Microsoft Word - V2 16.doc

תמליל

1 שימוש בשיטות מתקדמות לזיהוי חריגות בפרויקטים ש. לויפר, י. לביא התעשייה האווירית לישראל בע"מ, נתב"ג מדידת ביצועי הפרויקט על ידי זיכוי ערך הוא כלי יעיל למעקב ובקרת פרויקטים ומאפשר ביצוע בקרה שוטפת אחר התקדמות התפוקות, זיהוי החריגות והערכת התשומות הנדרשות להשלמת הפרויקט. שימוש במודל הערכת עלות פרמטרי בשלב הכנת ההצעה ומעקב אחר הפרמטרים במהלך ביצוע הפרויקט מאפשרים זיהוי היקף התקציב הנדרש לביצוע העבודה. זיהוי מוקדם של חריגה צפויה בתקציב הנדרש מהווה אינדיקטור מוקדם לחריגה, שאם לא זוהתה בשלב זה, תזוהה בשלב מאוחר יותר, בתהליך יישום זיכוי ערך לפרויקט. הניהול הכמותי של פרויקטים בארגונים שנמצאים ברמה 4 של CMMI מתבסס על הבנה סטטיסטית של ביצועי תהליכים ותתי-תהליכים, שימוש בשיטות סטטיסטיות לחיזוי הסיכוי של הפרויקט לעמוד ביעדיו, ומאפשר שימוש אופטימאלי במשאבי הפרויקט לצורך הגדלת הסיכוי לעמידה ביעדים אלה. יישום תהליכים אלו בפרויקטים מאפשר למנהל הפרויקט ולהנהלת הארגון לזהות חריגות בשלבים מוקדמים ולנקוט פעולות מתקנות על מנת לעמוד ביעדי הפרויקט שימוש במתודולוגיות וכלים מתקדמים לניהול פרויקטים מסייעים למנהל פרויקטים לתכנן, לנהל ולבקר את הפרויקט. יישום המתודולוגיות שיתוארו במאמר, יאפשר למנהל פרויקט לזהות בשלבים מוקדמים של הפרויקט חריגות ולצפות חריגות אותן יוכל תקן באמצעות יישום תהליכים המשפיעים על הנושאים שיזוהו. מדידת ביצועי הפרויקט על ידי זיכוי ערך הוא כלי למעקב ובקרת פרויקטים המבוסס על תכנון חבילות עבודה, פריסה תקציבית על פני ציר הזמן וביצוע בקרה שוטפת אחר התקדמות התפוקות. אחד האתגרים הגדולים ביישום זיכוי ערך הוא שיטת הערכה של השלמת התפוקות. היכולת להעריך התקדמות התפוקות תלויה ברזולוציית התכנון. הכנת תוכנית עבודה מפורטת בפרקי זמן של שבועות בודדים עם מספר גדול של אבני דרך, יכול לאפשר דיווח על השלמת אבני דרך בלבד. במספר מועט של פרויקטים מיישמים שיטה זו. רב הפרויקטים המיישמים זיכוי ערך משתמשים בהערכת אחוז ההתקדמות, על בסיס הערכת מנהל חבילת העבודה. איסוף כל התפוקות לסה"כ הפרויקט מאפשר להציג את התפוקה הכוללת של הפרויקט במועד המדידה. המושגים המקובלים להצגת ומדידת זיכוי ערך מפורטים להלן: : BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled תכולת העבודה במונחי תקציב מקורי, המתוכננת להתבצע במהלך תקופת הבקרה. התכנון מבוסס על תוכניות העבודה והפריסה התקציבית. דיווחי התשומות מתקבלים ממערכות המידע ומוצגים על ידי : Performed : ACWP - Actual Cost of Work ההוצאה בפועל שנצברה בתקופת הבקרה. התפוקה בפועל, BCWP - Budgeted Cost of Work Performed זיכוי הערך או ערך תכולת העבודה שבוצעה במונחי התקציב המקורי בתקופת הבקרה, מאפשר הצגת סטאטוס הפרויקט בכל מועד בו החלט לבצע מדידה.

2 השימוש במדדים כמו סטיית עלות או סטיית לוחות זמנים מאפשרת ביצוע תחזית הערכה לגמר. לדוגמא המוצגת בכנס, זוהתה סטיית עלות של K$ 1,800. אם נניח שהסטייה היתה נקודתית ולא צפויה חריגה נוספת, ניתן להניח שהפרויקט יסיים בהפסד של K$ 1,800 אבל, אם נניח שקצב החריגה יישמר, אזי החריגה הצפויה בסיום הפרויקט צפויה להיות גבוהה יותר, על פי מדד העלות המחושב במועד המדידה. המסקנה יישום זיכוי ערך בהחלט מאפשר זיהוי חריגות במהלך ביצוע הפרויקט, מבוסס על הערכת שווי התפוקות שהושלמו והתשומות שנצברו בפרויקט. זיהוי החריגות בשלבים מוקדמים יאפשר נקיטת פעולות מתקנות, על מנת לצמצם הסטייה והחריגה. כל זאת בתנאי שהערכת העלות של הפעילויות השונות נכונה. במספר רב של ארגונים הערכת העלות מבוססת על ניסיון עבר של מנהלים מנוסים. לא תמיד המידע מתועד ומידע מפרויקטים קודמים לעיתים רחוקות מתועד באופן מלא המאפשר הערכה טובה של הפרויקט הבא. מודל ה CMMI לפרויקטי פיתוח, פותח על ידי ה SEI ומיושם במפעלי התעשייה האווירית. המודל מכיל Best Practices בתחומים שונים, וביניהם גם תהליכי ניהול פרויקטים. במודל מספר תחומי תהליך וכולל 5 רמות. בין תחומי התהליך ניתן למנות תהליכי ניהול פרויקטים, תהליכים הנדסיים, תהליכים תומכים ותהליכים ארגוניים. תהליכי ניהול הפרויקט כוללים תהליכי תכנון, תהליכי בקרה, ניהול משולב, ניהול כמותי וניהול ספקים. המודל מחייב להכין WBS ולהכין הערכת עלות מבוססת פרמטרים. במהלך חיי הפרויקט יש צורך בביצוע מעקב אחר מספר נושאים כמו עמידה בלוחות זמנים, בתקציב, מעורבות בעלי עניין, ניהול המידע וגם מעקב אחר הפרמטרים של התמחור הפרמטרי שהוכנו ומשמשים את הפרויקט. הערכת העלות צריכה להיות מבוססת על זיהוי התוצרים הצפויים בביצוע הפרויקט, כולל תיעוד הרציונל להערכה שניתנה. הערכת עלות, בשלב הצעת מחיר ללקוח, משמשת בסיס לקבלת החלטות ניהוליות המשפיעות באופן בולט על הצלחת הפרויקט והחברה. פרויקט, עלול לגרום להפסד אם תומחר נמוך מדי. אם הערכת העלות גבוהה מדי, לא נזכה בפרויקט או נצמצם את המשאבים המופנים לפרויקטים נוספים. אילו תמחרנו נכון, יכולנו להצליח יותר. יישום מודל הערכת עלות פרמטרית, המבוסס על מידע היסטורי מתועד, מאפשר מספר יתרונות בהם ניתן למנות:

3 הידע הייחודי שהצטבר אצל מנהלים בכירים ומנוסים מתורגם לשיטות ונתונים המאפשרים ביצוע הערכת עלות גם ע"י אנשים פחות מנוסים. ביצוע הערכה עלות מהירה, היסטורי מתועד. קרובה יותר למציאות, מתן אפשרות לזיהוי חריגות צפויות בשלבי ביצוע ראשוניים בפרויקט. העברת הידע לשימוש בפרויקטים אחרים בארגון. נרחב בארגון, זיהוי תת תהליכים בהם קיים צורך בשיפור הביצועים. תוך שימוש במודל כמותי ובמידע למנהלי פרויקטים ולשימוש חוזר במידע שנצבר שימוש במידע המתועד לביצוע שיפור בתת תהליכים של ניהול הפרויקט. בין השיטות המפורסמות של תמחור מבוסס פרמטרים ניתן למנות את COCOMO להערכת עלות תוכנה ואת COSYSMO לתמחור הנדסת מערכת. מודל COSYSMO מבוסס על סדרה של מאפיינים כמותיים כמו מספר הדרישות או מספר הממשקים ועל מאפיינים נוספים כמו ניסיון ואיכות הצוות המבצע, מורכבות, מידת ה REUSE המבוצעת ועוד. בארגונים המיישמים CMMI קיימים בד"כ מדריכי הערכת עלות. מדריכים אלו משמשים את צוותי הפיתוח להערכת העלויות בפרויקטים. תוצאות שהושגו בפועל, ועל פי הצורך מעדכנים את הנדרש. אחת לתקופה נבחנת תקפות המדריכים מול שימוש במודל הערכת עלות בשלב הכנת ההצעה ומעקב אחר הפרמטרים במהלך ביצוע הפרויקט מאפשרים זיהוי היקף התקציב הנדרש לביצוע חבילת העבודה. זיהוי מוקדם של חריגה צפויה בתקציב הנדרש מהווה אינדיקטור מוקדם לחריגה, שאם לא זוהתה בשלב זה, תזוהה בשלב מאוחר יותר, לפרויקט. עם זיהוי החריגה, ולצמצום החריגות הצפויות. לאחר ביצוע זיכוי ערך תפקידו של מנהל הפרויקט לנקוט בפעילויות להקטנת העלויות שני התרחשותן על ידי תהליך זיכוי ערך, התהליכים שתוארו לעיל, מאפשרים זיהוי חריגות עם עם המורכבות שבהערכת שווי התפוקה בחבילות עבודה שטרם הסתיימו או זיהוי הערכה לחריגה צפויה על ידי השימוש בהערכת עלות מבוססת פרמטרים. ארגונים שנמצאים ברמות הגבוהות של CMMI (לפחות רמה 4) יודעים כמותית את הביצועים והתוצאות שהם יכולים להשיג על סמך נסיון העבר. המושג "תוצאות" מתייחס כאן לתוצאות העיסקיות כגון: רווח, מכירות, תזרים מזומנים, ואיכות מוצרים. לעומת זאת, המושג "ביצועים" מתייחס לביצועים שהארגון משיג בתהליכים שלו, כגון: אחוז הליקויים בתכן שמגלים כבר בשלבים מוקדמים - לפני שמגיעים לשלבים מתקדמים יותר (כגון שילובי מערכת), מידת העמידה באבני דרך פנימיות, קצב ירידת ה- buffer שנועד להבטיח עמידה בלוחות הזמנים, ועוד. כדי לפתח את היכולת הזו, צריכים ארגונים אלה לבצע מדידות ביצועים על תהליכי הפיתוח והניהול, ולנתח את ההתנהגות הסטטיסטית שלהם. ע"י הפעלת מספר כללים סטטיסטיים אפשר לזהות אם התהליך מבוצע בצורה עקבית וברמת אחידות גבוהה או לא. כאשר מזהים רמת אחידות ועקביות גבוהה, שומרים את המידע הכמותי והסטטיסטי כ- baseline וניתן בכל רגע להתייחס אליו אם

4 לצורך תכנון ואם לצורך מעקב. לעומת זאת, תהליך "רועש" מצביע שהתהליך מבוצע באופן לא אחיד ולא עקבי, כלומר יש למעשה "תערובת" של תהליכים. אפשר לנסות לזהות את ההבדלים בביצוע התהליך במקומות שונים בארגון ולהפריד את הנתונים כדי לקבל רמת אחידות גבוהה יותר בכל אחד מהם. +3σ= -3σ= בנוסף לבניית, baselines ארגון שנמצא ברמה 4 של ה- CMMI יכול למצוא קורלציות בין נתוני ביצועים של תהליכים, ונתוני תוצאות או נתונים ביצועים של תהליכים שנמדדים במועד מאוחר יותר. למשל: למצוא קשר סטטיסטי בין מידת העמידה באבני דרך פנימיות לבין מידת העמידה באבני דרך חיצוניות, או למצוא קשר סטטיסטי בין כמות יחסית של ליקויי דרישות שנמצאו בשלב התכן לבין כמות הליקויים שמתגלים בשלבי הבדיקות האחרונים לפני מסירת המוצר ללקוח. קשרים אלה מכונים "מודלים לחיזוי models).(prediction בדיקת קורלציה 95 אבני דרך חיצוניות לאחר 6 חודשים DDP DDP אבני דרך פנימיות פרויקטים שמנוהלים בארגונים שנמצאים ברמה 4 ומעלה של,CMMI מנצלים את ה- baselines והמודלים לחיזוי שנבנו בארגון, לניהול הפרויקט. בעזרת ה- baselines והמודלים לחיזוי, יכול

5 מנהל הפרויקט להתאים בצורה אופטימלית את תהליכי הפרויקט כך שיביאו אותו לעמידה ביעדי הפרויקט בודאות גבוהה, ובנוסף הוא יכול כבר בתחילת הפרויקט וגם במהלכו לחזות את הסיכוי לעמידה ביעדים אלה. אם מתברר במהלך הפרויקט שהסיכוי לעמידה ביעדים יורד, אפשר לשפר את הסיכוי ע"י שינוי מתאים באופן ביצוע התהליכים, למשל להשקיע יותר משאבים בבקרת אבני דרך פנימיות, או בבדיקות תוכנה וכד'. על בסיס המידע הכמותי הקיים בארגון, יכול מנהל הפרויקט לדעת כבר בתחילת הפרויקט אם יעדי הפרויקט הם ברי השגה בתהליכים המקובלים בארגון, או שהם אתגריים. ידע זה מאפשר לו, כבר בתחילת הפרויקט, להגדיר תהליכים ושיטות עבודה החורגים מהמקובל בארגון לצורך השגת יעדים אתגריים. יתר על כן הכרת הפרופיל הסטטיסטי של ביצועי עבר, מאפשר לחזות את ההסתברות להשגת היעדים בפרויקט. לאור זאת, יעדי פרויקט יוגדרו בד"כ במושגי תחום ולא כערך יחיד, למשל: יעד פרויקטלי של עמידה בלוחות זמנים לא יוגדר כ" DDP 95%" אלא DDP" בין 93% ל- 97% ". כאמור, השימוש שעושה מנהל הפרויקט במודלים לחיזוי מאפשר לו לדעת מראש את הסיכוי לעמידה ביעדי הפרויקט, וכך, במקום לנהל את הפרויקט בצורה ראקטיבית דהיינו ע"י תגובה לתוצאות שהפרויקט משיג, הוא עובר לניהול בצורה פרואקטיבית: תיקון והתאמת התהליכים והפעילויות בפרויקט מראש, ברגע שיש סימנים שעלולה להיות חריגה מהתוצאות הרצויות. יש לציין שמנהל פרויקט שמשתמש בשיטות ניהול כמותי יכול לחזות, בכל רגע במהלך הפרויקט, לא רק אם הפרויקט עתיד לעמוד ביעדים הכמותיים שלו, אלא גם מה ההסתברות שלו לעמוד ביעדים אלה. הסתברות זו בד"כ איננה 100% וגם לא 0%. על בסיס הערכה זו, ומתוך הכרת הקשר שבין תתי-התהליכים המבוצעים בפרויקט, לבין המדדים המשמשים כפרידקטורים, יכול מנהל הפרויקט לנקוט בצעדים לשינוי ההתנהגות באותם תהליכים שכבר הוכח סטטיסטית שהם משפיעים בצורה משמעותית על השגת יעדי הפרויקט. הצעדים ל"תיקון" הפעילות בתהליכים מסוימים הם חלק מניהול תהליכים כמותי המבוצע בפרויקט. ניהול התהליכים הכמותי כולל 2 חלקים: א. בדיקת יציבות התהליכים. ב. בדיקה שהתהליכים עומדים בגבולות שהוצבו להם. מטרת הבדיקה הראשונה היא לוודא שאותם תהליכים שזוהו כתהליכים קריטיים להצלחת הפרויקט מבוצעים בצורה קונסיסטנטית ואחידה עד כמה שאפשר בתוך הפרויקט. אם הוחלט מראש שתהליך מסוים ייושם ביותר מצורה אחת, יש לבצע בנפרד את בדיקת היציבות על כל יישום נפרד של התהליך. אם מזהים חוסר יציבות של התהליך, יש לבדוק את הסיבה לחוסר היציבות ולתקנה. רק לאחר שנבדקה ואומתה יציבות התהליך אפשר לבדוק את עמידת התהליך בגבולות שהוגדרו עבורו. גבולות אלה יש להגדיר עוד בתחילת הפרויקט, על בסיס יעדי הפרויקט, מייד לאחר זיהוי אותם תתי-תהליכים שעשויים להיות קריטיים להצלחת הפרויקט. לסיכום: הניהול הכמותי של פרויקטים בארגונים שנמצאים ברמה 4 של CMMI מתבסס על הבנה סטטיסטית של ביצועי תהליכים ותתי-תהליכים, שימוש בשיטות סטטיסטיות לחיזוי הסיכוי של הפרויקט לעמוד ביעדיו, ומאפשר שימוש אופטימאלי במשאבי הפרויקט לצורך הגדלת הסיכוי לעמידה ביעדים אלה.