חוברת התקנה והדרכה לתוכנת תוכן העינינים: ASC פרק א' פרק ב' פרק ג' פרק ד' פרק ה' פרק ו' פרק ז' פרק ח' פרק ט' הכנות לשיבוץ הוראות התקנה הגדרות תצוגה בסיסיות הזנת נתונים מלאכת השיבוץ הגדרת הקבוצות שיעור כפול תנאים והגבלות קשרים ואילוצים תהליך השיבוץ שמירת/פתיחת הקובץ, ייצוא לאקסל, הדפסות בדיקות אחרונות טיפים לשיבוץ תוכנת ניהול מילוי מקום עמ' 2-3 עמ' 4-9 עמ' 10 עמ' 11-27 עמ' 28-30 עמ' 30 עמ' 32 עמ' 33-35 עמ' 36-39 עמ' 40-43 עמ' 44-52 עמ' 53 עמ' 54-55 עמ' 56-67 1 הערה: חברת אדיוסיסטמס מעדכנת חוברת זו לעיתים קרובות עפ"י השינויים והחידושים בתוכנה
ה פרק א' כנות לשיבוץ פרק א' - הכנות לשיבוץ : לפני תחילת השיבוץ יש לבצע מספר פעולות הכנה, פעולות אלו דורשות מאמץ מסוים אך עשויות לחסוך הרבה זמן, מאמץ ותסכול בהמשך השיבוץ. טעויות העשויות ליפול בזמן התכנון או בזמן הזנת הנתונים לגיליון, מוטב שיתגלו לפני התחלת השיבוץ ולא בסיומו..1.2.3.4.5.6 לפני השיבוץ יש לחלק למורים טפסי בקשה בו מציינים המורים את העדפותיהם לשיבוץ, רצוי להדגיש כי המשבץ יתחשב (אך לא מתחייב) בבקשות ובהעדפות של המורה בכפוף לאילוצי המערכת. (ראה קובץ דוגמא מצורף בשם איסוף טפסי בקשות המורים, וריכוז הנתונים "טופס בקשות מורים לשנת לימודים" חשוב לזכור! ויסות הימים החופשיים בשלב זה ימנע בעיות שיבוץ בהמשך. רצוי להימנע ממצב בו כל מחנכי השכבה ביום חופשי. פיזור הימים החופשיים של המורים צריך להיות כזה, שבכל יום יהיו לפחות 60% מכלל המורים, אחוז נמוך יותר עלול לגרור קשיים בשיבוץ. יש להדגיש מורים בעלי אילוצים/ובקשות מיוחדות ולפרט את הסיבה לאילוץ/בקשה. רצוי שמורים מקצועיים (שאינם מחנכים כיתות) לא ילמדו בימי העבודה של מחנכי הכיתות. הכנת דף קשר בו מופעים שמות המורים, מס' הטלפון בבית, מס' הטלפון הנייד והדוא"ל. הכנת טבלת תכנון לכל כיתה/שכבה (בטבלה יוצגו: המורים המלמדים, מקצועות הלימוד והיקפם, הקבצות וכו') (ראה דוגמת קובץ מצורף בשם "טבלת תכנון לדוגמא" ). בדיקת היקף סל השעות לכיתה, בדיקת היקף משרת המורה. הכנסת הנתונים לסדין (ראה קובץ EXEL "סדין לדוגמא")..7.8 בדיקת היקף סל השעות לכיתה, בדיקת היקף משרת המורה, בדיקת סל השעות לבית הספר. הכנת דף מיוחד ובו בקשות מיוחדות של המנהל/ת כגון, מקצועיים, שעות הדרכה וכו' לא תמיד יתאפשר להיענות לכל הבקשות). שעות צוות ניהול או צוותים (ראה קובץ "דוגמא להנחיות כלליות למשבץ" (חשוב לדעת כי 2
9. הגדרת ימים חופשיים למורים המלמדים במקביל (מורים בהקבצה) באופן כזה שילמדו בימים חופפים ככל האפשר. 10.הגדרת ימים חופשיים למורים המלמדים מקצוע זהה והזקוקים למשאב מסויים (חדר מחשבים) בימי עבודה שונים. 3
ה פרק ב' הוראות התקנה : על מנת להתקין את התוכנה אנא הכנס לכתובת הנ"ל /http://www.edusystems.co.il וראות התקנה לחץ על "שיבוץ מערכת שעות" (בצד ימין למטה) 4
לחץ על "להורדת הגרסה המלאה.." (בתחתית הדף) 5
לחץ על הקישור בסעיף 1 "לחצו כאן להורדה", יפתח החלון הבא : asc10 הכנס שם 160308 הכנס סיסמא לחץ על כניסה 6
חזור לדף הקודם אך הפעם יהיה קישור לכתובת ממנה תוריד את התוכנה לחץ על הקישור ובחר באופציה של "הפעלה" 7
בשלב זה יתחיל שלב ההורדה של התוכנה בסיומה תתקבל הודעה כי לא הייתה אפשרות לזהות את המוציא לאור של התוכנה בחר באפשרות הפעל תתבקש לבחור שפה בחר בדגל ישראל ואשר ע"י לחיצה על OK המשך לאשר את ההתקנה ע"פ ברירות המחדל המוצגות עד הגיעך לסיום. בסיום ההתקנה תופעל התוכנה באופן אוטומטי ותקבלו את המסך הבא : בחרו באופציה של הכנסת קוד רישום לצורך רישום (זמני) של התוכנה (לאחר קבלת הקוד האישי של ביה"ס תוכל לחזור על שלב הרישום ולהכניס את קוד הרישום שלך). אנא גזרו את שם הרישום והדבק אותו במקום המתאים. שם רישום : (גזור את שם בית הספר והדבק) 8 אנא גזרו את קוד הרישום והדבק אותו במקום המתאים
קוד רישום : (גזור את קוד בית הספר והדבק) לסיום בצעו אישור ותקבלו אישור כי נרשמתם בהצלחה! עבודה נעימה! 9
פרק ג' הגדרות תצוגה בסיסיות הגדרות תצוגה בסיסיות: תצוגה כללית : ניתן להגדיר את התצוגה הכללית של חלון התוכנה ע"י לחיצה על כפתור מותאם בשורה העליונה של התצוגה. החלון שיפתח מאפשר הוספה/הסתרה של סרגלים מהתצוגה,שינוי הרקע של התצוגה, הגדלת גוגל הגופנים המופעים בסרגל המרכזי, שינוי כיוון התצוגה מימין לשמאל או להפיך, והוספת צלליות עבור מספר מרובה של שעורים. תצוגה מקדימה : מתוך לשונית ראשי יש לבחור בסמלון הצג הדפסה מוקדמת, לחיצה על כפתור הגדרות גלובליות, תפתח חלון המאפשר להגדיר את אופן התצוגה המקדימה באופן שתציב את הימים בשורה העליונה ואת השעורים בעמודה הימנית, בנוסף נוכל להגדיר אם הצבע עבור התצוגה. 10
ה ד' פרק זנת הנתונים לתוכנה א. הגדירו את שם ביה"ס באופן הבא : לשונית ראשי «צלמית בית הספר או לחיצה על חדש תכניס אותנו לשלב 1 מתוך 7 באשף, לחיצה נוספת על הבא ונגיע לשלב 2 מתוך 7 באשף יש למלא את השדות ע"פ הדוגמא המופיעה בטבלה שלהלן : שדה שם בית הספר מס' שעורים ליום מס ימים עבוד עם שעןרים בשעת 0 הראה מספר יום במקום שם היום סופשבוע יש להקליד "... " 7 6 יש להוסיף יש להוסיף יש לבחור סוף שבוע שבת+יום שישי הערות במידה ויש שעורי 0 להצגה מספרית של הימים 11
ב. הגדירו את נושאי (מקצועות) הלימוד באופן הבא : לשונית ראשי «צלמית נושאי הלימוד (הכוונה למקצועות הלימוד) או לחיצה על חדש תכניס אותנו לשלב 1 מתוך 7 באשף, לחיצה נוספת על הבא ושוב הבא ונגיע לשלב 3 מתוך 7 באשף לחיצה על כפתור חדש תפתח חלון נוסף בו נקליד את מקצועות הלימוד באופן הבא : 12
יש להקליד את שם המקצוע (רצוי לרשום גם שם מלא במקום הקיצור). ניתן לשנות את צבע נושא הלימוד ולהוסיף ציור למקצוע ע"י לחיצה על סייר ) לציור המקצוע אין משמעות מעשית מלבד המראה בהדפסת המערכת בו יופיע הציור הנבחר). לסיום וחזרה לחלון הקודם יש לאשר את המקצוע ע"י לחיצה על OK בשלב זה ניתן לבחור את המקצוע לבצע עריכה או מחיקה ע"י לחיצה על הכפתור המתאים, לחיצה על כפתור שעורים תציג את פעילות המקצוע הנבחר בכיתות הלימוד השונות (כרגע לא תוצג רשימת הפעילויות משום שעדיין לא שיבצנו פעיליות). ניתן למיין את נושאי הלימוד ע"י לחיצה על הכותרת של העמודה (לחיצה על כותרת השם תמיין את נושאי הלימוד ע"פ השם בסדר יורד, לחיצה נוספת תמיין את הנושאים בסדר יורד). ניתן להזיז נושא לימוד בודד ע"י בחירתו והזזתו מעלה מטה באמצעות החיצים. 13
לחיצה על כפתור שיבוץ/חסימה תפתח חלון המאפשר לחסום/לשבץ באופן כללי את מקצוע הלימוד בימים, בכיתות ובשעות שונות ראה דוגמא בחלון הבא : סימן ה יאפשר שיבוץ הפעילות (במקצוע הנלמד) בשעה המסומנת (שעות 4-1 בימים א' ה ' ). סימן ה X יחסום שיבוץ פעילות בשעה המסומנת (לא יתאפשר שיבוץ שעור אנגלית בשעות ). 7-6 סימן ה? יאפשר שיבוץ הפעילות בשעה המסומנת ע"פ ההגבלות (שעה 5 בימים א' ה ' ). ניתן להעתיק את החסימות ממקצוע זה למקצועות אחרים ע"י לחיצה על כפתור הגדר לעוד, העתקת יתר המקצועות מהרשימה מימין לרשימה משמאל ואישורה ב OK (כשלב זה לא תוצג רשימת מקצועות הלימוד משום שעדיין לא שיבצנו מקצועות נוספים). באופן הנ"ל יש להכניס את כל מקצועות הלימוד כגון : תנ"ך, חשבון, ועוד... 14
ג. הגדר את כיתות הלימוד באופן הבא : לשונית ראשי «צלמית כיתות אם או לחיצה על חדש תכניס אותנו לשלב 1 מתוך 7 באשף, לחיצה נוספת על הבא שוב הבא ושוב הבא ונגיע לשלב 4 מתוך 7 באשף לחיצה על כפתור חדש תפתח חלון נוסף בו נקליד את כיתות האם באופן הבא : יש להקליד את שם כיתת האם ובתיבת הקיצור את שם הכיתה ושם המחנכת., ניתן לשנות את צבע OK לסיום וחזרה לחלון הקודם יש לאשר את המקצוע ע"י לחיצה על הכיתה ולהוסיף תמונה. 15
בשלב זה ניתן לבחור את הכיתה ולבצע עריכה או מחיקה שלה ע"י לחיצה על הכפתור המתאים. לחיצה על כפתור שעורים תציג את הפעילות הנבחרות (מקצועות הלימוד) בכתה הנבחרת (כרגע לא תוצג רשימת הפעילויות משום שעדיין לא שיבצנו פעילויות). ניתן למיין את כיתות הלימוד ע"י לחיצה על הכותרת של העמודה (לחיצה על כותרת השם תמיין את כיתות הלימוד ע"פ השם בסדר יורד, לחיצה נוספת תמיין את הכיתות בסדר יורד). ניתן להזיז כיתה בודדת ע"י בחירתה והזזתה מעלה מטה באמצעות החיצים. 16
לחיצה על כפתור שיבוץ חסימה תפתח חלון המאפשר לחסום/לשבץ באופן כללי את שיבוץ הפעילויות בימים, ובשעות שונות ראה דוגמא בחלון הבא : סימן ה יאפשר שיבוץ פעילות (מקצוע הנלמד) לכיתה בשעה המסומנת. סימן ה X יחסום שיבוץ פעילות לכתה בשעה המסומנת ) הכתה לא תלמדבשעה השביעית). סימן ה? יאפשר שיבוץ הפעילות בשעה המסומנת ע"פ ההגבלות (הכיתה עשויה ללמוד בשעה השישית ע"פ הגבלות שיוגדרו). ניתן להעתיק את החסימה מכיתה זו לכתות אחרות ע"י לחיצה על כפתור הגדר לעוד, העתקת יתר הכיתות מהרשימה מימין לרשימה שבשמאל ואישורה ב.OK באופן הנ"ל יש להכניס את כל יתר הכיתות כגון : א 2, ב 1, ב 2,...ו 1, ו 2. 17
ד. הגדירו את כיתות הלימוד (חדרי לימוד) באופן הבא : לשונית ראשי «צלמית חדרים או לחיצה על חדש תכניס אותנו לשלב 1 מתוך 7 באשף, לחיצה נוספת על הבא שוב הבא שוב הבא ושוב הבא ונגיע לשלב 5 מתוך 7 באשף לחיצה על כפתור חדש תפתח חלון נוסף בו נקליד את חדרי הלימוד כגון כיתות האם, ספריה,חדר מחשבים וכו' ע"פ הדוגמאות הבאות : הגדרת כיתת אם : סימון בכיתת האם יפתח חלון לבחירת כיתה מרשימת כיתות האם שהקלדנו בשלב ג. ««18
הגדרת חדר לימוד בשימוש משותף : אם נסמן במשבצת חדר בשימוש משותף, נוכל להגדיר חדרי לימוד לשימוש משותף אותם יבחר החשב באופן עצמאי מבלי שנצטרך להגדיר באופן ספציפי. הגדרת חדר לימוד יעודי : אם לא נסמן בכיתת האם ובחדר בשימוש משותף יפתח החלון הבא : OK בשלושת הדוגמאות יש להקליד את שם החדר ושם הקיצור. לסיום וחזרה לחלון הקודם יש לאשר את חדר הלימוד ע"י לחיצה על 19
ע"י לחיצה על הכפתור מחיקה עריכה או בשלב זה ניתן לבחור את חדר הלימוד ולבצע המתאים. עבור חדר הלימוד שעורים תציג את הפעילות הנבחרות (מקצועות הלימוד) לחיצה על כפתור הנבחר (כרגע לא תוצג רשימת הפעילויות משום שעדיין לא שיבצנו פעילויות). ניתן למיין את שמות החדרים ע"י לחיצה על הכותרת של העמודה (לחיצה על כותרת השם תמיין את החדרים ע"פ השם בסדר יורד, לחיצה נוספת תמיין את החדרים בסדר יורד). ניתן להזיז חדר לימוד בודד ע"י בחירתו והזזתו מעלה מטה באמצעות החיצים. 20
לחיצה על כפתור שיבוץ/חסימה תפתח חלון המאפשר לחסום/לשבץ באופן כללי את שיבוץ הפעילויות בימים, ובשעות שונות עבור החדר הנבחר ראה דוגמא בחלון הבא : סימן ה יאפשר שיבוץ פעילות (מקצוע הנלמד) לחדר הלימוד בשעה המסומנת (יתאפשר שיבוץ לחדר המחשבים בימים ב-ה שעות ). 5-1 סימן ה X יחסום שיבוץ פעילות לחדר בשעה המסומנת(חדר המחשבים אינו פנוי ביום א'). סימן ה? יאפשר שיבוץ הפעילות לחדר בשעה המסומנת ע"פ ההגבלות (יתאפשר שיבוץ פעילות בחדר המחשבים בימים ב-ה בשעה השביעית ע"פ הגבלות שיוגדרו). ניתן להעתיק את החסימה מחדר זה לחדרים אחרים ע"י לחיצה על כפתור הגדר לעוד, העתקת יתר החדרים מהרשימה מימין לרשימה משמאל ואישורה ב. OK באופן הנ"ל יש להכניס את כל חדרי הלימוד כגון : כיתות אם, ספריה, מגרש ספורט, מעבדות וכו'. 21
ה. הגדירו את המורים באופן הבא : לשונית ראשי «צלמית מורים או לחיצה על חדש תכניס אותנו לשלב 1 מתוך 7 באשף, חמש לחיצות על הבא ונגיע לשלב 6 מתוך 7 באשף לחיצה על כפתור חדש תפתח חלון נוסף בו נקליד את שמות המורים כגון : מחנכי הכיתות ומורים המקצועיים ע"פ הדוגמאות הבאות : עבור מורה מקצועי נמלא את החלון באופן הבא : 22
עבור מחנכ/ת כתה נמלא את החלון באופן הבא : לחיצה על שינוי מחנכ/ת כיתה, יפתח חלון לבחירת כיתת האם בה מלמד המורה מתוך רשימת כיתות האם שהקלדנו בשלב ג. לסיום וחזרה לחלון הקודם יש לאשר את חדר הלימוד ע"י לחיצה על OK בשלב זה ניתן לבחור את המורה ולבצע עריכה או מחיקה שלו ע"י לחיצה על הכפתור המתאים. לחיצה על כפתור שעורים תציג את מקצועות הלימוד והכיתות בהם מלמד המורה. (כרגע לא תוצג רשימת הפעילויות משום שעדיין לא שיבצנו פעילויות). ניתן למיין את שמות המורים ע"י לחיצה על הכותרת של העמודה (לחיצה על כותרת השם תמיין את המורים ע"פ השם בסדר יורד, לחיצה נוספת תמיין את המורים בסדר יורד). ניתן להזיז חדר לימוד בודד ע"י בחירתו והזזתו מעלה מטה באמצעות החיצים. 23
ה', לחיצה על כפתור שיבוץ/חסימה תפתח חלון המאפשר לחסום/לשבץ באופן כללי את שיבוץ הפעילויות בימים, ובשעות שונות עבור המורה הנבחר ראה דוגמא בחלון הבא : סימן ה יאפשר שיבוץ פעילות (מקצוע הנלמד) למורה בשעה המסומנת, (יתאפשר שיבוץ המורה בימים א',ב',ג ' ו' שעות.( 1-5 סימן ה X יחסום שיבוץ פעילות למורה בשעה המסומנת (המורה לא מלמד ביום ג', יום חופשי למורה). סימן ה? יאפשר שיבוץ פעילות למורה בשעה המסומנת ע"פ ההגבלות (המורה עשויי ללמד בשעה השישית ע"פ הגבלות שיוגדרו). ניתן להעתיק את החסימה/שיבוץ ממורה זה למורים אחרים ע"י לחיצה על כפתור הגדר לעוד, העתקת יתר המורים מהרשימה משמאל לרשימה מימין ואישורה ב. OK באופן הנ"ל יש להכניס את כל המחנכי/ם והמורים המקצועיים. 24
ל( בסיום הקלדת כל נושאי הלימוד : כל המחנכות המלמדות בכיתתם יוגדר נושא לימוד זהה לשם הכיתה (לדוגמא אלה מחנכת כיתה א 1, המלמדת 21 ש"ש בכיתה א 1 הנושא הנלמד יהיה א 1, בסיום הכנת המערכת יהיה ניתן לתת למחנכת להחליט איזה מקצוע תלמד באיזה שעה או להחליט עבורה ולבצע עריכה של הפעילויות ולבצע שיבוץ). כיתות האם : 25
חדרי לימוד : מחנכים ומורים מקצועיים : (לכל המחנכים נבחר צבע אחיד, לכל מורה מקצועי נבחר צבע שונה, רצוי שהצבעים יהיו בהירים, בסיום שיבוץ המערכת ניתן יהיה לבצע עריכה ושינוי הצבעים ). 26
פרק ה' מלאכת השיבוץ ניתן להתחיל ולשבץ את הפעילויות לכל כתה וכתה. ו. הגדר את הפעילויות באופן הבא : בחר בצלמית הכיתות (לפניך תופיע רשימת כיתות האם), הצבע על הכיתה מסוימת ובחר בכפתור שעורים (יפתח החלון הבא) : לחץ על כפתור שעור חדש והגדר לכתה א 1 את הפעילות הבאה :המורה אלה תלמד 21 שעורי כתה (שעות לימוד של המחנכת בכיתתה) לכל תלמידי הכתה א 1, בחדר הלימוד א 1 (כיתת האם) ולאשר את הפעילות ע"י. OK 27
במידה ונרצה להגדיר יותר ממורה אחד לפעילות יש ללחוץ על כפתור מהרשימה את יתר המורים המלמדים בו זמנית את הפעילות הנ"ל. בכתה/כיתות הרצויות. לחיצה על מורים נוספים, יפתח חלון לבחירת המורים מתוך רשימת המורים שהקלדנו בשלבים הקודמים. (הפעילות תרשם במקביל גם למורה הנוסף) מורים נוספים ולבחור 28
במידה ונרצה להגדיר פעילות משותפת ליותר מכיתה אחת ניתן ללחוץ על צרף כיתות נוספות ולבחור מהרשימה את יתר הכיתות בהם מתבצעת בו זמנית הפעילות הנ"ל. לחיצה על צרף כיתות נוספות יפתח חלון בחירת הכיתות מתוך רשימת הכיתות שהקלדנו בשלבים הקודמים. (הפעילות תרשם במקביל לכיתה גם לכיתה הנוספת) במידה ונרצה להגדיר חדר לימוד לפעילות הנ"ל (בחדר לימוד השונה מכיתת האם) יש לבטל את סימן V מכיתות האם וללחוץ על כפתור חדרים פנויים אחרים ולבחור בכתה/כיתות הרצויות. לחיצה על חדרים פנויים אחרים, יפתח חלון לבחירת כיתת הלימוד מתוך רשימת כיתות הלימוד שהקלדנו בשלבים הקודמים. 29
ק/ הגדרת הקבצות : ניתן להשתמש בהקבצות הקיימות(כל הכיתה, קבוצה 1 בוצה 2, בנים/בנות) או להגדיר הקבצות לשיעור (מקצוע נלמד) באופן הבא : תחילה נבחר את הכיתה בה אנו מעוניינים ליצור קבוצות לימוד, מתוך חלון כיתות האם ונלחץ על כפתור יצירת קבוצות יפתח החלון הבא : לחיצה על כפתור צור קבוצה תפתח חלון בו ניתן להקליד את שמות ההקבצות החדשות ולאשר ב OK במידה ונרצה להשתמש בחלוקה קיימת (בכיתות נוספות להם יש הקבצות דומות) נבחר את הקבוצה אותה מבקשים להעתיק כדוגמת החלון הבא : בחירת הקבוצה ולחיצה על כפתור העתק אל תפתח חלון בו ניתן לבחור את הכיתות אליהן יועתקו ההקבצות, לסיום יש לאשר ב OK לאחר שהגדרנו את החלוקה להקבצות עבור הכיתות שרצינו, נחלק מס' כיתות למספר הקבצות. ראה דוגמא למורה ורד (מחנכת ו 1 ) המלמדת את מקצוע החשבון בהקבצה א' בכיתות ו 1 + ו 2. בחר את אחת הכיתות ובחר בכפתור שעורים בחר את המורה, את הנושא הנלמד ולחץ על כפתור שכבות משותפות יפתח חלון בו נבחר את הכיתות ואת קבוצת התלמידים מהכיתה הנ"ל, לסיום נאשר ב OK 30
. ראה דוגמא למורה ויוי (מחנכת ו 2 ) המלמדת את מקצוע החשבון בהקבצה ב' בכיתות ו 1 + ו 2 בחר את אחת הכיתות ובחר בכפתור שעורים בחר את המורה, את הנושא הנלמד ולחץ על כפתור שכבות משותפות יפתח חלון בו נבחר את הכיתות ואת קבוצת התלמידים מהכיתה הנ"ל, לסיום נאשר ב OK ראה דוגמא למורה ו 2. שרה (מורה למחשבים) המלמדת את מקצוע החשבון בהקבצה ג' בכיתות ו 1 + בחר את אחת הכיתות ובחר בכפתור שעורים בחר את המורה, את הנושא הנלמד ולחץ על כפתור שכבות משותפות יפתח חלון בו נבחר את הכיתות ואת קבוצת התלמידים מהכיתה הנ"ל, לסיום נאשר ב OK ראה סיכום המורים המלמדים בהקבצות 31
שעור כפול : לעיתים יש צורך להגדיר שעור כפול או משולש כאשר אנו מעוניינים שהשעורים יתקיימו ראה דוגמא להגדרת שעור כפול (שני שעורים רצופים) בנושא הלימוד אמנות. ברציפות, שעות צוות/הדרכה (מורים ללא כיתה) : לעיתים יש צורך להגדיר פעילות של מורה/מורים כגון : תפקיד, שהייה, צוות או הדרכות של מורים, כאשר בפעילות קשורה למורים בלבד ללא קישור לכיתת אם, ראה דוגמא להגדרת שעת צוות למחנכות שכבה ד'. בחר את אחד המורים בצוות נלחץ על בכפתור שעורים ועבורו נגדיר שעור חדש, נלחץ על כפתור מורים נוספים ונוסיף המורים הנוספים בשכבה. את הנושא הנלמד נגדיר כשעת צוות, בחלון הכיתה לא נבחר כיתה, ונמחק את סימן ה המציין את כיתת האם, לסיום נאשר ב OK תתקבל התראה כי זוהי שעה המשמשת לפגישה נלחץ אישור. 32
תנאים והגבלות במהלך הכנסת הנתונים (נושאי לימוד, כיתות,חדרי לימוד ומורים) הגדרנו את הזמן החופשי עבור כל אחד מהנתונים, לחיצה על כפתור הגבלות תפתח חלון אשר יאפשר הגדרת תנאים רלוונטיים לשיבוץ עבור כל אחד מנתוני המערכת,. הגבלת נושא לימוד בדוגמא המוצגת הגדרנו (באמצעות כפתור שיבוץ/חסימה) כי שעורי המתמטיקה יוכלו להשתבץ בין השעות 1-4 ובשעה ה- 5 ע"פ תנאי. באמצעות לחיצה על כפתור הגבלות נגדיר כי שעורי המתמטיקה לא ישובצו יותר מ 2 פעמים בשבוע וזאת ע"י הצבת הערך 2 בשדה מקסימום סימני שאלה. לאחר שנגדיר את הזמן החופשי לנושא הנלמד, נסמן אותו ונלחץ על כפתור הגבלות הגבלת השעות השבועיות המשובצות לכיתה לאחר שנגדיר את הזמן החופשי לכיתה, (לא רצוי להגדיר את היום הקצר של הכיתה) נלחץ על כפתור הגבלות ונגדיר את מירב התנאים לשיבוץ.בדוגמאות המצורפות נראה כיצד לחסום את השעות לכיתות שונות ע"פ סל שעות שונה על מנת לחסום 29 ש"ש לכיתה א יש להגדיר את שיבוץ/חסימה ע"פ הדוגמא מימין. אין צורך להגדיר את ההגבלות 33
על מנת לחסום 30 ש"ש לכיתה ג 1 יש להגדיר את שיבוץ/חסימה ע"פ הדוגמא מימין, ובאמצעות כפתור הגבלות להגדיר את הערך 1 עבור השדה מקסימום סימני השאלה. על מנת לחסום 31 ש"ש לכיתה ד 1 יש להגדיר את שיבוץ/חסימה ע"פ הדוגמא מימין, ובאמצעות כפתור הגבלות להגדיר את הערך 2 עבור השדה מקסימום סימני השאלה. על מנת לחסום 32 ש"ש לכיתה ה 1 יש להגדיר את שיבוץ/חסימה ע"פ הדוגמא מימין, ובאמצעות כפתור הגבלות להגדיר את הערך 3 עבור השדה מקסימום סימני השאלה 34
ע"פ העיקרון הנ"ל ניתן להגדיר את התנאים לשיבוץ השעות השבועיות של כל כיתה מבלי להגדיר מהו היום הקצר של הכיתה אלא להשאיר זאת למחשב. שימוש נוסף לחלון ההגבלות הוא לצורך שיבוץ אוטומטי של מחנך הכיתה בשעות מסוימות לדוגמא מחנת כיתה א' תלמד בשעה הראשונה של הבוקר בכיתת האם א 1. נבחר את כיתת האם, ונסמן במשבצת המציינת כי מורה הכיתה חייב ללמד את הכיתה בזמן נתון, יפתח חלון הדומה לחלון חסימה/שיבוץ ובו נסמן ב את כל שעות הבוקר. הגבלת למורה לאחר שנגדיר את הזמן החופשי לנושא נלמד או לכיתה,נגדיר את ההגבלות והתנאים עבור המורים. על מנת לבצע הגבלות למורה יש להיכנס למורים לסמן את המורה הרצוי (לדוגמא המורה אלה) ולבחור בלחצן הגבלות יפתח החלון המצורף, בחלון זה נוכל להגדיר את מס החלונות המקסימאלי למורה (במידה ויש למורה שעות תפקיד יש להגדיל את מס החלונות), ניתן להגדיר את מס ימי העבודה, את מס' השעות המינימאלי או מקסימאלי אותם מלמד המורה בכל יום (בשל מגבלות בריאותיות או תפקידים) וכמובן את המס' המקסימאלי של סימני השאלה. מעבר לכך כל כל מילה נוספת מיותרת. 35
קשרים ואילוצים : ניתן להגדיר קשרים ואילוצים לפני שיבוץ מערכת השעות, בפרק זה נלמד להגדיר מספר קשרים ואילוצים מומלצים. לחיצה על צלמית "קשרים ואילוצים" תפתח את החלון הבא : לחיצה על כפתור הוסף תפתח חלון חדש בו נגדיר אילוץ/קשר חדש 36
I אילוץ שיבוץ שעורים בימים שונים / (ברציפות באותו יום) בדוגמא המוצגת לעיל נלמד להגדיר מצב בו שעורי החנ"ג לא יתקיימו באותו היום בסעיף 1. בחר את הנושא הנלמד (מתוך טבלת הנושאים שהגדרנו קודם) : חנ"ג בסעיף 2. מוגדר האילוץ לכל הכיתות במידה ונבקש לקבוע את האילוץ לכיתה/כיתות ספציפיות נעביר את הנקודה בסעיף לבחירה נלחץ על כפתור "החלף כיתה ונבחר את הכיתה/כיתות רצויות. בסעיף 3. נסמן כי השעורים לא יכולים להתקיים באותו יום (או לא יכולים להתקיים ברציפות באותו יום). אם נבקש להגדיר אילוץ בצורה מורכבת יותר נבחר את האופציה של הפצת כרטיסיות שבועיות ובו נבחר בכפתור הגדרות, נקבל חלון עם אופציות נוספות לאילוץ. 37
II אילוץ שיבוץ שעורים במקצועות שונים בסדר מסויים בדוגמא המוצגת לעיל נלמד להגדיר מצב בו שעורי החנ"ג והמחול יתקיימו באותו היום בסדר מסויים בסעיף 1. בחר את הנושא הנלמד (מתוך טבלת הנושאים שהגדרנו קודם) : חנ"ג ומחול. בסעיף 2. נבקש לקבוע את האילוץ לכיתות ו 1 ו ו 2 ע"י העברת הנקודה בסעיף לבחירה, לאחר מכן נלחץ על כפתור "החלף כיתה" ונבחר את הכיתות הרצויות. בסעיף 3. נסמן כי השעורים חייבים להתקיים באותו יום, ניתן לקבוע את הסדר או לאפשר שיבוץ אקראי. 38
III אילוץ פיזור שיבוץ השעורים במקצוע על פני השבוע בדוגמא המוצגת לעיל נלמד להגדיר מצב בו 5 ש"ש בנושא האנגלית בכיתות ו 1 ו ו 2 ישובצו באחת מהאופציות ב - 3 ימים באופן הבא : 2+2+1, או ב - 4 ימים באופן הבא. 2+1+1+1 בסעיף 1. בחר את הנושא הנלמד (מתוך טבלת הנושאים שהגדרנו קודם) : אנגלית. בסעיף 2. נבקש לקבוע את האילוץ לכיתות ו 1 ו ו 2 ע"י העברת הנקודה בסעיף לבחירה, לאחר מכן נלחץ על כפתור "החלף כיתה" ונבחר את הכיתות הרצויות. בסעיף 3. נסמן את הנקודה על הפצת כרטיסיות שבועיות ונלחץ על כפתור הגדרות. בחלון זה נגדיר האם השעורים יכולים להיות ממוקמים בימים רצופים, האם שעורים כפולים חייבים להיות ברצף, נגביל ימי השיבוץ בין 3 ל 4 ימים, כאשר בכל יום ניתן לשבץ מקסימום 2 שעורים. תוצאת הגדרות אלו תאפשר את השיבוץ באופן שתוכנן. 39
תהליך השיבוץ : בסיום הכנסת הנתונים, עדכון שיבוץ/חסימה של הנתונים, והגדרת התנאים לשיבוץ ניתן להתחיל בשיבוץ מערכת השעות. לפני המשבץ שלוש אופציות לשיבוץ. 1. שיבוץ אוטומטי. 2. שיבוץ משולב (ידני + אוטומטי). 3. שיבוץ ידני. שיבוץ אוטומטי : מתוך לשונית ראשי או מערכת שעות נבחר בצלמית צור חדש אשר יפתח החלון הבא : בשלב זה נגדיר את מורכבות השיבוץ ונחליט האם ההגבלות יהיו נוקשות, התוכנה תתייחס לכל האילוצים וההגבלות, במידה ונוצר מצב של שעור בעייתי לא יבוצע שיבוץ לשיעור. או תשחרר את האילוץ. ) ע"פ רמת המורכבות התוכנה תבדוק יותר אופציות שיבוץ וכמובן תאריך את הזמן בו ינסה המחשב לחולל מערכת שעות, בתחילה כדאי להגדיר מורכבות רגילה, ורק לאחר מכן להעלות את המורכבות ע"פ הצורך). יש אפשרות לביצוע בדיקה מקדימה לשיבוץ על מנת לאתר קשיים עתידיים בשיבוץ. שיבוץ משולב (ידני + אוטומטי) : אפשרות זו הינה האפשרות המומלצת, לאחר הכנסת הנתונים, יש לשבץ לכל כיתות האם את השעות בהם המחנכים אינם בכיתתם (יום חופשי של המחנך, שעות הדרכה/צוות או אילוץ אחר). לאחר מכן יש לבצע נעילה של השעות ששובצו ואז להמשיך בשיבוץ אוטומטי מהשלב הנ"ל. 40
שיבוץ ידני באפשרות זו מתבצע שיבוץ ידני של כל השעות, לאחר שיבוץ השעות לכיתות האם בימים החופשיים של המחנכים, נתחיל לשבץ את השעות שעה אחר שעה (חשוב להתחיל בשיבוץ השעות מהקשה אל הקל ז"א תחילה לשבץ שעורים בהקבצה או שעורים בהם מלמדים יותר ממורה אחד בכיתה, או מורה המלמד במספר כיתות, שעורים כפולים כן הלאה). במידה ונשבץ מחנך כיתה בכיתה שאינה כיתת האם שלו חובה עלינו לשבץ במקביל לכיתות מורה מקצועי או לשבץ מחנך אחר ושוב לחפש למחנך הנוסף מורה המלמד בכיתתו (במידה ולא הצלחנו למצוא מורה מקצועי לשיבוץ לא נוכל לשבץ את המחנך בכיתה הנ"ל ולכן נחפש אופציות אחרות לשיבוץ). הזזה ושיבוץ ידני אופן הזזת הכרטיס (בחירת שעור): בחירת הכרטיס ע"י לחיצה על הכרטיס "תאסוף אותו" (מתוך המערכת או מפנל השעורים בתחתית המסך). באופן דומה על מנת לשבץ הקבצה בודדת ניתן לגרור את הכרטיס למקום הרצוי. אם מעוניינים לשבץ ביחד את כל הקבוצות יש ללחוץ על CTRL ואז כל קבוצות לימוד יתאגדו לאחד וניתן יהיה לשבצם ביחד, באופן דומה אם נרצה להזיזם יחדיו נלחץ על CTRL ונגרור את כולם. אם נרצה לבחור רק חלק מההקבצות (למעט הקבצה מסוימת) נצטרך תחילה לשבץ את השעה המסוימת(שברצוננו להוציא מהמקבץ) במקום אחר (במקום הרצוי לשיבוץ, או סתם במקום זמני כלשהו), ואז ללחוץ על CTRL ולאסוף את יתר ההקבצות ולשבצם בנפרד (כעת אפשר למחוק את ההקבצה ששיבצנו במקום הזמני או להעבירה למקום אחר). לחיצה על מקש SHIFT והצבעה על כרטיס הממתין לשיבוץ (ללא לחיצה על העכבר), יציג את פס השיבוץ, אפשרות נוספת להצגת פס השיבוץ היא עם בחירת הכרטיס לצורך השיבוץ, במקביל יצבע בצבע ירוק כרטיס הכיתה (הכיתות) או כרטיס המורה (המורים) אליו שייך הכרטיס (בעמודת הכיתות/המורים מימין), לא יתאפשר שיבוץ הכרטיס שנבחר (השיעור) בשורה שאינה קשורה לשורה (ז"א בכיתה שאינה קשורה לכיתה/מורה ( הנ"ל. פס השיבוץ (השורה הדקה העליונה) עשויה לקבל את אחד הצבעים ירוק/כחול/אדום/אפור להלן משמעות הצבעים הנ"ל : ירוק- מציין ששיבוץ הכרטיס בעמודה הנ"ל (השעה המסוימת) אפשרי. כחול- מציין ששיבוץ הכרטיס בעמודה הנ"ל (השעה המסוימת) אפשרי, אך צוין תנאי לכך. אדום- מציין כי מקום השיבוץ תפוס (כאשר המורה המלמד את השעור משובץ בכתה אחרת). אפור אין שום אפשרות לשיבוץ (משבצת חסומה לחלוטין). מיקום הכרטיס במקום הרצוי (שיבוץ שעור) לאחר ש"אספנו" את הכרטיס/ים נגרור את הכרטיס/ םי למקום הרצוי לשיבוץ (הצבעה על מיקום השיבוץ), ולחיצה על הכפתור השמאלי בעכבר, תמקם את השעור במקום המוגדר. במהלך השיבוץ נתקל במצבים בהם תהייה התנגשות בשיבוץ : במקרים בהם המורה מלמד בכיתה אחרת - שיבוץ השעור במקרה זה יגרום לשיבוץ הקודם של המורה בכיתה האחרת להתבטל ובמקומו ישובץ השעור לכתה הנ"ל, במחינת המורה יוחלף השעור בשיעור החדש. במקרים בהם משובץ שעור כלשהו במקום המיועד לשיבוץ - שיבוץ השעור החדש יגרום לחלפת שעור בשעור, ז"א השעור החדש ישובץ ואילו ואילו הכרטיס שהוחלף יעבור לידי המשבץ לשיבוץ חוזר. 41
שיבוץ שעור למרות התנגשות : מורה/מקום תפוס - במידה ונבקש לשבץ שעור במקום מסויים למרות ההתנגשות הקיימת(המקום תפוס או המורה מלמד בכיתה אחרת) יש להחזיק את כפתור SHIFT לחוץ ולשבץ את השעור באמצעות לחיצה על הלחצן השמאלי בעכבר. על המסך יוצג חלון המתריע על ההתנגשות, ותאפשר לנו להחליט אם השיבוץ החדש יחליף את השיבוץ הישן, או ימוקם במקביל לשעור הקיים (למרות ההתנגשות). חדר לא פנוי - במידה ונחליט לשבץ את הכרטיס במקום בו החדר אינו פנוי, יתאפשר השיבוץ אך יתווסף פס לבן בצד השמאלי של הכרטיס על מנת לציין שאף חדר לא הותאם לכרטיס. מקום חסום לשיבוץ - במידה ותחליט לשבץ את הכרטיס במקום החסום לשיבוץ, יתאפשר השיבוץ אך יתווסף פס אדום בצד השמאלי של הכרטיס על מנת שהשיבוץ בוצע למרות האיסור לשיבוץ. ההחלטה האם להשאיר את השיבוץ כפי שהוא תלויה במשבץ. מחיקת כרטיס משובץ קליק שמאלי על הכרטיס לצורך בחירתו, וגרירתו לתחתית הטבלה של הכיתות או לפנל בו ממוקמים הכרטיסים וקליק נוסף ימחקו את השיבוץ אפשרות נוספת היא קליק ימני על העכבר בזמן שהכרטיס נבחר. קליק ימני בעכבר מאפשר בחירה מהירה של אחת הפונקציות השכיחות לכרטיס הנבחר, לאחר לחיצה על הקליק הימני בעכבר התוכנה תציע לך תפריט עם הפעולות האפשריות לכרטיס כגון : הסרת הכרטיס, נעילה/הסרת נעילה של כרטיס, מידע אם יש קושי בכרטיס הנ"ל, מחיקת השורה, בחירת חדר לימוד, הצגת מערכות הקשורות מורה/מקצוע/כיתה וכו'. קליק ימני על מקום ריק יציג את השעורים הרלוונטיים לשיבוץ במקום הנ"ל, בנוסף יהיה ניתן לחסום/לאפשר שיבוץ כרטיס במשבצת מבלי לחזור לרשימת החדרים/מורים. וכו'. נעילת/שחרור כרטיס ניתן לנעול שיבוץ ע"י קליק ימני בעכבר במידה ואנו מעוניינים בשיבוץ שימנע הזזת או מחיקת הכרטיס. כרטיס נעול יסומן באמצעות קו אלכסוני בפינה הימנית העליונה. לנעילת הכרטיס יתרון בולט נוסף והוא שהמחולל האוטומטי אינו יכול למחוק/להזיז את הכרטיס. ולמרות זאת כדאי לחשוב היטב אם אנו מעוניינים נעילה. שחרור הנעילה מתאפשר באותה הצורה בה נעלנו את הכרטיס. 42
שיקולי שיבוץ שעור : במקרים בהם אנו מבקשים לשבץ שעור באופן ידני, כדאי להתחיל ולשבץ שעורים מהשעורים המורכבים אל השעורים הפשוטים. ז"א להתחיל מהשעורים בהם יש לשבץ מס' מורים בו זמנית, מס כיתות בו זמנית, הקבצות וכדומה, ולעבור לשעורים בהם המורה מוגבל בימי העבודה ואו במס' החלונות, ואז לעבור לשעורים הפשוטים. (נציין כי במהלך השיבוץ מתמלאים המקומות לשיבוץ ומצטמצמות האופציות לשיבוץ עבור הכרטיסים הממתינים לשיבוץ), על מנת לראות מה המצב בכל מצב נתון מאפשרת התוכנה לספור את האופציות לשיבוץ. ספירת האופציות לשיבוץ אחד השיקולים החשובים לשיבוץ הוא להיות ערני לעובדה כי במהלך השיבוץ האופציות לשיבוץ לשעורים הממתינים לשיבוץ הולכות ומצטמצמות. במהלך שיבוץ שעור מסויים לכיתה כדאי לשבץ את השעור במקום בו מס' האופציות לשיבוץ הוא הקטן ביותר (זאת על מנת להשאיר יותר אופציות/גמישות בשיבוץ יתר הכרטיסים הממתינים לשיבוץ של הכיתה). במהלך שיבוץ שעור מסויים למורה כדאי לשבץ את השעור במקום בו מס' האופציות לשיבוץ הוא הקטן ביותר (זאת על מנת להשאיר יותר אופציות/גמישות בשיבוץ יתר הכרטיסים הממתינים לשיבוץ של המורה). ניתן לספור את מס השעורים האופציונאליים לכל שעה במערכת, לחיצה על CTRL+I תבצע ספירה מהירה של האופציות לכל משבצת במערכת, על מנת להציג את הספירה יש לבחור (בשדה שמתחת למערכת ( את הספירה עבור המורים או הכיתות lessons).(available לחיצה על הרחב/צמצם תפתח תפריט ובו פירוט הכיתות/מורים ממנו נוכל לבחור כיתה/מורה עבורה תתבצע הספירה. שימושים שכיחים : בזמן החלטה על הימים החופשיים ניתן לראות את פיזור המורים על מערכת השעות ולגלות האם יש מספיק מורים זמינים לשיבוץ בכל יום (זה הזמן להחליט האם כדאי להעביר יום חופשי של מורה על מנת לווסת/אזן את מס האופציות לשיבוץ בכל כיתה). במהלך ספירת האופציות תופיע המס' 1 על אחת המשבצות בשורת הכיתה, המשמעות לכך היא שיש רק אפשרות אחת לשיבוץ במקום הנ"ל, ורק שעור/מורה מסויים יכולים להשתבץ במקום הנ"ל, שיבוץ השעור במקום הנ"ל מיד ימנע משיבוץ השעור בטעות במקום אחר. במידה ונבחר להתעלם מהתראה זו יווצר מצב בו יהיה חור במערכת הכיתה (אין מורה אחר לשבץ במקום וכי המורה הזמין מלמד במקום אחר) בדיקה האם מחנך הכיתה אינו פנוי לשיבוץ בכיתת האם לפעמים נאלץ מחנך כיתה ללמד בכיתה אחרת, מצב זה גורם לכך כי בכיתת האם אין מורה זמין לשיבוץ, ולכן רצוי לשבץ מיד מורה מקצועי אחר במקום הנ"ל. ניתן לבדוק האם מחנך הכיתה אינו פנוי לשיבוץ בכיתת האם באמצעות לחיצה על CTRL+I ולבחור (בשדה שמתחת למערכת ( את הבדיקה עבור מחנכי הכיתות ) occupied class teacher.(positions הבדיקה האם המחנכים פנויים לשיבוץ בכיתתם, תציג ע"י מסגרת אדומה את המקומות בהם אין באפשרות מחנך הכיתה להשתבץ (השעה חסומה, המורה מלמד במקום אחר או נמצא בישיבה). לחיצה על הרחב/צמצם תפתח תפריט ובו פירוט הכיתות ומחנכי הכיתות. בחירת מחנך מסויים תציג את המקומות שאין באפשרות המורה הנ"ל להשתבץ בכיתתו. 43
שמירת קובץ,פתיחת קובץ, יצוא קובץ, הדפסות : שמירת קובץ מתוך לשונית קובץ יש לבחור בצלמית שמור ולבחור האם לשמור את הקובץ בשמו הקודם (שמור) או האם לשמור בשם אחר (שמור בשם) כאשר אנו רוצים לשמור גרסת מערכת נוספת. במהלך השמירה תתבקש להגדיר את המקום בו ישמר הקובץ (מומלץ לשמור את הקובץ על שולחן העבודה). אין מגבלה במספר הגרסאות אותם נבקש לשמור. ניתן לשמור את הקובץ על כל מדיית זיכרון (דיסקט, KEY DISK ON או ), CD כמו כן אפשר לשלוח את הקובץ באמצעות דואר אלקטרוני (לצרף את הקובץ כפי שאנו מצרפים קובץ של WORD, EXEL או תמונה). (אפשרות פשוטה לשליחת הקובץ באמצעות הדוא"ל היא מתוך לשונית קובץ, לחיצה על צלמית שלח, יפתח OUTLOOK והקובץ יצורף, כל שנותר לך הוא להוסיף את כתובת הדוא"ל וללחוץ שלח). פתיחת קובץ מתוך לשונית קובץ יש לבחור בצלמית פתח ולבחור את הקובץ אותו מבקשים לפתוח. במהלך הפתיחה תתבקש לבחור את מיקום הקובץ אותו אתה מבקש לפתוח. ניתן לפתוח יותר מקובץ אחד,פתיחת כל קובץ תפתח לשונית נוספת המעבר בין המערכות תהייה ע"י נגיעה בלשונית הרצויה. ראה תמונה מצורפת. 44
יצוא קובץ לגליון EXEL לאחר הכנסת הנתונים ניתן לייצא את הקובץ לגיליון EXEL בו ניתן לראות את סל השעות לכיתה, היקף המשרה של המורה ועוד. יצוא הקובץ לגיליון EXEL מתבצע באופן הבא : מתוך לשונית קובץ יש לבחור בצלמית יצא ולבחור באפשרות יצא למיקרוסופט אקסל, יש לסמן את האפשרויות הרצויות ליצוא באמצעות סימן, (מומלץ לסמן את חוזים/משרות), פעולת היצוא תפתח את תוכנת ה EXEL ובתוכה גליונות שונים, בהם מס' גליונות חשובים (חוזיה-משרה, חוזים כיתות אם ועוד). באמצעות הגיליונות הנ"ל ניתן לוודא כי לא שכחנו להקליד את הנתונים הרלוונטיים לכיתה/מורה. יצוא הקובץ ל HTML מתבצע באופן הבא : מתוך לשונית קובץ יש לבחור בצלמית יצא ולבחור באפשרות,HTML נקבל את החלון הנ"ל 45
לחיצה על כפתור בחר מחיצה תאפשר לבחור את מיקום המחיצה אליה נייצא את המערכות בפורמט. HTML לחיצה על כפתור יצא! תפתח את החלון הבא : יש לסמן ע"פ הצורך, (מומלץ לסמן את החוזים) ולאשר ע"י לחיצה על כפתור יצא! התוכנה תייצא את המערכת בפורמט HTML למחיצה שבחרנו בסעיף הקודם, ובסיומה נקבל הודעה שהיצוא התבצע בהצלחה (זכור להגדיר את סגנון ההדפסה לפני היצוא ל ). HTML כדי לראות את מערכת השעות יש צורך להיכנס למחיצה שבחרנו וללחוץ על הקובץ index.html ועל המסך תופיע מערכת השעות בדומה לדוגמא הבאה : ניתן לדפדף בין המערכות ע"י לחיצה על העמוד הבא בתחתית המסך או לבחור במערכת המבוקשת.. 46
יבוא קבצים מלוח גזירה : במידה ויש באפשרותך קבצי מחשב בהם מופעים הנתונים הדרושים (מורים כיתות/חדרים/נושאי לימוד וכו') יש באפשרותך לייבא אותם אל תוכנת ה.ASC קבצים אלו יכולים להיווצר במהלך ההכנות הדרושות ליצירת המערכת באמצעות תוכנת WORD או, EXEL באמצעות קובץ הנוצר ע"י תוכנת המנב"ס (במזכירות ביה"ס) או באמצעות מעבר מתוכנה ישנה (כגון התלמ"ש) לתוכנה החדשה. על מנת לייבא קובץ יש תחילה להכין טבלה ע"פ הדוגמאות הבאות : רשימת נושאי לימוד נושאי לימוד אנגלית מתמטיקה אומנות שם מקוצר אנגלית מתמטיקה אומנות רשימת כיתות כיתה א 1 ב 1... ו 1 שם מקוצר א 1 -ורד ב 1 -הילה... ו 1 -אתי רשימת חדרים שם א 1... ו 1 חדר מחשב חדר אנגלית קצר א 1... ו 1 ח.מחשב ח.אנגלית סוג כיתת אם... כיתת אם כיתת אם א' 1 ורד... ו' 1 אתי רשימת מורים שם מורה ורד לוי הילה נחשון... טלי אולגה שם מקוצר ורד-א 1 הילה-ב 1... טלי-חנ"ג אולגה-מוסיקה מחנכ/ת א 1 ב 1 47
לאחר שהכנו הקבצים ע"פ הדוגמא הבאה ניתן לייבא את הטבלאות ישירות אל תוכנת ה,ASC באופן הבא : תחילה יש לפתוח את הקובץ המוכן, לסמן את הנתונים לייבוא ולבצע גזירה/העתקה (תוכנת ה ASC תייבא הנתונים שנגזרו/הועתקו בשלב הבא), בתוכנת ה ASC נבחר מתוך לשונית קובץ בסמלון ייבא ומתוכו באפשרות ייבא מלוח הגזירים. (בדוגמא הבאה נציג כיצד לייבא את המורים מטבלת המורים בעמוד הקודם, תחילה נסמן את הטבלה ללא שורת הכותרת ונבצע גזירה/העתקה ללוח הגזירים), לאחר מכן נבצע יבוא מלוח הגזירים כפי שמוצג באיור הבא : יפתח החלון הבא (בטבלה ניתן לראות את נתוני המורים אותם גזרנו/העתקנו בשלב הקודם), בשורה הראשונה יש לקבוע מה אנו מבקשים לייבא נושאים/כיתות/חדרים/מורים (בדוגמא הנ"ל נבחר באפשרות מורה) : 48
השלב הבא הוא לשייך כל עמודה מהטבלה לשדה המתאים בתוכנה. לחיצה על כותרת העמודה תפתח את החלון המוצג באיור הבא ממנו נבחר את העמודה המתאימה (בדוגמא הנ"ל נבחר באפשרות שם) לאחר שנגדיר את העמודות נלחץ על כפתור ייבא, ונאשר יבוא האובייקטים לתוכנה קיימים מקרים בהם הייבוא אינו מושלם ואז יש להשלים את היבוא ע"י הקלדת (בדוגמא הנ"ל לא ייבאנו את מחנכות הכיתות). באופן דומה ניתן ליבא כיתות חדרים נושאים וכו'. נתונים באופן ידני 49
הדפסות : לפני ההדפסה יש לבצע את הגדרות ההדפסה באופן הבא : מתוך לשונית ראשי (או לשונית קובץ) יש לבחור הצג הדפסה מוקדמת מתוך תפריט המשנה יש לבחור הגדרות גלובליות יש לסמן סימן במידה ונרצה על מנת להגדיר את תצוגת הימים ע"י עמודות. להגדיר את ההדפסה בצבע יש לסמן סימן במקום המיועד לכך. 50
תפתח את חלון הבחירה הבא, ותאפשר לנו לבחור מערכות לחיצה על כפתור מסנן ספציפיות מתוך כלל התצוגות האפשריות, תצוגות אלו בלבד יוצגו בהצגה המוקדמת ויודפסו בהמשך עם מתן פקודת ההדפסה : באזור ההדפסה מוצגות 4 קטגוריות להדפסה : כיתות אם, מורים, חדרים ונושאי הלימוד, ובנוסף נוכל לבחור האם המערכת המוצגת תהייה שבועית או ליום מסויים, לסמסטר א' או אחר. במידה ונבקש לבטל את הסינון לחזור למצב ההתחלתי יש ללחוץ על כפתור הניקוי שבתחתית הימנית של החלון. בחירה בקטגוריה מסויימת תפתח חלון(כיתות/מורים... המוכר לנו) ממנו נבחר את המערכות הספציפיות הרצויות להצגה/הדפס ה, תוסיף את המערכות הרצויות להדפסה, ניתן לצמצם את ההדפסות למורה/כיתה/חדר ספציפי ע"י סימון הנקודה על בחירה, לחיצה על שינוי ובחירת המורה/כיתה/חדר הרצוי. פירוט הקטגוריות להדפסה: לחיצה על כפתור כל הכיתות תאפשר בחירת המערכות לכיתות מתוך סך כל הכיתות. לחיצה על כפתור כל המורים תאפשר בחירת המערכות למורים מתוך סך כל המורים. לחיצה על כפתור כל כיתות הלימוד תאפשר בחירת המערכות לכיתות הלימוד מתוך סך כל הכיתות. לחיצה על כפתור כל הנושאים תאפשר בחירת המערכות לנושאים מתוך סך כל הנושאים. לחיצה על כפתור כל הכיתות תאפשר בחירת המערכות לכיתות מתוך סך כל הכיתות. 51
שינוי תצורת ההדפסה : במידה ונבקש לשנות את סוג הגופן גודלו וסגנונו בהדפסה, יש ללחוץ עכבר ימני על מקום כלשהו במערכת המוצגת בחלון התצוגה המקדימה, יפתח החלון הבא : סימון במקום המתאים יקבע אם בהדפסה יופיע השם המקוצר או השם המלא, לחיצה על כפתור גופן יפתח החלון הבא : בו נבחר את סוג הגופן גודלו וסגנונו. בסיום ההגדרות נוכל לבחור את התצוגה עבור מורים/כיתות/נושאים/חדרים נוספים, ע"י לחיצה על כפתור הגדר לעוד. 52
ז' פרק - בדיקות אחרונות: בסיום הזנת הנתונים (נושאי לימוד, כיתות לימוד, חדרים, פעילויות) חשוב לבצע בדיקות אחרונות (ניתן להיעזר גם בקובץ EXEL אותו יצאנו מהתוכנה : האם כל כיתה קיבלה את סל השעות שתוכנן עבורה בסדין (לוודא שמס' השעות הגיוני, שכל הכיתות בשכבה לומדות מס' שעות זהה, שכיתה נמוכה לומדת פחות שעות מכיתה גבוהה יותר). האם כל מורה מקבל את סל השעות בהתאם להיקף המשרה המבוקשת ) יש להוסיף על סל השעות המשובצות במערכת את שעות התפקיד, שעות חינוך, וגמולים ). זכור! הקטנת/הגדלת מס' שעות לימוד למורה יקטין/יגדיל את סל השעות לכיתה עבורה התבצע השינוי. הקטנת/הגדלת מס' שעות הלימוד למקצוע בכיתה מסוימת יקטין/יגדיל את היקף המשרה למורה המלמד את המקצוע בכיתה הנ"ל. האם לאחר חסימת מערכת הכיתה בשעות מסוימות נותרו מספיק שעות שיבוץ לכל כיתה וכיתה. האם לאחר חסימת מערכת של המורה נותרו לפחות מספיק שעות לשיבוץ + שעות תפקיד + 3 חלונות. האם למורים המלמדים יחדיו יש ימי עבודה משותפים לצורך שיבוץ. 53
ב( : פרק ח' - טיפים לשיבוץ 1. בדרך כלל נהוג כי מחנכי הכיתות מלמדים בבית הספר בימים א' ו ו', לכן כדאי שהמורים המקצועיים יהיו ביום חופשי ביום הנ"ל. 2. מחנכי הכיתות יבקשו ללמד ביום בו מתבצעת הדרכה מוסדית, לכן כדאי לצמצם את מס' המורים המקצועיים המלמדים ביום הנ"ל. זכור! כי בזמן שיבוץ מורה מקצועי לכיתה המחנך יקבל חלון (אלא אם כן יהיה המורה ביום חופשי, בשעת הדרכה, בשעת תפקיד או בשעת צוות). 3. במידה ולבית הספר מגיעים מדריכים מקצועיים (לדוגמא : מדריכה לחשבון או אנגלית), רצוי שיגיעו באותו היום ולא בימים שונים, ואז כדאי לשריין מורים מקצועיים כמספר המורים המודרכים. 4. רצוי מאד שמקצוע לימוד בשכבה יחולק בין המורים (לדוגמא :2 מורים שונים ילמדו חנ"ג בשכבה ד'). מורים המלמדים חלקיות משרה ב 2 בתי ספר שונים : רצוי שיבחרו את ימי העבודה בבית הספר האחר בימים א' ו ו' או לפחות אחד מהימים דרך כלל המחנכים מלמדים בימים אלו). במידת האפשר כדאי לחלק יום עבודה לשני ימי עבודה בין 2 בתי הספר השונים, לדוגמא: ביום I תלמד שעתיים ראשונות בבית ספר הראשון ואח"כ תעבור ללמד בבית הספר השני וביום II תלמד שעתיים ראשונות בבית ספר השני ואח"כ תעבור ללמד בבית הספר הראשון. 5. לכיתות הנמוכות (א' ו ב') מס' מורים מצומצם, דבר היוצר קושי בסגירת היום החופשי, פתרון אפשרי לבעיה הוא החלפת נ שו א לימוד בין המחנכות ז"א שכל מחנכת בשכבה תלמד בכיתה של הקולגה שלה. 6. את שעות התפקיד, שעות פרונטאליות, שהייה וכו' (שיבוץ ללא כיתה) מומלץ לא להגדיר בזמן הקלדת הנתונים ורק בסיום השיבוץ להגדיר אותם ולשבץ אותם בחלונות של המורים) (אך לא לשכוח להגדיר את הזמן החופשי בהתאם, להגדיל את מס' החלונות למורה בחלות ההגבלות). שלבים בשיבוץ : הזנת נתונים : הזנת נתוני בית הספר 1. הזנת נושאי הלימוד. 2. הזנת כיתות אם. 3. הזנת חדרי כיתות. 4. הזנת מורים. 5. הגדרת קשרים ואילוצים. 6. התחלת שיבוץ ידני (בכל שלב ניתן לבצע נעילת כרטיסים ולבצע שיבוץ אוטומטי) 54
7. שיבוץ שעות לימוד לכיתה ביום החופשי של מחנך/ת הכיתה (סגירת היום החופשי למחנך), אין להמשיך בשיבוץ אם לא סיימנו את השלב הנ"ל, במקרים בהם מחנך כיתה מסוימת מלמד בכיתה אחרת יש לוודא כי נכנס מורה המלמד בכיתתו. 8. שיבוץ בקשות מיוחדות של המחנכים (להתחיל מאוחר או לסיים מוקדם). 9. שיבוץ שעות הדרכת שכבה/חלון משותף למחנכים בכיתה (חשוב לדאוג למורים מקצועיים שונים כמספר המורים בשכבה שילמדו בכיתות האם בזמן שהמורים נמצאים בהדרכה) שיבוץ שעות ההדרכה יעשה מהשכבה בה מס' בכיתות הוא הגדול ביותר לשכבה הקטנה ביותר. (לא תמיד ניתן להיענות לבקשה הנ"ל מהסיבה שאין מספיק מורים מקצועיים המלמדים בשכבה בשעה המבוקשת). 10.שיבוץ שעת צוות ניהול (בדומה לשעת ההדרכה אך ללא אילוץ של יום בו מגיעה המדריכה לבית הספר). 11.בשלב זה רצוי לראות את מערכות השעות של המורים ולצמצם את החלונות בשעות של המורים המקצועיים. 12.שיבוץ השעות המורכבות [שעות לימוד בהקבצות, שעות בהם מורה מלמד במס' כיתות במקביל, שעות בהם מלמדים מס מורים בכיתה, שעות בהם נדרש משאב נוסף כגון מעבדה, ספריה או חדר מחשבים, שעות כפולות, מקצועות לימוד להם מס' שעות שבועיות גדול (אותם מלמד מורה מקצועי ולא מחנך הכיתה) כגון אנגלית ומתמטיקה). 13.שיבוץ שעות מקצועיות בכיתות האם, במידה ואנו משבצים מחנך כיתה מסוימת ללמד נושא מסוים בכיתה שאינה כיתת האם שלו, חובה עלינו לוודא כי ימצא מורה אשר ילמד את הכיתה במקומו, והיה והמורה שיכנס לכיתתו יהיה מחנך אחר חובה עלינו לדאוג שגם למחנך הנוסף יהיה מורה המלמד בכיתה, וכך הלאה והלאה עד לשיבוץ מורה מקצועי. 14.במהלך השיבוץ רצוי להציץ אל מערכות המורים לנסות לתכנן כיצד תראה מערכת השעות שלהם ולנסות לצמצם את החלונות שלהם. 15.בסיום שיבוץ כל השעות המקצועיות לכיתות האם ישארו רק השעות אותן מלמדים מחנכי הכיתות, ניתן לבצע שיבוץ השעות הנ"ל. 16.מעבר על המערכות של המורים ולבדוק האם אנו עומדים במגבלת החלונות למורה, והאם ניתן לצמצם ולשפר את מערכות המורים. 17.הוספת שעות ללא כיתה של המורים (שעות תפקיד, שעות ניהול, שעות פרונטאליות, שעות שהייה וכדומה) לסל השעות של המורה ושיבוצם בחלונות של המורה במערכת השעות.(הגדרת השעות הנ"ל מתבצעת מתוך חלון המורים ובמקום בו יש לציין את הכיתה נבחר ללא כיתה). 18.מבט אחרון על המערכות והדפסה. 55
פרק ט' תוכנת ניהול מילוי מקום subtitution תוכנת ניהול מילוי מקום asc Substitutions תוכנת asc Substitutions הינה תוכנת ליווי מצויינת לתוכנת מערכת.aSc TimeTables מרגע שיצרת את מערכת השעות בתוכנת asc TimeTables תוכל לקחת את המערכת שייצרת ולהשתמש בה לניהול יום יומי. 1. תחילה עליך להגדיר מהי מערכת השעות הסופית בה משתמש בית הספר. 2. בכל יום עליך להכניס אילו מורים חסרים. 3. התוכנה תראה לאיזה שעורים חסר מורה, ולכן נדרש מחליף. 4. לכל שעור שכזה, תגדיר מורה שיחליף את המורה החסר, התוכנה תציע מורה מחליף. המחליפים יבחרו ע"פ קריטריונים המתאימים לצרכים. 5. מרגע שבוצע החילוף תוכל להדפיס דו"ח יומי או חודשי של החיסורים והחילופים. לאחר סיום הכנת המערכת עליך לקשר אותה לתוכנת הניהול על מנת שזו תדע איזה מערכת תנהל. עליך ללחוץ על סמלון הפעמון בראש העמוד ואז על סימן ה + הערה : אם זו הפעם המערכת הראשונה תתבקש להגדיר את מועד ההתחלה של השנה לאחר מכן יפתח חלון בו תתבקש להקליד את שם המערכת (לשם אין משמעות והוא לנוחיותך בלבד) לחץ על בחר מערכת שעות ואתר את המערכת שייצרת ואשר ע"י OK כעת יופיע שם המערכת 56
בדומה לתוכנת מערכת השעות יש להגדיר את ימי העבודה, לחיצה על צלמית הגדרות (הצלמית החמישית מהקצה הימני התחתון במסך) תפתח חלון בו נסמן את ימי העבודה בבית הספר, בחירת כרטסת קריטריונים תאפשר לנו לקבוע את הקריטריונים למילוי המקום, יש באפשרותך להבין את הקריטריונים ע"י לחיצה על כפתור תאור קריטריונים. 57
1.1 What is asc Substitution software good for? הגדרת סיבות להיעדרות בכל פעם שמורה נעדר, תוכל לציין את הסיבה להיעדרות, התוכנה יכולה לייצר תקציר חודשי למורים הנעדרים, כמה פעמים החסיר ומה הייתה הסיבה. פותח את מסך הסיבות, לחיצה על סימן ה + וניתן להוסיף ) השני מימין ( לחיצה על הסמלון סיבה חדשה 58
באותו האופן שבו מגדירים את הסיבה להיעדרות, תוכל לציין את סוג ההיעדרות, לסוג ההיעדרות תוכל להכניס שם קיצור והערות. 59
הכנסת מורים נעדרים תוכל לעדכן מורים נעדרים ע"י לחיצה על הלשונית בפינה השמאלית העליונה (נעדר ( באופן זה יוצג מי נעדר ביום הספציפי הזה, תוכל ללחוץ על סימן ה + ולהוסיף מורים נוספים. יש לבחור את המורה הנעדר, סיבת ההעדרות, ומתי (ההיעדרות יכולה להיות ליום שלם או חלק מהיום) במידה ומורה נעדר פעמיים ביום ולא ברציפות יש להקליד עבורו שתי היעדרויות נפרדות. במידה והמורה נעדר יותר מיום יש לסמן בחלון היעדרות לזמן ממושך ולהגדיר את התקופה. אם נבקש למחוק מורה מרשימת המורים החסרים עלינו לבחור אותו וללחוש על סימן ה. תוכל לדפדף בין הימים ע"י לחיצה על החץ הכחול ימינה (מחר) או שמאלה (אתמול). תוכל ללחוץ באמצעות הלחצן הימני על היום (ליד החץ) ולבחור לאיזה יום לקפוץ. 60
כיצד להגדיר כיתה/חדר לימוד החסרה כל היום תוכל להגדיר כיתה חסרה או חדר לימוד בדיוק באופן שבו הגדרנו מורה נעדר (בסוף רשימת המורים תופיע רשימת הכיתות החסרות והחדרים או לחץ על המילה עוד מתוך חלון המורים הנעדרים ובחר במורים, כיתות או חדרים). מאוחר יותר, כשתבצע החלפות התוכנה תאמר לך עבור איזה שעור היו צריכים המורים ללמד. המורים ששוחררו עקב היעדרות הכיתה יצבעו בצבע תכלת. 61
הגדרת מורים מחליפים לחץ על הלחצן השני משמאל בראש המסך ותוכל להגדיר מחליפים עבור היום הנבחר. בחלק השמאלי יוצגו השעורים הצריכים להיות מוחלפים. העמודות ממוספרות ע"פ מס' השעורים באותו יום, השורות מציגות את מערכת השעות של המורה המועמד להחליף (העמודה הצהובה מציינת את השעה אותה אנו מעוניינים להחליף, המשבצות הוורודות מציינות שעורים בהם מלמד המורה באותו יום, מורים שיום זה חסום עבורם יצבעו בצבע אדום)..1.2 לחץ על כל שעור שתבקש ובצד ימין תופיע רשימת המורים המועמדים להחלפה, הרשימה ממוינת כך שהמורה בראש הרשימה הוא המועמד הטוב ביותר להחלפה. לחץ פעמים על כל שורה שתבקש בחלק הימני של המסך על מנת לבחור את המורה המחליף..3.4 תיבת דיאלוג תיפתח בה תוכל לאשר את ההחלפה, וזהו תוכל לעבור לשיעור הבא שצריך לפתור..5 62
לפני כל החלפה נוכל להציץ במערכת השעות של המורה כיתה או חדר הדפסת תקציר החלפות יומי אם תלחץ על סמלון המדפסת בחלק העליון של המסך תופיע רשימה של אפשרויות הדפסה, ממלאי המקום של היום, (מידע זה נועד לידע את המורים בהחלפות). ממלאי המקום של היום מידע עבור התלמידים (מידע זה נועד לידע את התלמידים, והוא השכיח ביותר, בכל בוקר נראה קבוצת תלמידים המצטופפת לראות איזה מורה חסר היום). ממלאי המקום של של היום תצוגה אלטרנטיבית. סיכום ממלאי המקום. סיכום המורים הנעדרים. יצוא העדרות והחלפות לגליון.EXEL יצוא כל הסיכומים לגליון.EXEL יצוא לדף.HTML 63
הגדרת פרטי המורים תוכל להגדיר את פרטי המורים לכל מורה ע"י לחיצה על לשונית עובדים ) מימין לפעמון). כעת נוכל לחסום שיבוץ מורה מסויים להחלפה ע"י לחיצה על סימן מילוי המקום שלו כך שיהפוך ל X, לחיצה כפולה תפתח את חלון לחיצה על סימן ההדפסה תחסום את ההדפסה ע"י סימון ה X המורה המוכר לנו ממערכת השעות. 64
לחיצה על סימן התפקיד תפתח תיבת דיאלוג בה נוכל להגדיר בצורה מפורטת את ההחלפות למורה X יגדיר כי המורה אינו ניתן לשיבוץ כמורה מחליף בשעה הנ"ל. סימן ה סימן! - מגדיר את המורה כמורה מחליף, המורה צריך להיות זמין להחלפה ברגע שיקרא לכך. - במדינות מסוימות ניתן להגדיר את ההחלפה כשעות נוספות, התוכנה סימן השעון תאפשר סטטיסטיקה מאוחר יותר. הגדרת פרטי הנושא הנלמד. נוכל להגדיר לכל נושא נלמד אם ניתן לצרף אותו או לא לדוגמא ניתן לצרף את שעורי האנגלית אך לא ניתן לצרף את שעורי המתמטיקה. זאת אומרת שאם אחד המורים באנגלית יחסר יהיה ניתן לצרף את הקבוצה הנ"ל למורה המלמד בהקבצה השנייה, לעומת זאת לא נוכל לעשות כך לשעורי המתמטיקה. 65
יצירת הערות לכל חילוף תוכל ליצור הערה לכל חילוף. (קליק כפול על שורת המורה הנעדר) הדבר יכול לספק ידע לתלמידים ולמורים.(לדוגמא : הנושא הנלמד השתה או הכיתה תמתין 10 דקות לבואו של המורה). תחילה עליך לכתוב את ההערה לאחר מכן תוכל מתוך תפריט ההדפסה, להגדיר את השדות להדפסה ולהחליט אם הערה זו תודפס (ברירת המחדל היא שהערה זו לא תודפס). יצירת הערות לכל חילוף תוכל ליצור הערה לכל חילוף. (קליק כפול על שורת המורה הנעדר) הדבר יכול לספק ידע לתלמידים ולמורים.(לדוגמא : הנושא הנלמד השתה או הכיתה תמתין 10 דקות לבואו של המורה). תחילה עליך לכתוב את ההערה לאחר מכן תוכל מתוך תפריט ההדפסה, להגדיר את השדות להדפסה ולהחליט אם הערה זו תודפס (ברירת המחדל היא שהערה זו לא תודפס). 66
גיבוי ושיחזור תוכנת הניהול רצוי וכדאי לגבות את נתוני תוכנת הניהול למקרה של תקלה במחשב נזק או גניבה למחשב, רצוי לבצע גיבוי לפחות אחת לשבוע או לפני קישור למערכת שעות חדשה, כמו כן מומלץ לשמור את קובץ הגיבוי על דיסקט או מדיה אחרת מחוץ למחשב.. גיבוי יתבצע באופן הבא : לחץ על צלמית הדיסקט (גיבוי ( שבפינה הימנית התחתונה של המסך יפתח החלון הבא לחיצה על כפתור צור קובץ גיבוי תפתח חלון בו נבחר היכן למקם את קובץ הגיבוי ואת שם הקובץ. שיחזור קובץ הגיבוי יתבצע על ידי לחיצה על צלמית הדיסקט בדומה לתהליך הגיבוי אל הפעם נבחר בכפתור אחזר מקובץ גיבוי, ונבחר את קובץ הגיבוי הרצוי. 67