תורת האילוצים - ניהול לפי אילוצים תורת האילוצים היא גישה ניהולית כללית הישימה לכל ארגון. לגישה שלשה עקרונות מרכזיים: לארגון יש מטרה מוגדרת ומוסכמת הארגון השלם הוא יותר מסך חלקיו יכולתו של הארגון השלם להשיג את מטרתו, מוגבלת ע"י מספר קטן של גורמים קריטיים..1.2.3
תורת האילוצים - ניהול לפי אילוצים תורת האילוצים הינה בעלת שני חלקים עיקריים: 1. עולם התפוקה.Throughput World עיצוב חוקי הארגון המתנהל היטב, והשלכותיו על מיקוד מאמצי הניהול. 2 תהליכי החשיבה הניהולית Thinking Processes כלים למיפוי יחסי גורם תוצאה לאיתור בעיות השורש, חשיפת הנחות העולם הסמויות, עיצוב פתרונות, איתור וסילוק מכשולים ועיצוב תוכנית הפעולה.
תפקיד המנהל בעידן של שיפור מתמיד.1.2 לשאול ולהוליך את הארגון לקראת מענה לשלשת השאלות המרכזיות: מה כדאי לשפר? זיהוי האיזור בו שיפור יניב את השיפור המשמעותי ביותר. במילים אחרות: מה עוצר את הארגון/תת-ארגון מלהשיג יותר? מהו השינוי שיחולל את השיפור הרצוי? פעולה או תכנית פעולה המכוונת להשיג שיפור בעל משמעות לכל הארגון, תוך בחינת מכלול המשמעויות של אותן פעולות. כיצד ליישם את השינוי? כיצד להתגבר על ההתנגדות לשינוי ולהטמיעו בארגון..3
תורת האילוצים - העקרונות הבסיסיים מטרת הארגון כל מטרה של ארגון מכוונת להשיג מיקסום של מהות מסוימת במינימום עלויות, תוך כפיפות למספר תנאים הכרחיים שבכל מקרה חייבים לקיימם ברמה ההכרחית הנדרשת. דוגמאות: ארגון עסקי מהות שיש למקסם: הכנסות מירביות (במינימום עלויות --> יצירת רווח מירבי). תנאים הכרחיים: שמירה על חוקי המדינה, המנעות מרמה גבוהה של סיכון, רמה מתקבלת על הדעת של תגמול לעובדים. המערכת הביטחונית: מהות שיש למקסם: ביטחון מירבי לאזרחים. ניתן לבטא מהות זאת דרך מיזעור האיומים על ביטחון האזרחים. תנאים הכרחיים: רמה מסוימת של קונצנזוס בתפיסת הביטחון. הימנעות מביטוי עמדות פוליטיות. בית חולים מהות שיש למקסם: יצירת בריאות (אורך חיים ואיכות חיים) מירבית לציבור נזקקים גדול ככל האפשר. תנאים הכרחיים: ניהול תקציב בצורה תקינה, טוהר מידות ציבורי, שמירה על עקרונות רפואיים אוניברסליים.
עקרון הארגון השלם הארגון השלם שונה מסכום חלקיו. כלומר, תפקוד עצמאי מיטבי של כל אחד מתתי הארגון אינו מוביל בהכרח לתפקוד מיטבי של הארגון השלם ביחס למטרתו. דוגמא: נגרייה המייצרת שולחנות מטבח. לנגרייה שתי מחלקות ייצור. מחלקת הפלטות מסוגלת לייצר 1,000 פלטות שולחן בשבוע. מחלקת הרגליים מסוגלת לייצר 5,000 רגלי שולחן בשבוע. בהנחה שכל שולחן מורכב מפלטה אחת וארבע רגליים - כמה רגליים צריכה מחלקת הרגליים לייצר? שאלה: כמה שולחנות מצליחה הנגרייה למכור מידי שבוע? האם התשובה רלבנטית לשאלה בדבר מספר הרגליים שיש לייצר?
תורת האילוצים - יסודות עולם התפוקה מיקוד מאמצי הניהול הגדרה: אילוץ הוא גורם המגביל משמעותית את השגת המטרה של הארגון השלם. מטרת הארגון קובעת את הגדרת אילוצי הארגון. יש לשים לב לשוני בהגדרה זו מול הפרשנות הרגילה של המושג שהיא מגבלה כלשהי. צעדי המיקוד הניהולי.1 זהה את אילוצי הארגון. עקרון פישוט הראייה הניהולית מניח שלארגון יכולים להיות מעט מאד אילוצים. 2. אם ניתן "לסלק" את האילוץ במהירות ובהשקעה נמוכה עשה זאת מייד! אחרת התווה דרך למיצוי וניצול אילוצי הארגון. אילוצי הארגון קובעים את התפוקה הפוטנציאלית של הארגון בטווח הקצר. 3. הכפף את שאר הארגון למשתמע מניצול האילוצים.
זו דרישה לשיתוף פעולה של כל הגורמים בעלי עודף כושר ויכולת על מנת ליישם את תכנון האילוצים ופעולותיהם על מנת להגיע לתפוקה האפשרית במגבלות האילוצים.
תורת האילוצים - יסודות עולם התפוקה השיפור הבא: ההשלכות האסטרטגיות המשך צעדי המיקוד של מאמצי הניהול:.4 שקול חלופות שונות לשיפור באחד או יותר מהאילוצים. הערך מה יהיו האילוצים העתידיים ומה יהיו צרכי ההכפפה העתידיים. בצע את השיפור בו בחרת. 5. חזור לצעד הראשון של זיהוי האילוצים הנוכחיים. הזהר מאינרציה! האילוצים בפועל עלולים להיות שונים ממה שנחזה מראש. חמשת הצעדים מהווים מעגל שיפור ארוך טווח שמטרתו להצביע על הנקודות הקריטיות לשיפור.
אילוץ מרכזי - הביקוש לתפוקת הארגון הביקוש לתפוקת הארגון הוא אילוץ מיוחד. כשלון בהכפפה לאילוץ הביקוש עלול לגרום לנפילת הביקוש העתידי. הכרה בייחודיות זו גוררת את הרעיון של מרכזיות הלקוח. הכפפת הארגון לאילוץ המרכזי היא עקרונית לגישות הניהול של TQM ו- JIT.
תורת האילוצים - גישה ניהולית מסקנה: יש למקד את תשומת הלב הניהולית על אילוצי הארגון המעטים. אילוצים אילו יוצרים את הדרישות מיתר משאבי המערכת שיש להם די גמישות לענות על דרישות אלו. דוגמא בית חולים באיזור הצפון סובל מחוסר באחיות הן מוסמכות והן בלתי מוסמכות. הבעיה הזאת אפיינית לכל האיזור ונובעת, ככל הנראה, מתנאי שכר ירודים של אחיות. לאור הלחץ על בית החולים הוחלט להוסיף אגף חדש ובו 200 מיטות. האם ההחלטה היא ההחלטה הנכונה? מה האילוץ של בית החולים? - למשל, כיצד משפיע בחדר מיון? האילוץ על שאר הגורמים הרופאים
תורת האילוצים - גישה ניהולית מורה במגמת התיאטרון בבית ספר בשכונת עוני פונה לתיאטרון הלאומי בבקשה להעניק לתלמידי המגמה כרטיסים להצגת "הכסאות" של יונסקו במחיר של 10% בלבד ממחיר כרטיס רגיל. לטענתו זהו המחיר המכסימלי שיוכל ביה"ס לעמוד בו (הורי התלמידים אינם מוכנים או מסוגלים לשלם אפילו סכום זה). לדעתו, זהו חינוך של קהל עתידי לתיאטרון - בפרט להצגות רציניות. מתי יעמוד מנהל התיאטרון בפני דילמה כאשר הוא שוקל את הבקשה?
תורת האילוצים - מדדי המטרה שאיפה ניהולית: כימות המטרה (המהות המרכזית של המטרה) כך שהיתן יהיה להעריך את הרמה המושגת של המטרה של הארגון. מדדי המטרה משמשים הן ללמידה מהעבר לגבי העתיד והן לקבלת החלטות כאשר ניתן להעריך את השפעת ההחלטה על המדדים. ארגון עסקי נמדד על פי מדדים כספיים, על ההשקעה. בעיקר - רווח נקי והחזר המדדים הכספיים אינם יעילים לקבלת החלטות יומיומיות. לכן, נחפש מדדים תחליפיים שהם יעילים יותר בהכוונת החלטות, ומדדים נוספים המצביעים על התוצאות העתידיות של הארגון.
מדד התפוקה תפוקה היא סך הערך המוסף שנוצר ע"י הארגון בתקופה. המושג ערך מוסף מתיחס למהות העיקרית בהגדרת המטרה של הארגון. רצוי שהמושג ערך מוסף יהיה מדיד - כלומר, יקבל ערך מספרי הניתן למדידה. תפוקה בארגון עסקי: ההכנסות בתקופה פחות העלויות המשתנות באמת עם כל מכירה. או המכירות פחות עלות חומרי הגלם ועמלות.
עלות יצירת התפוקה הוצאות כוללות: סך כל ההוצאות לתקופה, למעט אותן הוצאות המשתנות ברמת יחידת המוצר ואשר נכללו בהגדרת התפוקה. ערך נכסי: הערך של נכסי הארגון. באין הערכה אחרת - הסכום ששולם עבור הנכסים, פחות הפחת שהופחת ובתוספת הנכסים הנזילים. הגדרות אלו משלימות את הגדרת המטרה: במינימום הוצאות כוללות וערך נכסי. מיקסום התפוקה
מדדי ביצוע - התועלת והמורכבות הגדרה: מדד ביצוע הינו עיבוד מידע המייצג קטע של תמונה מתיפקוד הארגון/תת-ארגון בנקודת זמן מסוימת. בשביל מה צריך מדדים? 1. קבלת החלטות לגבי שינויים נדרשים בקוי הפעולה הנוכחיים של הארגון ו/או לגבי תפקודם של אנשים או מחלקות בסביבת הארגון. דוגמא: החלטה על מאמץ לשיפור בתהליך מסויים שהמדדים נראים בלתי משביעים רצון. דוגמא אחרת: פיטורי מנהל שרמת הביצוע שלו נראית על פי המדדים גרועה. 2. קוים מנחים לקבלת החלטות. התמקדות בפעולות שיביאו לשיפור במערכת המדדים או קביעת יעדים המבוססים על מדדים. מדד שהינו היחס בין סך ההכנסות להוצאות האנרגיה - יוביל להשתדלות רבה למיקסום המדד דרך חסכון באנרגיה. קביעת יעד ליחס כזה תוביל לא למיקסום המדד אלא להגיע קרוב ככל האפשר ליעד שנקבע. 3. מילוי צורך בסיסי לדעת כיצד אנו מתפקדים.
מדדי ביצוע - התועלת והמורכבות מגבלות מדדי הביצוע: 1. המדדים נותנים לכל היותר תמונת מצב - הם אינם עונים על השאלה מדוע המדד הינו כך-וכך. על כן, קבלת החלטות מבוססת מדדים צריכה להיות בדיקת הנושא ולא פעולה ישירה לשינוי. 2. כל מדד נותן תמונת מצב חלקית בלבד. ריבוי מדדים מצריך התמודדות עם סתירות ביניהם..3 מדדי ביצוע מקומיים עלולים לסתור את מטרת הארגון השלם. למשל, יעילות גבוהה ע"ח מכירות.
סוגים שונים של מדדים 1. מדדי ביצוע מול מטרת הארגון. כמותי למטרה של הארגון השלם. מדדים אלו נותנים ביטוי מדדי מטרה בארגון עסקי: רווח לפני מס, החזר על השקעה (רווח למנייה), פלח שוק, סה"כ התרומה (ערך מוסף) הנוצרת ע"י הארגון, רמת הוצאות תפעול שוטפות, הון קשור בארגון. 2. מדדי ניבוי ביצוע הארגון בעתיד. מדדים אלו מודדים תופעות שיש להם, על פי הנחות היסוד של הארגון, קשר עם ביצוע הארגון בעתיד. מדדי ניבוי שכיחים: לדרישות שוק. מוניטין, גמישות תפעולית ושיווקית, איכות וזמן תגובה 3. מדדי בקרה. מדדים (בדרך כלל יחסים בין מדדים) ששינוי משמעותי בהם מחייב ניתוח של סיבה ומסובב. מדדי בקרה: מכירות לעובד, הוצאות לעובד, מספר סיבובי מלאי.
מדדי ניבוי - השגת המטרה בעתיד מדדי הניבוי דרושים על מנת לעמוד על סיכויי ההצלחה העתידית של הארגון - לאור ביצועיו בהווה. איכות - טיב סיפוק צרכי הלקוחות של הארגון. זמן תגובה - משך הזמן מפניית הלקוח ועד לאספקת השירות או המוצר לשביעות רצון הלקוח. עמידה בלוח זמנים - שיעור האיחורים באספקה ללקוח ביחס לזמן האספקה המובטח. מגוון מוצרים - מנקודת מבט הלקוח: המגוון הרלבנטי לצרכיו. מנקודת מבט הארגון: מגוון הלקוחות למוצרי הארגון. מכלול היכולות בארגון - כושרו של הארגון להתמודד עם שינויים בשוק, בסביבה, בידע ובטכנולוגיה.
כלי TOC - תורת האילוצים 1. ראייה של תפקוד הארגון כולו והתמקדות על הגורמים הקריטיים העוצרים את הארגון. ניתוח תרומת התהליכים על פי רעיון ההכפפה. עץ סיבה-תוצאה לניתוח בעיות השורש..2.3 ענן - טכניקה למציאת פתרון במצב של קונפליקט..4 5. עץ סיבה-תוצאה לבדיקת ההשלכות של הפתרון המוצע.
קבלת החלטות בטווח הקצר על פי תורת האילוצים כל החלטה אמורה לסייע ביצירת תפוקה נוספת, או בהורדה של הוצאות כוללות או ערך נכסי..1 2. קיימות החלטות רבות שבטווח הקצר משפיעות רק על מדד התפוקה. כל תפוקה נוספת, כאשר ההוצאות הכוללות והערך הנכסי נשארות על כנן, מוסיפה רווח לארגון. כאשר לארגון יש אילוץ משאבים פנימי, דהיינו אין אפשרות ספק את מלוא ביקוש השוק, כל מכירה נוספת נעשית על חשבון מכירה אחרת. במקרה זה ניתן לבסס עדיפות על פי התפוקה חלקי זמן האילוץ המושקע ביצירת התפוקה..3 4. מתנהלת בקרה שוטפת לוודא שאילוץ חדש אינו עומד להופיע. יכולת הכפפה פירושה אילוץ חדש. אי 5. הופעה של אילוץ חדש משנה את כל מערכת העדיפויות בארגון.
קבלת החלטות בטווח הארוך על פי תורת האילוצים 1. תכנון לטווח הארוך חייב להצביע על האילוץ האסטרטגי של הארגון - אילוץ שהארגון מעוניין שיהפוך לאילוץ העתידי. 2. התכנון חייב להביא בחשבון עודפי כושר תפוקה בכל שאר המשאבים, יחסית לאילוץ האסטרטגי הנבחר. 3. האילוץ הוא הקובע את רמת התפוקה (Throughput) העתידית. שאר המשאבים קובעים את הרמה הצפויה של ההוצאות הכוללות והערך הנכסי. 4. הקריטריונים לבחירה של אילוץ עתידי: עלות הקיבולת, העלות המינימלית להוספת קיבולת, קושי ברכישת קיבולת, עלות הקיבולת העודפת בשאר המשאבים ובעיקר הריווחיות הצפויה (תפוקה פחות הוצאות כוללות) יחסית להשקעה הנדרשת (הערך הנכסי). 5 ת. ורת האילוצים אינה משתמשת כלל בעלות ליחידת מוצר. ההחלטה נשענת על הערכה של סך כל התפוקה החזויה פחות סך כל ההוצאות הכוללות. האילוץ הוא הקובע את סך התפוקה. שאר המשאבים, לרבות עודפי כושר התפוקה, קובעים את רמת ההוצאות. 6. הבקרה על הופעת האילוצים היא מאבני היסוד של תורת האילוצים. יש אפקטיביות מוגבלת מאד למדידה פרטנית של קיבולת. יש דרכים אחרות לאיתור בפועל של אילוצים או כמעט-אילוצים.