SMSCenter Add-in for Outlook / Excel הוראות הפעלה
SMSCenter Add-in for Outlook / Excel The software described in this book is furnished under a license agreement and may be used only in accordance with the terms of the agreement. Documentation version 1.0 Copyright Notice Copyright 2003 OfficeCore. All rights reserved. Any technical documentation that is made available by OfficeCore is the copyrighted work of OfficeCore and is owned by OfficeCore. NO WARRENTY. The technical documentation is being delivered to you AS-IS, and OfficeCore makes no warranty as to its accuracy or use. Any use of the technical documentation or the information contained therein is at the risk of the user. Documentation may include technical or other inaccuracies or typographical errors. OfficeCore reserves the right to make changes without prior notice. No part of this publication may be copied without the express written permission of OfficeCore. Trademarks OfficeCore, the OfficeCore logo, SMSCenter are trademarks of OfficeCore. Microsoft, Windows, Office, Outlook, Excel, Office logo and Windows logo are registered trademarks of Microsoft Corporation. Other brands and product names mentioned in this manual may be trademarks or registered trademarks of their respective companies and are hereby acknowledged. 2
תוכן עניינים שליחת כללי... 4 דרישות מערכת בסיסיות... 4 התקנת המערכת... 5 6...OUTLOOK SMSמתוך תבניות הודעות... 8 הכנת תבנית הודעה... 8 משלוח הודעה בתבנית קבוע מראש... 8 עריכת הודעה בתבנית קבוע מראש... 9 חלון האפשרויות... 10 משלוח הודעות 12... EXCEL SMSדרך 3
כללי מערכת SMS from Outlook \ Excel מאפשרת שליחת הודעות SMS לנמעני ה- Outlook הפרטיים שלך או לרשימת תפוצה קיימת בקובץ.Excel המערכת ניתנת להתקנה בצמוד ל MS-Office 2000/XP ומוסיפה כפתור לסרגל הכפתורים של ה-.Excel \ Outlook בדומה למשלוח הודעת,E-mail לחיצה על לחצן To תציג בפניך את רשימת הנמענים המוגדרים ב- Outlook המקומי או על גבי השרת הארגוני ותאפשר לשלוח אליהם הודעת SMS בצורה נוחה, דרך כל המפעילים הסלולארים. דרישות מערכת בסיסיות Microsoft Windows 98,98SE,ME,2000 or XP Microsoft Office 2000 or XP עכבר או התקן הצבעה אחר 4
התקנת המערכת ניתן להתקין את התוכנה בדרכים הבאות: הורדת גרסה מעודכנת מהכתובת הבאה: http://www.smscenter.co.il/outlookadd-in/smscenteroutlookadd-in.zip 4. פתח את קובץ ה- ZIP והרץ את אשף ההתקנה ע"י הפעלת תכנית ה-.SETUP התקנה דרך דיסק התקנה: הכנס את דיסק ההתקנה לכונן המתאים..1 במידה ולא נפתח אשף ההתקנה בצע את הפעולות הבאות:.2 מתוך תפריט התחל בחר בפקודת הפעלה. בחלון שנפתח הקש: d:\setup.exe.3 (כאשר D הוא הכונן אליו הכנסת את הדיסק) לחץ על לחצן אישור. עקוב אחר ההוראות של אשף ההתקנה. ודא כי הינך מחובר לאינטרנט. במידה ואינך מחובר אנא התחבר. פתח את Outlook או את.Excel אשף ההרשמה ידריך אותך בשלבי ההרשמה לשרות בין אם הנך רשום לשרות ה- SMSCenter ובין אם אינך רשום. עקוב אחר ההוראות של אשף זה והכנס את פרטיך המדויקים כמתבקש. סיסמת הכניסה נשלחת את המכשיר הסלולארי שלך הערה: במידה ולא התווסף לחצן ה- Restart למחשב. לסרגל הכפתורים של ה-,Outlook/Excel מומלץ לבצע טיפ: אשף ההרשמה יגדיר את הדרך הנוחה ביותר למשלוח הודעות ה-.SMS במידה והינך מעוניין לשנות את דרך משלוח ההודעות, ניתן להגדיר זאת על ידי פתיחת חלון האפשרויות אשר נמצא בתפריט. Tools 5
שליחת SMS מתוך Outlook כדי להפעיל את ה Add-in הפעל את Outlook ולחץ. על הכפתור בסרגל הכלים. רשימת נמענים / אנשי קשר כפתור שלח תוכן ההודעה מונה תווים 6
רשום בשדה TO את שם איש הקשר/אנשי הקשר אליהם אתה מעוניין לשלוח את הודעת ה- SMS. רשום את תוכן ההודעה במקום המיועד 1. 2..3 לחץ על הכפתור. טיפ: יש באפשרותך לרשום את שם הנמען ו/או לבחור את שמו מרשימת אנשי הקשר שלך על ידי לחיצה על לחצן To טיפ: במידה ואינך רוצה לרשום את כל השם או לחפשו ברשימת אנשי הקשר יש באפשרותך לרשום חלק של השם וללחוץ על הכפתור בסרגל הכלים. טיפ: יש לוודא כי לכל הנמענים המופיעים ברשימות התפוצה וב- Contacts מופיע מספר נייד חוקי וכתובת E-mail (כדי שהנמענים יופיעו בחלון ספר הכתובות יש להגדיר להם כתובת.(email זכור: לכל מפעיל סלולארי הגבלת תווים שונה להודעה ולכן על מספר התווים בגוף ההודעה חייב להתאים להגבלות התווים של המפעילים הסלולארים. לפרטים נוספים אודות המגבלות של כל מפעיל בקר באתר http://www.smscenter.co.il 7
תבניות הודעות תבניות מאפשרות לך להגדיר הודעות שנשלחות באופן תכוף ולהשתמש בהן במהירות. הגישה לרשימת התבניות מתבצעת על ידי לחיצה על הכפתור Templates שבסרגל הכלים 2. הכנת תבנית הודעה.1 רשום את תוכן ההודעה שברצונך לשמור כתבנית. מתוך תפריט File בחר ב- Save Template As 3. 4. רשום שם לתבנית ההודעה. בחר ב- שמור. משלוח הודעה בתבנית קבוע מראש בחר את תבנית הודעה מתוך הכפתור.1 הגדר את רשימת הנמענים..2.3 לחץ על הכפתור. 8
1. עריכת הודעה בתבנית קבוע מראש מתוך תפריט File בחר ב- Open template מתוך רשימת ההודעות בחר את ההודעה אותה ברצונך לערוך ולחץ על לחצן.Open.2 ערוך את ההודעה..3 בצע שמירה חוזרת ע"י תפריט File בחר ב- Save template as.4 9
חלון האפשרויות חלון האפשרויות מאפשר להגדיר את דרך המשלוח ואת פרטי השולח. כדי להיכנס לחלון זה יש לבחור בפקודה.Tools תחת תפריט Options טיפ: ניתן גם להפעיל את אשף הרישום מתוך תפריט Help כדי להגדיר את האפשרויות הללו. האפשרויות בחלון זה הן:.SMSCenter הזן כאן את שם המשתמש שלך ב User Name Password הזן כאן את הסיסמא שלך ב.SMSCenter (הסיסמא אותה קיבלת לטלפון הנייד שלך). Sender Name הזן כאן את שם השולח כפי שיופיע בהודעות ה SMS שתשלח. שם השולח חייב להיות 10 באנגלית בלבד - SMTP משלוח דרך שרת דואר. דרך שימושית ביותר המתאימה לעמדות עבודה ארגוניות שאינן מקושרות ישירות לאינטרנט אך יודעות להוציא דואר אלקטרוני. או לעמדות המקושרות ישירות לאינטרנט. דרך זו מומלצת למשלוחים לכמות גדולה של נמענים במקביל.
- HTTP משלוח ישירות דרך האינטרנט במקרה של עמדות הפתוחות לאינטרנט באופן קבוע..Email מסוגל להוציא Outlook חשוב לוודא ש.Outlook מתוך Email משלוח על ידי הוצאת - Outlook במידה ובוחרים באופציה זו יש להפעיל את ה- Outlook בזמן משלוח הודעות מתוך ה- Excel. במידה וההודעה לא הגיעה ליעדה יש לבדוק האם היא נמצאת בתיקיית הטיוטות של ה- Outlook. במידה ומצאת את ההודעה בתיקיה זו יש ללחוץ על לחצן שלח/קבל על מנת לשחרר את ההודעה. Mail Server הזן כאן את כתובת שרת הדואר שדרכו ייצאו ההודעות. הערה: במידה והתחנות פתוחות ליציאה לאינטרנט בפורט 25 ניתן להגדיר את הכתובת www.smscenter.co.il Email Address הזן כאן את כתובת ה email שלך..SMSCenter הזן כאן את כתובת האתר שדרכה יועברו ההודעות לשרת HTTP Server הערה: במידה והתחנות פתוחות ליציאה לאינטרנט בפורט 80 ניתן להגדיר את הכתובת http://www.smscenter.co.il/pushsms.asp 11
משלוח הודעות SMS דרך Excel בדומה למשלוח מה- Outlook יש אפשרות לשלוח הודעות SMS מתוכנת ה- Excel. חלון משלוח ההודעות דומה, מלבד העדר לחצן ה- To המאפשר משלוח לרשימת הנמענים מתוך ספר הכתובות. המשלוח ב- Excel מתבצע ע"י בחירת תאים,שורות או עמודות שבהם מוגדרים מספרי טלפון חוקיים והפעלת ה- Add-in. 12
הכן רשימת תפוצה של מספרי טלפון ניידים אליהם ברצונך לשלוח את ההודעה. בחר את התאים / שורות / עמודות שבהם נמצאים המספרים שהכנת (הארתם ע"י העכבר). 1. 2. לחץ על מקש שסימנת כנמענים להודעה. לפתיחת חלון משלוח ההודעות. (עם פתיחת החלון תופיע רשימת הטלפונים 3. לחיצה על הכפתור בדוק שמות תבצע בדיקה של הכנסת מספרי הטלפון בדרך נכונה. כתוב את תוכן ההודעה במקום המיועד (ראה איור). 4. 5..6 לחץ על הכפתור. 13