ביעור חומר ארכיוני

1 1. מ ט ר ה: מטרת הוראה זו לקבוע סדרים והנחיות לביעור חומר ארכיוני נטול כל ערך. 2. ה ג ד ר ו ת: בהוראה זו: "חומר ארכיוני" כל מכתב, מסמך, כרטסת, דיאגרמה, תרשים, מפה, תצלום, תוית, תיק, תקליט, סרט וכיו"ב, המצויים ברשותה של האוניברסיטה על כל יחידותיה, ושיש בהם עניין לניהול תקין, או לתיעוד פועלם של אנשי שם מקרב עובדיה, תלמידיה ושוחריה. "לוח ביעור" "הגורם היוצר" "מנהל הארכיון" רשימת חומר ארכיוני לפי נושאים בצד מועדי הביעור שלהם יחידה אוניברסיטאית המחזיקה חומר ארכיוני מנהל הארכיון המרכזי של האוניברסיטה. 3. מועדי ביעור: מועדי הביעור נקבעים ע"י ועדת הנהלים של האוניברסיטה ומובאים בנספח ב'. הוועדה תדון בהתאם לצורך בעדכון מועדים אלה. מנהל הארכיון יעדכן בהקדם את טבלאות הביעור ויפיצם ליחידות האוניברסיטה. 4. ביעור חומר ארכיוני ע"י היחידה: יחידה רשאית לבער בעצמה חומר ארכיוני שאין לו ערך של מקור, דהיינו העתקים מיותרים של מסמכים, לאחר שהמקור וכל העותקים אשר שימשו אסמכתאות לפעולה, תוייקו בהתאם למפתח התיוק, או בהתאם למקובל ביחידה. 5. הגשת בקשה לביעור: היוזמה לביעור חומר ארכיוני ביחידה תצא מהגורם היוצר שברשותו החומר. הגורם היוצר יאתר את החומר המיועד לביעור ותמלא בקשה על גבי טופס ושני העתקים בהתאם להנחיות למילוי הטופס )נספח א'(. 5.1 ביחידה, יבדוק את התאמת טופסי הבקשה לחומר המוצע לביעור, יאשר בקשה זו האחראי לארכיון היחידה, ויורה לשלחו מנהל המדור/החוג/ בחתימת ידו הוא ובחתימת האוניברסיטה. 5.2

2 6. ביעור חומר השמור במגנזת הארכיון: היוזמה לביעור חומר ארכיוני השמור במגנזת הארכיון תהיה של של הגורם היוצר. מנהל הארכיון אשר יבקש אישור 7. ביעור חומר שנסרק למחשב: חומר ארכיוני שנסרק למחשב הגורם היוצר. ע"י הארכיון, יבוער כעבור תקופה מסויימת שתיקבע בתיאום עם 10. עם קבלת האישור לביעור החומר, הביעור יבוצע באחריות עובדי ארכיון האוניברסיטה. 11. אחריות ביצוע: האחראי לביצוע הוראה זו מנהל מדור ארכיון האוניברסיטה, מנהלי היחידות. 12. תחולה: תחולת הוראה זו מיום פרסומה. 13. תפוצה: מנהל הארכיון אחראים לתיקיות ביחידות. 13.1 13.2

3 נספח א': בקשה לביעור חומר ארכיוני היחידה: ארכיון האוניברסיטה - טופס הצעה/אישור לביעור מס' מיכל מס' סד' נושא התיק סימון התיק ביחידה תמ"ר תמ"א תקופת שמירה מקובלת הערות חתימת האחראי ביחידה שם הנחיות לשימוש בטופס לביעור חומר ארכיוני הטופס יירשם במקור + שני העתקים; העתק אחד יוחזק במשרד היחידה והעתקים 2 ו- 3 יועברו ללשכת ארכיונאי האוניברסיטה; 1. מספר סידורי יש לציין במספר שוטף כל תיק או קבוצת תיקים שהנכם מבקשים לבער; יש לרשום כל תיק ותיק בנפרד; 2. סימון התיק ביחידה התיקים המוצעים לביעור יסומנו כפי שהם רשומים במפתח התיוק או לפי כל רשימה אחרת הנהוגה ביחידה; תמ"ר: תאריך מסמך ראשון )מבחינה כרונולוגית( המצוי בתיק; תמ"א: תאריך מסמך אחרון )מבחינה כרונולוגית( המצוי בתיק;.3

4 נושא התיק: התיאור יכלול את השם המלא של התיק )הנושא( כפי שהוא רשום במפתח התיוק או בכל רשימה אחרת הנהוגה ביחידתכם; אם ניסוחו של שם התיק )הנושא( אינו ברור ומובן לאנשים מחוץ ליחידתכם נא להשלים את הרישום לפי הצורך, ולציין את סוג החומר הארכיוני הנמצא באותו תיק.

5 לוחות ביעור )10.5.9( נספח ב: להלן מועדי ביעור חומר ארכיוני לוח ביעור ענייני כח-אדם: תיק אישי המנוהל באגף משאבי אנוש תיק אישי של עובד/ת מנהלי/ת קבוע/ה תיק אישי של חבר סגל אקדמי תיק אישי של עובד/ת זמני/ת או ארעי/ת תיק אישי של עוזר/ת הוראה תיק אישי אסיסטנט/ית תיק אישי מורה מן החוץ תיק אישי של סגל בכיר )ד"ר ופרופ'( תיק אישי המנוהל ביחידת משנה ולגביו קיים תיק באגף משאבי אנוש תיק אישי של חבר/ת סגל אקדמי המנוהל במזכירות האקדמית: תיק ההליך האקדמי: התיק המנהלתי: תיקי שבתון תיק נסיעות תיקי נסיעות - תיקי פרט תיקי מכרזים פנימיים לתעסוקה. מתום הקשר )כולל פנסיה לרבות תקציבית(, אך לא לפני גיל 6. 100 שנים לאחר לידת העובד 2 שנים לאחר עזיבת העובד 100 שנים לאחר לידת העובד. 3 שנים קבלות וטפסים הנוגעים להחזרי הוצאות

6 ענייני משכורת דו"ח פנסיה טפסי 106 ריכוזי העברות למס הכנסה )דו"ח 126( ל ל ל לוח ביעור ענייני תלמידים תיק אישי מדולל תואר ראשון ושני מסיימים מפסיקים תיק המנוהל ביחידת משנה ולגביו יש תיק במת"כ מיידי פרוטוקולים וחומר נלווה של ועדות קבלה פרוטוקולים של ועדת שכ"ל עליונה וחומר נלווה פרוטוקולים של ועדת ערעורים על שכ"ל וחומר נלווה 2 שנים לוח ביעור רשות המחקר הצעות מחקר שאושרו שנים או לפי דרישות קרן המחקר לוח ביעור ענייני כספים פקודות יומן, חשבונות, שוברי תשלום וחומר נלווה שוברי הכנסה וקבלות שיקים והעתקי שיקים דו"ח תנועות כספיות )כרטסת הנהלת חשבונות( לוח ביעור ענייני הספקה )יבוערו ביחידת ההספקה( תיק יבוא

7 5 שנים 5 שנים 2 שנים 1 שנה 5 שנים 3 שנים 1 שנה דרישה להספקה ישירה בארץ, כולל תעוד נלווה הזמנות לספקים בארץ, כולל תעוד נלווה מחירוני ספקים והוראות החשב הכללי המהווים אסמכתא להזמנות תיק מכרז הכולל הצעות שהתקבלו והצעות שלא התקבלו, חוזים והסכמים ובתנאי שעותק מהם נמצא בתיקי היועץ המשפטי דרישה לניפוק מהמלאי מכירת טובין, התכתבות וחומר נילווה תיק לרכב בבעלות האוניברסיטה הזמנות שכפול של גורמי חוץ מיחידת השכפול לוח ביעור ענייני הנדסה ותחזוקה 5 שנים 1 שנה מתום השנה הרלבנטית 2 שנים הזמנת ביצוע עבודה וחומר נלווה חוזים חתומים ובתנאי שעותק נמצא בתיקי היוע"מ תיק מכרז הכולל הצעות שהתקבלו והצעות שלא התקבלו ובתנאי שעותק מהם נמצא בתיקי היועץ המשפטי רשיונות בנייה תכניות בנייה מעודכנות תכניות בנייה לא מעודכנות טפסי התחייבות לחנייה בקמפוס וחומר נלווה דו"חות ביקורת נקיון

לוח ביעור עניינים כלליים התכתבות כללית עניינית פרוטוקולים של ועדות: ועדה כלל אוניברסיטאית אקדמית התכתבות נלווית לוועדות 1 שנה תיק שוטף )ובתנאי שעותק נוסף נמצא בתיק ענייני( תכתובת של לשכות נשיא, רקטור, מנכ"ל וסגני נשיא