאוחר יותר יוצרת בקשת חיפוש מי פנוי, אול! הדרישה אינה נשלחת למערכת GroupWise הראשית. תוכל לשמור את הפגישה כפריט טיוטה בתיקייה עבודה בתהלי; עד שתרצה לשלוח אותה. מאוחר יותר, כשברצונ> לבדוק זמני פגישות, לח= על תפוס w התחבר כעת. משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק 251
6 ע! הופעת החלו% בחירת שעת פגישה, לח= על בחירה אוטומטית עבור זמ% הפגישה הפנוי הראשו%. לח= על בחירה אוטומטית עד להופעת המועד הפנוי הנוח ל> ביותר w לח= אישור או במקו! להשתמש בבחירה אוטומטית, לח= על הכרטיסייה שעות זמינות w זמ% פנוי כלשהו w אישור. 7 סיי! את הפגישה w לח= שליחה. א! תתנתק לפני שכל המידע אודות לוח הזמני! מגיע מחיפוש מי פנוי, תוכל ללחו= שוב על תפוס, כדי לעדכ% את המידע מחיפוש מי פנוי המקורי. כדי להסיר משתמש או משאב מהרשימה הזמנה לפגישה, לאחר החיפוש, לח= על הכרטיסייה שעות זמינות w המשאב או המשתמש w הקש מחיקה w כ 8. פעולה זו שימושית כשבודקי! את הזמינות של מספר חדרי ישיבות, למשל. כ> נית% למצוא את החדר שעונה על הצרכי!, ולמחוק את השאר. א! אתה מזמי% לפגישה מישהו שללוח הזמני! שלו אי% כל השפעה על שעת הפגישה, כגו% נמע% CC (עותקי! לידיעה), תוכל להוציא את המשתמש מהחיפוש מי פנוי. לח= על הכרטיסייה שעות זמינות w בטל הסימו% בתיבת הסימו% שלצד המשתמש או המשאב. סימ% התיוג לצד הש! ייעל!. כדי לציי% מהיכ% אתה מחייג, לח= על מרחוק w שליחה/אחזור w קביעת תצורה w הרשימה הנשלפת התחברות מ w המיקו! המרוחק w אישור. כדי לבחור התחברות לתיבת דואר ראשית, לח= על מרחוק w שליחה/אחזור w קביעת תצורה w הרשימה הנשלפת התחברות ל w המוד!,,TCP/IP או התחברות הרשת לתיבת דואר ראשית w אישור. w האפשרות. לעזרה אודות אפשרות המופיעה בתיבת דו(שיח, לח= סינו 8 פנקס הכתובות המערכתי עבור תיבת הדואר לעבודה מרחוק פנקס הכתובות המערכתי הוא בדר> כלל בעל היק 8 גדול, שכ% הוא כולל מידע עבור הארגו% כולו. א! אינ> זקוק לכל המידע הכלול בפנקס הכתובות המערכתי בעת שאתה משתמש במערכת GroupWise בהפעלה מרחוק, השתמש במסנ 8 פנקס הכתובות המערכתי, כדי לאחזר מתו> מערכת GroupWise א> ורק את כתובות המשתמשי!, כתובות משאבי! וקבוצות ציבוריות הרצויי! ל>. לדוגמה, משפט המסנ% מחלקה [] שיווק, מורה למערכת GroupWise לאחזר את כל הכתובות שבה% מופיעה המלה "שיווק" בעמודת המחלקה בפנקס הכתובות. כ> נית% ליצור קשר ע! כל אחד מאנשי מחלקת השיווק בעת שאתה נמצא בנסיעה. עלי> ג! לאחזר מידע מפנקס הכתובות המערכתי לפני עזיבת המשרד, כדי לחסו> זמ% ועלויות הורדה, במיוחד א! אתה מתכנ% לנסוע לאתר שעל החיבור ממנו חלי! תעריפי שיחת חו=. 1 לפני היציאה ממשרד>, לח= על כלי, w צא לדר;. 2 א! אתה מתבקש להקליד את הסיסמה של>, הקלד את סיסמת תיבת הדואר w לח= אישור. א! טר! הגדרת את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>, עשה זאת כעת. 3 לח= על פנקס כתובות מערכתי w מסנ 8. 252 משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק
4 לח= על אחת מהעמודות של פנקס הכתובות ברשימה הנפתחת הראשונה. לדוגמה, לח= על מחלקה w כדי לחפש כתובות ממחלקה מסוימת. 5 לח= על רשימת האופרטורי! w לח= על אופרטור w הקלד את קריטריוני החיפוש של> בתיבת הטקסט או לח= על ער>, א! מוצע ער> כזה. לדוגמה, לח= על [] w הקלד "חשבונות", כדי לחפש כתובות ממחלקת ניהול חשבונות. השתמש באופרטור המתאי! ביותר לחיפוש של>. קריטריוני החיפוש, כדוגמת שמו של אד! או נושא, יכולי! לכלול תווי! כלליי!, כדוגמת כוכבית (*) או סימ% שאלה (?). המסנ% אינו רגיש לסוג האות (רישיות או קטנות). 6 כדי להוסי 8 תנאי סינו% נוספי!, לח= על הרשימה הנפתחת האחרונה w וג,. 7 לאחר ציו% כל תנאי המסנ%, לח= אישור. 8 קרא את הטקסט המתחיל במלי! "כלול ערכי! כאשר..." בזמ% יצירת המסנ%. כא% מסוכ! אופ% הפעולה של המסנ% של>. כדי לסנ% את פנקס הכתובות בזמ% שאינ> במשרד, לח= הפעלה מרחוק w שליחה/אחזור ובצע את הצעדי! 3 עד 7. מוטב לאחזר את פנקס הכתובות באמצעות חיבור רשת בעוד> במשרד>, משו! שפעולה זו עלול לארו> זמ% רב. א! הגדרת מספר שורות של תנאי סינו%, תוכל למחוק שורה באמצעות לחיצה על שורת הרשימה הנפתחת האחרונה w מחיקת שורה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא סימו% שתחת הנושא חיפוש פריטי! בתיבת הדואר. משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק 253
מחיקת פריטי, בתיבת הדואר לעבודה מרחוק השתמש בפקודות מחיקה, ריקו 8 סל מיחזור וניהול נפח דיסק מרחוק כדי להסיר פריטי! מתיבת הדואר של> וכדי לפנות מקו! בכונ%. מחיקת פריטי, בתיבת הדואר לעבודה מרחוק א! שלחת פריט שמכיל מידע מיוש% או שגוי, או א! עלי> לקבוע מחדש מועד לפגישה, השתמש בפקודה מחיקה כדי למשו> בחזרה את הפריט המבוטל מתיבות הדואר של הנמעני! של>. נית% למשו> בחזרה הודעות דואר והודעות טלפוניות מתיבות הדואר של אות! נמעני! שטר! פתחו אות%. פגישות, תזכורות ומשימות נית% למשו> בחזרה בכל עת. בפע! הבאה שתתחבר למערכת GroupWise הראשית של>, השינויי! בתיבת הדואר לעבודה מרחוק ובתיבת הדואר הראשית יסונכרנו באופ% אוטומטי. תוכל לבטל את הסינכרו% על ידי שינוי אפשרות המחיקה בתפריט אפשרויות הפעלה מרחוק. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הכנה לעבודה מרחוק, תחת הנושא שימוש ב( GroupWise מחו= למשרד. 1 לח= על הפריט בתיבת הדואר. 2 לח= על עריכה w מחיקה. 3 א! תמחק פריט יוצא, לח= על אחת האפשרויות הזמינות. 4 כדי לפנות שטח בדיסק, לח= על עריכה w ריקו 8 סל מיחזור. פעולה זו מסלקת לצמיתות את כל הפריטי! המחוקי! מתו> תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. 5 כדי לסנכר% את תיבת הדואר לעבודה מרחוק ותיבת הדואר הראשית של>, התחבר למערכת GroupWise הראשית. א! תמתי% עד לאחר שתצבור מספר דרישות שליחה ואחזור לפני שתבצע התחברות, תחסו> זמ% וכס 8. בשלב 2, נית% ג! ללחו= על פריט w לח= על המקש.Delete א! אינ> רוצה לסנכר% את המחיקות בי% תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> לבי% תיבת הדואר הראשית, לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק w לח= על הכרטיסייה אפשרויות מחיקה w ולח= על האפשרויות הרצויות. w האפשרות. כדי לקבל עזרה אודות אפשרות בתיבת דו(שיח, לח= 254 משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק
מחיקת קבצי, בלתי נחוצי, מתיבת הדואר לעבודה מרחוק ניהול נפח דיסק מרחוק מאפשרת ל> למחוק קבצי! לא נדרשי! וקבצי! נטושי! מתיבת הדואר לעבודה מרחוק. בספרייה המרוחקת תראה את רשימת המסמכי!, גודל המסמ>, מספרי הגרסה והמסמ>, ותארי> הגישה או השינוי האחרו%. רשימה זו מסודרת לפי גודל הקוב=. כאשר תעבוד במסמ> לאחר התחברות לתיבת הדואר הראשית, תארי> הפעולה יופיע בעמודה בוצעה גישה בתארי;. פעולה יכולה להיות פתיחה, צפייה, הדפסת מסמ> וכו', א> אינה כוללת אחזור קוב= מהספרייה הראשית. ג! במקרה שמסמכי! נפתחו לאחר התחברות לתיבת הדואר הראשית, יצוי% התארי> בעמודה עודכ 8 בתארי;. מחיקת קבצי! בעזרת ניהול נפח דיסק מרחוק לא תמחק אות! מהספרייה הראשית. היא ג! לא תמחק את הפניות המסמ> של המסמכי! שנמחקו. הקבצי! יימחקו רק מהמחשב בו נמצאת תיבת הדואר לעבודה מרחוק, כדי לפנות נפח דיסק. א! תמחק מסמ> שנמצא במצב בשימוש, בפע! הבאה שתתחבר, מצב המסמ> יחזור למצב זמי 8 בספרייה הראשית. לח= מרחוק w ניהול נפח דיסק. 1 לח= על הקוב= שברצונ> למחוק w לח= מחיקה. 2 לאחר שתסיי!, לח= סגירה. 3 תוכל לבחור מספר קבצי! בעזרת המקש Shift ולחיצה, כדי לבחור קבצי! המופיעי! ברצ 8, או בעזרת המקש Ctrl ולחיצה על קבצי!, כדי לבחור קבצי! שלא נמצאי! ברצ 8. משלוח פריטי! ואחזור פריטי! בעבודה מרחוק 255
קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק כדי לקבל גישה אל תיבת הדואר הראשית לצור> שליחה או אחזור מידע, יש להתחבר אל מערכת GroupWise הראשית באמצעות חיבור מוד!, חיבור רשת (ישיר), או חיבור.TCP/IP כאשר משתמשי! ביישו! צא לדר; להגדרת תיבת הדואר לעבודה מרחוק, יוצרת עבור> תוכנת GroupWise את החיבור המתאי! בהתבסס על אופ% ההרצה הנוכחי של.GroupWise לדוגמה, א! אתה משתמש במיפוי כונני! כדי להתחבר לסני 8 הדואר של> במערכת,GroupWise תוכנת GroupWise יוצרת חיבור רשת (ישיר) וכ% את חיבורי המוד! עבור כל השערי! הא(סינכרוניי! שאותרו במערכת GroupWise הראשית של>. א! הפעלת את GroupWise במצב שרת/לקוח, GroupWise יוצרת חיבור TCP/IP במקו! חיבור רשת. אפשר ליצור חיבורי! חדשי!, כמו ג! לשנות או למחוק חיבורי! קיימי!. בעת יצירת חיבור חדש, נית% להעתיק חיבור קיי!, ולאחר מכ% לערו> את ההגדרות המשוכפלות כדי ליצור את החיבור החדש מבלי שיהיה צור> להגדיר מחדש כל אחת מההגדרות. התחברות דר; מוד, ברוב המקרי! תתחבר למערכת GroupWise הראשית של> בעזרת מוד! דר> שער יציאה, בעת שאינ> נמצא במשרד>. המוד! משתמש במידע מתיבת הדו(שיח תצורת התחברות כדי להתחבר אל תיבת הדואר הראשית של>. חיבור מוד! דומה לשיחת טלפו%. אתה זקוק למספר הטלפו% של מערכת GroupWise הראשית של>, שמהווה חלק מנתוני התחברות ל. נתוני התחברות ל נוספי! כוללי! את זיהוי המשתמש והסיסמה של השער אליו אתה מתחבר. 256 קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק
בדומה להתקשרות טלפונית, הקידומות עשויות להשתנות כשמחייגי! מאתרי! שוני!. לדוגמה, כאשר אתה נמצא במלו%, לעתי! קרובות עלי> לחייג 9 כדי להשיג קו חו=. א! אתה מתחבר מבית>, אינ> זקוק לקידומת זו. לכ%, עלי> ליצור מידע חיוג עבור כל אתר מרוחק. לאחר הגדרת מאפייני החיוג עבור האתרי! המרוחקי! של>, השתמש באפשרות התחברות מ מתיבת הדו(שיח תצורת התחברות כדי לבחור אתר מרוחק בעת התחברות לתיבת הדואר הראשית של>. למידע נוס 8 אודות הגדרת מאפייני חיוג עבור כל אתר מרוחק, עיי% בתיעוד הנלווה למערכת חלונות שברשות>. חיבורי TCP/IP חיבורי TCP/IP משתמשי! בכתובת IP (פרוטוקול אינטרנט) וביציאת IP לצור> התחברות אל מערכת GroupWise הראשית של>. א! אתה משתמש בשירותי ספק אינטרנט בשיחת חינ! כאשר אתה לא נמצא במשרד, תוכל להימנע מחיוב על ידי שימוש בחיבור.TCP/IP בנוס 8, אינ> נדרש לצאת מחיבור אינטרנט ולנתק את השיחה כדי להתחבר למערכת GroupWise הראשית של> באמצעות חיבור מוד!. נית% להשתמש באותו חיבור אינטרנט ג! כדי להתחבר למערכת GroupWise הראשית של>. א! אתה מחובר לתיבת הדואר הראשית של> במצב שרת/לקוח ומתקי% את תיבת הדואר לעבודה מרחוק של> בעזרת יישו! צא לדר;, תוכנת GroupWise מזהה את מידע ה( IP ומשתמשת בו ליצירת חיבור TCP/IP עבור>. א! אתה זקוק למידע,IP פנה למנהל% המערכת של>. חיבורי רשת כאשר אתה נמצא במשרד, תוכל להרי= את תוכנת GroupWise מול תיבת הדואר לעבודה מרחוק ולהתחבר אל מערכת GroupWise דר> הרשת. חיבור רשת שימושי במיוחד לצור> אחזור כמויות גדולות של מידע, כגו% פנקס הכתובות המערכתי, מכיוו% שחיבור זה מעביר מידע במהירות רבה יותר מחיבור מוד!, ולפיכ> הוא חסכוני יותר בחיובי הטלפו% לשיחות חו=. קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק 257
יצירת התחברות מוד, 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 2 לח= חיבורי, w התחברות אל w חדש. 3 ודא כי נבחר מוד! w לח= על אישור. 4 בתיבה ש, החיבור, הקלד תיאור. כדי לבצע את הצעדי! 6 5, ו 7 שלהל%, פנה אל מנהל% המערכת כדי לקבל את מספר הטלפו% של שער המערכת, זיהוי ההתחברות והסיסמה. 5 לח= על קידומת מדינה w הקלד את אזור החיוג ואת מספר הטלפו% עבור השער של מערכת GroupWise הראשית. 6 הקלד את זיהוי ההתחברות של השער. 7 לח= על סיסמה w הקלד את סיסמת השער w לח= אישור w הקלד שוב את הסיסמה w לח= אישור. 8 לח= על הכרטיסייה מתקד,. 9 א! המוד! של> דורש קוב= תסריט, לח= על עריכת סקריפט w הגדר את הפרטי! הנדרשי! עבור הפקודות בהינת 8 וכ% הגב ע,. או כדי לשמור סקריפט מבלי לשנות את ש! הקוב=, לח= על שמירה w סגירה. כדי לשמור סקריפט תחת ש! קוב= חדש, לח= על שמירה בש, w סגירה. 258 קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק
10 לח= על שיטת התנתקות. 11 לח= על נסיונות w הגדר את מספר הפעמי! לביצוע חיוג חוזר א! הקו תפוס. 12 לח= על מרווח זמ 8 בי 8 נסיונות w הגדר את מרווח הזמ% שבי% כל ניסיו% חיוג חוזר. 13 לח= על אישור w סגירה. א! המוד! של> זקוק לקוב= סקריפט כדי לגשת אל תיבת הדואר הראשית, צור קשר ע! מנהל% המערכת. כדי לאחזר קוב= סקריפט קיי!, לח= על אחרי צעד מס' w 8 בחר את קוב= הסקריפט w לח= על פתיחה. כדי לקבל עזרה אודות אפשרות בתיבת דו(שיח, לח= w האפשרות. יצירת התחברות TCP/IP לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 1 לח= חיבורי, w התחברות ל w חדש. 2 לח= w TCP/IP אישור. 3 הקלד ש! תיאורי להתחברות.TCP/IP 4 הקלד כתובת IP ונתוני השער שסיפק ל> מנהל% המערכת של>. 5 במקו! כתובת,IP תוכל להקליד ג! ש! מארח DNS בתיבה כתובת.IP בדוק ע! מנהל% המערכת של>. 6 לח= על שיטת התנתקות w אישור w סגירה. תוכל ליצור התחברות TCP/IP על ידי לחיצה על מרחוק w שליחה/אחזור w קביעת תצורה. כדי לקבל עזרה על אפשרות תיבת דו(שיח, לח= על w האפשרות. קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק 259
יצירת התחברות רשת 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 2 לח= חיבורי, w התחברות ל w חדש. 3 לח= על רשת w אישור. 4 הקלד ש! תיאורי עבור חיבור הרשת. 5 הקלד את הנתיב אל ספריית סני 8 דואר כלשהי במערכת GroupWise הראשית. פנה אל מנהל% המערכת כדי לברר מהו הנתיב אל סני 8 הדואר של>. נית% ג! להתחבר לכל תיבת דואר במערכת GroupWise הראשית כדי לגשת אל תיבת הדואר הראשית. אינכ! חייבי! להתחבר ע! סני 8 הדואר המכיל את תיבת הדואר הראשית של>. 6 לח= על שיטת התנתקות w אישור w סגירה. במקו! צעדי! 1 ו 2 נית% ללחו= ג! על הפעלה מרחוק w שליחה/אחזור w קביעת תצורה w התחברות ל w ההתחברות. כדי לקבל עזרה אודות אפשרות בתיבת דו(שיח, לח= w האפשרות. העתקת התחברות מוד,, TCP/IP או רשת 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 2 לח= חיבורי, w התחברות ל w התחברות w העתקה. 3 עדכ% את ההתחברות w לח= על אישור. עריכת התחברות מוד,, TCP/IP או רשת 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 2 לח= חיבורי, w התחברות ל w התחברות w עריכה. 3 ערו> את השינויי! הדרושי! w לח= על אישור. 260 קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק
מחיקת התחברות מוד,, TCP/IP או רשת 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק. 2 לח= חיבורי, w התחברות אל w ההתחברות. 3 לח= על מחיקה w כ 8. הגדרת מיקו, העבודה מרחוק 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על עבודה מרחוק w לח= על חיבורי,. 2 כדי לבחור את המיקו! המרוחק של>, לח= על הרשימה הנשלפת התחברות מ w המיקו! המרוחק. 3 כדי לשנות את מאפייני החיוג של המוד!, לח= התחברות מ w ציי% את השינויי! בתיבת הדו(שיח מאפייני החיוג w לח= אישור. לקבלת עזרה אודות הגדרת מאפייני החיוג, עיי% בספרות חלונות. קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק 261
262 קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק
שימוש בטלפו 8 ע, GroupWise קביעת התצורה של ההתחברות מרחוק 263
השימוש ב"חיוג לשולח" חיוג לשולח מאפשרת להתקשר אל שולח הודעה. כאשר תבחר חיוג לשולח, תיפתח התוכנה ניהול טלפו 8 ותושל! שיחת הטלפו% של>. כיצד להתקשר לשולח של פריט 1 לח= כלי, w חיוג לשולח. ניהול טלפו 8 תיזו! את שיחת הטלפו% ותשלי! אותה עבור>. כדי שתוכנת ניהול טלפו 8 תוכל להשלי! את השיחה, לשולח חייב להיות מספר טלפו%. השימוש ב"ניהול טלפו%" ניהול טלפו 8 מאפשרת ל> לשלוט בטלפו% של> ישירות משולח% העבודה. אתה יכול לענות לטלפו%, להעביר מתקשרי! להמתנה, להשתמש ברמקול של הטלפו%, לכנס מתקשרי! אחרי! לשיחת ועידה, ועוד. תוכל אפילו לחפש מספרי טלפו% ולחייג ישירות מניהול טלפו 8. ניהול טלפו 8 הוא תוכנה בתו> סביבת.GroupWise היא חושפת ומפשטת מאפייני! רבי! המצויי! בדר> כלל בטלפו% ואשר ממעטי! להשתמש בה!. פנקסי הכתובות משולבי! היטב בניהול טלפו 8, על מנת לספק גישה קלה ומהירה למידע של המשתמש הרשו! בפנקס הכתובות הפרטי והכללי. ניהול טלפו 8 מסוגלת לשלוט בטלפוני! המשתמשי! ה% ב( TAPI וה% ב( TAPI.TSAPI דורש מוד! או ספק שירות של TAPI והתקנת TAPI32.DLL בתחנות הקצה. TAPI32.DLL מותק% כברירת מחדל בהתקנת חלונות. TSAPI דורש עבודה ע! שרת CSTA32.DLL,TSAPI T והתקנת Novell Client 32 בתחנות הקצה. 264 השימוש ב"חיוג לשולח"
הפעלת "ניהול טלפו 8 " 1 בחלו% הראשי של,GroupWise לח= כלי, w ניהול טלפו 8. כיצד לחייג 1 התחל להקליד את ש! האד! בתיבה הכנס ש, עד שיופיע הש! המבוקש. 2 לח= חיוג. א! האד! שאליו אתה רוצה להתקשר אינו מופיע בפנקס הכתובות של,GroupWise הקלד את המספר שברצונ> לחייג בתיבה הכנס מספר טלפו 8. לש! חיוג אחד מעשרת המספרי! האחרוני!, היוצאי! או הנכנסי!, לח= על שיחות אחרונות w המספר המבוקש. כדי לבצע חיוג מהיר דר> רשימת חיוג מהיר, לח= חיוג מהיר w לח= על הש! המבוקש. לש! חיפוש שמות ומספרי! בפנקס הכתובות של GroupWise לח=. כיצד להעביר שיחה למצב המתנה 1 לח= על המתנה. על מנת להפעיל מחדש שיחה לח= שוב המתנה. כמו כ% אתה יכול להקיש על הכפתור המייצג את השיחה שברצונ> להפעיל מחדש בשורת השיחות המצויה בתחתית חלו% ניהול טלפו 8. ניתוק השיחה 1 לח= על ניתוק. השימוש ב"ניהול טלפו%" 265
העברת שיחה למשתמש אחר 1 לח= העברה. או 2 התחל להקליד את ש! האד! שאליו ברצונ> להעביר את השיחה בתיבת הכנס ש,, עד שיופיע הש! הנכו%. 3 לש! הודעה על השיחה החדשה לאד! שאליו אתה מעביר את השיחה, לח= על חיוג w הודע על השיחה w ולח= על העברה. לש! העברה מיידית, לח= על העברה. א! האד! שברצונ> להתקשר אליו לא רשו! בפנקס הכתובות של,GroupWise הקלד את המספר המבוקש בתיבה הכנס מספר טלפו 8. לש! חיפוש השמות והמספרי! בפנקס הכתובות GroupWise לח= על. חיוג חוזר למספר שאליו חייגת לאחרונה 1 לח= על שיחות אחרונות w מספר הטלפו% או הש!. עשרת המספרי! האחרוני!, הנכנסי! או היוצאי! מופיעי! ברשימה שיחות אחרונות. חיוג באמצעות "חיוג מהיר" נית% להוסי 8 מספרי טלפו% לרשימת החיוג המהיר דר> אפשרויות ניהול טלפו 8. 1 לח= חיוג מהיר w המספר המבוקש. עריכת שיחת ועידה 1 כאשר תנהל שיחה פעילה או כאשר מתקשר נמצא בהמתנה, לח= על ועידה. 2 התחל להקליד את שמו של האד! החדש שעמו אתה מעוניי% לערו> שיחת ועידה. המש> להקליד בתיבת הכנס ש, עד שיופיע הש! הנכו%. 3 לח= על חיוג. לש! חיפוש שמות ומספרי טלפו% בפנקס הכתובות של,GroupWise לח= על. 266 השימוש ב"ניהול טלפו%"
מיזוג שיחות השתמש במיזוג לש! קישור שתי שיחות קיימות. לדוגמא, א! אתה משוחח ע! מתקשר מסוי! שעה שמתקשר אחר ממתי%, ואתה מבי% ששלושתכ! צריכי! להשתת 8 באותה השיחה, במקו! לנתק את אחד המתקשרי! וליזו! שיחת ועידה, תוכל פשוט למזג את השיחות. א! יש יותר משתי שיחות פעילות, ניהול טלפו 8 מאפשרת לבחור את השיחות שברצונ> למזג. לש! הוספת מתקשר חדש לשיחה קיימת, השתמש בועידה. 1 כאשר מתקשר אחד נמצא בהמתנה ואתה מנהל שיחה פעילה, לח= על מיזוג. השימוש ביומ 8 הטלפו 8 כשאתה מנהל את שיחות הטלפו% של> באמצעות ניהול טלפו 8, GroupWise יוצרת עבור> תיקייה ברשימת התיקיות הנקראת יומ 8 טלפו 8. בכל פע! שאתה מבצע או מקבל שיחת טלפו%, כשניהול טלפו 8 פתוחה, GroupWise יוצרת פריט מתאי! בתיקיית יומ% הטלפו% אשר מתעד את פרטי השיחה, כגו% זמ% השיחה, מש> השיחה וזהות המתקשר. כמו כ%, אתה יכול לרשו! הערות אודות שיחות שתבצע או תקבל. GroupWise רושמת את ההערות הללו כחלק מהפריט שנוצר ביומ% הטלפו%, ותוכל להציג% בכל רגע נתו%, בדומה לכל פריט אחר ברשימת התיקיות. הכנסת הערות ליומ 8 הטלפו 8 1 א! התיבה הערות אינה מופיעה במס>, לח= על בחלו% הראשי של ניהול טלפו 8. 2 הקלד את הערת> בתיבה הערות המופיעה בתחתית החלו% הראשי של ניהול טלפו 8. 3 לסיו! השיחה, לח= סגירה. ההערות שהקלדת יתועדו ביחד ע! פרטי! אחרי! על השיחה בתיקייה יומ 8 טלפו 8 ברשימת התיקיות שבחלו% הראשי של.GroupWise הגדרת המיקו, שבו אתה נמצא השתמש בנתוני המיקו! על מנת להגדיר לניהול טלפו 8 כיצד עובדת מערכת הטלפו% של>, כ> ששיחותי> יחויגו באופ% נכו%. אתה יכול להגדיר ברירות מחדל של מערכות טלפוניות, טווחי! של מספרי שלוחות, שיטות גישה וקידומות. ביכולת> ליצור מספר הגדרות ולבחור את המתאימה ביותר בהתא! למקו! ממנו אתה עובד. יצירת הגדרת מיקו, לח= על כלי, w מיקומי,. 1 ציי% את אפשרויות המיקו! שאתה רוצה עבור המיקו! הזה. 2 לח= על חדש. 3 הקלד ש! עבור המיקו! החדש w לח= על אישור. 4 נית% ליצור מספר בלתי מוגבל של הגדרות מיקו!, ולאחר מכ% להשתמש בה% בכל מקו! בו אתה נמצא. השימוש ב"ניהול טלפו%" 267
בחירת הגדרת מיקו, לח= על כלי, w מיקומי,. 1 לח= על ש! מיקו! בתיבה הנפתחת ש, ומיקו,. 2 268 השימוש ב"ניהול טלפו%"
התאמה אישית של GroupWise השימוש ב"ניהול טלפו%" 269
הגדרת אפשרויות עבור GroupWise השתמש בתיבת הדו(שיח אפשרויות כדי להתאי! באופ% אישי את מערכת GroupWise בעזרת הגדרת אפשרויות שיהיו בתוק 8 בכל פע! שתפעיל את מערכת.GroupWise נית% להגדיר אפשרויות לייעול העבודה, לשינוי המראה של מערכת GroupWise ולצור> ביצוע משימות מוגדרות. לדוגמה, נית% להשתמש באפשרויות סביבה כדי לשנות את שפת הממשק של מערכת,GroupWise או באפשרויות שליחה כדי להגדיר שברצונ> לקבל הודעת דיווח על כל הודעה שאתה שולח. נית% ג! להשתמש בתיבת הדו(שיח אפשרויות כדי להירש! לקבלת התראות, להגדיר תיקיית ארכיו%, וכ% הלאה. עיכוב שליחת פריט 1 כדי לעכב שליחה של פריט אחד, פתח תצוגת פריט w לח= על קוב 7 w מאפייני,. או כדי לעכב את שליחת כל הפריטי!, לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על שליחה. 2 לח= על השהה משלוח. 3 בתיבה עד, הגדר את השעה ואת היו! שבה! ברצונ> שהפריט יימסר. 4 לח= על אישור. 270 הגדרת אפשרויות עבור GroupWise
קבלת אישור קבלה עבור פריטי, ששלחת או 1 כדי לקבל אישור קבלה עבור פריט מסוי!, פתח תצוגת פריט w לח= על קוב 7 w מאפייני, כדי לקבל תמיד אישור קבלה עבור כל הפריטי! שנשלחי!, לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על שליחה. 2 לח= על הכרטיסייה מעקב מצב המשלוח. 3 בתיבת הקבוצה אישור קבלה, ציי% את סוג אישור הקבלה בו אתה מעוניי%. לח= אישור. 4 כדי לקבל אישור קבלה באמצעות עדכונית, עלי> להירש! כמנוי בעדכונית. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הפעלת "עדכונית". בקשת מענה על הודעות דואר או הודעות טלפוניות ששלחת או 1 כדי לבקש מענה עבור פריט מסוי!, פתח תצוגת פריט w לח= על קוב 7 w אפשרויות. כדי לבקש מענה עבור כל הפריטי! שנשלחי!, לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על שליחה. 2 לח= על נדרש מענה. 3 ציי% מתי ברצונ> לקבל מענה. 271 הגדרת אפשרויות עבור GroupWise
4 לח= אישור. הנמע% רואה בראש ההודעה. א! תבחר נדרש מענה: במועד הנוח ל;, יופיע "נדרש מענה: במועד הנוח ל;" בראש ההודעה. א! תבחר בתו; X ימי,, יופיע "מענה נדרש עד "XX/XX/XX בראש ההודעה. הגדרת מקו, האחסו 8 של פריטי, שהועברו לארכיו 8 1 לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על סביבה w לח= על הכרטיסייה מיקו, קוב 7. 3 ציי% את מיקו! ספריית הארכיו% של> בתיבת הטקסט ספריית ארכיו 8. 4 לח= על אישור. 272 הגדרת אפשרויות עבור GroupWise
שינוי העדיפות של פריטי, למשלוח או 1 כדי לשנות את העדיפות של פריט מסוי!, פתח תצוגת פריט w לח= על קוב 7 w אפשרויות. כדי לשנות את העדיפות של כל הפריטי! שברצונ> לשלוח, לח= על כלי, w לח= על קוב 7 w שליחה. 2 בתיבת הקבוצה עדיפות, בחר בגבוהה, רגילה, או נמוכה. 3 לח= אישור. הסמל הקט% לצד פריט בתיבת הדואר יהיה אדו! כאשר העדיפות גבוהה, לב% כשהעדיפות רגילה, ואפור כשהעדיפות נמוכה. שינוי שפת הממשק של GroupWise 1 לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על סביבה w לח= על הכרטיסייה כללי. 3 לח= על שפה ברשימה הנפתחת שפת ממשק w לח= אישור. 273 הגדרת אפשרויות עבור GroupWise
שינוי התצוגה המוגדרת כברירת מחדל 1 לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על סביבה w לח= על הכרטיסייה תצוגות. 3 בחר סוג פריט. 4 א! סוג הפריט שנבחר הוא משימה, פגישה או תזכורת, בחר פרסו, או קבוצה. 5 לח= על התצוגה שברצונ> לקבוע כברירת המחדל בתיבה תצוגות. 6 לח= על קבע כתצוגת ברירת מחדל. מערכת GroupWise מסמנת את הפריט כברירת המחדל, על ידי הצבת כוכבית (*) לצד ש! התצוגה בתיבה תצוגות. 7 חזור על שלבי! 3 עד 6 עד שתסיי! לבחור תצוגת ברירת מחדל עבור כל סוג תצוגה. 8 לח= על אישור. תצוגות ברירת המחדל של GroupWise מופיעות כאשר לוחצי! על הלחצ% המתאי! בסרגל הכלי!. תצוגות ברירת המחדל הפרטיות שתבחר מופיעות כאשר לוחצי! לחיצה כפולה על אזורי הפגישות, התזכורות או המשימות שבלוח השנה. 274 הגדרת אפשרויות עבור GroupWise
קביעת מועד ההופעה של התראה לפני אירוע לח= על כלי, w אפשרויות. 1 לח= לחיצה כפולה על תארי; ושעה w לח= על הכרטיסייה לוח שנה. 2 ודא שסימנת את קביעת התראה ע, קבלה. 3 ציי% כמה דקות לפני אירוע ברצונ> לקבל התראה. 4 5 לח= אישור. עריכת בדיקת איות באופ 8 אוטומטי לפני שליחת כל הודעה 1 לח= כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על סביבה. 2 לח= על בדיקת איות לפני שליחה. 275 הגדרת אפשרויות עבור GroupWise
הקצאת סיסמה לתיבת הדואר נית% להקצות סיסמה לתיבת הדואר של>, כדי למנוע ממשתמשי! אחרי! גישה לפריטי! של מערכת GroupWise ללא רשות>. הסיסמאות מבחינות בי% אותיות רישיות לאותיות קטנות באנגלית (לדוגמה, הסיסמה Wednesday אינה זהה לסיסמה.(WEDNESDAY מרגע שתקצה סיסמה, תוצג ל> הנחייה להקליד את הסיסמה בכל פע! שתפתח את תוכנת.GroupWise א! תחליט שאינ> מעוניי% יותר בהגנה באמצעות סיסמה, תוכל להסיר אותה. א! ברצונ> שמערכת חלונות תזכור את הסיסמה של> בפע! הבאה שתתחבר למערכת בש! המשתמש של>, לח= על תיבת הסימו% זכור את הסיסמה. נית% ג! ללחו= על אפשרות אי 8 צור; בסיסמה ע, NDS בתיבת הדו(שיח אבטחה, כדי להורות ל( Novell Directory Services (שירותי ספריות (Novell לאחס% בזיכרו% את הסיסמה של>. לאחר מכ% תוכל להתחבר למערכת GroupWise מכל מחשב מבלי להקליד את הסיסמה של>, כל עוד התחברת תחילה ל( NDS תו> שימוש בש! המשתמש של>. א! תשכח את הסיסמה שהקצית, לא תוכל לקבל גישה לפריטי! של>. הגדרת סיסמה לתיבת הדואר של> אינה משפיעה על יכולת הגישה של מיופי כוח של> לתיבת הדואר של>. יכולתו של מיופה כוח לגשת לתיבת הדואר של> נקבעת על ידי ההרשאות שהקצית עבורו ברשימת הגישה. כדי להשתמש במערכת הפעלה מרחוק, עלי> להקצות סיסמה לתיבת דואר הראשית של>. א! אתה מקצה סיסמה בעת הרצת הפעלה מרחוק, הסיסמה שתיצור תשפיע א> ורק על תיבת הדואר המיועדת לעבודה מרחוק. לדוגמה, א! אתה מרי= את מערכת הפעלה מרחוק מהבית, ויוצר סיסמה בעזרת אפשרויות אבטחה, הסיסמה שתיצור תחול רק על תיבת הדואר לעבודה מרחוק של>. הסיסמה לא תשפיע על תיבת הדואר הראשית של> במשרד. א! בחרת באפשרות אי 8 צור; בסיסמה ע,,NDS תוצג ל> הנחייה להקליד סיסמה בעת השימוש במערכת הפעלה מרחוק. יצירת סיסמה עבור תיבת הדואר 1 בחלו% הראשי, לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על אבטחה w לח= על הכרטיסייה סיסמה. 3 הקלד את הסיסמה בתיבת הדו(שיח סיסמה חדשה. 4 בתיבת הדו(שיח אישור סיסמה חדשה, הקלד את הסיסמה w לח= על אישור w סגירה. 276 הקצאת סיסמה לתיבת הדואר
ביטול הסיסמה לח= על כלי, w אפשרויות. 1 לח= לחיצה כפולה על אבטחה w לח= על הכרטיסייה סיסמה. 2 הקלד את הסיסמה הישנה של> w לח= אישור. 3 לח= על נקה סיסמה. 4 לח= על אישור w סגירה. 5 שינוי הסיסמה 1 בחלו% הראשי, לח= על כלי, w אפשרויות. 2 לח= לחיצה כפולה על אבטחה w לח= על הכרטיסייה סיסמה. 3 הקלד את הסיסמה שברצונ> לשנות בתיבת הטקסט סיסמה ישנה. 4 הקלד את הסיסמה החדשה בתיבת הטקסט אישור הסיסמה החדשה. 5 הקלד שוב את הסיסמה החדשה בתיבת הטקסט אשר סיסמה חדשה, w לח= על אישור w סגירה. א! תשכח את הסיסמה של>, לא תוכל לגשת ל( GroupWise. לקבלת סיוע, פנה אל מנהל% המערכת. הסיסמאות רגישות לסוג האות (רישיות, קטנות), כלומר, יש להקפיד על השימוש באותיות גדולות/קטנות באנגלית. הקצאת סיסמה לתיבת הדואר 277
התאמה אישית של סרגל הכלי! היעזר בסרגל הכלי! כדי לגשת אל רבות מהתכונות והאפשרויות שתוכנת GroupWise מעמידה לרשות>. כאשר תשתמש בתכונות מסוימות (לדוגמה, בעת שאתה מעיי% בלוח השנה של>), מופיע סרגל הכלי! עבור התכונה הנוכחית. כדי לברר את תפקידו של לחצ% כלשהו בסרגל הכלי!, הצב את סמ% העכבר על גבי הלחצ% וקרא את תיאור הכלי שמופיע על המס>. השתמש ברשימה הנשלפת של התצוגות שבסרגל הכלי!, כדי לשנות את תצוגת רשימת הפריטי! של>. לדוגמה, נית% להציג פריטי! שנשלחו, פריטי! שהתקבלו או פריטי! שפורסמו. לח= על הח= של הרשימה הנשלפת, כדי להציג את הגדרות התצוגה הקיימות. נית% להתאי! אישית כל סרגל כלי! על ידי הוספה או מחיקה של לחצני!, בחירת סדר הלחצני!, והצבת מפרידי! בי% הלחצני!. בחירת מראה סרגל הכלי, א! סרגל הכלי! אינו מוצג, לח= על תצוגה w סרגל כלי,. 1 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על סרגל הכלי! w לח= על מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה הצגה. 3 החלט על אופ% התצוגה של סרגל הכלי! w לח= אישור. 4 התאמה אישית של סרגל הכלי, 1 א! סרגל הכלי! אינו מוצג, לח= על תצוגה w סרגל כלי,. 2 לח= בעזרת לחצ% העכבר הימני על סרגל הכלי, w לח= על מאפייני,. 3 לח= על הכרטיסייה הצגה. 4 כדי להסיר או להציג את הרשימה הנפתחת של הגדרות התצוגה, סמ% את תיבת הסימו% הצג רשימה נפתחת של הגדרות תצוגה. 5 לח= על הכרטיסייה התאמה אישית. 6 כדי להוסי 8 לחצ%, לח= על קטגוריה מתו> תיבת הרשימה קטגוריות w לח= על אחד הלחצני! בתיבה בקרות w לח= על הלחצ% הוספת לחצ 8. הקטגוריות ה% כותרות תפריט בחלו% הראשי. הלחצני! שבתיבה בקרות מתאימי! לפעולות שנמצאות מתחת לכותרת התפריט. לדוגמה, הלחצני! עבור הקטגוריה קוב 7 ה! הפעולות שנמצאות בתפריט קוב 7 (פתיחת תצוגות, הדפסה, שמירה וכ% הלאה). 7 כדי להסיר לחצ%, גרור אותו אל מחו= לסרגל הכלי!. 8 כדי לשנות את מיקומו של אחד הלחצני! בסרגל כלי!, גרור אותו אל המקו! שבו אתה רוצה שהוא יוצג. 9 כדי להוסי 8 או להסיר רווח בי% לחצני!, הזז את הלחצני! לפי הצור>. 10 לח= אישור. 278 התאמה אישית של סרגל הכלי!
כאשר אתה גורר את הלחצני! מעל סרגל הכלי! או מזיז לחצני! ממקו! למקו!, על תיבת הדו(שיח מאפייני סרגל הכלי, להיות פתוחה. סרגלי הכלי! משתני! בהתא! לתצוגה הנוכחית. כדי להתאי! אישית סרגל כלי!, עלי> להיות בתצוגה הכוללת סרגל כלי! זה. נית% להוסי 8 לחצני! ג! על ידי גרירת! מתו> התיבה בקרות אל סרגל הכלי!. א! ברצונ> לקרוא תיאור של לחצ%, בחר בלחצ% מתו> התיבה בקרות w קרא את תיאור הלחצ% בתיבת התיאור. נית% לבחור א! סרגלי הכלי! יוצגו ע! תמונות בלבד או ע! תמונות בליווי טקסט. נית% ג! לבחור להציג את כל הלחצני! בשורה יחידה או במספר שורות, בכפו 8 למספר הלחצני!. התאמה אישית של סרגל הכלי! 279
התאמה אישית של הגדרות הספרייה GroupWise מאפשרת להתאי! אישית את הגדרות הספריות בה% אתה מאחס% ויוצר מסמכי!. נית% להגדיר ספריית ברירת מחדל, ברירת מחדל עבור הרשאות שיתו 8, מאפייני עיצוב מסמ> המוגדרי! כברירת מחדל (כדוגמת סדר השדות וגודל!), וג! ערכי ברירת מחדל עבור מאפייני המסמ>. נית% לציי% א! להשתמש בגרסה הקצרה או הארוכה של גיליו% המאפייני!. הגדרות הספרייה והמאפייני! משפיעות רק על הגדרות הספרייה של>. לא נית% לשנות את ההגדרות של משתמשי! אחרי!. ספריית ברירת מחדל נית% לשנות את ספריית ברירת המחדל. כאשר אתה יוצר, מייבא או מעתיק מסמ> ב( GroupWise, המסמ> נשמר בספריית ברירת המחדל, אלא א! תגדיר ספרייה אחרת. בנוס 8, חיפוש מתחיל את החיפוש אחר מסמכי! בספריית ברירת המחדל. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא ניהול מסמכי! ב( GroupWise, תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. מאפייני ברירת מחדל נית% לציי% ערכי ברירת מחדל עבור השדות הניתני! לעריכה של מאפייני המסמ>. משתמשי! בערכי ברירת המחדל בעת יצירת מסמ> חדש או ייבוא מסמ> אל הספרייה הנבחרת. א! לא צוינו ערכי ברירת מחדל עבור המחבר וסוג המסמ>, GroupWise מציבה את ש! היוצר בשדה המחבר ואת הער> מסמ; כסוג המסמ>. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא ניהול מסמכי! ב( GroupWise, תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. ברירת מחדל לשיתו> הרשאות א! בדר> כלל אתה נוהג לשת 8 את מסמכי> ע! משתמשי! או קבוצות מסוימי!, תוכל לציי% הרשאות שיתו 8 עבור משתמשי! אלה, שיוגדרו כברירת המחדל. לאחר הגדרת ברירות המחדל של הרשאות השיתו 8, GroupWise מחילה את הרשאות השיתו 8 הללו על כל המסמכי! שתיצור בספרייה הנבחרת או שתייבא לתוכה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא ניהול מסמכי! ב( GroupWise, תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. 280 התאמה אישית של הגדרות הספרייה הגדרת תצורה לכרטיסייה מסמ; נית% להתאי! אישית את תצוגת הכרטיסייה מסמ; של מאפייני,. הכרטיסייה מסמ; תופיע בכל פע! שתיצור, תייבא, או תעתיק מסמ> או תבחר את מאפייני המסמ>. נית% לציי% אילו שדות ברצונ> להציג בכרטיסייה מסמ;. בנוס 8, נית% לציי% את מספר השורות בכל שדה, את סדר השדות בתיבת הדו(שיח ולהוסי 8 שורות ריקות וקווי הפרדה בתיבת הדו(שיח. גיליונות מאפייני, של מסמכי, כאשר אתה יוצר מסמ> חדש או גרסה חדשה של מסמ>, GroupWise מנחה אות> להגדיר את מאפייני המסמ>. נית% לציי% א! ברצונ> ש( GroupWise תנחה אות> להקליד רק את נושא המסמ> או את כל מאפייני המסמ>. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא ניהול מסמכי! ב( GroupWise, תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!.
שילוב ניהול מסמכי, ע, יישומי, אחרי, א! אתה משתמש ביישו! משולב (כדוגמת WordPerfect 7 או,(Word 97 תוכל להגדיר הא! תרצה ש( GroupWise תשלב את מאפייני ניהול המסמ> ע! הפקודות פתיחה ושמירה בש, של היישו!. כדי להשתמש בשילוב, עלי> להתקי% את השילובי! במהל> התקנת.GroupWise א! לא התקנת שילובי!, תוכל להפעיל שוב את תוכנית ההתקנה ולהתקי% אות! כעת. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא ניהול מסמכי! ב( GroupWise, תחת הנושא יצירת מסמכי! ועבודה ע! מסמכי!. הגדרת ספריית ברירת המחדל נית% לשנות את ספריית ברירת המחדל. כאשר אתה יוצר, מייבא או מעתיק מסמ> ב( GroupWise, המסמ> נשמר בספריית ברירת המחדל, אלא א! תגדיר ספרייה אחרת. בנוס 8, חיפוש מתחילה את החיפוש אחר מסמכי! בספריית ברירת המחדל. 1 לח= על כלי, w אפשרויות w לח= לחיצה כפולה על מסמכי,. 2 לח= על הספרייה בה ברצונ> להשתמש כברירת מחדל. 3 לח= על קבע כברירת מחדל w לח= אישור. התאמה אישית של הגדרות הספרייה 281
השימוש באפשרויות האתחול מערכת GroupWise כוללת פקודות שנית% להגדיר% כאפשרויות אתחול. כמה מאפשרויות אלה מיועדות לנוחות השימוש, ואילו אחרות נדרשות לצור> הרצת GroupWise על החומרה הספציפית שברשות>. נית% להפעיל אפשרויות אתחול על(ידי הגדרת% בשורת הפקודה של קיצור הדר> של GroupWise אפשרויות האתחול של GroupWise אפשרות אתחול זו /@u? /@uuser ID (זיהוי המשתמש) /bl /c /cm /ipa<ip ADDRESS> /ippx /lxx /la<network ID> /nu /phpathname /pspath TO REMOTE DATABASE מבצעת את הפעולה הבאה מציגה תיבת דו(שיח לכניסה (login) בעת פתיחת,GroupWise כדי לאפשר ל> למסור נתוני כניסה שוני!. מאפשרת להשתמש בזיהוי המשתמש של> למערכת GroupWise לצור> פתיחת GroupWise בשמ> במחשב של משתמש אחר. המשתמש האחר נותר מחובר לרשת. מונעת את הצגת מס> הפתיחה של GroupWise בעת כניסה לתוכנה. בודקת א! ישנ! פריטי! שטר! נפתחו. א! קיימי! פריטי! שטר! נפתחו, תוכנת GroupWise נפתחת כרגיל. א! אי%, GroupWise לא מופעלת. בודקת א! ישנ! פריטי! שטר! נפתחו. א! קיימי! פריטי! שטר! נפתחו, תוכנת GroupWise נפתחת במצב ממוזער ומושמע צפצו 8. אחרת, GroupWise לא תופעל. מאפשרת לציי% כתובת.IP הקלד את הכתובת במקו! הביטוי.<IP ADDRESS> מאפשרת לציי% יציאת.IP הקלד את מספר היציאה במקו! הביטוי X. אפשרות זו ישימה רק במקרה שברשות> שתי גרסאות שפה או יותר, או שני מודולי! של שפה או יותר. אפשרות זו מורה לתוכנת GroupWise לעקו 8 את ברירת המחדל של סביבת השפה (שנקבעה בכרטיסייה כללי של תיבת הדו(שיח סביבה של אפשרויות) ולהשתמש במקומה בשפה המצוינת בקוד השפה.(XX) קודי השפות השוני! מפורטי! להל%. מאפשרת ל> להשתמש בזיהוי הרשת של> כדי לפתוח את GroupWise בשמ> במחשב של משתמש אחר. המשתמש האחר נותר מחובר לרשת. הקלד את זיהוי הרשת של> במקו! הביטוי.<NETWORK ID> אפשרות זו מבטלת את העדכו% האוטומטי. א! אפשרות זו נבחרה, לח= על תצוגה ואחרי כ% על רענ 8 בכל פע! שתרצה לעדכ% את התצוגה בפריטי! שנמצאי! בתיבת הדואר של>. מאפשרת ל> לציי% את הנתיב לסני 8 הדואר. פותחת את GroupWise במצב עבודה מרחוק. נית% להשתמש באפשרות הפעלה זו א> ורק בתיבת הטקסט יעד. 282 השימוש באפשרויות האתחול
בטבלה שלהל% מוצגי! קודי השפות המשמשי! בכל מוצרי.Novell ייתכ% שגרסת GroupWise בחלק מהשפות הרשומות בטבלה עדיי% אינה קיימת. לקבלת מידע עדכני, פנה למפי= במקו! מגורי>. שפה אפריקנס ערבית קטלאנית קרואטית צ'כוסלובקית דנית הולנדית אנגלית ) אוסטרליה אנגלית ) קנדה אנגלית ) ארה"ב אנגלית ) בריטניה פינית צרפתית ) קנדית צרפתית ) צרפת גאליציאנית גרמנית ) גרמניה גרמנית ) שוויצריה יוונית עברית הונגרית איסלנדית איטלקית יפנית נורבגית פולנית פורטוגלית ) ברזיל פורטוגלית ) פורטוגל רוסית סלובקית ספרדית שבדית טורקית אוקראינית קוד שפה AF AR CA HR CS DK NL OZ CE US UK SU CF FR GA DE SD GR HE MA IS IT NI NO PL BR PO RU SL ES SV TR YK קודי השפה של GroupWise השימוש באפשרויות האתחול 283
השימוש באפשרויות האתחול של GroupWise 1 לח= על סמל GroupWise הנמצא על שולח% העבודה באמצעות הלחצ% הימני של העכבר w לח= על מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה קיצור דר;. 3 בתיבת הטקסט יעד, אחרי ש! קוב= ההרצה של,GroupWise הקלד רווח w הקלד את אפשרות ההפעלה w לח= אישור. 4 הפעל את GroupWise מחדש. בדוגמה הנ"ל, האפשרות?u@/ משמשת להצגת תיבת דו(שיח לכניסה בה יכול המשתמש להכניס את נתוני הכניסה שלו בכל פע! שהוא פותח את.GroupWise אפשרות זו שימושית כאשר שני משתמשי! או יותר חולקי! תחנת עבודה, אול! יש לה! תיבות דואר נפרדות של.GroupWise 284 השימוש באפשרויות האתחול
השימוש בשולח 8 עבודה של GroupWise השימוש באפשרויות האתחול 285
השימוש בשולח% עבודה של GroupWise שולח 8 עבודה של GroupWise מאפשרת גישה מהירה וישירה לפגישות, לתזכורות ולמשימות השונות, מבלי שיהיה צור> לפתוח את תוכנת הלקוח של,GroupWise כלומר, באופ% המאפשר לפנות משאבי מערכת לשימושי! אחרי!. בתוכנת שולח 8 עבודה של GroupWise מוצגי! ג! לוח השנה וכ% כתובית מטיילת של GroupWise Marquee),(GroupWise הפועלת לרוחב חלקו התחתו% של החלו%. בכתובית המטיילת מוצגי! הפריטי! החדשי! ביותר שהגיעו אל תיבת הדואר. נית% להפעיל את הכתובית המטיילת ללא תלות בשולח 8 עבודה של.GroupWise השימוש בשולח 8 עבודה של GroupWise מתאי! במיוחד למשתמשי! המרבי! להשתמש ב( GroupWise אול! אינ! אוהבי! לקטוע את מהל> עבודת! הסדיר כדי להציג פגישות, משימות או תזכורות. משולח% עבודה של GroupWise נית% לבצע את מרבית הפעולות של יישו! הלקוח של GroupWise הקשורות לפגישות, למשימות, לתזכורות ולהודעות. נית% לקרוא פריטי!, לקבל! או לדחות!, למחק!, לסמ% אות! כפרטיי!, להעביר אות! לתאריכי! אחרי! ולסמ% את המשימות כגמורות. כאשר שולחי! הודעה או קובעי! פגישה משולח% עבודה של,GroupWise נפתחת תוכנת הלקוח של GroupWise ומאפשרת למשתמש לסיי! את מילוי ההודעה או הפגישה. 286 השימוש בשולח% עבודה של GroupWise
הפעולות שנית% לבצע משולח% עבודה של GroupWise נית% לקרוא פריטי! נכנסי! בתצוגת לוח שנה של שולח% עבודה של,GroupWise לוח שנה יומי או בכתובית מטיילת של.GroupWise פגישות, משימות ותזכורות שפורסמו מופיעי! בתצוגת לוח שנה ובכתובית מטיילת של.GroupWise לאחר האישור, ה! יופיעו בלוח שנה בלבד. לאחר קריאת הפריט, הוא יופיע בחלו% מאפייני, של השולח במצב "נקרא". ברירת המחדל קובעת כי התראה תישלח עבור כל פגישה. נית% לשנות קביעה זו, וכ% נית% להעביר פריטי! לתאריכי! אחרי!. קריאת פריטי, 1 בכתובית מטיילת של,GroupWise מק! את סמ% העכבר מעל כותרת הפריט. 2 א! זוהי הודעה, יופיע טקסט ההודעה. א! זוהי פגישה, משימה או תזכורת, יופיעו הנושא, השעה, התארי>, המקו!, ש! השולח וש! הנמעני!. 3 לאחר שתסיי!, סגור את ההודעה על ידי העברת הסמ% אל מחו= לחלו% הקופ=. או לח= בעזרת הלחצ% הימני של העכבר על אזור ההודעה שמעל לטקסט ההודעה w לח= מחיקה. קבלה או דחייה של פריטי, 1 מתצוגת לוח השנה או לוח הזמני! היומי, לח= באמצעות לחצ% העכבר הימני על הפגישה, המשימה או התזכורת המבוקשת. 2 לח= על קבלה או דחייה. הפעולות שנית% לבצע משולח% עבודה שלGroupWise 287
3 א! הפריט הוא פריט בעל קביעת תארי> אוטומטית, לח= על מופע זה או על כל המופעי,. 4 א! הפריט הוא פגישה שאישרת, לח= שוב על הפגישה w באמצעות לחצ% העכבר הימני לח= הצג פגישה כ w ובחר את רמת הזמינות. 5 א! אינ> מעוניי% שתוגדר התראה עבור פריט זה, לח= על הסר התראה. פריטי! שלא אושרו ולא נדחו (כלומר, פריטי! שלגביה! טר! הגבת) מופיעי! באותיות נטויות. כאשר הפריט מאושר יופיע שמו באותיות רגילות. פנוי, טנטטיבי, עסוק ומחו 7 למשרד ה% אפשרויות עבור הצג פגישה כ (או רמות זמינות) המשפיעות על האופ% שבו תוצג הפגישה בחיפוש מי פנוי ובלוח השנה. העברת פריטי, לתארי; חדש 1 משולח% עבודה של,GroupWise לח= לחיצה כפולה על היו! שבו נמצא הפריט שברצונ> להעביר. 2 גרור את תצוגת לוח הזמני! היומי כ> שיופיע ג! לוח השנה השולחני של w GroupWise עבור אל החודש שבו נמצא התארי> שאליו ברצונ> להזיז את הפריט. א! התארי> המבוקש אינו בחודש הנוכחי, לח= על כותרת החודש והשנה המתאימי!. 3 מתצוגת לוח שנה יומי גרור את הפגישה, המשימה או התזכורת המבוקשת אל התארי> החדש בלוח השנה השולחני של.GroupWise מחיקת פריטי, 1 בלוח השנה, לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על הפריט שברצונ> למחוק. 2 לח= מחיקה. 3 א! הפריט הוא פריט בעל קביעת תארי> אוטומטית, לח= מופע זה או כל המופעי,. סימו 8 משימות כמשימות שהושלמו 1 לח= על היו! בו נמצאת המשימה. ביו! הנוכחי, פריטי! שלא סומנו יוצגו בצבע אדו!. 2 לח= על תיבת הסימו% שלצד המשימה. כאשר תסמ% משימה כ"הושלמה", יופיע סימו% בתיבת הסימו%. כדי להסיר סימו% של משימה שהושלמה, לח= על תיבת הסימו% שלצד המשימה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא סימו% משימות כמשימות שהושלמו תחת הנושא משלוח פריטי! וקבלת פריטי!. 288 הפעולות שנית% לבצע משולח% עבודה שלGroupWise
סימו 8 פריטי, כפרטיי, 1 לח= בעזרת הלחצ% הימני של העכבר על פריט w לח= סימו 8 כפרטי. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא סימו% פריט כפרטי, תחת הנושא מת% גישה לאחרי! אל תיבת הדואר של>. 1 בתצוגת לוח שנה או לוח שנה יומי של שולח 8 עבודה של,GroupWise לח= בעזרת הלחצ% הימני של העכבר על פגישה. 2 לח= הגדרת התראה. לפי ברירת המחדל, נקבעות התראות לפגישות. כדי להסיר התראה מפגישה, לח= בעזרת הלחצ% הימני של העכבר על הפגישה w לח= הסרת התראה. ההתראה תפעל לפי מספר הדקות שקבעת בתיבה אפשרויות תארי; ושעה של.GroupWise הגדרת התראות עבור פריטי, כדי שההתראה תפעל, יש להפעיל את עדכונית. א! הגדרת התראה לא מוצגת כאשר תלח= בעזרת הלחצ% הימני של העכבר על פגישה, ודא שמועד הפגישה לא חל 8 כבר. בתיבה אפשרויות תארי; ושעה של,GroupWise תוכל לבחור לקבוע התראה באופ% אוטומטי בכל פע! שתאשר פגישה. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא הגדרת התראות עבור פריטי לוח שנה. משלוח הודעת דואר משולח 8 עבודה של GroupWise 1 בשולח% עבודה של GroupWise לח= בסרגל הכלי!. 2 בתיבה אל הקלד את ש! המשתמש w והקש.Enter חזור על הפעולה עבור משתמשי! נוספי!. 3 כדי לבחור בש! משתמש מרשימה, לח= על כתובת w לח= לחיצה כפולה על כל משתמש w לח= אישור. הקלד את נושא ההודעה. 4 הקלד את הודעת>. 5 לח= שליחה. 6 כאשר לוחצי! על בסרגל הכלי!, נפתח יישו! הלקוח של GroupWise ומעביר אות> ישירות למצב תצוגת הודעת דואר. הפעולות שנית% לבצע משולח% עבודה שלGroupWise 289
קביעת מועד פגישה משולח 8 עבודה של GroupWise 1 בשולח% עבודה של GroupWise לח= על. בתיבות אל, CC ו( BC, הקלד את שמות האנשי! שברצונ> להזמי% לפגישה. 2 בנוס 8 נית% לכלול בתיבה כל זיהוי משאב רצוי נוס 8. א! אינ> יודע מהו זיהוי המשאב, לח= על כתובת. בתיבה מקו, הקלד את תיאור המקו!. 3 הגדר את תארי> ההתחלה, את שעת ההתחלה ואת מש> הפגישה. 4 הקלד את נושא ההודעה ואת ההודעה עצמה. 5 לח= על שליחה. 6 א! ברצונ> לוודא כי האנשי! והמשאבי! לפגישה אמנ! זמיני!, תוכל לבצע חיפוש מי פנוי. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא בדיקת מי פנוי תחת הנושא קביעת מועדי! לפגישות. נית% להגדיר את המש> בדקות, בשעות או בימי!. א! אתה קובע, לדוגמה, מועד לוועידה בת שלושה ימי!, תוכל לקבוע פגישה אחת בעלת מש> של שלושה ימי!, לכיסוי התקופה כולה בבת אחת. בסרגל הכלי!. לח= על 1 פעולה זו פותחת את יישו! הלקוח של,GroupWise שממנו תוכל לגשת לכל תכונות.GroupWise פתיחת GroupWise משולח 8 עבודה של GroupWise תצוגת רשימת התיקיות משולח 8 עבודה של GroupWise 1 לח= על בסרגל הכלי!. לח= "+" כדי להרחיב או "(" כדי לצמצ! את תצוגת רשימת התיקייה. 2 לח= על תיקייה כדי לראות את הפריטי! שבה. 3 כדי לקרוא פריט מסוי!, לח= עליו לחיצה כפולה. 4 לחיצה כפולה פותחת את יישו! הלקוח של,GroupWise שממנו תוכל לקרוא את הפריט. 290 הפעולות שנית% לבצע משולח% עבודה שלGroupWise
השימוש בסייר התאריכי! סייר התאריכי! מאפשר לבחור בחודש או ביו! שתרצה להציג במס>. סייר התאריכי! הוא כלי של GroupWise המאפשר לנוע בחופשיות בי% תאריכי! בתצוגת לוח שנה או לוח שנה יומי של שולח 8 עבודה של.GroupWise הוא מוצג כשורת כותרת המציגה את החודש והשנה בראש שתי התצוגות האלה, ומציג ג! את היו!, א! אתה בתצוגת לוח שנה יומי. תצוגת המאפייני, הכלליי, של סייר התאריכי, 1 לח= על סייר התאריכי! באמצעות לחצ% העכבר הימני. סייר התאריכי! 2 לח= על מאפייני,. אי אפשר לשנות את המאפייני! הכלליי! של סייר התאריכי!. השימוש בסייר התאריכי! 291
שינוי תאריכי, באמצעות סייר התאריכי, 1 כדי לשנות ימי! בתצוגת לוח שנה יומי, לח= על מספר התארי> (לדוגמה, לח= 25 בתארי> 25 באוקטובר 1998) w לח= על יו!. 2 כדי לשנות חודשי!, לח= על ש! החודש הנוכחי בתצוגת לוח שנה של שולח 8 עבודה של GroupWise או בתצוגת לוח שנה יומי w לח= על חודש. 3 כדי לשנות שני!, לח= על השנה הנוכחית בתצוגת לוח שנה של שולח 8 עבודה של GroupWise או בתצוגת לוח שנה יומי w לח= על שנה. מספר התארי> מוצג רק בתצוגת לוח זמני! יומי. כמו(כ% נית% להשתמש במקשי החיצי! כדי לדפד 8 בי% החודשי! בתצוגת,GroupWise או כדי לדפד 8 בי% הימי! בתצוגת לוח שנה יומי. 292 השימוש בסייר התאריכי!
תצוגת לוח השנה השולחני של שולח% עבודה של GroupWise כאשר פותחי! את שולח 8 עבודה של,GroupWise מופיע לוח השנה השולחני. מלוח השנה נית% להציג את התזכורות, את המשימות ואת הפגישות. כמו(כ% נית% להציג את כל הפריטי! של יו! מסוי!. 1 לח= על. תצוגת לוח הזמני, של היו, בשולח 8 עבודה של GroupWise 2 כדי לשנות את הפריטי! המוצגי!, לח= על הח= התחתי שלצד הלחצ% w לח= על הצג פגישות, הצג תזכורות או הצג משימות. 3 לקבלת תצוגה מורחבת, לח= לחיצה כפולה על היו! המבוקש בלוח השנה השולחני של.GroupWise סימ% תיוג המופיע לצד הצג פגישות, הצג תזכורות או הצג משימות מסמ% כי הפריט המסומ% מוצג מתחת ללוח השנה. כדי לעבור ליו! אחר, לח= על היו! המבוקש בלוח השנה השולחני של.GroupWise תצוגת לוח השנה השולחני של שולח% עבודה שלGroupWise 293
תצוגת תארי; חדש בשולח 8 עבודה של GroupWise או 1 א! התארי> החדש הוא בחודש הנוכחי, לח= על התארי> החדש המבוקש. א! התארי> החדש המבוקש הוא בחודש אחר, לח= על החודש או השנה המבוקשי! בסייר התאריכי, w בחר את החודש או השנה w ולאחר מכ% לח= על התארי> החדש המבוקש. א! לוח החודשי! מופיע על המס>, נית% לראות בתחתית התצוגה פריטי! של יו! מסוי!, על(ידי לחיצה על היו! המבוקש. כדי להציג תצוגה מורחבת של יו! כלשהו, לח= לחיצה כפולה על היו! המבוקש בלוח השנה. תצוגת לוח השנה של משתמש אחר בשולח 8 עבודה של GroupWise 1 באמצעות הלחצ% הימני של העכבר לח= על תצוגה כלשהי (לדוגמה, תצוגת לוח שנה יומי) w לח= על ייפוי כוח. 2 לח= על שמו של האד! שאל תיבת הדואר שלו ברצונ> לגשת. 3 כשתסיי! את עבודת> בתיבת הדואר של משתמש זה, לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על התצוגה w לח= על שמ>, כדי לשוב אל תיבת הדואר של>. בטר! תוכל לעבוד כמיופה כוח של משתמש אחר, הוא חייב להעניק ל> ייפוי כוח (הרשאות גישה) ברשימת ייפוי כוח שלו שבאפשרויות.GroupWise בטר! תוכל ללחו= על שמו של משתמש זה ברשימת ייפוי כוח של>, עלי> להוסי 8 את שמו לרשימת ייפוי כוח של> ב( GroupWise. כמו(כ% ייתכ% שתהיינה ל> הרשאות גישה מוגבלות לתיבת הדואר של המשתמש האחר, בהתא! להרשאות הגישה שהקצה עבור> אותו משתמש בתיבת הדואר שלו. נית% לעבוד כמיופה כוח עבור כל משתמש בסני 8 הדואר שנת% ל> הרשאות גישה מתאימות. א! ברצונ> לעבוד כמיופה כוח של משתמש בסני 8 דואר אחר, יש לאפשר את פונקציית שרת/לקוח במשרד הדואר הנמע%. לקבלת מידע נוס 8 אודות ייפוי כוח, עיי% בנושא מת% גישה למשתמשי! אחרי! אל תיבת הדואר של>. 294 תצוגת לוח השנה השולחני של שולח% עבודה שלGroupWise
השימוש בכתובית מטיילת של GroupWise נית% להשתמש בכתובית מטיילת של GroupWise כדי להציג את הפריטי! החדשי! ביותר שהגיעו אל תיבת הדואר. בכתובית מטיילת של GroupWise מוצג (בגלילה) המידע אודות סוגי הפריטי! שבחרת. נית% להגדיר את הפריטי! שיוצגו בכתובית מטיילת של.GroupWise א! תציב את סמ% העכבר על אחד הפריטי!, יוצג על המס> מידע נוס 8 אודות פריט זה. נית% לפתוח את כתובית מטיילת של GroupWise באופ% עצמאי, או להציגה בתחתית לוח השנה השולחני של.GroupWise לקבלת רשימה של סמלי הכתובית המטיילת השוני!, עיי% בנושא קריאת פריטי! שהתקבלו תחת הנושא ניהול פריטי! שנשלחו. תצוגת פריטי, חדשי, בכתובית המטיילת של GroupWise הפקודה רענ 8 מרעננת את כתובית מטיילת של GroupWise בפריטי! חדשי!. לדוגמה, א! קיבלת הודעת דואר אלקטרוני, אול! היא עדיי% לא הופיעה בכתובית מטיילת של,GroupWise רענ 8 תציג את ההודעה הממתינה. בכרטיסייה אפשרויות שבתיבת הדו(שיח מאפייני כתובית מטיילת של GroupWise תוכל לשנות את ברירת המחדל של מרווחי הרענו%. לקבלת מידע נוס 8, עיי% בנושא בחירת הפריטי! שיוצגו בכתובית המטיילת של,GroupWise להל%. 1 לח= בעזרת הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise לח= רענ 8. השימוש ברשימת הפריטי, של שולח 8 עבודה של GroupWise רשימת הפריטי! בשולח 8 עבודה של GroupWise או בכתובית מטיילת של GroupWise היא רשימה של הפריטי! שטר! פתחת. מתו> רשימת הפריטי!, נית% לפתוח פריטי! שלא קראת על(ידי לחיצה כפולה על הפריט המבוקש. רשימת הפריטי! מחולקת לעמודות. בכל עמודה מוצג מידע אודות הפריטי! שברשימה. לדוגמה, נית% להציג בעמודות את שורת הנושא של הפריט, את התארי> וכיו"ב. נית% להתאי! את תצוגת העמודות לצורכי המשתמש על(ידי שינוי רוחב העמודות, הוספת עמודות או השמטת עמודות וכ% נית% לשנות את סדר תצוגת העמודות על המס>. הוספת עמודות לרשימת הפריטי, של שולח 8 עבודה של GroupWise 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise לח= רשימת פריטי,. 2 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כותרת העמודה w לח= על עמודות נוספות w לח= על העמודה המבוקשת ברשימה עמודות זמינות w לח= על הוספה w לח= אישור. נית% לבחור עמודות מרובות להוספה בעת ובעונה אחת על(ידי שימוש במקש Ctrl תו> כדי בחירת העמודות המבוקשות. השימוש בכתובית מטיילת שלGroupWise 295
שינוי סדר העמודות בשולח 8 עבודה של GroupWise 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise לח= רשימת פריטי,. 2 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כותרת העמודה w לח= על עמודות נוספות. 3 לח= על העמודה המבוקשת ברשימת העמודות הזמינות. 4 לח= למעלה או למטה. 5 לח= אישור. הסרת עמודות מרשימת הפריטי, בשולח 8 עבודה של GroupWise 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise לח= רשימת פריטי,. 2 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כותרת העמודה w לח= על עמודות נוספות. 3 לח= על ש! עמודה בתיבה עמודות נבחרות w לח= הסר. שינוי רוחב עמודות ברשימת הפריטי, של שולח 8 עבודה של GroupWise 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise לח= רשימת פריטי,. 2 הצב את סמ% העכבר בקצה כותרת העמודה שאת רוחבה ברצונ> לשנות עד שיופיע על המס> ח= כפול w בצע גרירה כנדרש לשינוי רוחב העמודה כרצוי ל>. שינוי האופ 8 שבו מוצגי, פריטי, בכתובית המטיילת של GroupWise 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise ולאחר מכ% לח= על מאפייני,. 2 במקרה הצור> לח= על הכרטיסייה כללי. 3 קבע את מהירות הגלילה ואת רציפותה. 296 השימוש בכתובית מטיילת שלGroupWise
4 כדי לעצור את גלילת הכתובית המטיילת, בטל את הסימו% של תיבת הסימו% הכנס נתוני ticker למאגר (חזרה אינסופית). 5 כדי להסיט פריט מסוי! משאר נתוני הפריט, בחר היסט אנכי של טקסט הנושא. 6 כדי להציג את מספר הגרסה ונתוני! נוספי! של הכתובית המטיילת, לח= על אודות הכתובית המטיילת של.GroupWise 7 כדי לשמור את השינויי! ולסגור את תיבת הדו(שיח, לח= אישור. או לח= על החל כדי לשמור את השינויי!, אול! להשאיר את תיבת הדו(שיח פתוחה. בחירת הפריטי, שיוצגו בכתובית המטיילת של GroupWise 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise ולאחר מכ% לח= על מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה אפשרויות. 3 בחר את הפריט שברצונ> לכלול בכתובית המטיילת. 4 בחר את מש> הזמ% (במספר שניות) שברצונ> שהכתובית תציג את נתוני הפריט בחלו%. 5 בחר את מרווח הזמ% שיחלו 8 בי% כל פע! ששולח 8 עבודה של GroupWise בודקת את מסד הנתוני! לאיתור פריטי! חדשי!. 6 כדי לשמור את השינויי! ולסגור את תיבת הדו(שיח, לח= אישור. או לח= על החל כדי לשמור את השינויי! אול! להשאיר את תיבת הדו(שיח פתוחה. השימוש בכתובית מטיילת שלGroupWise 297
הגדרת מאפייני הגופני, עבור הכתובית המטייל של GroupWise ועבור סייר התאריכי, 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על סייר התאריכי! או על כתובית מטיילת של w GroupWise לאחר מכ% לח= על מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה גופ 8.(Font) 3 לח= על גופ% כלשהו ועל סגנו% גופ%. 4 לח= על הגודל הרצוי. 5 לח= על סוג הקו התחתו% הרצוי. 6 כדי לשמור את השינויי! ולסגור את תיבת הדו(שיח, לח= על אישור. או לח= על החל כדי לשמור את השינויי! ולהשאיר את תיבת הדו(שיח פתוחה. בתיבה דוגמה,(Sample) תוכל לראות אי> ייראו הגופ% החדש, הסגנו% החדש או הגודל החדש. הגדרת הצבעי, עבור הכתובית המטיילת של GroupWise 1 לח= באמצעות הלחצ% הימני של העכבר על כתובית מטיילת של w GroupWise ולאחר מכ% לח= מאפייני,. 2 לח= על הכרטיסייה צבע.(Color) 3 בחר ש! מאפיי% מתיבת הרשימה הנשלפת ש, מאפיי 8 Name) w (Property ולאחר מכ% לח= על הצבע שברצונ> לקשר אל מאפיי% זה. 4 בחר צבע עבור המערכת w ולאחר מכ% לח= על הצבע הרצוי שברצונ> לקשר אל צבע המערכת. 5 כדי לשמור את השינויי! ולסגור את תיבת הדו(שיח, לח= אישור.(OK) או לח= על החל (Apply) כדי לשמור את השינויי! אול! להשאיר את תיבת הדו(שיח פתוחה. כל צבע נבחר עבור כל מאפיי% מוצג במראה מפוסל, כפי שמופיע בתמונית הבאה:. 298 השימוש בכתובית מטיילת שלGroupWise
השימוש בGroupWise6 Imaging השימוש בכתובית מטיילת שלGroupWise 299
השימוש ב Imaging GroupWise היכולת להמיר מידע מפורמט נייר (תדפיסי!, תמונות מודפסות וכיו"ב) לפורמט אלקטרוני מאפשרת לחסו> זמ% רב ולעבוד ביעילות רבה יותר. התוכנה GroupWise Imaging מאפשרת להמיר מידע מודפס (כגו% תצלומי!, תרשימי קו ומסמכי טקסט) לתמונות סרוקות דיגיטלית. נית% לבצע בתמונות סרוקות אלה את כל הפעולות המקובלות לגבי פורמטי! ספרתיי!: שינוי גודל, העברה, הוספת הערות וכיו"ב, וכ% נית% לשלוח אות% בדואר אלקטרוני, בפקס או א 8 להדפיס% במדפסת. קובצי התמונות יכולי! להכיל תמונה אחת או יותר (בהתא! לפורמט הקוב=), והתמונות יכולות להיות בשחור(לב%, בגווני אפור או בצבעי!. יעילותה ומהירותה של פעולת הטעינה והשמירה של קובצי התמונות תלויה ברמת הביצועי! של המערכת, כלומר, משתנה בהתא! למאפייני החומרה וגודל הקבצי!. בסוגי הקבצי! בה! תומכת המערכת, נית% לבצע את הפעולות הבאות: תצוגה, טיפול ושמירה (כסוג קוב= זהה לקוב= הסרוק המקורי או ככל סוג אחר שבו תומכת המערכת). להל% רשימת סוגי הקבצי! שבה! תומכת המערכת הנוכחית. תיאור הקוב 7 Envoy Image EVY BMP JPG AWD מפת סיביות (Bitmap) Joint Photographic Expert Group DCX פקס תוכנת PC Paintbrush תוכנת PC Paintbrush פורמט Xerox Image Format פורמט Tagged Image File PCX XIF TIF תבניות הקבצי, (פורמט) בה 8 תומכת המערכת א! ברצונ> להמיר תמונה לסוג אחר, לח= File (קוב=) Save As w (שמירה בש!) w לח= על התבנית (פורמט) המבוקשת מ% הרשימה הנפתחת Save As Type (שמור כסוג). 300 השימוש ב Imaging GroupWise
השימוש בביאורי טקסט (Annotations) ביאורי טקסט (Annotations) ה! גרסה אלקטרונית של כל הסימוני! וההערות שמקובל להכניס בטקסט מודפס בשעת הגהה, הכנסת תיקוני! וכיו"ב. ביאורי הטקסט כוללי! מחיקה, הדגשה, תוספות טקסט, תיקוני! ועוד. העובדה שב( GroupWise כל הביאורי! הללו ה! אלקטרוניי! לחלוטי% (ומכא% ספרתיי!), מקלה במידה רבה על השימוש בה! (כולל הוספה, העברה, מחיקה וכיו"ב). בנוס 8 קל יותר לשנות את מאפייניה! של ביאורי הטקסט (צבע, גודל, הדגשה, הטקסט עצמו) בקוב= ממוחשב מאשר על תדפיסי נייר. סמל הביאור ש, הכלי בחירת הסימו% קו ישר קו חופשי מלב% חלול טקסט מתו> קוב= מלב% אטו! עט סימו% ) מדגש טקסט פתקית חותמת גומי 301 השימוש בביאורי טקסט (Annotations)
תצוגת סרגל ביאורי הטקסט 1 לח= על בסרגל הכלי! הראשי. נית% ג! ללחו= על View (תצוגה) Show Annotation Toolbar w (הצג סרגל ביאורי טקסט). נית% להציג את סרגל כלי הביאור רק א! סוג הקוב= שבו עובדי! מאפשר שימוש בביאורי טקסט אלקטרוניי!. בחירת ביאור קיי, 1 לח= על בסרגל הכלי! הראשי. 2 לח= על בסרגל הביאורי!. 3 לח= על הביאור הרצוי. א! ברצונ> להעביר, לשנות או למחוק ביאור כלשהו, ראשית עלי> לבחור את הביאור המבוקש באמצעות הכלי המתאי!. אחרי בחירת הביאור, יופיעו סביבו ידיות שמאפשרות לבצע בו פעולות שונות. כדי לשנות את גודל הביאור, לח= על אחת הידיות וגרור את סמ% העכבר לפי הצור>. נית% להציג את סרגל כלי הביאור רק א! סוג הקוב= שבו עובדי! מאפשר שימוש בביאורי טקסט אלקטרוניי!. 302 השימוש בביאורי טקסט (Annotations)
ביצוע סריקה הסריקה מאפשרת ללכוד נתוני! על נייר כתמונה אלקטרונית. הסורק מחובר אל המחשב או הרשת, והוא מבוקר על(ידי תוכנה מתאימה. התוכנה מתקשרת ע! הסורק דר> ממשק המכונה "מנהל ההתק%" של הסורק, המסופק בדר> כלל על(ידי יצר% הסורק. מנהל ההתק% הנפו= ביותר עבור סורקי! הוא.TWAIN ה( TWAIN הוא תק% מקובל של לכידת תמונות, ומרבית הסורקי! בשוק תומכי! בו. 1 לח= על Tools (כלי!) Options w (אפשרויות). 2 לח= על Scanner (סורק). 3 לח= Select Scanner (בחירת סורק) w ש! הסורק OK w (אישור). 4 לח= OK (אישור). א! אתה משתמש בגרסה משופרת של,Imaging לח= ISIS או TWAIN אחרי בחירת הסורק. בחירת סורק 1 לח= על Scan (סריקה) New File w (קוב= חדש). 2 לח= על Scan (סריקה). 3 לח= OK (אישור). עד לבחירת הסורק, כישורי הסריקה השוני! שבתוכנה לא יהיו זמיני!. א! הסורק שברשות> משתמש במנהל התק% מטיפוס,TWAIN ייתכ% שתצטר> להמתי% עד שהתוכנה תבקש ממ> להכניס את העמוד. סריקת התמונה ביצוע סריקה 303
פתיחת תמונה קיימת 1 לח= בסרגל הכלי! הראשי. 2 לח= על התיקייה שבה ברצונ> לחפש את החומר. 3 לח= על ש! הקוב= המבוקש. 4 לח= Open (פתיחה). נית% לפתוח קוב= ששמו מופיע ברשימה ג! על(ידי לחיצה אחת על ש! הקוב= ולאחר מכ% לחיצה על Open (פתיחה). משלוח תמונה בדואר אלקטרוני GroupWise Imaging מאפשרת לשלוח בדואר אלקטרוני תמונות למשתמשי! אחרי!, שיוכלו ג! ה! להציג%, להכניס בה% ביאורי! וכ> הלאה. 1 לח= בסרגל הכלי! הראשי. 2 הקלד את הסיסמה (המערכת תדרוש סיסמה רק א! הוגדרה סיסמה בעת יצירת תיבת הדואר). 3 לח= אישור. 4 בתיבה אל, הקלד את שמות האנשי! שאליה! ברצונ> לשלוח את התמונה. א! אינ> זוכר את הכתובות בעל(פה וברצונ> לבדוק בפנקס הכתובות, לח= כתובת. 5 לח= על התיבה נושא w הקלד נושא. 6 לח= על התיבה הודעה w הקלד את הודעת>. 7 לח= שליחה. א! הלחצ% של כלי השליחה אינו זמי%, סימ% שמערכת ההודעות של "חלונות" Messaging) (Windows לא הותקנה בתחנת העבודה של>. נית% לשלוח קוב= ששמו מופיע ברשימה ג! על(ידי לחיצה על ש! הקוב= ולאחר מכ% לחיצה על שלח אל. 304 פתיחת תמונה קיימת
שליחה וקבלת פריטי, בWorkFlow6 משלוח תמונה בדואר אלקטרוני 305
השימוש ב WorkFlow סקירה כללית Workflow (זרימת עבודה) היא סדרת צעדי! או משימות, המבוצעות על(ידי מספר בני אד! הפועלי! ביחס להגשמת מטרה מסוימת. בדר> כלל, זרימת העבודה כוללת קוב= מצור 8 שאותו יכולי! הנמעני! לפתוח ביישו! המקור שלו. לדוגמה, במקו! להדפיס, להעתיק ולמסור קוב= לסקירה או לאישור של משתמשי! אחרי!, נית% לנתב את הקוב= באופ% אלקטרוני כחלק מזרימת עבודה. חשוב: Workflow הוא רכיב אופציונלי ב( GroupWise, המותק% במערכת במסגרת ההתקנה (ה( setup ). א! לא התקנת רכיב תוכנה זה בעת ההתקנה, לא תהיה ל> גישה לכישורי זרימת העבודה השוני! המתוארי! בפרק זה. נית% לשלוח זרימות עבודה לכל אד! המופיע בפנקס הכתובות. נית% לשלוח זרימת עבודה משודרת לכל הנמעני! בעת ובעונה אחת. כמו(כ% נית% לשלוח לנמעני! זרימת עבודה סדרתית, לפי הסדר שבו בחרת אות! מפנקס הכתובות, בהתא! לסדר העבודה המתוכנ%. לזרימת עבודה נית% לצר 8 קוב= אחד בלבד. הקוב= המצור 8 יכול להיות קוב= או קישור.(Link) בזרימות עבודה סדרתיות יכול כל נמע% לראות את השינויי! בקבצי! המצורפי!, שבוצעו על(ידי הנמעני! שקיבלו את הקוב= לפניו. כל נמע% מקבל פריט עבודה לתיבת הדואר שלו. כאשר הנמע% פותח את פריט העבודה, יופיע קוב= מצור 8 שאותו נית% לפתוח ולערו>. ישנ! ארבעה סוגי! של קבצי! מצורפי!, והסוגי! השוני! מוסברי! בטבלה שלהל%. סוג קוב 7 מצור> קוב= (נשלח ע! זרימת עבודה) קוב= (קישור) תיאור העתק של הקוב= מ% הכונ% המקומי או מכונ% הרשת. כל נמע% של זרימת העבודה מקבל עותק נפרד של הקוב=. קישור לקוב= האגור ברשת או במיקו! משות 8 כלשהו. כל נמע% של זרימת העבודה פותח את אותו הקוב= באמצעות הקישור. נית% להשתמש בפורמט \\SERVER\PATH\FILENAME כדי להגדיר קישור לקוב=. לדוגמה:.\\NETWORK\DATA\RESUME.DOC מסמכי DMS כתובת אינטרנט קישור למסמ> בספריית.GroupWise נמעני זרימת העבודה יכולי! לשאול, להחזיר, להציג או לפתוח את הפניית הקוב= המצורפת ביישו! שבה נוצרה, וזאת בהתא! להרשאות הגישה שניתנו לה!. קישור למיקו! ברשת האינטרנט, המבוסס על תבנית,URL כגו%.http://www.novell.com/products.html כאשר נמעני זרימת העבודה מפעילי! את הקישור, דפדפ% האינטרנט שברשות! פותח את כתובת האינטרנט המצורפת. ע! התקדמות זרימת העבודה, תוכל להשתמש בתיבת הדואר או ב( Central WorkFlow כדי לבדוק את מצב% של זרימות העבודה. המצב (סטטוס) מתעדכ% בכל פע! שאחד הנמעני! משלי! פריט עבודה כלשהו. כאשר כל פריטי העבודה הושלמו, מתקבל דוח זרימת עבודה המתאר את תוצאות זרימת העבודה. 306 השימוש ב WorkFlow סקירה כללית
יצירת זרימת עבודה יוז! זרימת העבודה הוא המחליט איזה סוג של זרימת עבודה יישלח לנמעני! (משודרת או סדרתית). יש לכלול הנחיות לנמעני!, כדי שאלה יידעו כיצד בדיוק עליה! לטפל בזרימת העבודה. כדי לבדוק את התקדמות זרימת עבודה ששלחת, עיי% בנושא מעקב אחר מצבה של זרימת עבודה, להל%. 1 ב( GroupWise, לח= על קוב 7 w חדש WorkFlow w (זרימת עבודה). 2 הקלד נושא, לזיהוי זרימת העבודה. או 3 כדי להוסי 8 נמע%, לח= w לח= בפנקס הכתובות על שמות הנמעני! הרצויי!. 4 כדי לשלוח את זרימת העבודה לנמעני! בזה אחר זה, וודא כי נבחרה האפשרות Sequential (סדרתית). או כדי לשלוח לכל הנמעני! בעת ובעונה אחת, לח= על Broadcast (משודרת). 5 כדי לצר 8 קוב=, לח= על Attach (צירו 8 קוב=) w לח= על הרשימה הנפתחת Type (סוג) w בחר בסוג הקוב= המצור 8 Browse w (עיו%) Open w (פתיחה) OK w (אישור). בתיבה Attachment (קוב= מצור 8 ), הקלד את ש! הקוב=, הנתיב או כתובת האינטרנט w לח= OK (אישור). 6 הקלד את ההנחיות עבור הנמעני!. 7 לח= Start (התחל). כדי להוסי 8 נמע% לזרימת עבודה, תוכל להקליד את כתובת הדואר האלקטרוני של הנמע% הרצוי בתיבה Recipients (נמעני!) w הקש.Enter כדי לשנות נמעני! בזרימת עבודה סדרתית, לח= על הש! המבוקש Move w Up (למעלה) או Move Down (למטה). כדי להסיר נמע% מ% הרשימה, לח= על הש! המבוקש Remove w (הסר). כדי להסיר את כל הנמעני!, לח= Remove All (הסר הכל). השימוש ב WorkFlow סקירה כללית 307
השתתפות בזרימת עבודה המשתת 8 בזרימת העבודה מקבל פריט עבודה שאותו עליו להשלי! כדי שזרימת העבודה תוכל להמשי>. נית% לפתוח פריטי עבודה בתיבת הדואר או ב( WorkFlow.Central פריט עבודה אמור לכלול ג! הנחיות מיוז! זרימת העבודה, המסבירות את שעליו לעשות. בדר> כלל יכיל פריט העבודה ג! קוב= מצור 8 שאותו נית% לפתוח ביישו! המקור שלו. נתוני הנמע% וסוג זרימת העבודה (סדרתית או משודרת) מופיע בנתוני המצב. 1 בתיבת הדואר או ב( Central,WorkFlow פתח את פריט העבודה. 2 קרא את ההנחיות. 3 הקלד את תגובת>. או 4 כדי לפתוח את הקוב= המצור 8, או כדי לעבור אל כתובת האינטרנט המצורפת, לח= על פתיחה. 5 כדי לפתוח מסמ> מתו> ספריית, w GroupWise לח= על השאלה. כאשר תסיי! לעבוד ע! המסמ>, לח= על החזרה. 6 כדי להציג את תגובות הנמע%, לח= על הכרטיסייה Status (מצב) w לח= על הש! המבוקש ברשימת השמות. 7 כדי לשלוח הודעת דואר לנמע% אחר, לח= על הכרטיסייה Status (מצב) w לח= על הש! המבוקש Reply w (מענה). 8 כדי להשלי! פריט עבודה ולשלוח אותו אל הנמע% הבא, לח= על סיו,. כאשר פותחי! כתובת אינטרנט מצורפת, דפדפ% האינטרנט פותח את הכתובות באופ% אוטומטי. כדי לסגור פריט עבודה שטר! הושל!, לח= על סגירה. זרימת העבודה לא תמשי> אל הנמע% הבא עד שלא תפתח את הפריט ותלח= על סיו,. כדי לשלוח הודעת דואר לאד! שהתחיל את זרימת העבודה, לח= על Reply (מענה). פעולה זו שימושית במקרי! שבה! אתה זקוק למידע נוס 8 כדי להשלי! את פריט העבודה. הצגת נתוני המצב מפריט עבודה 1 לח= על הכרטיסייה Status (מצב). 2 כדי להציג את תגובותיו של נמע% כלשהו, לח= על ש! הנמע% המבוקש ברשימת השמות. 3 כדי לשלוח הודעת דואר לנמע%, לח= על הש! המבוקש Reply w (מענה). 308 השימוש ב WorkFlow סקירה כללית
מעקב אחר מצבה של זרימת עבודה הודעת המצב של זרימת עבודה מציגה את כל הנתוני! אודות זרימת העבודה ששלחת. הודעת המצב מתעדכנת בכל פע! שאחד הנמעני! משלי! פריט עבודה. נית% לפתוח את הודעת המצב בתיבת הדואר או ב( Central.WorkFlow הודעת המצב מפרטת את רשימת הנמעני!, את תגובותיה!, וכ% את התאריכי! בה! הושלמו פריטי העבודה השוני! בזרימת העבודה. 1 בתיבת הדואר או ב( Central,WorkFlow לח= לחיצה כפולה על הודעת המצב. 2 כדי להציג את תגובותיו של נמע% כלשהו, לח= על ש! הנמע% המבוקש ברשימת השמות. 3 כדי לשלוח הודעת דואר לנמע%, לח= על הש! המבוקש Reply w (מענה). 4 לח= סגירה. תצוגת דוח זרימת עבודה א! שלחת זרימת עבודה סדרתית, יגיע אל תיבת הדואר של> דוח זרימת עבודה, אחרי השלמת פריט העבודה האחרו%. א! שלחת זרימת עבודה משודרת, תקבל דוח לאחר שהנמע% הראשו% יסיי! את פריט עבודה. נית% לפתוח את הדוחות בתיבת הדואר או ב( Central.WorkFlow בדוח מוצגי! התאריכי! שבה! הושל! כל פריט עבודה ותגובותיו של כל נמע%. נית% לפתוח את הקוב= המצור 8 או להשיב לנמע%, מתו> הדוח. 1 בתיבת הדואר או ב( Central,WorkFlow לח= לחיצה כפולה על הדוח. 2 כדי לפתוח את הקוב= המצור 8, לח= על פתיחה. 3 כדי להציג את תגובות הנמע%, לח= על הכרטיסייה Status (מצב) w לח= על הש! המבוקש ברשימת השמות. 4 כדי לשלוח הודעת דואר לנמע% אחר, לח= על הכרטיסייה Status (מצב) w לח= על הש! המבוקש Reply w (מענה). 5 לח= על סיו,. השימוש ב WorkFlow סקירה כללית 309