ניהול בתקופת קורונה

קיט לניהול עובדים היברידי

אנו מצויים בתקופה ארוכה ומאתגרת, תקופה המלווה בתחושת אי ודאות ודאגה, הן ברמה הבריאותית והן ברמה המקצועית, אשר משפיעה באופן ישיר על כולנו. בימים אלו עובדי המכון עוברים למתכונת של לעבודה מהמשרד. "עבודה היברידית" המשלבת בין עבודה מהבית מתכונת זו מזמנת למנהלים שאלות ואתגרים לא פשוטים, כגון: כיצד לנהל את הצוות שחלקו נמצא במכון וחלקו בבית? כיצד לשמור על פרודוקטיביות ותפוקות בתקופה זו ולאורך זמן? כיצד לשמור על קשר מיטבי עם העובדים מרחוק? מה התרומה הייחודית של הצוות שלי בימים אלו למכון ויצמן? מנהלים יקרים אנו מתכבדים להגיש לכם קיט לניהול בתקופה זו ומקווים שהוא ייתן מענה לשאלות ולאתגרים אלו ויהיה לכם לעזר. כמובן שכל מנהל מוזמן לעשות שימוש בחלקים שמתאימים לו. אתם מוזמנים לשתף אותנו ברעיונות נוספים. לכל שאלה או התייעצות ניהולית, מוזמנים לפנות אלינו orly.bardin@weizmann.ac.il

ניהול עובדים משולב )בבית ובמכון( - היערכות - ניהול העובד - ניהול הצוות - ניהול המשימות קשר אישי - קשר אישי עם העובד - קשר אישי עם הצוות שמירה על בריאות העובדים מה בקיט

תכנון חלוקה לקפסולות: צוותים קבועים הטרוגניים, שרות פרונטלי זמין בכל הימים אמצעים לעובדים לביצוע משימות מהבית, הגדרת שגרות ניהול ועבודה קבועות ניהול העובד הגדרת משימות יומיות אמון לצד ביצוע מעקב ובקרה שיטתיים תיאום ציפיות לגבי אופן העבודה המשותפת וסדרי עדיפויות סובלנות לגמישות בשעות העבודה תמצית העקרונות לניהול היברידי ניהול הצוות הגדרה של הערך המוסף של הצוות למכון בימים אלו ובהתאם לכך הגדרת התפוקות ברמה השבועית קיום ישיבות צוות לפחות אחת לשבוע ועדכון על המתרחש במכון, שיתוף וחשיבה צוותית תקשור ושקיפות מתמידים ציון הישגים והצלחות

ניהול המשימות הגדרת משימות העל של הצוות וגזירת משימות ברמה שבועית ויומית בהתאם הגדרת תפוקות אישיות וצוותיות ביצוע בקרה ומעקב על ההתקדמות בביצוע המשימות ביצוע הפקות לקחים ומתן משוב מתמיד על הביצוע ניהול אישי תמצית העקרונות לניהול היברידי הקשבה מתמדת לצרכי העובד קיום שיחות גם על נושאים אישיים ולא רק בעינייני עבודה מתן תמיכה אישית וארגונית למי שיש בכך צורך קיום מפגשי הפוגה וירטואליים צוותיים

שמירה על קשר- אפליקציות לעבודה שיתופית מרחוק ניהול משימות משותפות Trello Slack Monday ניהול מסמכים משותפים Google docs Dropbox Paper QUIP עקרונות לעבודה מיטבית מהבית שיחות ופגישות און ליין -Zoom שיחות וידאו skype GoToMeeting CISCOWebex

ניהול עובדים היברידי

שיבוץ לקפסולות נסו לייצר חלוקה הטרוגנית ככל האפשר כך שבכל קבוצה ישובצו עובדים במגוון תפקידים ומומחיות אם הצוות שלכם אמור לתת שירות פרונטלי, וודאו שבכל קפסולה יהיה לפחות עובד אחד שיכול לתת שירות מומלץ לשבץ את עצמכם בקפסולה עם העובדים עימם אתם מצויים באינטראקציה הכי משמעותית צוותו זוגות עמיתים לתמיכה וסיוע בעת הצורך היערכות

תכנון העבודה הנחו את העובדים לוודא שיש להם את כל האמצעים הדרושים לביצוע משימותיהם, כגון: גישה לחומרים מקצועיים, גישה לאנשי קשר, גישה למערכות ותיקיות, גישה למערכות עבודה מרחוק הנחו את העובדים לתכנן את ביצוע המשימות השונות בהתאם לחלוקה של: "משימות אותן ניתן לבצע מהבית" ו"משימות אותן ניתן לבצע רק מהמשרד" היערכות במידה ועדיין לא עשיתם זאת, פיתחו קבוצת וואטסאפ יחידתית שתאפשר תקשורת שוטפת עם כלל הצוות הגדירו מראש שגרות עבודה ושגרות ניהול קבועות, כגון: זמנים קבועים לדיווח, תדירות הקשר, ערוצי תקשורת ביניכם ונורמות התנהגות מצופות לתקופה זו

הגדרת משימות הגדירו יחד עם העובד משימות יומיות/דו יומיות מעקב ובקרה שדרו לעובד שאתם נותנים בו אמון וסומכים על כך שיבצע את תפקידו בצורה הטובה ביותר גם כשהוא עובד מהבית. קיימו עם כל עובד פגישת עבודה, אחת ליומיים, לעדכונים הדדיים ולמעקב אחר סטטוס התקדמות במשימות וחשיבה משותפת על משימות נוספות. סדרי עדיפויות הגדירו לעובד סדרי עדיפויות ברורים לגבי משימותיו. תיאום ציפיות תאמו ציפיות לגבי שעות העבודה, זמינות וזמני תגובה לכל סוג של פנייה )פנייה של מנהל ישיר, קולגה, מקבל שירות, ועוד(. ניהול העובד גמישות בשעות העבודה חלק מהעובדים נמצאים בבית ביחד עם בני המשפחה, כך שייתכן שיהיה להם נוח לעבוד בשעות גמישות, היו סובלניים לכך.

ערוצי תקשורת הגדירו באילו ערוצי תקשורת תעבדו מול העובד ומתי מתאים להשתמש בכל אחד מהערוצים, כגון: מיילים, טלפון, ווטסאפ,.FACETIME,ZOOM עדכונים בתקופה לא יציבה זו, ידע הוא "עוגן" עבור העובד. בנוסף, העדכון יסייע בחיזוק תחושת המחוברות של העובד עם המכון. הקפידו לעדכן את העובד בנושאים הקשורים לעבודה ולנעשה במכון בכלל. שתפו את העובד בהודעות חשובות ומידע עדכני. ניהול העובד הנחיות ברורות היו ברורים ומובנים בהנחיות שלכם וודאו שהעובדים מבינים אתכם, זאת מאחר ולעיתים בתקשורת דיגיטלית אנחנו נוטים להיות תמציתיים ולהניח שהדברים ברורים לצד השני.

בדקו עם עצמכם: מה הצוות שלי צריך להשיג השבוע? מה הערך המוסף המרכזי של הצוות שלי למכון בימים אלו? איך לבדוק את ההתקדמות והשגת המטרה? ניהול הצוות

ישיבת צוות הגדירו יום ושעה קבועים לישיבת צוות )מומלץ פעמיים בשבוע לפחות( וקבעו באיזה ערוץ תקשורת תקיימו אותה. ניהול הצוות פתיחת הישיבה ערכו סבב עדכונים בו כל משתתף יעדכן כיצד הוא מרגיש, איך עוברים עליו הימים האחרונים וסטטוס הנושאים בהם מטפל כרגע. תקשורת בישיבה בתקשורת דיגיטלית הקשב של המשתתפים קצר יותר. לכן, מומלץ שהדיאלוג בישיבה יהיה קצר ותכליתי, ושתתקיים בו הקשבה פעילה ויינתן מקום לתחושות הצוות.

ישיבת צוות יצירת מעורבות - הרבו בשאלות, שתפו את כולם, בקשו את התייחסותם סיכום וחלוקת משימות - וודאו שיצא סיכום מהישיבה, הכולל: משימות לביצוע, חלוקת אחריות, לוחות זמנים ניהול הצוות הקפידו על שקיפות ועדכנו את הצוות באופן שוטף בערוצים השונים על הנעשה במכון, באגף, במחלקה או בענף. ציינו והדגישו הצלחות צוותית כגון: התקדמות משמעותית בפרויקט, סיום פרוייקט/משימה מורכבת ומאתגרת. ודאו שתהליכי העבודה הקיימים בצוות, כתובים ונגישים לכולם גם מהבית.

בתקופה הנוכחית מומלץ שתקיימו חשיבה אישית וצוותית על הערך המוסף שהצוות שלכם יכול לתת למכון בימים אלו, ובהתאם לכך קבעו יעדים ומשימות המותאמים לשינויים המתרחשים. ניהול משימות הגדירו מהן המשימות המרכזיות )"האבנים הגדולות"( של הצוות וודאו שהצוות מבין אותן וחותר להשגתן. הגדירו באופן ברור את התפוקות האישיות והצוותיות ברמה היומית והשבועית, תוך התייחסות ללוחות זמנים וציפיות לגבי איכות התוצר/המשימה. בצעו מעקב ובקרה על התקדמות ביצוע המשימות. בצעו הפקות לקחים תוך כדי תנועה במה שעובד ובמה שפחות: עודדו את הצוות לשתף וללמוד מהניסיון אחד של השני. תנו משוב מיידי לעובדים על ביצוע המשימות ודברו איתם על קשיים, פערים והצלחות, על מנת להבטיח עבודה אפקטיבית.

קשר אישי

התקופה הזו כופה על כולנו ריחוק פיזי, לכן מומלץ לשמור על קשר אישי עם כל אחד מהעובדים אחת ליומיים לפחות. ככל האפשר הקשר צריך להיות חם, אנושי ומקרב.

להלן מספר טיפים שיכולים לסייע... הקפידו לדרוש בשלומם של העובדים ולשוחח עימם גם על נושאים שאינם קשורים לעבודה היו קשובים לצרכי העובד, כל אחד מהעובדים נמצא במצב אחר: לחלק הקושי הכלכלי הוא האיום, לחלק השהות בבית, לאחרים החרדה מהמצב הבריאותי, חלק אולי אף מצויים בבידוד או אפילו חולים. מומלץ מאוד לשאול את העובדים מה יכול לסייע להם בתקופה זו? וכמובן לנסות לתמוך ולסייע. התעניינו במה שמתרחש בבית: האם מישהו מבני המשפחה נמצא בבידוד או חולה והאם ניתן לסייע האם קיים מתח אישי, כלכלי, משפחתי והאם ניתן לסייע קשר אישי עם העובד אם אתה מזהה אצל העובד מצוקה שאין לך את הכלים לטפל בה, מומלץ להתייעץ עם אורית ויטרבו ראש תחום עבודה סוציאלית משרד - 4507 סלולארי - 054-2639050

שייכות לצוות היא מנוע משמעותי לרווחה נפשית בתקופה של ריחוק פיזי, היא משפרת את תחושת המחוברות, שיתוף הפעולה והאמון בין חברי הצוות. יצרו מסגרות קשר צוותיות כדוגמת קבוצת ווטסאפ, מיילים או ZOOM שלבו בישיבות הצוות פעילויות מהנות וחגיגות קטנות, כגון: משחקים בזום,קבלת שבת, ימי הולדת והרמת כוסית קשר אישי עם הצוות קיימו אחת לשבוע מפגשי הפוגה וירטואליים: קפה בוקר צוותי,,HAPPY HOUR ארוחת צהרים משותפת תנו מקום וביטוי לחברי הצוות בדברים שאינם קשורים לעבודה למשל: כל עובד יכול להעביר לצוות הדרכה בזום בנושא שאינו קשור לעבודה, פעילות ספורטיבית קצרה משותפת בזום, הכרות עם המשפחה ועוד

הקפידו לפעול בהתאם להנחיות המכון המתפרסמות מעת לעת בכל הנוגע לטיפול במקרה שבו עובד בצוות שלכם מתגלה כחולה מאומת ו/או נחשף לחולה מאומת הקפידו על החזרת העובד לעבודה במכון רק בהתאם להנחיות. הנחו את העובדים לקיים את כל הפגישות שלהם בזום או טלפונית ולהימנע עד כמה שניתן מפגישות פרונטליות וודאו שעובדיכם עוטים מסכה במרחבים הציבוריים במכון. וודאו שבסביבת העבודה של הצוות שלכם מתקיימים התנאים לשמירת היגיינה. וודאו שהעובדים שומרים על מרחק של שני מטר לפחות זה מזה. שמירה על בריאות העובדים וודאו שאין התקהלויות בחדרים של עובדיך חגיגת ימי הולדת וכו'( )כגון: ארוחות צהריים משותפות,

ולסיום, שמירה על אופטימיות, אנרגיה טובה וחדוות עשייה, הם המפתח שלנו להנאה והצלחה