איך לבנות שגרות ניהוליות? מה זה שגרות ניהוליות? פעולות המבוצעות ב קבועה, לצרכי ניהול משימות ואנשים. למה זה חשוב? ניהול עם שגרות קבועות ועקביות מאופיין בסדר, ארגון ושליטה. השגרות מאפשרות למנהל להיות בקיא בפרטים הדרושים, ולעובדים הן מספקות בהירות ותחושת ביטחון. שגרות ניהול מקדמות פרואקטיביות, יוזמות ותהליכי שיפור. הן מאפשרות זרימת מידע וידע, טיפול בנושאים חשובים )כמו תכנון לדוגמה( ולא רק דחופים. הן מהוות הזדמנות קבועה לפרגון ולהעצמה, לבניית אקלים חיובי בצוות, קיום סיעור מוחות ותהליכי חשיבה,, בקרה והתייעלות. כמו כן, שגרות ניהוליות הן כלי רב עוצמה לביסוס מעמדו של המנהל בפני הצוות ובניית סמכות ניהולית. לעתים נראה כי שגרות ניהול ממלאות את היומן ותופסות זמן רב. חשבו לזכור כי ניהול הוא מרתון ולא ספרינט. כאשר מקפידים על קיום שגרות ניהוליות באופן עקבי ומתמשך, שגרות ניהוליות חוסכות זמן מאחר והן מאפשרות חשיבה, תכנון מוקדם והבנייה של תהליכים, במקום "כיבוי שריפות". ללא שגרות הניהול מתאפיין בראקטיביות, כיבוי שריפות, הצטברות של פערי ידע ב"דחוף" ופחות ב"חשוב". דוגמה לשגרות ניהוליות חשוב לזכור שאלו דוגמאות. ישנה שונות בין חברות וארגונים בשגרות הניהוליות. למשל, ישנם מקומות בהם בקרת התשומות הינה יומית וישנם מקומות בהם היא שבועית. פתיחת יום עבודה סבב בוקר טוב בצוות / מחלקה. סבב תקינות, נראות, ניקיון. מענה על מיילים. תכנון עבודה יומי. פתיחת מערכת לניהול המענה הטלפוני. פתיחת מערכת ל אחר ביצועים )ייצור, אריזה, מכירות וכדומה(.
שעתי / מספר פעמים במהלך היום מצב שיחות נכנסות, אחוז מענה לטלפון. קצב ייצור / אריזה. דו"ח תקלות. מענה למיילים. מענה לטלפונים. יומי תכנון סדר היום למחר. דו"ח מכירות / ייצור / אריזה וכו' יומי. דו"ח נוכחות יומי. בקרת תפוקות / תשומות / הוצאות. טיפול בתלונות לקוחות. שגרות שבועיות תכנון שבועי. פגישות עבודה עם העובדים. פגישות עבודה עם המנהל הממונה. ישיבת צוות. תצפיות / ליווי / חניכה. סידור עבודה. תחקיר והפקת לקחים. תהליכי למידה. ישיבות סטטוס. שגרות חודשיות הזמנת ציוד בדיקת מלאי דו"ח נוכחות משכורות ניהול לוח חופשות
שגרות רבעוניות פגישות אישיות עם העובדים ישיבות סטטוס על פרוייקטים ארוכי טווח שגרות חצי שנתיות שיחת משוב. סקירה ועדכון תוכנית עבודה. שגרות שנתיות שיחת הערכה. סיכום פעילות שנתית. בניית תוכנית עבודה שנתית. איך בונים שגרות ניהוליות? על מנת לעבוד עם שגרות ניהוליות מובנות ואפקטיביות, יש לבנות תכנית מסודרת הכוללת את הנושאים הבאים: הגדרת המטרה רשום לעצמך מהי המטרה של השגרה הניהולית שאתה בונה? למשל, המטרה עשויה להיות בקרה, תכנון, חניכה, העצמה, משוב, הנעה, שיפרו ביצועים, ייעול תהליכים ועוד. באיזו אתה עומד לבצע את השגרה הניהולית, ומה משך המפגש / הפעילות? מי משתתף בשגרה ניהולית זו? אתה? הצוות? ממשקים? המנהל הישיר? גורמים מחוץ לארגון? תוכן המפגש / הפעילות הכן מראש כל פעילות / מפגש, כולל סדר יום, נושאים והכנות דרושות. אילו נחוצים לך על מנהל לנהל את השגרה הניהולית הזו? למשל, דוחות שונים, נתונים, סקירות וכדומה. תוצרים רצויים מהם התוצרים שאתה רוצה לצאת איתם מהשגרה הניהולית הזו? למשל, עובד עם מוטיבציה גבוהה יותר, שיפור יכולות העובדים, תהליך עבודה יעיל יותר, תוכנית עבודה חודשית ועוד.
כיצד תעקוב אחר תוצרי השגרה הניהולית? אילו משימות לביצוע משימות ישנן לאחר השגרה הניהולית? למשל, סיכום הפגישה, רישום פרוטוקול, יישום החלטות. להלן דוגמה לטבלה מרכזת שתסייע לך לבנות את השגרות הניהוליות הדרושות בתפקידך. בעמוד הבא תמצא את אותה טבלה בפורמט אשר תוכל למלא. שגרה ניהולית המטרה ומשך תוכן מרכזי *חשוב לתכנן בנפרד באופן מעמיק יותר תוצרים רצויים ובקרה ישיבת - העברת - עובדי - אחת - עדכונים - דו"ח - החלטה על - לשלוח צוות מידע המחלקה לשבוע שוטפים מכירות אופני סיכום פגישה + שבועי ההתקדמות - בניית - אנשים - שעה - בדיקת אקלים רלבנטים התקדמות מול לקוח X משימות - פרוטוקול חיובי נוספים? בתוכנית ישיבת - קבלת מידע לביצוע בצוות העבודה הצוות לגבי לכל אצל אתגרים הצוות - פעילות - חשיבה - משותפת חברתית הממונה במכירת מוצר Y קצרה הישיר בישיבה - תכנון הבאה
טבלת תכנון שגרות ניהוליות שגרה ניהולית המטרה ומשך תוכן מרכזי *חשוב לתכנן בנפרד באופן מעמיק יותר תוצרים רצויים ובקרה