כתיבת דו"ח אבחון ארגוני

תמליל

1 1 כתיבת דו"ח אבחון ארגוני

2 2 כמה מילים מקדימות על התוכן... - האופן בו אנו מנתחים את הארגון נשען על הפרדיגמות שלנו אודות השאלות מהו ארגון? מהי אפקטיביות ארגונית? אבחון ארגוני מיטבי מנתח את המערכת הארגונית בראייה רב מימדית שאיננה מוטה על ידי פרדיגמה מובילה. מהו ארגון אפקטיבי מהו ארגון

3 מהו דו"ח אבחון ארגוני? 3 דו"ח אבחון ארגוני הוא מסמך פרשני שאמור היועץ מניח על השולחן באמצעות הדו"ח לטעון באנרגיית שינוי. "נרטיב ארגוני" מסוים. היועץ בונה עם מערכת הלקוח נרטיב משותף שמהווה את המסגרת המארגנת לתהליך השינוי. דו"ח הינו סולם טיפוס שיש להיפרד דו"ח טוב כתוב בעבור ממנו. הנמענים המסוימים. דו"ח טוב מצליח לבסס תפיסה אינטגרטיבית מושכלת שמסבירה את ריבוי התופעות הארגוניות.

4 פרק ממצאים פרק הממצאים מתאר תמות ארגוניות מרכזיות. פרק הממצאים ממקד את תחומי העוצמה והחולשה של הארגון שרלבנטיים לסוגיה הנדונה במטרת האבחון. מתן מקום משמעותי לעוצמות פרק הממצאים הינו עיבוד פרשנותי של המידע שנמסר לכם )כלומר, כולל תיאור של הממצא יחד עם משמעויותיו התפקודיות והפסיכולוגיות(, מלווה בהסברים, בדוגמאות ובציטטות )רק כאלו שאינן מסגירות את אומרן(. פרק הממצאים בנוי מאשכולות: כל אשכול הינו תמה שמפורקת לתתי נושאים ומסתיימת בסיכום קצר אינטגרטיבי של האשכול. התמה יכולה להיות מנוסחת בשפת הארגון )יחסי גומלין בין שיווק לתפעול( ויכולה להיות מנוסחת מתוך שפת התיאוריה )תרבות ארגונית(. לדוגמא: מבנה ארגוני תדריך לכתיבת דו"ח המבנה הארגוני של החברה בעל אוריינטציה חזקה מאוד ללקוחות, יתרונו בכך שהוא מאפשר לארגון למקד מאמץ ישיר ומדויק לפלחי הלקוחות השונים. אחת המשימות החשובות של הארגון הוא לייצר מובילות שוק בתחום הטכנולוגי. החברה מתקשה לעשות זאת הואיל והמבנה הארגוני איננו נותן ביטוי מספק לפעילויות של מחקר ופיתוח. אמנם ישנם מספר אנשים שאמורים לעשות זאת אך הם נשאבים לחלוטין לעבודה עם הלקוחות. לדוגמא... מהראיונות עולה שהעדר פאן התמחותי במבנה הארגוני עשוי לפגום במובילות הטכנולוגית של החברה. "אנחנו יושבים על המוניטין של פעם..ישנן חברות שמוציאות מוצר עם ביצועים שאנחנו עוד רחוקים מלפתח אותו..". 4

5 5 פרק מסקנות פרק המסקנות מספק משמעות אינטגרטיבית לממצאים. )"היער מעבר לעצים"( פרק המסקנות כליבת הדו"ח - מעבר מתיאור תופעות לפרשנות אינטגרטיבית קונספטואלית "השכל של הדו"ח" רצוי לתת מטאפורה מארגנת )בזהירות...( מהי מסקנה אינטגרטיבית? הצגה מחודשת של הממצאים המרכזיים בבחינת מארג של תופעות שמקיימות ביניהם יחסי גומלין )הדהוד/השפעה/סיבתיות( "קומפוזיציה". הצגת מחודשת של הממצאים כמודיפיקציות )אופנויות( של תופעה/תמה יסודית. הממצאים אינם אלא אופני הביטוי וההופעה של התמה. לדוגמא: חולי, דה פרסונאליזציה וחווית ריקנות כאופני הביטוי של תופעת השחיקה "יחסי הגלים עם הים". הצגה מחודשת של הממצאים כסימפטומים של בעיית שורש )אחת או יותר(. פרק המסקנות מראה מתוך הבנה תיאורטית מעמיקה מהי התופעה הארגונית שעומדת ביסוד חלק משמעותי מן הממצאים, או מצביעה על אחד הממצאים כבעיית היסוד של הארגון. - "משפך סיבתיות" תדריך לכתיבת דו"ח מרכזיות הלקוח ומשניות העובד. החברה מאופיינת בתרבות ארגונית שמתייחסת לפניית הלקוח לעיתים ב-"חרדת קודש" מהולה בבהלה, תוך ניסיון עז לרצות אותו, וזאת מבלי לבדוק לעומק את צרכיו ואת האפשרות לנהל איתו שיח מעמיק הן לגבי צרכיו והן לגבי לוח הזמנים האמיתי. האופן שבו החברה מנהלת את יחסי הגומלין עם הלקוח איננו לוקח בחשבון את צרכיו של העובד, את הלחצים שפועלים עליו ועל משמעויות המשימה על חייו הפרטיים. תרבות ארגונית זו שאיננה מדגישה את רווחתו של העובד וכופה טאבו בלתי כתוב על האפשרות שהמשימות ינוהלו תוך כדי בחינת יכולותיו של העובד הינה אחת מן הסיבות לתופעת השחיקה שתיארתי בפרק הממצאים, והיא זו שגם מסבירה מדוע בחברה שבה יש אוריינטציית לקוח כל כך גבוהה הדיווחים על אי שביעות רצון הלקוחות גבוהים במיוחד.

6 6 פרק המלצות פרק ההמלצות מתאר את יעדי השינוי כפי שעולים בעיקר מתוך פרק המסקנות )אפשרי שיתייחסו גם לסימפטומים מסוימים שיש להם השפעה משמעותית על הארגון( ומצביע על כיוון פעולה כללי להתמודדות. לעיתים יש לוותר בדו"ח הראשוני על פרק ההמלצות כאשר יש קושי לקבל או להבין את המסקנה( לעיתים חובה לתת המלצות על כיווני השינוי הנדרשים שרק בזכות ההמלצות מתפתחת הבנה של הבעיה לעיתים יש צורך במתן מערך מפורט מאוד וזאת כאשר החרדה היא לגבי היישום או קושי בהמשגה קונספטואלית תדריך לכתיבת דו"ח אנו ממליצים לבחון מחדש את המבנה הארגוני של החברה, באופן שייתן מענה הן לצרכים ההתמחותיים הטכנולוגיים מחד גיסא ושייתן מענה לעומס הרגשי והקוגניטיבי הרב שמופעל על העובדים מאידך גיסא. ראוי לבחון מבנה מטריציוני שלצד מנהלי הלקוחות פועלים מנהלי מוצרים שמובילים את הפיתוח של המוצר ובונים את ה- Road Map הטכנולוגי ואת האפיון ללקוח לטווח הבינוני.

7 סוגי דו"חות 7 דו"ח עם דגש ארגוני אופרטיבי )אפשרי ביחס לסוגיה מסוימת( עם פרק אישי )יכולת הכלה, רלבנטיות לנרטיב( ללא פרק אישי )מוגש בנפרד בכתב או בעל פה(.1 BOOK XXX דו"ח בדגש אסטרטגי/מערכתי )זהות וסביבה ארגונית( "יקינתון" דו"ח בדגש תרבותי מנהיגותי עם פרק אישי )לרוב מחייב(.2.3 פיסיקה

8 אופני הגשה וכתיבה 8 מסמך פורמאלי? מצגת? סוגיות לדיון? הסברים ומובאות תיאורטיות? לשלוח במייל?

9 9 שיקולים אתיים ציטוטים ודוגמאות מידע ארגוני חסוי מי עוד מקבל את הדו"ח פרשנויות לעומת מידע תקף תוקף הממצאים יכולת הכלה רגשית